Для просмотра документа на экране выберите команду Файл > Предварительный просмотр или щелкните на кнопке Предварительный просмотр на панели инструментов Стандартная.
В верхней части диалогового окна Предварительный просмотр расположена панель инструментов. С помощью кнопок этой панели можно вывести на печать одну копию документа, изменить масштаб изображения, предотвратить перенос небольшого фрагмента на другую страницу.
Печать
Документ можно напечатать несколькими способами:
• Выберите команду Печать в меню Файл и задайте установки для печати в диалоговом окне Печать, после чего щелкните на кнопке ОК.
• Щелкните на кнопке Печать на панели инструментов Стандартная. Будет произведена печать без отображения на экране диалогового окна в соответствии с установками, сделанными по умолчанию.
• В диалоговом окне Предварительный просмотр щелкните на кнопке Печать на панели инструментов.
Печать документа производится в фоновом режиме, который позволяет продолжить работу практически сразу после отправки документа на печать.
Рис. 7.1. Документ таблица. doc
Выделение в таблицах
Познакомимся со способами выделения слов в таблице. Таких способов несколько (табл. 7.1).
Таблица 7.1. Способы выделения в таблицах
Задание 2
Проделайте выделение ячеек в той последовательности, которая указана в табл. 7.1.
Приемы форматирования содержимого таблиц
Выделенные ячейки в таблице можно форматировать. Под форматированием понимается изменение размера, начертания шрифта, горизонтального и вертикального выравнивания данных в таблице. Выберите команду Формат > Шрифт, а затем в открывшемся диалоговом окне выберите нужные настройки.
Все форматирование, которое можно осуществить с помощью этой команды, выполняется и с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование. Изменить размеры столбца и строки можно, использовав левую кнопку мыши. Подведите указатель мыши к линии, разделяющей строки и столбцы, – указатель примет вид крестика. Удерживая левую кнопку, измените размер столбца. Изменение размеров строк и столбцов проводится с помощью команды Таблица > Свойства таблицы. Здесь же устанавливается выравнивание таблицы по отношению к остальному тексту и выравнивание содержимого столбцов и строк.
Копирование
Если данные в таблице повторяются, их можно копировать или переносить из одной ячейки в другую. Для этого используйте такую последовательность действий:
1. Выделите ячейку.
2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Копировать.
Рис. 7.2. Вид таблицы после объединения ячеек
В таблицах можно выполнять вычисления. Конечно, возможности текстового редактора Word в этом смысле невелики по сравнению с редактором таблиц Excel, однако просуммировать числа Word сможет.
1. Поместите курсор в ячейку, где должен находиться результат.
2. Выберите команду Таблица > Формула.3. В поле Формула открывшегося окна вы увидите введенную формулу
...
=SUM(AB0VE)
Если формула вас не устраивает, удалите ее и в списке Вставить функцию укажите нужную функцию, например SUM(). В скобках укажите адреса ячеек.
...
Примечание
В списке Формат числа можно указать формат для чисел. Например, для отображения чисел в виде процентов выберите пункт 0,00 %.
Результат вставляется в ячейку в виде поля. Поле представляет собой прямоугольник, выделенный цветом, в который помещается результат. При изменении чисел или ссылок на ячейки обновите результат, выделив поле и нажав клавишу F9.
Слияние документов
Иногда возникает необходимость разослать письма одного содержания разным адресатам. Для этого в программе Word есть специальный модуль – мастер слияния.С помощью механизма слияния на основе стандартного текста обращения и списка адресатов можно создать любое количество персональных посланий.
Средства для создания составных документов
Подготовка персональных копий стандартного письма проводится в три этапа.
На первом этапе создается основной документ с полями для последующего заполнения. На втором этапе создается документ с исходными данными. Его называют
Рис. 7.3. Вид окна Слияние после щелчка на кнопке Создать
6. После этих действий Word выведет на экран диалоговое окно Слияние, в котором к первому разделу Основной документ добавит кнопку Правка. Щелкните на кнопке Правка.
7. Наберите текст документа в открывшемся окне редактора.
Создание источника данных
Для создания источника данных, находясь в документе, снова выберите команду Слияние, а затем щелкните на кнопке Получить данные и выберите пункт Создать источник данных. Откроется окно, показанное на рис. 7.4.
Рис. 7.4. Создание полей источника данных
В этом окне есть длинный список Поля в строке заголовка, который включает стандартные поля, такие как Обращение (господин, госпожа и т. п.), Имя, Фамилия. Если не все поля нужны в источнике данных, удалите лишние. Удалить поле из списка можно кнопкой Удалить поле, добавить новое – с помощью кнопки Добавить поле.
Рис. 7.5. Создание полей источника данных
5. Теперь приступайте к слиянию. Выберите команду Сервис > Слияние и щелкните на кнопке Добавить поле слияния. Вставьте одно поле Фамилия и сохраните документ. То, что должно получиться, показано на рис. 7.6.
Рис. 7.6. Вид документа после слияния
Просмотр составного документа
Перед тем как выводить документ на печать, его необходимо просмотреть. Сделать это можно с помощью панели инструментов Слияние. Рассмотрим подробнее эту панель:
• Кнопка Диалоговое окно Слияние возвращает вас в диалоговое окно Слияние.
• Поиск ошибок обеспечивает контроль отсутствия ошибок.
• Слияние в новый документ обеспечивает слияние в новый документ.
• Слияние при печати реализует слияние при выводе на печать.
• Слияние раскрывает диалоговое окно Слияние для выбора дополнительных параметров.
• Поиск записи позволяет найти конкретную запись.
• Правка источника данных отображает форму, с помощью которой вы можете редактировать исходные данные: добавлять записи или изменять существующие.Задание 5
Просмотрите в документе записи с помощью панели Слияние. Для этого щелкните на кнопке Поля/данные на панели инструментов Слияние. Вид окна при просмотре показан на рис. 7.7.
Рис. 7.7. Просмотр созданного документа
Глава 8 Знакомство с программой Excel
Тема данной главы – краткие сведения из истории развития табличных процессоров, а также знакомство с внешним видом и основными приемами работы в программе Excel.
• Немного истории
• Загрузка и интерфейс программы
• Рабочее поле программы и перемещение по листу
• Выделение ячеек
• Имена листов и ячеек
• Изменение имен ячеек и диапазонов
• Приемы копирования информации
Немного истории
Электронная таблица –это одно из самых удобных представлений для обработки данных в табличном виде. Программы, обрабатывающие электронные таблицы, называются табличными процессорами.
Идея создания электронных таблиц впервые возникла у студента Гарвардского университета (США) Дэна Бриклина (Dan Bricklin) в 1979 году. Выполняя скучные бухгалтерские вычисления, он и его друг Боб Франкстон (Bob Frankston), который хорошо разбирался в программировании, разработали первую программу, имеющую в своей основе электронную таблицу. Они назвали свою программу VisiCalc.
VisiCalc стала одной из наиболее популярных программ обработки электронных таблиц. В появившихся вскоре программах-аналогах основные идеи VisiCalc были многократно усовершенствованы.
С тех пор табличные процессоры бурно развивались. В 1982 году на рынке программных средств появилась программа Lotus. Это был первый полноценный табличный процессор, который позволял работать с графикой и управлять базами данных. Программа стала настолько популярной, что после ее появления на рынке компания Lotus в первый же год повысила объем своих продаж до 50 млн долларов и стала самой большой независимой компанией, производящей программные средства.
Такой успех привел к ужесточению конкуренции. На рынке появляются электронные таблицы Quattro Pro компании Borland International, VP Planner компании Papaerback Software и другие аналогичные программные продукты.