Первое. Заранее озвучивать временные границы подобного мероприятия. Если твои совещания ежедневны, нет никакого смысла продолжать их более 30 мин. Это при том, что группа сотрудников достаточно велика. На каждый вопрос отводи не более 3-5 мин. Чем быстрее пройдет подобное общение, тем быстрее все приступят к решению поставленных задач. Это не относится к совещаниям, на которых рассматриваются глобальные или стратегические вопросы. Для подобных совещаний, естественно, понадобится гораздо больше времени. И здесь необходима подготовка. У каждого участника должен быть пакет документов по тем вопросам, которые стоят в программе совещания. Если информация конфиденциальна, то обязательно четко отслеживай, имеют ли право доступа к предлагаемой информации все участники совещания. Зачем тебе кормить конкурентов закрытой информацией? Курица кудахчет только тогда, когда снесет яичко. Поэтому, если совещание касается задач стратегического развития или вопросов диверсификации, задумайся и внимательно подойди к отбору участников. Чем меньшее количество сотрудников примут участие в обсуждении, тем больше шансов сохранить закрытую информацию.
Второе. Составляй четкий план или перечень обсуждаемых вопросов. Предварительно поставь в известность всех участников совещания, о чем будет идти речь, особенно если к совещанию необходимо представить определенную информацию. Пусть все понимают смысл подобного сбора и выполняют работу профессионально. Зачем ставить людей в неловкое положение только потому, что ты что-то забыл. И тебе не придется тратить время в процессе беседы на ожидание и поиски нужной информации. Готовь все заранее. Если есть возможность, то определи лиц, которые станут отвечать за определенную часть подобного совещания. Зачем все делать самому, когда можно делегировать полномочия.
Третье. Если вопросы и ответы касаются нескольких сторон, то запланируй время на прения. Обязательно предупреди участников об этом заранее. И не оставляй возможности использовать большее количество времени. Можно говорить только по существу. Забудь о полемике. Если ты понимаешь, что поставленный вопрос можно решить и в рабочем порядке, то скажи об этом. Береги время других. Им некоторая информация может быть не только неинтересна, но и бесполезна. Пусть лучше займутся более важным делом – выполнением непосредственных производственных задач.
Теперь о собеседовании. Чтобы не тратить время на разговор, обязательно требуй представления предварительной информации. На этом этапе отсеется все то, что не интересует, не подходит и не соответствует требованиям. После получения предварительной информации сформируй папку, в которую войдут запланированные контакты. Назначь встречи на строго определенное время. Если это встречи с соискателями на определенное должностное место, то все те, кто придут на собеседование не вовремя, – клиенты на выбывание. Зачем тратить свое рабочее время на тех, кто не ценит твое время, не готов серьезно и ответственно подойти к вопросу собственного трудоустройства?
