У вас есть два вида самого плодотворного времени
При составлении расписания следует обратить особое внимание на наиболее плодотворное время вашего дня. Плодотворное время для внутренней работы - это та часть дня, когда вы работаете с наибольшей производительностью: утром, днем или вечером. Плодотворное время для внешней деятельности - это та часть дня, в течение которой вы можете наилучшим образом общаться с другими людьми, с вашими коллегами по работе, вашими партнерами по общественным организациям, вашими родными дома.
Плодотворное время для внутренней работы - это те часы
дня, когда вы способны к наибольшей внутренней сосредоточенности. Я лично "жаворонок", я также знаю "жаворонков", которые не способны создавать оригинальные идеи после 7 утра и знаю "сов", творческие силы которых особенно проявляются от 10 вечера до полуночи.
Если бы вам предложили выбрать два часа в сутках, когда вы мыслите наиболее ясно, какие бы часы вы выбрали?
От 6 утра до 8?
От 10 утра до полудня?
От 4 до 6 дня?
Два часа, которые вы выберете - это, вероятно, ваше самое плодотворное время для внутренней работы.
Постарайтесь в течение ближайших двух недель проверить, способны ли вы к внутренней сосредоточенности в наибольшей степени в течение этих часов. Постарайтесь защитить самое плодотворное время от внешних помех для осуществления ваших главных дел.
Найдите время побыть "внутри себя"
По мнению моего богатого папы, самое плодотворное время для внутренней работы - это первые часы рабочего дня. Он говорил: "Утро - время для размышлений. А размышление, - как говорил Генри Форд, - "это самое сложное занятие". Именно поэтому так мало людей занимаются этим".
Однако, именно в это время большинство бизнесменов читают газеты, отвечают на рутинную корреспонденцию и телефонные звонки, болтают со своими коллегами.
Гораздо лучше оставить такие дела для "неплодотворного времени".
Сначала делайте то, что важнее
Одна домашняя хозяйка испытывала подъем энергии после того, как ее муж и дети уходили из дома. Она носилась по дому, убирала постели, перемывала посуду, подбирала игрушки и к 11 утра завершала все домашние дела. Затем она падала от усталости и отдыхала до 2.30 дня, когда ей было нужно забирать детей из школы. Ее намерения были похвальными: она считала, что если избавится от своих неприятных дел, у нее останется много времени для приготовления декоративных свечей, любимого занятия в свободное время и которое приносило ей определенный доход.
Однако к тому времени, когда она заканчивала домашние дела, она так уставала, что ей уже не хотелось что-либо делать. Кроме того, так как она к 11 часам наводила полный порядок, то ей не хотелось нарушать его, вытаскивая свою аппаратуру для приготовления свечей. В результате ей казалось, что у нее нет времени для занятия своим любимым делом.
В качестве стороннего наблюдателя я без труда обнаружил, что она делает существенную ошибку при составлении расписания. С помощью простой перестановки местами домашних дел и изготовления свечей она нашла два часа самого плодотворного времени для своего любимого занятия.
Исследователь-химик, который проводил вторую половину дня, листая научные публикации и, выполняя мелкие административные обязанности, совершал ту же ошибку. Он был "'совой" и набирал силу после обеда. Когда он передвинул рутинные занятия на первую половину дня, то освободил свою вторую половину дня для самой творческой работы. Плодотворное время для внешней деятельности - это часы, когда ваше окружение готово для бесед, встреч, собраний.
Коммивояжеры установили, что их самое плодотворное время для внешней деятельности период от 9 утра до 5 дня, когда они встречаются лицом к лицу со своими покупателями. Поэтому они отодвигают малозначительные, рутинные дела на время до или после этого периода. Важно заранее убедиться в том, что вы сможете повидать людей, с которыми вы решили встретиться.
Домашняя хозяйка заранее договаривается о приеме у зубного врача или записывается к парикмахерше. Она знает часы работы различных магазинов. Она договаривается с другими мамами о том, кто по очереди встретит детей, возвращающихся из школы.
Учитывайте нужды и привычки важных для вас людей
Большинство людей не очень хорошо умеют поставить себя на место другого и поэтому не склонны принимать во внимание чужие расписания. Однако если вы будете проявлять внимание к нуждам других людей, вы сами получите от этого большие выгоды.
Когда я был служащим "Ксерокса", я приходил к своему начальнику в обеденный перерыв, потому что я знал его привычку не уходить на перерыв и ограничивать свою полуденную еду парой бутербродов. Я захватывал в кабинет начальника что-нибудь перекусить для себя, и мы соединяли поглощение бутербродов с деловыми беседами. Другая возможность поймать начальника у меня появлялась в тот момент, когда он только снял свою шляпу и пальто и не успел погрузиться в другие дела.
Эффективное расписание должно сохранить вам свободу.
Гибкость необходима для того, чтобы быть готовым отреагировать на любую новую ситуацию. Если вы составите такое расписание, в котором у вас не будет ни одной свободной минуты и ни одного перерыва, за исключением обеденного, вы будете возвращаться домой разбитым, нервным и напряженным до предела.
