И еще. Познакомься со сводом "Учителя Времени". Возможно, он тебя поддержит.
1. Позитивное утверждение не заменит активного действия.
2. Рассуждай категориями реальности. Действуй исходя из этого.
3. Смотри в глаза фактам. Только положительный результат указывает на то, что ты на верном пути.
4. В любой момент времени ты можешь начать действовать.
5. Ты можешь начать действовать немедленно, а можешь в следующем году.
6. Можешь вообще ничего не делать.
7. Ты можешь притвориться, что действуешь. Время не обманешь.
8. Иногда путь к овладению временем лежит через дискомфорт.
9. Перед Временем все равны. И сильный, и слабый. Время рассудит, кто придет первым.
10. В пути тебя поддержит только истинная правда.
4.2. Твое рабочее время
Теперь, имея инструменты, которые ты можешь использовать на собственный успех и на процветание собственного дела, поговорим о твоем рабочем времени. Возможно, у тебя нет определенного рабочего места (допустим, ты, образно говоря, свободный художник). Возможно, у тебя несколько дел, которыми ты с удовольствием занимаешься. Это варианты того, что можно назвать работой. На выполнение того или иного дела необходимо затратить определенное время. Неважно, будет это полная занятость или ты используешь несколько часов. Итак, под рабочим временем мы станем подразумевать все время суток, которое используется для увеличения собственных доходов. В течение 1 недели начиная с сегодняшнего дня ты станешь делать следующее: подробно расписывать все свое рабочее время. Во сколько начался твой рабочий день (не во сколько должен, а как есть на самом деле). Началом рабочего дня считается то время, когда ты действительно приступил к выполнению своих обязанностей. В течение дня ты фиксируешь временные отрезки каждого дела: телефонные разговоры, обед, игры на компьютере, непосредственно работа, перекуры (если таковые имеются), чаепития, разговоры по душам и все остальное. Вечером ты суммируешь все использованное время. Есть число! А сколько официально длится твой рабочий день? Из времени рабочего дня вычти потраченное время. Запиши разницу. Если она со знаком "минус", то займись разбором того, насколько эффективно ты прилагаешь свои усилия. Если результат со знаком "плюс", то задумайся, на что ты потратил оставшееся время. Оно прошло мимо тебя незамеченным. Где ты был? Помнишь, мы с тобой говорили об осознанности? Если результат равен нулю, то это хороший результат. Ты внимательно отслеживал свою деятельность. Ты сознательно фиксировал все происходящее с тобой. Следующая задача – разделить время на две части. Первая – это время, использованное непосредственно на достижение определенного рабочего результата и решение производственных задач. А вторая часть – это все дела, которые тебя, скажем так, вдохновляли и поддерживали: обед, туалет, телефонный разговор, игрушки и т. д. Оставь то, что действительно важно и необходимо для здоровья и повышения рабочего энтузиазма, и получишь время, на которое ты благополучно отодвинул дату достижения собственной цели. Да, той самой, манящей через годы! Нравится? Сам решай, насколько тебе действительно важно иметь то, что ты себе запланировал на совершенно определенный срок. Если неделя подобной работы не принесет необходимого эффекта, то продолжай выполнять эту рекомендацию в течение 30 дней. Проводи анализ, выстраивай схемы эффективности затраченных усилий и времени, использованного на достижение поставленной цели и реализацию плана "полного потенциала". Используй в рабочее время все, что станет эффективным подспорьем. Если это требует определенных финансовых затрат, то обращайся к руководству с конкретными предложениями и требованиями. И всегда помни: кроме тебя, реализовывать созданный тобой план некому. Это твое время! И только оно покажет, насколько эффективно ты используешь и реализуешь план "полного потенциала". Теперь твое домашнее задание.
Первая неделя: фиксирование и анализ использования рабочего времени.
Вторая неделя: организация рабочего пространства: простор, порядок, удобство и комфорт.
Третья неделя: отслеживание посторонних дел в рабочее время и замена их реализацией поставленных целей.
Четвертая неделя: завершение всех имеющихся задач строго в запланированное время.
Пятая неделя: разбор "завалов", выполнение обязательств, длительное время перекладываемых на потом.
4.3. Ты, время, структура
Ты одинок в своей трудовой деятельности? Тогда можешь смело переходить к следующему пункту. Цени свое время. А если свой рабочий день ты проводишь среди сотрудников, коллег или подчиненных, то смело изучай предложенный материал. Итак, с тобой рядом есть те, кто активно внедряются в твое рабочее пространство. Это не только о помещении, но и о временном пространстве. Насколько эффективно твое общение с коллегами в течение дня? Я о работе сейчас говорю. Интересно то, что иногда кулуарное общение может неожиданно привести тебя к успеху. Ты окажешься обладателем полезной информации о происходящем вне круга твоего общения и, воспользовавшись ситуацией, шагнешь к собственному успеху. Кто предупрежден, тот вооружен. Конечно, если ты все время тратишь на подобные разговоры, а на выполнение непосредственных рабочих задач оставляешь всего ничего, то
О каком успехе ты можешь вести речь?
