5. Если текст примечания надо изменить, щелкните правой кнопкой мыши на ячейке с примечанием и выберите в контекстном меню команду Изменить примечание.
Рис. 9.7. Просмотр примечания
Построение диаграмм
Несмотря на то что анализ числовых данных с помощью диаграмм не входит в обязанности бухгалтера, изложение основ работы в программе Excel было бы неполным, если бы мы не сказали несколько слов о диаграммах.
Диаграмма – это один из способов представления данных. Смысл диаграммы состоит в том, чтобы более наглядно представить информацию, содержащуюся в таблице. Хотя рабочие листы удобны для ввода информации и выполнения вычислений, содержащиеся в них данные бывает трудно анализировать. Информация, представленная в графическом виде, в картинках, воспринимается значительно легче, чем текстовая или табличная.
Создать диаграмму в Excel довольно просто. Для этого достаточно выделить данные для диаграммы и запустить мастер диаграмм. Мастер диаграмм выполнит за вас большую часть подготовительной работы, а вам останется только проконтролировать ее и нанести последние штрихи. Как и другие мастера Microsoft Office, этот мастер задает вам ряд вопросов для определения параметров создаваемого объекта, а затем создает его в соответствии с полученными указаниями.
Для построения диаграммы выделите ячейки, данные из которых вы будете анализировать, и щелкните на кнопке Мастер диаграмм на стандартной панели инструментов или выберите в меню команду Вставка > Диаграмма. После этого следуйте указаниям мастера. В результате на листе появится готовая диаграмма.
В программе Excel можно строить объемные и плоские диаграммы. Всего можно построить 102 вида различных графиков и диаграмм. Существуют следующие типы плоских диаграмм:
• линейчатая диаграмма;
• гистограмма;
• диаграмма с областями;
• график;
• круговая диаграмма;
• поверхность.
У каждого типа диаграмм имеются подтипы. Требуемый тип выбирается на шагах 2 и 3 процесса построения диаграммы.
По умолчанию диаграмма строится по всей выделенной области. Если в верхней строке и в левом столбце находится текст, программа автоматически формирует на их основании
Рис. 9.8. Диаграммы продаж по складам
2. В ячейку D4 введем формулу =В4*С4 (рис. 10.1). Можно ввести формулу, набрав адреса ячеек с клавиатуры, но гораздо удобнее вводить формулы с помощью мыши.
Рис. 10.1. Ввод формулы в ячейку
3. В ячейку D4 введите знак равенства (=).
4. Щелкните в ячейке В4 (обратите внимание на то, что ее адрес при этом попал в редактируемую ячейку).
5. Наберите математический знак умножения (*).
6. Щелкните во второй ячейке, которая участвует в формуле, – С4.
7. Нажмите клавишу Enter.
После заполнения граф Цена и Количество в графе Сумма автоматически появится результат.
8. Взгляните на строку формул, чтобы убедиться, что формула введена правильно.
9. Если изменить значения граф Количество и Цена, в графе Сумма результат будет автоматически пересчитан.
Если при вводе формулы была допущена ошибка, то в ячейке вместо результата будет выведено сообщение об ошибке.
Возможные сообщения об ошибках могут быть следующими:
В формуле можно использовать следующие знаки математических операций, или операторы:
в формуле может указываться диапазон ячеек: он показывается двоеточием. Например, диапазон ячеек от А1 до А10 будет указан так: А1:А10.
В формулах могут также использоваться операторные скобки и логические функции. Например, при вычислении подоходного налога формула будет выглядеть так: =(СЗ-400)*0,13, где в ячейке с адресом СЗ указан оклад сотрудника.
Функции
Под функцией понимают зависимость некоторой переменной
Рис. 10.2. Суммирование данных
Если суммируются ячейки, которые расположены в разных столбцах, удобнее воспользоваться мастером функций:
1. Откройте окно мастера функций (рис. 10.3), выберите категорию Математические, затем выберите функцию СУММ и щелкните на кнопке ОК.
Рис. 10.3. Выбор функции с помощью мастера функций
2. В открывшемся диалоговом окне наберите адрес ячейки или выберите ее щелчком мыши на рабочем листе.
3. Для того чтобы лист стал доступным, щелкните на кнопке справа в поле ввода.
4. Выделите ячейки листа и вернитесь в окно мастера функций, щелкнув на кнопке справа в свернутой строке ввода.
5. Щелкните на кнопке ОК.
Функция ЕСЛИДанная функция относится к разряду логических и применяется, когда заранее неизвестно, какой результат будет в ячейке. Функция имеет следующий формат:
...
ЕСЛИ(логическое_выражение; значение_если_истина; значение_если_ложь)
Например, можно использовать эту функцию, если требуется выводить только положительные результаты расчетов в некоторой ячейке (к примеру, А1). В этом случае вместо аргумента логическое_выражение подставляется условие А1 >0, вместо значение_если_истина – А1 (то есть значение ячейки А1), а вместо значение_если_ложь – пустая строка " ":
...
=ЕСЛИ(А1>0;А1;" ")
Вместе с этой функцией можно использовать функции логических операций И и ИЛИ. Эти функции позволяют объединять несколько условий.
В том и только в том случае, если все условия, заданные в виде аргументов функции И, выполнены, сама функция принимает значение «истина». Если хотя бы одно условие не выполнено, она принимает значение «ложь».
Функция ИЛИ также позволяет задать несколько условий. Если хоть одно из условий, приведенных в качестве аргумента ИЛИ, выполнено, то функция принимает значение «истина». Если же все заданные условия неверны, функция получит значение «ложь».
В обеих функциях может быть указано до тридцати аргументов-условий.
Наиболее часто используемые функции
Перечислим некоторые наиболее часто используемые функции:
• МАКС(число1; число2,…) – возвращает максимальное число из значений перечисленных аргументов;
• МИН(число1; число2,…) – возвращает минимальное число из значений перечисленных аргументов;
• СЕГОДНЯ() – возвращает значение текущей даты;
• СУММ(число1; число2;…) – суммирует значения аргументов;
• СУММПРОИЗВЕД(массив1; массив2; массив3;…) – возвращает суммы произведений соответствующих элементов массивов;
• ОКРУГЛ(число; количество_цифр) – округляет число до указанного числа десятичных разрядов;
• СРЗНАЧ(число1; число2; числоЗ;…) – выполняет расчет среднего арифметического указанных аргументов; аргументы могут быть числами или именами, массивами или ссылками на ячейки с числами.