Если же организация не институциирована, то в данном случае речь идет об организации как процессе.
Например, это может быть организация митинга.
При таком рассмотрении организации она скорее выступает как отдельная функция управления.
В дальнейшем в учебнике термин «организация» будет использоваться в первом смысле.
Если же он будет употребляться во втором смысле, то обязательно будет добавляться слово «функция», т.е.
будет использоваться понятие «функция организации»1.
Организация возникает и продолжает свое существование потому, что она позволяет отдельным людям решать свои проблемы, достигать свои личные цели.
Люди дают жизнь организации, они вносят свой вклад в жизнедеятельность организации.
Это могут быть деньги, другие материальные ресурсы, знания, энергия, творчество и т.п.
Но они делают это потому, что взамен от организации получают материальные и нематериальные ресурсы, которые используют для решения своих личных задач.
Если люди, от которых зависит существование организации, теряют к ней интерес и отходят от нее, то у организации начинаются проблемы.
И при определенных обстоятельствах она даже может прекратить свое существование.
Предотвращение таких кризисных ситуаций, обеспечение должного удовлетворения интересов отдельных групп людей, от которых зависит существование организации, является одной из важнейших задач менеджмента.
Именно менеджмент должен сформулировать для организации такие задачи, решение которых позволит всем вовлеченным в деятельность организации участникам получить приемлемую для них выгоду.
Это и зарплата, и дивиденды и прибыль, и разные другие блага.
Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир.
На входе организация получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный в организации продукт.
Поэтому жизнедеятельность организации состоит из трех основополагающих процессов: • получение сырья или ресурсов из внешнего окружения; • изготовление продукта; • передача продукта во внешнюю среду.
Все эти три процесса являются жизненно важными для организации.
Если хотя бы один из процессов прекращается, организация далее уже не может существовать.
Ключевая роль в поддержании баланса между этими процессами, а также в мобилизации ресурсов организации на их осуществление принадлежит менеджменту.
1 Если бы в русском языке существовало слово «организирование», то как раз именно оно и отражало бы второй смысл использования слова «организация».
Организация — это живой организм.
Она рождается, развивается и, если этого требуют обстоятельства, умирает.
Особенность современного этапа состоит в том, что темп изменений, происходящих во внешней среде, существенно возрос.
Среда обитания деловых организаций стала столь динамичной, что применительно к ней стало использоваться понятие турбулентной среды.
Естественно, выживать в такой динамично меняющейся среде могут только те организации, которые сами меняются не менее высоким темпом.
Проведение изменений всегда являлось важной функцией менеджмента.
В современных условиях проведения изменений, развитие организации становится одной из важнейших задач менеджмента.
При этом в последнее десятилетие с появлением так называемых научающихся организаций развитие организации для менеджмента из средства решения более важных задач превращается в самоцель.
То есть развитие организации через научение становится одной из главных задач менеджмента.
Так как менеджмент играет столь важную роль в организации и решает столь многоплановые задачи, управление организацией не может быть представлено, как это часто делается, только как особый вид деятельности по целенаправленной координации действий участников процесса совместной работы.
Исходя из этого, в учебнике управление организацией рассматривается под несколькими углами зрения.
Дается традиционное рассмотрение организационных аспектов управления.
Особо освещаются вопросы, относящиеся к управлению человеком в организации.
Отдельно излагаются положения, касающиеся стратегии управления, т.е.
того, как обеспечивается адаптация организации к изменяющейся внешней среде.
1.2.
Позиция управления внутри организации Позиции управления внутри организации в основном определяются тем предназначением и той ролью, которые призвана реализовывать данная организация.
Во внутриорганизационной жизни управление играет роль координирующего начала, формирующего и приводящего в движение ресурсы организации для решения стоящих перед организацией задач.
Менеджмент формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание таких составляющих, как структура, внутриорганизаци-онные процессы, технология, кадры, организационная культура, и осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации.
Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями v и объединение подразделений в единое целое.
При традиционном подходе исходным в построении структуры является проектирование работы.
В организации может быть принята система автономных работ, могут быть взяты за основу конвейерная, модульная или бригадная формы работы.
Проектирование работы зависит от многих факторов, в частности от того, какая квалификация требуется для выполнения работы, какую часть продукта изготовляет отдельный работник, в какой мере содержание работы воздействует на работника, требуется ли наличие обратной связи от конечного результата, должна ли работа предполагать развитие и обучение работника и т.п.
От проектирования работы зависит очень многое во внутренней жизни организации.
Поэтому менеджмент должен уделять этому очень большое внимание и периодически проводить пересмотр спроектированной системы работ.
Следующим шагом в формировании структуры организации является выделение структурных подразделений, иерархически увязанных и находящихся в постоянном производственном взаимодействии.
Менеджмент должен определить организационные размеры структурных подразделений, их права и обязанности, систему взаимодействия и информационной связи с другими подразделениями.
Он должен поставить задачи перед подразделениями и наделить их необходимыми ресурсами.
От умелого решения всех этих вопросов и своевременной корректировки и изменения структуры очень сильно зависит успех функционирования организации.
Структура — необходимое свойство любой организации.
Наличие структуры является проявлением универсального закона иерархии, в соответствии с которым любой объект является частью чего-то большего и одновременно содержит в себе более мелкие части.
Проблема любой структуры состоит в том, она создает барьеры между частями.
Поэтому одной из важнейших задач менеджмента при построении структуры организации является поиск путей превращения барьеров в прозрачные границы.