Следующий этап. Перед тем как встретиться с собеседником, обязательно подготовь список вопросов, ответы на которые позволят получить информацию и принять взвешенное решение насчет дальнейших совместных действий. Задай все вопросы и, если все равно необходимо время для анализа полученной информации, не держи человека, особенно если окончательное решение по данному вопросу принимаешь не ты, а кто-то другой. Договорись о следующей встрече. Назначь время и место или договорись о телефонном контакте. Максимальный срок, на который ты можешь отложить завершение общения по данному делу, – неделя. Какой смысл держать человека в неведении дольше и тянуть время в собственном деле? Выполняй все данные обещания, даже если ты отказываешь. Сам знаешь, насколько дискомфортна неизвестность. Как только решение принято по конкретному человеку или его делу, тут же сообщай! Некоторые собеседования занимают время гораздо большее, когда требуются определенные согласования по каким-либо вопросам. Это происходит чаще всего тогда, когда подбирается кандидатура на замещение высоких должностей. И в этом случае отсутствует необходимость тратить время на ожидание. Проводи необходимые согласования и оповещай соискателя об окончательном решении. Уважай и цени время каждого. Во время серьезных собеседований, когда тебе необходимо принять ответственное решение по поводу назначения кандидата на высокий должностной пост, следует воспользоваться максимально дозволенным количеством времени. Главное – использовать время эффективно. Эффективность может выразиться в том, что ты проведешь определенные тесты. Вероятно, понадобится провести определенное обучение, во время которого ты, возможно, увидишь своего кандидата в имитации реального рабочего процесса. И тогда станет ясно, как он проявит себя в профессиональной деятельности и во взаимодействии с коллективом. Можешь использовать проверочное время под названием "Испытательный срок". Главное – обговорить заранее с соискателем временные границы. Твоя задача – внимательно отслеживать все процессы, которые происходят во время предложенного срока с кандидатом на должность. Как кандидат использует рабочее время? Насколько эффективно? Как выстраивается его рабочий день? Насколько решение поставленных задач укладывается в поставленные сроки? На все эти вопросы, список которых ты можешь продолжить в зависимости от того, что требуется уточнить в процессе испытательного срока, тебе необходимо получить ответы. И если ответы соответствуют требованиям, то можешь быть уверен: ты эффективно использовал время и получил достойного сотрудника. Если ты понял, что такой сотрудник тебе точно не нужен, ты также использовал отведенное время эффективно. Возможно, что ты даже сократил время испытательного срока и решение не оставлять данного кандидата принято гораздо раньше. Ты сэкономил массу времени.
Если ты сам являешься кандидатом на определенную должность, тебе необходимо произвести положительное впечатление в максимально короткие сроки. Изложи в последовательности все полученное образование (в том числе курсы повышения или дополнительного образования, тренинги, семинары). Перечисли все рабочие места. Твоя задача – преподнести свои профессиональные качества и компетентность таким образом, чтобы у сотрудника, который проводит собеседование, не возникло никаких сомнений в том, что ты единственный из возможных вариантов. Цени собственное время. Сразу договаривайся о встрече с будущим руководителем или с тем сотрудником, который принимает окончательное решение по кандидатуре на должность. Если ты получил положительный ответ, то обязательно обговаривай дату, когда ты должен приступить к выполнению своих обязанностей. Проще говоря, задай вопрос о том, когда выходить на работу. Запиши подробно, где будет находиться твое рабочее место, как зовут руководителя, с чего тебе стоит начать свою трудовую деятельность, необходима ли дополнительная подготовка. Задавай вопросы. Перестань думать о том, что чем меньше времени потратят на тебя при собеседовании, тем лучше. Используй эффективно все отведенное тебе время.
Теперь непосредственно о мероприятиях под названием "Собрания". В подобных делах важно уделить время подготовке. Обязательно нужно:
1) объявить тему собрания;
2) подготовить повестку дня;
3) определить место проведения;
4) установить время начала собрания;
5) заблаговременно оповестить участников;
6) подготовить необходимый материал;
7) обеспечить участников раздаточным материалом (при необходимости).
Любое собрание имеет определенную тематику. И каждый участник в той или иной степени заинтересован в получении информации еще до начала данного мероприятия. Твоя задача, если ты являешься организатором собрания, – обязательно (естественно, если имеется подобная возможность) назначить ответственных за каждый пункт. Обычно больше всего времени занимает оповещение участников, особенно если это телефонный обзвон. Поэтому определи человека, который будет ответственным именно за то, что каждый участник собрания своевременно будет оповещен о месте, времени и теме собрания. И обязательно получи подтверждение об участии. Основные принципы подготовки и проведения собраний совпадают с принципами проведения презентации. Поэтому, чтобы не повторяться (несмотря на то что "повторение – мать учения"), обратись к информации, предложенной ранее. После того как будут распределены роли ответственных, обязательно периодически контролируй процесс подготовки. Так ты будешь уверен, что к моменту начала собрания все окажутся на своих местах. После завершения мероприятия собери группу, которая отвечала за подготовку и проведение собрания, и проанализируй все произошедшее. Учитывай все положительные и отрицательные стороны. Без выговоров и претензий. Просто фиксируй факты. В следующий раз обязательно учитывай полезный опыт. Подобный анализ необходимо делать после любых мероприятий. Тогда ты станешь профессиональным организатором. А это во многом сэкономит для тебя, твоего дела и твоей команды массу времени.
