При умножении этой строки на 6 выйдет сумма налога.
Я коротко описала процесс экспресс-проверки по двум системам налогообложения. Ежеквартально вы можете это делать за 1–2 часа.
Часть 13
Что делать, если пропал бухгалтер с базой 1С, флешками: банк-клиент и для сдачи отчетности по интернету?
К нам обращаются клиенты с такой проблемой. Как правило, они в панике, рвут у себя на голове волосы. И задают обычно один и тот же вопрос: "Как же так произошло?"
Как же это происходит? Давайте проанализируем. Часто бухгалтера находят по Интернету, не тестируют, не анкетируют, не подписывают договор о материальной ответственности и не берут паспортных данных.
Поэтому неудивительно, что бухгалтер чувствует себя в этой ситуации безответственно и своевольно. Предприниматели жалуются, что специалист не подходит к телефону, заболела и не предупредила, уехала, вышла замуж и т. д. Факт остается фактом: бухгалтер недоступен и больше не работает.
Что делать? У вас не осталось ни базы, ни флешек, ни контактов, ни документов.
Во-первых, поменяйте пароль для входа в Банк-Клиент, восстановите флешки при необходимости, обратившись в банк письменно либо лично.
Во-вторых, при утере флешки для сдачи отчетности по Интернету восстановите ее лично либо по доверенности, обратившись к поставщику услуг (Такском, Контур, СБИС). Даже если на вашем компе данных не осталось, сданные отчеты остались в системе на сервере поставщика и в налоговой.
Самая неприятная ситуация с базой 1С. Если базы нет, то ее восстановить точно под сданные отчеты практически невозможно.
Важно срочно восстановить отчеты в налоговой, т. к. они формируются почти все с нарастающим итогом с начала года. Все накладные, счета-фактуры и акты необходимо запросить у контрагентов. Банк загрузить в новую базу 1С, восстановить данные по расчету зарплаты из приказов и бухсправок.
Налоговая имеет право проверить вас за последние три года. Поэтому и документы, указанные выше, должны быть за три года.
Скорее всего, вам придется за это заплатить второй раз, то есть первый раз бухгалтеру, который бросил, а второй раз – тому, кто исправляет косяки и восстанавливает. Это и будет урок за отсутствие осмотрительности и мер по защите бизнеса. Отчеты придется заново сдать за 3 года, налоги и пени доплатить.
Если вы уверены, что вас не проверят, то можете взять остатки из предыдущих отчетов и вести бухучет с момента сдачи последнего отчета. Тогда ваш учет будет без предыдущей истории. Вам будет непросто объяснить контрагентам, почему вы не можете сформировать сверку, а сотрудникам отказать в выдаче необходимых справок.
Часть 14
Как передать свою фирму на аутсорсинг?
У нас есть опыт, когда мы приходили в компании в качестве наемных бухгалтеров, а через год заключали договор на бухобслуживание.
Завоевав доверие, проще объяснить предпринимателю выгоды аутсорсинга.
Дополнительным плюсом такого способа является то, что бухгалтер компании за год вникнет в проблемы и боли компании, у которой ведет бухучет.
В случае серьезных ошибок, приводящих к штрафу, такой бухгалтер предложит, посоветовавшись с руководителем, их исправление. Объяснит ответственность.
Мы часто договариваемся исправлять ошибки в течение определенного периода с поэтапной оплатой.
У нас был такой опыт, когда предыдущий бухгалтер не сдавал отчеты в ПФ за 3,5 года. При этом предприниматель исправно платил взносы ежемесячно. Мы восстанавливали отчеты и отношения с ПФ одновременно.
Часто мы видим при экспресс-аудите компании, которая собирается переходить к нам, ошибки в расчетах с контрагентами, что приводит к занижению НДС.
При подготовке компании к переходу к нам мы прописываем ответственность сторон в различных случаях, чтобы наши отношения были максимально прозрачными. Если предприниматель отказался от восстановления, мы это фиксируем в приложениях, давая пояснения о рисках и последствиях.