Внутриорганизационные процессы, формируемые и направляемые менеджментом, включают в себя три основных подпроцесса: координация, принятие решений, коммуникации.
Для координации менеджмент может сформировать в организации два типа процедур: • непосредственное руководство действиями в виде распоряжений, приказов и предложений; • опосредованная координация действий, в частности, путем создания системы норм и правил, касающихся деятельности организации, постановка задач и т.п.
Например, в различных организациях процедуры и нормы принятия решений сильно отличаются друг от друга.
Широко известен опыт японских фирм, когда принятие решений осуществляется снизу вверх.
Есть много организаций, где решения принимаются только на верхнем уровне.
Существуют организации, в которых широко практикуется система делегирования права принятия решения на нижние уровни иерархии.
Существующие в организации способы и формы коммуникации оказывают большое влияние на культуру организации.
Существуют организации, в которых практикуется преимущественно только письменная форма коммуникаций.
Имеются организации, где все контакты в основном осуществляются в виде разговора.
Многие организации применяют комбинацию этих форм.
В последнее время широкое распространение получает Интернет.
Важной характеристикой коммуникаций является наличие ограничений на коммуникации.
Все эти и многие другие аспекты коммуникационных процессов находятся под сильным влиянием управления и составляют предмет особой заботы руководства организации в том случае, если оно стремится к созданию Наилучшей атмосферы внутри организации.
Технология, включающая в себя технические средства и способы их комбинирования и использования для получения конечного продукта, создаваемого организацией, является предметом самого пристального внимания со стороны менеджмента.
Управление должно решать вопросы внедрения технологий и осуществления их наиболее эффективного использования.
В последнее время в связи с появлением все более передовых технологий соответствующие задачи менеджмента становятся исключительно сложными и значимыми.
Это связано с тем, что их решение может привести к важным и далеко идущим как положительным, так и отрицательным последствиям для организации.
Поэтому в современных условиях менеджмент не может смотреть на технологии только с точки зрения повышения производительности и эффективности.
Очень важно учитывать то, как новые технологии могут повлиять на климат внутри организации, как они могут подействовать на качество отношений между членами организации.
Кадры являются основой любой организации.
Без людей нет организации.
Представьте себе организацию, которую покинули все ее работники.
Остались здания, оборудование, документы и т.п.
Но самой организации не стало.
Организация живет и функционирует только потому, что в ней есть люди.
Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация, какое место она занимает в обществе.
В силу такого особого положения люди в организации являются для менеджмента «предметом номер один».
Менеджмент формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.
Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение и т.п.
Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации.
В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий.
В отличие от машины человеку присущи желания, для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих.
Его оценки базируются как на рациональной основе, так и на эмоциональной.
А это может очень серьезно влиять на результаты его труда.
В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, существенно выходящих за рамки формальных процедур или стандартизированных решений.
Организационная культура, являясь все пронизывающей составляющей организации, оказывает сильное влияние как на ее внутреннюю жизнь, так и на ее положение во внешней среде.
Организационная культура складывается из устойчивых норм, представлений, принципов и верований относительно того, как данная организация должна и может реагировать на внешние воздействия, как следует вести себя в организации, каков смысл функционирования организации и т.п.
Часто основные положения организационной культуры находят проявление в обобщающих смысл деятельности организации лозунгах.
Носителями организационной культуры являются люди, но вырабатывается она и формируется в значительной мере менеджментом и, в частности, высшим руководством.
Организационная культура может играть огромную роль в мобилизации всех ресурсов организации для решения стоящих перед ней задач.
Но может и являться мощным тормозом, в особенности, если для решения задачи потребуется проведение изменений.
Поэтому менеджмент уделяет большое внимание решению вопросов формирования, поддержания и развития организационной культуры.
Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов.
В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере.
Однако несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые присущи любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента.
Данными функциональными группами процессов являются следующие: • производство; • маркетинг; • финансы; • работа с кадрами; • эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).
Управление производством предполагает, что соответствующие службы менеджмента осуществляют управление процессом получения и переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде.
Для этого менеджмент осуществляет следующие операции: • управление разработкой и проектированием продукта; • выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; • управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; • управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции; • контроль качества.
Ключевыми точками внимания менеджмента при управлении производством являются издержки и качество.
Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целевых показателей организации.
Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: • изучение рынка; • реклама; • ценообразование; ^ • создание систем сбыта; • распределение созданной продукции; • сбыт.
В последнее время при управлении маркетингом все большее влияние уделяется фактору устойчивости связи с покупателем.
Поэтому акценты процесса маркетинга продукта все более смещаются с функциональных свойств продукта на такие элементы, как «оболочка» продукта реже бренд, гарантии, имидж.
Также все большее значение начинает придаваться развитию схем взаимодействия с клиентом в процессе продажи.
Управление финансами состоит в том, что менеджмент реализует управление процессом движения финансовых средств в организации.
Для этого осуществляется: • составление бюджета и финансового плана; • формирование денежных ресурсов; • распределение денег между различными субъектами, определяющими жизнь организации; • оценка финансового потенциала организации.
При управлении финансами исключительно большое значение имеет оптимизация использования финансовых ресурсов.
Особенность финансов состоит в том, что они сами как ресурсы стоят определенных денег и также сами по себе в состоянии во времени либо расти, либо, наоборот, обесцениваться в зависимости от того, как они сохраняются.
Поэтому качество управления финансами во многом определяется тем, насколько оптимально построен процесс движения финансовых средств.