5.2. Телефонное время
В течение достаточно короткого времени мы привыкли использовать эту связь в постоянном режиме. Теперь, выйдя из дома и понимая, что мобильный телефон забыт, мы испытываем ощущение, что что-то потеряли. Быть постоянно на связи и полезно, и вредно. Все зависит от того, когда эта самая связь о себе напоминает. Если у тебя важная встреча и в самый ответственный момент раздается звонок и близкий тебе человек начинает обеспокоенно спрашивать о том, что поел любимый на обед, или жаловаться на вредных родственников, то это вряд ли обрадует и тебя, и твоих собеседников. Также малоприятно, если вечером, когда ты расслаблен и с удовольствием общаешься со своей семьей, вдруг голос "любимого" руководства требует срочного внимания или, еще "лучше", личного присутствия. В такие моменты начинаешь жалеть, что существует эта самая мобильная связь. Что делать? Не только осваивать функции телефона, но и использовать их в максимальном режиме. На время важных встреч убирать звук и отслеживать единственно важные и срочные звонки. А лучше не прерываться на стороннее общение. Если ты пришел домой, будь добр, отключи свой рабочий номер. Позволь себе и своей семье насладиться мгновениями общения. Ведь не так часто это бывает. Или просто отдохни ты от связи! Через некоторое время ты приучишь и свою семью, и собственное руководство к тому, что существуют мгновения, когда связь работает или в одностороннем порядке, или отключена. И это совершенно нормально. Тебе, как и любому другому человеку, просто необходимо личное пространство, где ты будешь недоступен для всех, кроме ограниченного круга близких тебе людей. Это твое личное право на личное время. Пользуйся им!
Мы с тобой уже говорили о том, что некоторую часть своей жизни, иногда значительную, мы проводим за телефонной трубкой. Как обычно строится твой телефонный разговор? Если твоя работа связана с постоянным телефонным общением, то, пожалуйста, обрати внимание, сколько времени уходит на общение по существу, а сколько – на пустой разговор. Я не говорю тебе о том, что надо быть недоброжелательным и не интересоваться успехами собеседника. Просто зачем тратить драгоценное время на разговор, не имеющий отношения к делу? Возьми секундомер и в течение недели просто отслеживай время телефонного общения на работе. Можешь пойти дальше и фиксировать все телефонное время. Главное, отдельно суммируй разговоры по делу и отдельно – все остальные. Во время разговора вовсе не обязательно смотреть на хронометр. Просто нажимай кнопки. По окончании беседы зафиксируй использованное время. И так каждый раз. В конце недели посмотри на общие цифры. Сколько же времени ты просто проболтал, не решая поставленные задачи? Сделай выводы. Предлагаю такой вариант решения: постепенно сокращай время разговоров ни о чем. Доведи его до разумных пределов. Хочешь сказать, что ты не можешь без телефонного общения? Восхитительно! А можешь обойтись без собственного успеха? Без комфортной и благополучной жизни? Без реализации собственных планов? Или твоя телефонная болтовня этого стоит? Сам выбирай цену собственного успеха.
С чего начинается твой рабочий день? Есть ли в твоем органайзере место для планирования телефонных переговоров и звонков? Решаешь ли ты некоторые вопросы по телефону? Или все делаешь ногами? Экономия твоего времени напрямую связана с тем, как ты используешь возможности телефонного общения.