Непредвиденные происшествия также требует времени. Нежданные телефонные звонки, незваные посетители, письма, содержание которых резко изменяют ваши планы, все это создает перегрузки.
"Окна" и "форточки"
Опыт показывает, что хотя вы не сможете предугадать отдельные события, можно ожидать, что в течение дня на вас навалятся внезапные обстоятельства, которые отнимут У вас большую часть вашего времени. Вам нужно иметь резервный запас времени для того, чтобы использовать его в кризисных ситуациях и в ситуациях, внезапно возникших в течение дня.
По этой причине всегда оставляйте хотя бы один час в запасе. Оставляйте окна и форточки в вашем расписании для того, чтобы отдохнуть от напряженной беседы, почитать почту, наверстать запущенные дела по оформлению всяческих бумаг. Постарайтесь как можно раньше, уже в начале дня избавиться от чрезмерно категоричных обязательств с тем, чтобы вы не столь волновались во время вторжения всевозможных неприятных обстоятельств в вашу размеренную жизнь.
Жесткость в составлении и неуклонном исполнении расписаний порождает ощущение того, что ваша жизнь подчинена хронометру, а жизнь, в течение которой вы беспрестанно глядите на часы, может стать невыносимой. Соблюдение равновесия между расписанным и не расписанным временем позволит вам вести свою жизнь более плавно, по возможности избегая резких колебаний.
Глава 9
Как найти время, о существовании которого вы и не догадывались
Многие "перспективные" работники, озабоченные движением "вперед и выше", ставят свою работу значительно выше семейной и личной жизни. Некоторые из них настолько озабочены переживаниями о своем успехе или неудаче в профессиональных делах, что испытывают чувство вины, когда они уделяют время чему-нибудь помимо своей работы.
Рассказывают страшные истории про людей, которые работают настолько энергично, что семьи их почти не видят. В итоге они получают язвы и инфаркты. Одно исследование, проведенное несколько лет назад, показало, что многие люди, которые в конечном счете потерпели крушение, до этого принесли свои личные жизни в жертву своей работе.
Рутина и творчество
Опыт общения с людьми убедил меня в том, что в тех случаях, когда люди превращают свою работу в чисто механическую рутину, они утрачивают чувство перспективы и не способны отличить важное от незначительного. Они без нужды тратят много времени на второстепенные дела и оставляют многие важные дела незаконченными. Часто такой стиль работы приводит человека к саморазрушению. Чем больше человек вкладывает усилий, тем больше он истощает свои силы, а чем сильнее истощается, тем больше снижается эффективность его деятельности. Выход не в том, чтобы вкладывать больше времени в то или иное дело, а в том, чтобы работать более эффективно.
Мой образованный, но бедный папа никогда не жалел времени на выполнение своих служебных обязанностей, как руководитель департамента по образованию. Он часто задерживался, брал работу на дом. Мне и моим братьям и сестрам очень жалко было, что у него нет времени на общение с нами. Я часто слышал от него слова: "Я сегодня приду поздно", "У меня очень много работы", "Я должен к концу недели подготовить все эти бумаги". Он был преданным своему делу сотрудником, но семья его от этого страдала.
Что говорят перед смертью
Одним из уроков моего богатого отца был урок о работе и об отдыхе со своей семьей. Он говорил по этому поводу: "Я не знаю ни одного человека, который бы на смертном одре пожалел о том, что он слишком мало времени провел на работе. Обычно люди жалели о том малом количестве времени, которое они смогли провести с семьей, друзьями, близкими людьми". Если это важнее, то почему бы, когда у вас еще есть время распланировать свою жизнь так, чтобы в максимальной мере насладиться теми мгновениями ее, которые приносят человеку истинную радость.
Моему другу помогло
Я вспоминаю одного моего школьного друга - архитектора, с которым мы встретились и он пожаловался на чрезмерную работу и отсутствие радости в жизни. Он только что поправился после приступа язвенной болезни и вновь работал по 60 часов в неделю. Он жаловался, что у него не хватает времени на то, чтобы больше быть с женой и детьми.
Я предложил ему отдыхать в конце недели, отправившись вместе с семьей с середины пятницы на берег озера Тахо. Там он снял небольшой домик, в котором он и его семья стали проводить каждый конец недели в течение лета.
Не удивительно, что он снова влюбился в свою жену, познакомился со своими детьми, а его здоровье восстановилось. Так как он понял, что не сможет компенсировать свою низкую производительность труда за счет увеличения продолжительности рабочего времени, он стал делать самые важные дела в течение того времени, которое имелось в его распоряжении. Фактически он стал делать больше, чем когда работал по 60 часов в неделю, хотя он сократил рабочую неделю на 15 часов.
В качестве награды он получил много оригинальных идей, которые пришли ему в голову, когда он отдыхал на берегу озера. Единственное, от чего он отказался, это от приготовления чертежей, которые он сам добровольно навязал себе, когда работал по 60 часов в неделю. Теперь он поручил готовить чертежи чертежнику.
Можете ли вы работать эффективно, если вы слишком устали от чрезмерно долгой работы? Вероятно, нет. Может быть лучше будет пораньше закончить работу, отдохнуть во второй половине дня и вернуться к работе на следующий день, чтобы выполнить вдвое больше.
