К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов. Основное их назначение – дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе (научной, технической, общественно-политической и др.).
Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера. Обязательно указывается происхождение слова.
Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари.
В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников – помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации.
Словарь-справочник «Правильность русской речи» Л. П. Крысина и Л.И. Скворцова. Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.
«Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста» под ред. Л.И. Рахмановой. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио– и телепередач.
Словарь-справочник «Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка» Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный – воинствующий, выплата – оплата – плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова.
«Словарь грамматических трудностей русского языка» Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности.
В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.
Правила цитирования.
Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:
1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;
2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;
3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;
4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.
Употребление местоимений.
Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…
При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…
С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
Личные имена.
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова: Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.
Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
– индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;
– индивидуальные мифологические и религиозные имена: Сизиф, Каин, Афродита;
– имена действующих лиц в художественных произведениях: Золушка, Буратино, Снегурочка.
Со строчной буквы пишутся:
– имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы.
Числительные.
Для написания числительных используют три формы:
1. буквенную (три фотоаппарата);
2. цифровую (10 печатных листов);
3. буквенно-цифровую (100-тысячный).
Буквенная форма чисел используется:
• При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;
• В названиях мероприятий.
Цифровая форма чисел используется:
• В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;
• Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;
• Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.
Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.
Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до восьмисот рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.
Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, качественная бумага, необходимые сведения о предприятии, правильное их расположение на листе важны для благоприятного воздействия на партнера. Все документы изготавливаются на бланках.
Глава 4. Бланки документов
Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.
Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
1) 20 мм – левое;
2) 10 мм – правое;
3) 15 мм – верхнее;
4) 20 мм – нижнее.
Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков – угловой и продольный.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа;
• общий бланк используют для любых видов документов, кроме письма;
• общий бланк может включать реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
На бланках писем размещают все постоянные реквизиты. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты 01(02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19.
При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» и знаков препинания.
В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.
РАЗДЕЛ 3
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.
Можно выделить следующие основные группы документов:
1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);
4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
5) коммерческие документы (контракты, договоры);
Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:
1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;
2) сбор и анализ информации по вопросу;
3) подготовка проекта распорядительного документа;
4) согласование проекта документа;
5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
6) принятие решения (подписание документа);
7) доведение распорядительного документа до исполнителей.
Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.
Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.
Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.
Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.
Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:
• наименование учреждения;
• наименование структурного подразделения;
• название вида документа (инструкция);
• гриф утверждения;
• дата;
• индекс;
• место издания;
• заголовок;
• подпись.
Инструкция подлежит обязательному утверждению специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственной подписью руководителя в грифе утверждения. Текст инструкции делится на разделы и пункты. Наиболее удобной формой утверждения инструкций является приказ. В приказе устанавливается срок введения инструкции, ответственный исполнитель, перечисляются организационные мероприятия, необходимые для введения инструкции в действие.
Приказ – это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу).
По основной деятельности приказы издаются при:
• создании, ликвидации или реорганизации структурных подразделений;
• утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
• введение новых стандартов;
• изменении графика работы предприятия и т. д.;
По личному составу – при:
• назначении работников на должность;
• при освобождении от должности;
• при перемещении по службе;
• поощрениях или взысканиях;
• уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.
Приказы (распоряжения) оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает следующие реквизиты:
• название вида документа (ПРИКАЗ);
• дату (датой приказа является дата его подписания);
• порядковый номер приказа;
• место издания приказа;
• индекс документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• отметку о согласовании;
• фамилию и номер телефона исполнителя;
Распоряжения заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2–3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их исполнение и сроки исполнения.
Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ, может делиться на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывают, какие приказы утратили силу.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.
После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), отсутствует или дается в обобщенном виде («Поличному составу»).