Тебе необходимо решить поставленную задачу. Что делать? Каждый раз задавайся вопросом, можно ли получить результат посредством телефонной связи. Если ответ положительный, то выстраивай пошаговое движение. Что в него входит? Первое: составь список всех необходимых телефонных контактов. Второе: выстраивай его в той последовательности, в которой необходимо осуществлять контакты, ведущие тебя к результату. Далее смотри, есть ли у тебя необходимые для переговоров фамилии и телефоны нужных людей. Возможно, чего-то будет не хватать, тогда вооружись поисковой системой (используй справочник, службу информации). Для удобства можешь воспользоваться следующей таблицей.
Количество строк в данной таблице будет соответствовать количеству контактных лиц. Важно, чтобы ты заполнил все графы. Тогда ты сможешь быть уверенным в том, что получишь доступ ко всей необходимой тебе информации. После того как ты решишь все вопросы, требующие твоего внимания, сохрани всю информацию. Можешь даже завести специальную папку с классификатором по темам. Вкладывай в эту папку все свои контактные листы. Через некоторое время собранная тобой информация станет бесценной. В примечания вписывай всю полученную информацию, вплоть до того, когда состоялась или состоится встреча, о чем шел разговор. Указывай области, интересные для собеседника, дату рождения и личные сведения. В последующем ты можешь возобновить контакты в любое время, имея подобные сведения. Будь уверен – это пригодится. Иначе бы никто не пользовался телефонными книжками. Просто твоя личная телефонная книжка станет копилкой более развернутых сведений. Со временем, конечно.
Телефон и ты (по Нелли Власовой)
Твоя защита от телефона.
1. Ты должен проинформировать всех абонентов о том, когда тебе лучше не звонить.
2. Ты должен назначить время для ежедневных телефонных разговоров.
3. Ты должен сообщить твоим абонентам, когда тебе лучше всего звонить.
4. Ты должен избегать в конце разговора избитых фраз.
5. Ты не должен заставлять людей долго ждать.
6. Все твои входящие телефонные звонки должны идти через твоего секретаря.
У тебя могут возникнуть непредвиденные случаи, тогда ты должен выяснить:
1) кто твой собеседник, из какой он фирмы, какая у него должность, какие вопросы решает;
2) чего он хочет;
3) насколько срочно и важно его дело;
4) когда ты сможешь ему позвонить;
5) по какому номеру ты можешь дозвониться. И, конечно, ты должен все записать.
Телефон и твой дневник времени
В дневнике времени ты должен разлиновать лист под телефонные разговоры.
Когда тебе лучше всего не звонить.
1. Ты не должен звонить, если это мелкие телефонные звонки и если они нарушают твой распорядок дня.
2. Ты должен использовать свободные промежутки времени для нужных звонков.
3. Ты не должен пользоваться телефоном не в рабочие часы пик.
4. Ты пользуешься телефоном в благоприятное для этого время – с 8:30 до 9:30 и с 13:30 до 14:00.
5. Перед тем как позвонить, ты должен задать себе следующие вопросы:
1) имеется ли потребность в данном звонке;
2) обязательно ли знать мнение партнера;
3) нельзя ли его увидеть без звонка.
6. Предварительные соображения всегда для тебя ценнее, чем сам разговор.
Подготовка твоего телефонного звонка
Твой телефонный процесс.
1. Будь кратким.
2. Ты сначала сообщаешь цель звонка, а лишь потом – причины и подробности.
3. Ты не должен прерывать телефонный разговор только потому, что по другому аппарату поступает новый звонок.
4. Ты должен избегать параллельных разговоров с другими людьми.
5. Ты должен говорить четко.
6. В конце длительного разговора подведи краткий итог и перечисли меры, которые надо принять.
7. Ты должен во время разговора записать имена, цифры и основную информацию.
8. Ты должен следить за длительностью звонка.
9. Ты должен завершить разговор, как только достигнута цель.
Запись твоего телефонного разговора Кто? Что? Когда?