Можно сделать больше, ничего не делая
Я думаю, что если вы сумеете так распланировать свои дела, что найдете время для того, чтобы расслабиться и "ничего не делать", вы сделаете гораздо больше и к тому же получите массу удовольствия.
Я хорошо помню авиационного инженера, с которым мы служили вместе в Военно-Морских Силах. Он понятия не имел о том, что значит "ничего не делать". Каждая минута его жизни была заполнена интенсивной деятельностью. У него было расписание для занятий физкультурой и спортом, в котором нашлось место для лыж и хоккея, водных лыж и тенниса. У него была подруга, которая сопровождала его в этих занятиях, хотя она предпочла бы порой просто посидеть у костра и расслабиться. Как и многие люди, он испытывал потребность все время что-нибудь делать. Ему казалось, что "ничегонеделанье" - это пустая трата времени. Когда он "расслаблялся у костра", он на самом деле читал журнал "Сайентифик Америкэн", или играл в бридж. Даже его любовные занятия подчинялись жесткому расписанию.
Мы встретились с ним, когда он был уже в отставке, он прочитал мои книги, позвонил мне и мы провели отличный ланч. Он нашел себе работу после службы, но по-прежнему оставался человеком, чья жизнь была подчинена жесткому расписанию.
Ради эксперимента я предложил ему "растратить" пять минут, использовав их не на "активные занятия", а расслабиться, тихо посидеть и немного помечтать. Когда он, в конце концов, признал, что в глубине души отвергал отдых, как пустую трату времени, он начал более критично оценивать свои прежние воззрения.
Равновесие даст больше преимуществ
Как только он признал, что отдых - это хороший способ использования времени, он перестал навязывать себе постоянную активность и начал получать удовольствие от "ничегонеделанья". Раньше он был так занят, что у него не было времени для радостей жизни. Когда я увидел его через три года, он по-прежнему следовал активному расписанию, но теперь он мог уравновесить его с периодами расслабления. Поэтому, когда он приходил на работу в понедельник, он уже не был измотан физически тяжелыми и напряженными выходными днями, а выглядел отдохнувшим.
По-моему, ничто не может быть абсолютной растратой времени, включая "ничегонеделанье".
Крайности не всегда хороши
Разумеется, все можно довести до крайности, и я хорошо помню одного своего однокашника по колледжу, которого пришлось выводить из состояния полнейшего безразличия к любой деятельности. Он несколько раз кряду терял работу, его попытки начать собственное дело также не увенчались успехом.
Он вновь ожил лишь после того, как мы посидели с ним, разбирая его неоплаченные счета, и я сумел объяснить ему, что пройдет совсем немного дней, и он окажется в большой беде.
Уменьшить давление
Иногда приобрести больше свободного времени можно, лишь резко сократив давление работы на человека. Если ваши попытки снять напряжение не приводят к успеху, вы должны осуществить некоторые перемены в вашем положении.
Руководитель финансового отдела в большом магазине, который консультировался у меня по поводу инвестирования, рассказывал, что в течение двух лет постоянно работал сверхурочно. Он никак не мог заставить своего начальника нанять для него помощника, Наконец, он решил, что ждать нечего, и ушел работать в другую фирму, в которой ему не приходилось работать по 80 часов в неделю. Теперь он смог больше проводить время со своей семьей.
Главный бухгалтер в этой же фирме решил аналогичную проблему перегрузок, начав делать ровно столько, сколько он может за 40 часов в неделю и не беспокоился о недоделанном. Его решение было более успешным: когда начальник понял, что работа не делается, он нанял для него помощника. Руководитель финансового отдела мог бы разрешить свою проблему с начальником аналогичным образом, ответив своим молчаливым саботажем на упрямство начальника. Таким образом, он смог бы избежать двух лет мучений.
Особая проблема домашней хозяйки
Проблема свободного времени у домашней хозяйки является особенно острой. Обязательные дела висят над ней в течение 24 часов в сутки, а исполнение дел в срок, - например, приготовление еды, - не допускает ни минуты отсрочки. Вторжение непредвиденных обстоятельств носит хронический характер: дети ушибаются, болеют или требуют эмоциональной поддержки немедленно. Мать должна оставаться на месте действия постоянно. Она не может уйти с работы в 5 вечера и прийти домой, где ее ожидает готовый ужин. По правде говоря, отвечая за покупки, бюджет семьи, мелкий ремонт, питание, а также решая разнообразные вопросы, включая разрешение конфликтов по поводу очереди пользования велосипедом и ношения самого яркого свитера, женщина в одиночку осуществляет деятельность небольшого предприятия с огромным объемом работы.
Принимая во внимание специфику своей деятельности, домашней хозяйке особенно трудно найти свободное время. Единственным выходом для нее остается подготовка расписания повторяющихся занятий.
Так, одна домашняя хозяйка стала нанимать прислугу, которая приходила к ней по средам во второй половине дня. В эти часы она ходила на дневные спектакли в театры, сеансы в кино, музеи или картинные галереи.