Эндрю Карнеги, который начинал свою трудовую деятельность подсобным рабочим на сталелитейном заводе в Питтсбурге, а впоследствии стал одним из самых богатых людей в мире, приписывал свой успех соблюдению этого простого правила. Он говорил, что оно изменило не только его жизнь, но и жизнь всех, кто работал рядом с ним.
Помните, что сосредоточенность и концентрация являются ключом к успеху. Ваша способность сфокусироваться на одной главной задаче и не отвлекаться ни на что другое до ее полного решения даст вам больше, чем любая другая полезная привычка.
Невероятная экономия времени
Дело в том, что, если вы, начав какое-то дело, отложили его в сторону, а затем вновь к нему вернулись, вам приходится вспоминать, на чем вы остановились. Это отнимает у вас несколько минут, а иногда и больше. Со временем потери суммируются, за счет чего время, необходимое для выполнения работы, может возрасти на 500 процентов.
В то же время, если вы, взявшись за дело, не позволяете себе отрываться от него до полного окончания, время работы сокращается на 80 процентов. Это один из величайших секретов тайм-менеджмента и высокой производительности. Такую привычку можно выработать в себе путем практики и постоянных повторений.
Сосредоточенность на деле имеет два преимущества. Во-первых, вскоре вы станете самым эффективным и высокооплачиваемым сотрудником в своей области. Во-вторых (и это более важно), после завершения трудной задачи в кровь выбрасывается эндорфин – вырабатываемое мозгом химическое вещество, которое создает хорошее настроение и чувство радости. Вы чувствуете себя счастливым, от этого растет ваша самооценка. У вас появляются новая энергия и мотивация для решения очередных задач. Концентрация на одном деле является одним из самых важных принципов достижения успеха.
Съешьте лягушку!
Одна пословица гласит: «Если вам с утра первым делом надо съесть живую лягушку, радуйтесь хотя бы тому, что это, пожалуй, самое худшее, что может произойти с вами в течение дня». Есть и такое выражение: «Если вам необходимо съесть живую лягушку, не имеет смысла долго сидеть и смотреть на нее».
Для вас в роли «лягушки» выступает самое большое, тяжелое и неприятное задание, которое необходимо выполнить в течение дня.
Как правило, от таких сложных дел во многом зависит ваша дальнейшая карьера. Их чаще всего хочется отложить на потом, хотя вам хорошо известно, насколько они важны, и вы понимаете, что делать их все равно рано или поздно придется.
Формула высокой производительности
Я могу научить вас сохранять концентрацию во время выполнения работы. Вечером составьте перечень всех дел на следующий день. Расположите их по степени важности с использованием формулы АБВГД. Определите задачу А1 – самую главную, – запишите ее на лист бумаги и утром положите его по центру своего рабочего стола.
Прежде всего, еще до того, как проверите свою электронную почту, сделаете первый звонок по телефону, прочитаете газету или побеседуете с коллегами, заставьте себя начать работать над этой задачей. Не отвлекайтесь, пока полностью не завершите ее. Съедайте эту лягушку каждое утро, пока такой подход не войдет у вас в привычку.
Это будет прекрасное начало рабочего дня, которое зарядит вас энергией и приучит работать в высоком темпе. Каждый день вы сможете выполнять гораздо больше дел, чем раньше, если с утра первым делом будете съедать свою лягушку.
Невиданные темпы роста
Около пяти лет назад я проводил семинар по стратегическому планированию в компании, оценивавшейся в 30 миллионов долларов. Я рассказал слушателям историю про лягушку, которую надо съедать по утрам. Она настолько им понравилась, что на следующее Рождество каждый руководитель в этой компании получил в подарок бронзовую фигурку лягушки, чтобы она, стоя на письменном столе, напоминала им о важности данного принципа.
Спустя пять лет годовой объем продаж в этой компании вырос с 30 до 100 миллионов долларов. Я продолжаю сотрудничать с ней, и все руководители с гордостью показывают мне фигурки лягушек на своих столах и рассказывают, насколько эта идея повысила их личную производительность. Попробуйте и вы сделать то же самое.
Организация рабочего места
У людей, отличающихся высокой производительностью, рабочее место всегда аккуратно убрано. У тех же, кто работает неэффективно, оно выглядит так, словно там взорвалась граната. По всему столу у них разбросаны документы и папки. Не берите с них пример.
Всегда содержите свой письменный стол в порядке, даже если вам придется сбросить все документы с него на пол. Стол должен быть чистым!
Примерно 30 процентов рабочего времени тратится на поиски вещей или документов, которые вы куда-то засунули. Если кто-то говорит, что ему лучше работается за заваленным бумагами столом, это все выдумки. Если заставить такого человека убрать все со стола и работать над одним заданием, не отвлекаясь ни на что другое, его производительность сразу же удвоится.
Воспользуйтесь формулой ВПРД
Для работы с бумагами используйте формулу ВПРД.
Буква «В» означает выкинуть. Самыми действенными инструментами повышения эффективности работы в офисе являются мусорная корзина и кнопка «Удалить» на компьютере. Выбрасывайте и удаляйте все, что только можно, чтобы не отвлекаться от главного дела. Особенно это касается рекламных посланий, ненужных подписок на печатные издания, компьютерного спама, газет и других материалов, которые вы не используете в работе.
Буква «П» означает передать. Подумайте, кто еще, кроме вас, может поработать с этим документом. Сделайте на нем пометку и отправьте кому-нибудь другому. Используйте любую возможность делегировать полномочия, чтобы высвободить время для работы, которую можете выполнить только вы.
Буква «Р» означает взять в работу. Используйте для таких документов специальную папку или компьютерный файл. В них должно содержаться только то, что требует вашего непосредственного участия в ближайшем будущем. Этим документам необходимо уделять все внимание.
Буква «Д» означает досье. Сюда входят документы, которые понадобятся вам в будущем.
Правда, занося документы в эту папку, вы должны помнить, что 80 процентов из них так и останутся невостребованными. Откладывая какую-то бумагу, чтобы обратиться к ней в будущем, вы тем самым создаете лишнюю работу для кого-то другого. Подумайте, так ли она необходима вам на самом деле.
Пора стать более организованным
Сегодня можно найти немало специалистов по организации труда, которые сдерут с вас несколько сотен долларов только за то, чтобы расчистить ваши столы и организовать рабочее место. Первым делом эти эксперты помогают клиентам разобрать горы документов и писем, которые годами скапливались до лучших времен. Здесь должно действовать простое правило: если вы не брали документ в руки в течение шести месяцев, значит, он никому не нужен. Немедленно удалите его из компьютера или отправьте в мусорную корзину.
Мой девиз гласит: «Сомневаешься? Выкидывай!» Это касается писем, старых журналов, бюллетеней, книг и всего остального, что заполняет ваши столы и шкафы.
Многие люди создают у себя целые залежи журналов, бюллетеней, газет и другой информации, которая только попадает им в руки. Неспособность выкинуть все это старье обычно объясняется небогатым детством или передается по наследству от родителей, которые выросли в бедности. Пора понять, что вы не в состоянии полностью прочитать даже новую информацию, которую получаете ежедневно. Надо приучить себя как можно скорее выбрасывать весь бумажный мусор. Соблюдайте на своем рабочем месте чистоту. На столе перед вами должны лежать документы, относящиеся к одному-единственному делу – тому, которым вы занимаетесь в данный момент.