Выбирая компанию для передачи ей работ по ведению бухгалтерии на аутсорсинге, обращайте внимание на опыт, ответственность за работу, наличие в штате аудиторов для проверки, отзывы о работе компании, наличие статей, странички в соцсетях, проведение семинаров сотрудниками. То есть на открытость и общественную работу компании.
Напомню достоинства аутсорсинга:
1. Отсутствуют налоги с зарплаты бухгалтера.
2. В договоре четко прописана ответственность сторон. Напомню, что главбух не несет больше ответственности за бухучет, кроме уголовного наказания за умышленные деяния. Аутсорсинг несет ответственность за свою работу материально.
3. Бизнесмену нет необходимости платить за аренду офиса, содержание рабочего места бухгалтера, за пользование справочно-правовой системой, программой 1С, программой сдачи отчетности дистанционно. Экономия составляет до 200 000 рублей в год.
4. Нет необходимости обучать, нанимать и контролировать своих бухгалтеров. Все это входит в компетенцию аутсорсинговой компании.
Часть 15
Как сэкономить на аутсорсинге?
В чем фишка работы с аутсорсинговой компанией? Почему стоит обратиться к такому способу ведения бухучета? Я расскажу, обратившись к опыту России и других развитых стран, в которых до 80 % компаний передали свой бухгалтерский учет на аутсорсинг.
Для этого есть объективные причины.
1. В договоре с аутсорсинговой компанией четко прописана ответственность сторон. Главбух же по закону не несет ответственности за бухучет, кроме уголовного наказания за умышленные деяния. Аутсорсинг несет материальную ответственность за свою работу.
2. Деятельность аутсорсинговых компаний может быть застрахована, в отличие от работы бухгалтера. Если аутсорсеры совершают ошибку, то страховая компания возмещает вам ущерб.
3. Сотрудники аутсорсинговой компании более профессиональны, так как постоянно повышают свою квалификацию. Бухгалтеры, юристы, кадровики и аудиторы проводят внутренние собрания, где дают обратную связь и самообучаются. Аудиторы, бухгалтеры высшей квалификации, проверяют работу бухгалтера и выявляют его ошибки. Бухгалтер исправит их, для того чтобы отчеты были сданы правильно. Вы как бизнесмен не будете оштрафованы.
4. Важным является экономия на рабочем месте. При работе с аутсорсинговой компанией вы экономите примерно 200 000 рублей в год на аренде офиса, рабочем месте бухгалтера, его компьютере, на приобретении программ 1С, справочной правовой системы, программе сдачи отчетности в электронном виде.
5. В аутсорсинговой компании часто используют современные технологии, позволяющие быстро, удобно и безопасно работать с базой 1С. Например, работа с облачными технологиями в 1С позволит оперативно контролировать работу по ведению бухучета, вносить первичные документы на своем компьютере, экономить место в памяти компьютера, автоматически обновлять программу 1С и делать автоматически резервное копирование базы для ее сохранности. Вы застрахованы от пропажи бухгалтера с вашей базой навсегда.
6. Экономия на обучении, подборе и контроле бухгалтера. Аутсорсеры сами подбирают, контролируют, обучают и меняют бухгалтеров. А вам можно будет сосредоточиться на развитии бизнеса.
7. Аутсорсинговая компания поможет вам пройти камеральные и выездные проверки своего периода.
8. Вы получите в комплексе не только бухгалтерскую, налоговую помощь, но и правовую, кадровую помощь. Вам помогут в анализе финансово-хозяйственной деятельности и в управленческом учете. Обратившись один раз, вы будете иметь целый комплекс услуг.
У нас все ваши отчёты проходят двухступенчатую проверку. После работы бухгалтера отчеты проверяют два аудитора. У нас различные способы связи: по телефону, в скайпе, через систему Bitrix, по почте.