В процессе выполнения производственных задач бывают ситуации, когда некоторые сотрудники завалены работой по самую макушку по причине того, что берут на себя повышенные обязательства, выполняют непосредственно свои обязанности и еще соглашаются на выполнение работы "за того парня". Подобная безотказность имеет совершенно не тот эффект, который, возможно, хотелось бы получить. Незаменимых людей, как известно, нет. Поэтому ты можешь согласиться на выполнение определенных дополнительных указаний, только если они повышают твой профессиональный уровень, если они относятся к обязанностям более высокого должностного лица. Со временем, накопив достаточный опыт или выполняя подобные обязанности длительное время (от 3 месяцев до 1 года в зависимости от того, на что ты в последующем собираешься претендовать), можешь перейти в наступление и поднять вопрос об увеличении заработной платы, повышении в должности. Все зависит от того, что тебе действительно нужно или соответствует твоему плану "полного потенциала". Перестань приниматься за те дела, которые не имеют лично к тебе никакого отношения (если, конечно, они не оплачиваются дополнительно). Все имеет определенную цену, и твое время тоже. Ты можешь в период аврала меньше спать и жертвовать общением с близкими и друзьями. Главное – знать, ради чего ты это делаешь. Если есть смысл и это происходит для достижения твоей цели, то можешь смело расставлять акценты таким образом, чтобы твое время и приложенные в полном объеме усилия привели тебя к успеху. Делай выбор самостоятельно, перестань сомневаться, советоваться и идти на поводу у собственных страхов. Есть хорошая поговорка: "Что Бог ни делает, все к лучшему". Если ты что-то потерял или с кем-то расстался, значит, пришло время. Все к лучшему. Отпускай и расставайся с благодарностью. Всегда. Время это оценит. Чем профессиональнее ты станешь выполнять свои обязанности, не тратя собственное драгоценное время на выполнение чужих задач и дел, тем серьезнее предстанешь перед другими коллегами и руководством. Ценят тех сотрудников, которые ценят свой труд и время. Всегда помни об этом. Ты многое можешь сделать в кругу коллег, если выполняешь профессионально свои обязанности. И при этом быть доброжелательным, открытым для общения, готовым к воплощению новых идей. Даже твои отказы станут восприниматься как позитивная составляющая. Цени себя, и тебя станут ценить другие. Только по достоинству. Уважай тех, кто рядом, их время, знания и поддержку. Если у тебя есть время, поддержи того, кто нуждается в ней.
И получи свое задание.
Первая неделя: отследи, сколько времени ты затрачиваешь на общение с коллегами по темам, не имеющим к работе никакого отношения. Фиксируй, суммируй, анализируй и делай выводы.
Вторая неделя: определи, сколько не своей работы ты выполняешь и за кого именно.
Третья неделя: в течение этой недели на все предложения (без исключения) ты отвечаешь "нет"! Обязательно сделай анализ по результатам и собственному состоянию, выводы.
Четвертая неделя: в течение этой недели на все предложения ты отвечаешь "да"! По завершении недели проводишь анализ происходящих процессов и делаешь соответствующие выводы.
Пятая неделя: идешь к руководству и общаешься на тему того, что необходимо сделать, чтобы положительно решился вопрос о карьерном росте и (или) повышении заработной платы. Затем выстраиваешь план реализации и начинаешь действовать безотлагательно. И у тебя все получится. При необходимости можешь повторять выполнение заданий третьей– пятой недели.
4.4. Ты, время, документы
Да, взаимодействие всех трех составляющих этого жизненного урока дает массу преимуществ и при этом иногда требует затрат немалых усилий для объединения всего в одно целое – в результат. Документы играют в жизни каждого человека огромную роль. Об этом мы сейчас даже не станем вести разговор. Поговорим о другом. Документы имеют свойство возникать на каждом шагу нашей жизни. Они нам необходимы и на работе, порой она только с ними и связана. Поиск и сбор определенных документов могут занимать длительное время. Такую особенность имеют те документы, которые необходимо составлять и получать в различного рода конторах и организациях. На самом деле все зависит от твоего навыка распоряжаться собственным временем, умения общаться с людьми и навыка организовывать собственный график. Давай разберем эту часть в двух направлениях. Одно – те документы, которые непосредственно связаны с твоей работой. Второе направление – все остальные документы, которые порой требуют гораздо больше внимания, усилий и значительных временных затрат. Начнем с работы.
