При расчетах с населением прием наличных денег торговыми организациями производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ). Наличные деньги, полученные в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями организаций. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе торговые организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими их банками. Наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей дачи в банк, а также организациям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Вместе с тем торговые организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Однако они не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Выдача денег из выручки одних организаций, имеющих постоянную денежную выручку, на нужды других допускается в отдаленных местностях, где нет банков, и это положение оформляется договорами между этими организациями при наличии согласия с обслуживающими их банками. Торговые организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий в течение 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - до 5 дней), включая день получения их в банке.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций и результатов инвентаризации разработаны Государственным Комитетом по статистике РФ постановлением от 18.08.1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".
Предельная сумма расчетов наличными деньгами устанавливается по одному платежу. Вместе с тем платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого в один день по нескольким денежным документам в порядке реализации одного договора, рассматриваются как единый суммарный платеж.
За нарушение взыскивается штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа.
Неоприходование или неполное оприходование денежной наличности наказывается штрафом в 3кратном размере неоприходованной суммы.
Кроме того, на руководителей организаций, допустивших соответствующие нарушения Порядка ведения кассовых операций, налагается административный штраф в 50 установленных законодательством размеров минимальной месячной оплаты труда (МРОТ). Предприятия наряду с расчетами с юридическими лицами могут через кассы проводить расчеты с населением, которые производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин - ККМ (за исключением некоторых категорий предприятий, перечень которых утвержден постановлением Правительства 31 марта 2005 г. № 171).
При этом торговые организации обязаны:
1) регистрировать контрольно-кассовые машины;
2) использовать исправные контрольно-кассовые машины для осуществления денежных расчетов с населением;
3) выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги) отпечатанный контрольно-кассовой машиной чек на покупку (услугу), подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием;
4) обеспечивать работникам налоговых органов и центров технического обслуживания контрольнокассовых машин беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам;
5) вывешивать в доступном покупателю (клиенту) месте ценники на продаваемые товары (прейскуранты на оказываемые услуги), которые должны соответствовать документам, подтверждающим объявленные цены и тарифы.
Регистрация или перерегистрация кассовых аппаратов осуществляется путем подачи в налоговый орган по месту нахождения организации соответствующего заявления с приложением паспорта аппарата и производится в течение 5 дней, при этом предприятие получает карточку регистрации.
Налоговые органы осуществляют контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовых машин. За нарушение этих правил в соответствии с п.1 ст. 7 Закона Российской Федерации от 21 марта 1991 года N 943-I "О налоговых органах Российской Федерации" возможно применение следующих штрафных санкций:
1) организация, использующая неисправную контрольно-кассовую машину, подвергается штрафу в 200-кратном размере минимальной месячной оплаты труда;
2) организация, осуществляющая торговые операции (оказывающая услуги без применения контрольно-кассовой машины) после приостановления ее деятельности, подвергается штрафу в 700-кратном размере минимальной месячной оплаты труда;
3) организация, не вывесившая ценник на продаваемый товар (прейскурант на оказываемые услуги), подвергается штрафу в 100-кратном установленном законом размере минимальной месячной оплаты труда;
4) невыдача чека лицом, обязанным выдать его покупателям (клиенту), или выдача чека с указанием суммы уплаченной, наказывается штрафом в 10-кратном размере минимальной месячной оплаты труда, но не менее 20 % стоимости покупки (услуги).
Пример
Налоговой инспекцией была проведена проверка выдачи кассовых чеков в организации торговли, использующей контрольно-кассовый аппарат. Кассир при продаже товара не выдал чек на покупку товара покупателю на сумму 25 000 руб. Какие санкции применит налоговый орган к организации?
Решение:
На продавца будет возложен штраф в размере 10 МРОТ, но не более 20 % от стоимости покупки. То есть, 20 % от 25 000 руб., - 5000 руб. 1 МРОТ = 1100 руб., значит 10 МРОТ = 11 000 руб. Но 20 % от стоимости покупки у нас составляет 5000 руб., и в соответствии с Законом продавец заплатит только 5000 руб.
Таким образом, необходимо строго соблюдать правила расчетов с населением. Расчеты с населением в торговых залах ведут кассиры-операционисты через операционные кассы, т. е. на предприятиях могут функционировать как операционные кассы, так и главная касса.
На основе отчетов кассира из кассовой книги заполняются журнал-ордер и ведомость по счету 50 "Касса" за отчетный период, выводится остаток, который должен совпадать с суммой по последнему отчету кассира, а также с суммой имеющихся в наличии в кассе средств. Данное сальдо и будет в конечном итоге зафиксировано в активе баланса на конец отчетного периода по строке "Касса".
При приеме, как и при их выдаче средств в кассу, в каждом случае необходимо соответствующее обоснование. При этом бухгалтерский счет 50 "Касса" корреспондирует (в случае получения денег в кассу - дебетуется, а в случае выдачи - кредитуется) с определенными счетами.
Исключена возможность прямого списания денежных средств со счета кассы (Кредит 50 "Касса") в корреспонденции со счетами активов (имущества, расходов на продажу). Списание производится через счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и другие счета расчетов.
При учете и оформлении кассовых операций учреждения должны придерживаться порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Советом директоров Центрального банка России от 22.09.1993 г. № 40 (с изменениями от 26.02.1996 г.), для организаций, предприятий и учреждений независимо от вида их деятельности.
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Учет кассовых операций в учреждениях ведется в кассовой книге как в валюте Российской Федерации (рублях), так и в иностранных валютах. Прием наличных денег предприятиями при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Учреждения обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Наличные денежные средства могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров.
Учреждения не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе и на оплату труда.
Хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов можно только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий - не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - до 5 дней).
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. При приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями тех же лиц - главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира. Квитанция заверяется печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.
Предприятия, осуществляющие прием средств от населения вне зоны действия главной кассы (точки розничной торговли), имеющие или не имеющие кассовые аппараты, могут оформлять поступление денежных средств в конце дня одним приходным ордером с приложением к нему копий платежных квитанций (при работе без ККМ) или контрольных лент (при работе с ККМ).
Нумерация приходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года, с регистрацией в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. При этом обязательно проставляется не только номер, но и дата оформления ордера, указывается кредитуемый по данной операции счет, т. е. фиксируется бухгалтерская проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены средства.
В строке "Основание" указывается источник поступления наличных денег в кассу, т. е. отражается содержание хозяйственной операции. Это может быть выручка от реализации, заем от физического лица, вклад в уставный капитал, спонсорский взнос, остаток неиспользованного аванса, компенсация недостач по результатам инвентаризации и т. д. Кассовые документы составляются на основании первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, которая в данном документе указывается как приложение.
Например, при получении в кассу наличных денежных средств от подотчетного лица (остатка неиспользованного аванса) составляется авансовый отчет, при выдаче материальной помощи - заявление с визой руководителя, при поступлении вклада от учредителя - решение собрания учредителей и т. д.
При приеме в кассу наличных денежных средств от юридических и физических лиц через кассовые аппараты установленного образца выдается чек. По квитанциям (бланкам) строгой отчетности ф. 10 производится прием в кассу наличных денежных средств от юридических и физических лиц. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства по ф. 442 "Реестр сдачи документов" с приложением квитанции (копий). При поступлении наличных денежных средств из банка в кассу организации составляется приходный кассовый ордер. Квитанция к этому ордеру прилагается к соответствующей выписке банка. Выдача наличных денег из касс предприятия производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и других документах имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
В расходных кассовых ордерах формы КО-2 (0310002) при выдаче наличных денег указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы. Для получения денег в кассе получателем должен быть предъявлен паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Кассир записывает в расходном кассовом ордере номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то все получатели предоставляют документы, удостоверяющие их личности, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.
Операцию на выдачу заработной платы по ведомости № 18 оформляют сначала путем составления платежной ведомости, после чего на общую сумму выданной по ней заработной платы составляется общий расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на платежной (или расчетно-платежной) ведомости.
При этом на титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости фиксируется разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц, на это уполномоченных. В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег нескольким лицам под отчет на расходы, связанные со служебными командировками.
Кроме лица, указанного в расходном кассовом ордере или платежной ведомости, деньги может получить любое другое лицо по доверенности, оформленной в установленном порядке. Для этого в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество того лица, которому доверено получение денег. Если получение происходит по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности", далее следует подпись лица, получившего деньги. Доверенность остается как приложение к документу.
Выплата заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, стипендий производится кассиром по платежным ведомостям. На титульном листе такой ведомости руководителем и главным бухгалтером делается разрешительная надпись о выдаче денег. Таким же образом могут быть оформлены и разовые выплаты на оплату труда при уходе в отпуск и увольнении, выдача депонированных сумм, выдача денег под отчет на расходы нескольким лицам.
Разовые выплаты в подобных ситуациях оформляются расходными кассовыми ордерами. При выдаче денег из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров применяется ф. 317 "Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам". Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ним выплатам, регистрируются после их выдачи.
По истечении установленного для учреждения срока оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир обязан:
1) в платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или надпись "Депонировано";
2) составить реестр депонированных сумм;
3) в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить эти надписи своей подписью.
При выдаче денег по ведомости не кассиром, а другим уполномоченным на это лицом на ведомости делается следующая надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и уполномоченным на выдачу денег лицом по одной ведомости воспрещается;
4) записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп "Расходный кассовый ордер №".
Бухгалтерия обязана проверить наличие и правильность отметок, выполненных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных сумм по ним.
Депонированные суммы сдаются в банк, на сданные суммы составляется один расходный кассовый ордер.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам и квитанциям должна производиться только в день их составления.
При получении расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, кассир обязательно должен проверить:
1) правильность оформления документов;
2) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера и руководителя учреждения;
3) наличие перечисленных в документах приложений.
Если нарушено хотя бы одно условие этого порядка, документы должны быть возвращены в бухгалтерию для правильного их оформления. Расходные кассовые ордера регистрируются работником бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов формы КО-3 до передачи их на исполнение в кассу. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения и выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). Приходные кассовые ордера, квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены в бухгалтерии четко и ясно, надписи должны быть выполнены чернилами, шариковой ручкой или на машинке (пишущей или вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В учреждениях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованной бухгалтерией, выплата заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, стипендий и тому подобного может производиться по письменному приказу руководителя учреждения, другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключаются письменные договоры о полной материальной ответственности. При выдаче из кассы наличных денег доверенным лицам учет таких выдач ведется кассиром по ф. 320 "Книга учета выданных раздатчикам денег на выдачу заработной платы и стипендий". Учет принятых и выданных от других кассиров или доверенных лиц (раздатчиков) сумм отражается в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств типовой формы № КО-5. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.
После возвращения из командировки или проведенных хозяйственно-операционных расходов подотчетное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет, на основании которого из подотчетных сумм списывается выданный ранее аванс или выплачивается перерасход работнику из кассы.
Суммы, выплачиваемые подотчетным лицам (за наем жилья, суточные), для целей налогообложения принимаются в пределах норм, установленных законодательством. Кроме того средства, превышающие нормы, включаются в доход работника и подлежат обложению подоходным налогом.