Часть 16
Как планировать налогообложение, если работает группа зависимых компаний?
Если работает группа зависимых компаний, то есть риск, что налоговая инспекция проверит суммы сделок между данными компаниями.
Что такое вообще группа зависимых компаний? Это те компании, в которых один и тот же человек встречает несколько раз в качестве руководителя или учредителя. Например, в одном месте он генеральный директор, в другом индивидуальный предприниматель, в третьем – учредитель.
То есть одно и то же лицо в нескольких компаниях встречается несколько раз и его функции меняются. Данные компании могут рассматриваться как зависимые.
Также существует перечень параметров, по которым компании могут быть зависимы:
1. Они зарегистрированы по одному и тому же адресу.
2. Открыты счета в одном и том же банке.
3. Компании занимаются одним и тем же, у них один и тот же генеральный директор, работают в одном и том же банке, продают друг другу одно и то же.
Согласитесь, это странно и неправдоподобно.
Налоговый орган будет стараться выяснить, что это за общий бизнес, его экономический смысл.
Поэтому организуйте группу компаний, применяя принципы целесообразности и экономической оправданности.
Например, если одна из компаний занимается поставкой, а другая – продажей, то у них должен быть разный директор, разный банк и место нахождения. Компании необходимо разделить, для того чтобы не привлекать внимание налоговых органов.
Как применить принцип экономической целесообразности? Одна компания покупает импортные товары, материалы, работы и перепродает их другой. Вы должны четко понимать, в чем экономическая выгода этих сделок: разное географическое положение, разные целевые аудитории, изменения в товаре, в сопровождении сделок, в механизме продажи. Что-то должно обязательно отличаться, причем значительно.
Налоговый орган обязательно спросит, а зачем вы имеете две компании. Почему они зависимы?
Если у вас есть понимание экономической выгоды, то продолжайте вести такой бизнес с зависимыми компаниями.
Почему налоговая инспекция придирается к данным сделкам?
Она проверяет цену сделки. То есть как платятся налоги этими юридическими лицами при продаже товаров. Есть вероятность, что сумма сделки между такими зависимым и юридическими лицами завышена или занижена в зависимости от того, как удобно собственнику.
Цена сделки раньше регулировалась Налоговым кодексом РФ очень строго. Сейчас это регулирование снизилось и стало более узким и направленным.
В статье 40 НК РФ говорится о том, что при купле-продаже по заниженным или завышенным рыночным ценам необходимо иметь подтверждение цены сделки в любом источнике: в средствах массовой информации или цена сделки в сопоставимых условиях.
Налоговая инспекция могла поинтересоваться ценой сделки, которая сильно отличается от рыночной. На практике налоговый орган редко мог доказать отклонения от рыночной стоимости. Поэтому данная глава с ценами ушла в прошлое.
Сейчас цена сделки проверяется только между определенными группами компаний. Для ее подтверждения:
1. Сделка должна иметь экономический смысл.
2. Цена сделки должна соответствовать рыночной или цене в сопоставимых условиях для товара определенного качества.
3. При взаимозависимости компаний цели их создания четко определены.
Например, одна компания поставляет продукты, другая – хозяйственные товары для ресторанного бизнеса, третья – производит продукцию на кухне. При таком разделении можно планировать налогообложение.
Если компании занимаются разными видами деятельности, то можно регистрировать одну фирму как ИП, например, на патенте. Можно открывать компании на упрощенке 6 % и 15 %, регистрировать в других регионах с пониженной или нулевой налоговой ставкой.
Все зависит от того, чем вы занимаетесь, к чему стремитесь и какие у вас есть возможности, преданная команда.
При работе группы зависимых компаний можно планировать налогообложение и организовать эффективный и экономически целесообразный бизнес.
Часть 17
Как распределять участки бухгалтерского учета между бухгалтерами?