Если ты уже организовал свое рабочее пространство, то необходимые тебе документы находятся в специально отведенном для этого месте. Классифицируй всю документацию. Инструкции должны находиться в непосредственной близости только в том случае, если ты только приступил к выполнению своих обязанностей. Это твое новое рабочее место, ты не уверен в собственной компетентности или по долгу службы часто пользуешься этим документом. В остальных случаях пусть папка с инструкциями находится в зоне свободного доступа, но не занимает место непосредственно на рабочем столе или в верхнем ящике. Существует определенный поток документации, требующий постоянного внимания и принятия безотлагательных решений. Если этот поток активен в течение всего рабочего дня, тогда разбирай его по мере поступления и распределяй в этот же момент. Если документы требуют передачи в следующую инстанцию, тогда совершай необходимые действия. Перестань загромождать свой стол тем, что уже готово к передаче. Если определенный документ прошел процедуру рассмотрения, ты принял его в работу, выполнил поставленные в документе задачи, убери с глаз долой, предварительно доложив о выполнении. Распредели входящие документы по классифицированным папкам (неважно, как представлен документ – на бумажном носителе или в электронном виде). Назови папки в соответствии с деятельностью: "В работе", "Передать", "Выполнено", "К рассмотрению". Ежедневно перед завершением рабочего дня проверяй содержимое, особенно сроки исполнения. Так ты сможешь планировать свою работу соответствующим образом и расставлять приоритеты во всех областях трудовой деятельности. Как только документ прошел процесс выполнения, тут же докладывай об этом и убирай всю документацию по данному вопросу в личный архив. Если ты отвечаешь за переданные документы (к исполнению), то тебе важно отследить последующее прохождение документации, напомнить исполнителю о сроках и своевременно получить ответ. Если твоя работа именно в этом и заключается, то заведи специальный график.
В каждой колонке проставь дату и отслеживай прохождение документа. Ты можешь создать подобный график на рабочем столе в компьютере, а можешь повесить перед глазами. Фиксируй и отслеживай всю документацию. Заполняй все столбцы сразу в момент обработки документа. Польза огромная: сэкономлено огромное количество времени, все всегда под рукой, ты все помнишь и делаешь своевременно. Ты – профессионал, руководство довольно. Время работает на тебя!
Теперь рассмотрим второе направление, которое может поглотить огромное количество времени. Здесь тоже можно использовать предложенный выше график. Есть в нашей личной жизни определенные документы, которые приходят в определенное время и требуют рассмотрения в короткие сроки. К таким документам можно смело отнести разного вида платежи за различные услуги, коммунальные платежи, плату за телефон, Интернет, кабельное телевидение, обучение, кредиты и множество других. Все это происходит каждый месяц! Так что же ты до сих пор копишь все эти бумажки? Да, иногда в платежных пунктах бывают очереди. Если ты оплачиваешь через банки, то они работают с раннего утра и по субботам. Даже некоторые коммерческие. Воспользуйся временем и выйди из дому пораньше. А может, в субботу прогуляешься, подышишь воздухом. Если счета незначительные, может, есть смысл платить вперед на 2-3 месяца? Конечно, если ты можешь себе это позволить. В любом случае подобная плата вперед экономит массу времени.
Есть еще такие неожиданные документы, организация сбора которых отнимает ну очень много времени. Что может тебя поддержать и несколько сократить время хождения по инстанциям? В телефонной справочной службе узнай контактные телефоны необходимой тебе организации, в которой тебе нужно получить документ. Узнай график работы, время приема граждан по интересующему тебя вопросу, номер кабинета, фамилию ответственного сотрудника. Возможно, ты сможешь договориться о личной встрече или конкретном времени. Заодно узнай, какой пакет документов (в том числе и ксерокопий) тебе необходимо представить. Таким образом, получив предварительную информацию, ты сократишь время на поиск организации и не станешь плутать по коридорам, разыскивая нужное тебе лицо. Представленные тобой документы, подготовленные заранее, возможно, окажут тебе услугу, и вопрос решится за 1 раз. Можешь предварительно опросить своих друзей, близких, коллег – возможно, у кого-то есть родственники и знакомые, работающие в необходимой тебе организации. Так ты сможешь решить свои "документальные" вопросы еще быстрее. Перестань стесняться и бояться. Пользуйся всем, что может сократить временные затраты. Используй сэкономленное время на достижение поставленной цели! И получи свое задание.
Первая неделя: классифицируй всю документацию на своем рабочем месте.
Вторая неделя: создай график поступления документов и график по оплате соответствующих им услуг.
Третья неделя: оплати то, что требуется.
Четвертая неделя: создай базу данных (Ф. И. О., контактные телефоны) по организациям, в которых работают знакомые.
Пятая неделя: перечитай должностные инструкции. Может, пора заявить о повышении (заработной платы, в должности) или вообще поискать новую работу. Пусть организация потоков документации станет твоей профессиональной изюминкой. Так ты сможешь экономить массу времени.
4.5. Ты, время, деньги
На самом деле время – деньги. Иногда время действительно имеет денежный эквивалент. Чаще всего под понятием "деньги" скрывается определенная цена каждого мгновения. Ты сам определяешь ценность времени. У каждого мгновения своя цена. Стоимость последнего мгновения жизни ни с чем не сравнима по своей важности и ценности. Сейчас мы не станем останавливаться на этом моменте. Его значение высоко, и каждый это понимает. Поэтому всему свое время. И сейчас мы с тобой поговорим только о том, как же время может принести реальные материальные блага. В этот раз только об этом.