Когда вы достигли такого уровня развития компании, что вам необходимо несколько бухгалтеров, то появляются вопросы по распределению участков бухучета между бухгалтерами.
Я рекомендую распределять участки так, чтобы в руках одного бухгалтера была часть ответственности. Например, один бухгалтер отвечает за флешки с платежами, наличные деньги и сдачу отчетности, а другой – занимается безналичными расчетами и управленческим учетом. Желательно, чтобы бухгалтеры были дистанционно разделены, разных возрастов и с разными интересами, и минимально общались бы между собой. Это было бы идеально с точки зрения безопасности.
Данные действия говорят о продуманности работы и построении сильной системы внутреннего контроля предприятия. В том случае, если вы все отдадите в одни руки, есть вероятность, что бухгалтер пропадет, а с ним и данные по бухучету.
Возможны воровство, злоупотребление и сговор, которые потом непросто будет доказать. В случае безответственного поведения или умышленного злоупотребления положением главбуха ваша деятельность может быть парализована: вы оперативно не воспользуетесь Банк-Клиентом, не проведете сверку с контрагентами, не рассчитаетесь с сотрудниками.
В бухучете есть участки, которые не связаны с такими важными вещами, как распределение финансов. Это участки ответственности за отгрузку, учет основных средств и материалов. Их значение важно понимать и ценить.
Я рекомендую бизнесмену делегировать разным сотрудникам выписку накладных и отгрузку со склада товара.
Тестируйте бухгалтеров при приеме на работу. Удивляет доверчивость некоторых руководителей на собеседовании в отношении такой значительной должности, как главбух. Часто место получает тот, кто умеет себя преподнести, а не высоко квалифицированные сотрудники.
У меня был опыт приема на работу замглавбуха в коллектив из 4 бухгалтеров. Мы тестировали каждого бухгалтера онлайн с применением лично разработанной программы.
Тестирование было в два этапа. На первом этапе вопросы были простые, на втором – посложнее. В результате мы выбрали девушку-бухгалтера из Подмосковья, которая набрала максимальное количество баллов и была замотивирована хорошо работать. Она долго и преданно работала на предприятии, пока не ударил кризис, и пришлось сократить отдел.
На те участки, которые попроще, мы брали с одним тестированием с невысокой квалификацией. Достаточно дать задание такому сотруднику ознакомиться с определенными законами, показать ему пример работы, проконтролировать и дальше он будет самостоятельно трудиться, повышая профессионализм и получая практический опыт.
Часть 18
Почему мне в требовании налоговая инспекция выставляет такую большую сумму налога?
С такими вопросами к нам обращаются от директора.
Часто это происходит из-за того, что, во-первых, руководитель не платит вовремя налоги.
Мы как аутсортинговая компания уведомляем в обязательном порядке директора письменно о том, какой налог начислен, и сразу же выставляем платежку.
Бывает, что у директора свои дела, он забывает, и ему начисляются не только налоги, но и пени. И они с нарастающим итогом будут показываться в лицевой карточке налогоплательщика.
Во-вторых, бухгалтеру очень важно делать сверку по налогам своевременно. Может быть такая ситуация, что налог отправили, но неправильно заполнены реквизиты. Налоговая инспекция не видит, сумма не выяснена. Поэтому долг по налогам не погашен и сумма кажется вам слишком большой.
В-третьих, кроме пени налоговая инспекция может наказывать штрафами.
Есть нюанс, что малый бизнес в Москве практически не штрафуют за не вовремя оплаченные налоги. Например, если сравнить с Астраханью.
Был случай, когда компания сдала декларацию, не оплатила одновременно налог.
Налоговая инспекция сразу выставила штраф в размере 20 % от начисленной суммы налога.
Можно считать, что для развития бизнеса в Москве льготные условия. Налоговая инспекция наказывает лишь только пенями, а штрафы практически не начисляет. Для налогоплательщика это большое благо.
Пример заполнения требования с вымышленными данными:
