Конечно, сегодня многие рабочие процессы можно значительно сократить во времени благодаря, например, тому же компьютеру. Здесь, конечно, можно и помечтать. Представь себе, как здорово было бы дать монитору задание, просто в устной форме его озвучив, которое дало тебе твое многоуважаемое руководство, и по прошествии нескольких минут получить на экране необходимый отчет с нужными данными о выполненной работе с готовыми обоснованиями и выкладками, а потом, придя к шефу, отчитаться и получить заслуженную похвалу, т. е., как говорится, взять с полки пирожок… Когда-нибудь, наверное, это случится, и прогресс сделает нашу жизнь легкой, светлой и беззаботной, но пока твое рабочее место потому и существует, что без тебя, такого-растакого, как специалиста в фирме не обойтись. Всему свое время, а пока мы еще живем здесь и сейчас. Как сказал поэт советских времен Александр Кушнер: "Времена не выбирают, в них живут и умирают". Поэтому давай вместе с тобой подумаем, чего нам не хватает для того, чтобы грамотно, не отягощая себя излишне, управлять своим временем. На это опять-таки требуется выделить время. Но подобные вложения всегда окупаемы.
Очень часто, например, бывает, что для ничего не значащей беседы ты способен (хотя чаще способна) все бросить, а для выполнения ответственного задания нет? Конечно, потому что пустая болтовня не только не требует твоих усилий, но и может приносить удовольствие, а дело требует особой концентрации внимания. Итак, спокойно подумав, как сэкономить на работе стремительно убегающее время, можно прийти к следующим выводам.
1. Отделять первоочередное от второстепенного, срочное – от того, что может еще подождать. Сразу расставляй приоритеты. Сделал важное задание – пожалуйста, извергай словесные фейерверки столько, сколько необходимо. Так нет же, и у тебя, и у меня обычно всегда наоборот! Такова уж человеческая природа. Хотя, честно говоря, это просто лень! Далее у большинства появляется еще одна неприятная проблема: ты не можешь заставить себя просто-напросто решиться, сесть и сделать. Если определить, в чем конкретно состоит загвоздка, то ее можно будет как-нибудь устранить, и дело сдвинется с мертвой точки: не знаешь, как приступить к заданию, с чего начать; не понимаешь и возмущаешься, как его можно выполнить за столь короткий срок; жалеешь себя, что ввязался по глупости в подобное дело; просто ленишься или испытываешь ужас от всего этого. Ха-ха! Да, не зря говорят, что у страха глаза велики или не так страшен черт, как его малюют.
Допустим, именно тебе досталось такое поручение, которое никто еще в твоем окружении не делал. В принципе, ничего особенного или принципиально нового, но все-таки несколько боязно: "А вдруг не справлюсь?" Прочь пессимистичные мысли, думаешь, ты один откладываешь дело на неопределенный срок? Здесь нужен другой подход, задабрива-юще-заставляющий себя выполнить что-то. Можно похвалить себя мысленно, можно повесить дома на видном месте плакат с изображением себя, любимого, и надписью вроде: "Для меня нет невыполнимых задач" или "Дорогу гению" либо хотя бы приклеить маленький листочек или фотографию с бодрящим изображением на свой рабочий компьютер. В общем, все средства хороши, вплоть до самообмана, но не до идиотизма. А то друзья или сослуживцы могут подумать, что ты, мягко говоря, того, а то и позвонят куда следует. Главное, чтобы тебя никто и ничто не отвлекало от процесса, а, наоборот, толкало к действию.
2. Говорить "нет" искушениям и соблазнам, а также тем, кто нагло покушается на твое рабочее время, растягивая его до невообразимых размеров. "Время – деньги", – писал еще в 1748 г. известный ученый и политический деятель Бенджамин Франклин (тот самый, который изображен на вожделенных стодолларовых купюрах). Но это утверждение почему-то отходит на второй план, когда дело касается выполнения служебных обязанностей.
Для лучшего понимания приведу распространенный пример: бизнесмен, естественно, умный человек, успешный в делах и очень коммуникабельный, вынужден много времени работать у себя дома из-за сложившейся ситуации, когда в его шикарный офис еще до обеда подтягивались друзья, бывшие коллеги и всякого рода прихлебатели и… активно мешали ему работать: "Дружище, ты ведь начальник, ну что ты все сидишь за бумагами? А не поехать ли нам отобедать в новый ресторан? А не пойти ли нам проветриться (в баню, на рыбалку, в бильярдную и т. д.)?" Вместо того чтобы выгнать поганой метлой этих рыб-прилипал, бизнесмен терял выгодные контракты, не отслеживал состояние дел по уже имеющимся и в результате терял большие деньги. Это касается не только бизнесменов, но и нас, простых смертных, проводящих большую часть времени за рутинной, однообразной работой в офисе, может быть, даже чужой, от которой и отдачи-то не видно, кроме разового месячного вознаграждения. В таком удручающем положении и он, и мы с вами виноваты сами: не умеем, когда нужно, просто и вежливо сказать слово "нет". А делать это, если уж начистоту, большое искусство.
Основные правила для тех, кто по каким-либо причинам не может говорить "нет".
A. Не загоняй себя в круг. Если тебя попросили что-то сделать, а у тебя дел невпроворот, очень занят, короче, не бери на себя ненужных обязательств. Так и скажи: "Ничего обещать пока не могу!"
Б. Чтобы не обидеть милого расхитителя вашего времени или просто злопамятного вредного человека, сначала попробуй представить себя на его месте, затем мысленно продумай возможные последствия своего отказа. Сказать можно приблизительно следующее: "Я, конечно, понимаю, насколько это важно для тебя, но сейчас никак не могу…"
B. Обязательно стоит попробовать предложить альтернативное решение. Вдруг идея окажется незаменимой, ведь благодарность за добрые дела или просто хороший совет никто не отменял. Например, к своему предыдущему предложению можно добавить: "Попросите Ивана Степановича, он в этом вопросе разбирается лучше меня", хотя здесь ты просто "переведешь стрелки".
Г. Если тебе никак не удалось увильнуть от неприятного разговора и предстоит кому-то отказать, не оттягивай неприятный момент ("Для Петровой меня сегодня нет" – знакомая фразочка?), лучше сразу культурно и обязательно вежливо объясниться с человеком. И он не будет питать иллюзий, и у тебя гора с плеч…
Д. Отказывая на рабочем месте, особенно важно показать, что это не твоя вредность или прихоть, а этого требуют интересы дела, т. е. ты руководствуешься не личными мотивами: "Ценю вашу настойчивость и бесконечное обаяние, но предложенное вами вложение средств нашей фирмы никак не вписывается в составленный бюджет рекламной кампании на этот год".
3. Старайся постоянно улучшать собственные коммуникационные навыки и организованность. Во-первых, это никогда не лишнее, а во-вторых, в связи со всем вышеперечисленным нужно стараться общаться на работе быстро и эффективно, а не ходить вокруг да около. Подчиненные должны четко понимать, что ты от них требуешь и как это выполнить, при этом желательно обговорить сразу, в каком виде, в какой срок и с какой целью должна быть выполнена работа. Если ты еще пока не дорос до большого начальника или тобой руководит вышестоящий сослуживец, постарайся и сам быстро улавливать суть того, что тебе говорят, о чем просят, что требуют. Предположим, деловой партнер длинно и прозаично описывает, что его офис находится на ремонте, так как в соседнем здании произошел пожар, техника полетела, ноутбука нет, домашний компьютер сломался, все банковские счета фирмы зависли или заблокированы, а ушедшая в декрет бухгалтерша спутала счета и платежки… Сразу понятно, какую лапшу тебе пытаются навешать на уши, к чему он ведет, поэтому смело останавливай собеседника: "Короче, вы полагаете, что нужно переделать наш договор?" Кратко и понятно, не в бровь, а в глаз, как говорится. Так ты сэкономишь время и себе, и этому горе-сказочнику, избавив его от необходимости выдумывать правдоподобные истории, а себя – слушать их. Пусть на объяснения тратится как можно меньше драгоценного времени. Дело есть дело.
Как только почувствуешь, что разговор меняет русло, становится слишком резким, нужно обязательно как-нибудь смягчить забавной шуткой, легким отступлением от темы или фразой типа: "Как приятно иметь дело с таким обязательным (внимательным, энергичным, деловым, толковым, демократичным) человеком, как вы!" Если ты все-таки дослужился до начальника, тебе просто необходимо научиться функционально и эффективно делегировать полномочия и неотступно, беспристрастно контролировать процесс выполнения заданий. Возможно, то, что тебе ясно как божий день, с полуслова, подчиненному понять трудно или совершенно недоступно.
Однако вот на чем экономить время не стоит, так это чтобы разгрести бумажные завалы на своем рабочем месте. Все необходимое всегда должно быть под рукой или хотя бы находиться в данный момент перед глазами. Расстанься со старыми записями и документами, ненужными сувенирами, непишущими ручками и карандашами, которые ты все равно поленишься точить! Не будь Плюшкиным! Зачем тебе бумаги "времен Очаковых и покоренья Крыма"? А вот если ты точно знаешь, что данные документы важны и когда-нибудь обязательно понадобятся, создай архивчик: папка номер такой-то, хранить до такого-то. Старо как мир, зато действует, и порядок будет! А в указанное время не поленись еще раз просмотреть бумаги и выкинуть ненужные в мусорный ящик. Не зацикливайся на былом.
И еще: какой бы деятельностью ты ни занимался – штампуешь ли ты детали на заводе или пишешь картины в мастерской, – максимально используй свой КПД. Будь ответствен, даже малозначительную на первый взгляд мелочь учись делать качественно. Это имеет большое значение для того, чтобы эффективно использовать свое время (плохо сделаешь – придется делать еще раз, исправлять или дорабатывать!), а значит, быть на хорошем счету и продвигаться по карьерной лестнице. Да просто даже для того, чтобы тебя уважали другие, как ты того заслуживаешь, и ты сам мог уважать себя.
4. Заставь время работать на себя. Имеется в виду наше обозримое будущее, как в русской пословице: "Готовь сани летом, а телегу зимой". Ведь, как ни странно, каждым своим действием сегодня мы создаем основу на будущее, по кирпичику собирая фундамент нашего будущего благополучия. Это касается не только работы, но и, как ни странно, нашей личной жизни, что, в общем, неразрывно с нами связано. Приведу элементарный житейский пример. Подвыпивший муж, почувствовав себя настоящим мужиком, избив жену, ушел к другой. Некоторое время прятался, боясь привлечения к ответственности со стороны правоохранительных органов, но, узнав, что ему ничто не угрожает за нанесенные телесные повреждения, осмелел. И стал со своей бывшей супругой судиться из-за малометражной квартирки. Днями и ночами изучал Уголовно-исполнительный и Жилищный кодексы, даже заходил в различные общественные инстанции для разъяснений, пытался привлечь на свою сторону ребенка, т. е. привлекал все возможные средства, чтобы оттяпать у прежней "второй половины" квартиру, которую он так опрометчиво и бесславно в недалеком прошлом покинул.
Женщина же, оправившись после избиения и шока, нашла хорошую работу и окунулась с головой в трудовую деятельность, направив все свои усилия на карьерный рост. Она знала, что в сложившейся ситуации у нее есть сильно ограниченное количество времени, которое нужно заставить работать на себя. Пока ее бывший муж кричал на всех углах, что старая ведьма виновата, что ему негде жить с новой семьей и маленьким ребенком, женщина оформила кредит в банке и купила квартиру своему подросшему ребенку. Выплатив его, начала строительство собственной. Так получилось, потому что высокая должность в фирме позволяла ей брать кредиты и выплачивать со временем по ним проценты. Она продала ту маленькую квартирку, из-за которой и был многолетний некрасивый, мягко говоря, скандал, естественно, отдав положенную часть бывшему мужу.
Потом успешная дама купила себе квартиру в элитном доме, построила дачу и, уйдя из своей компании, открыла свое маленькое, но собственное и прибыльное дело. А ее бывший муж, кроме нервного истощения, ничего путного и не нашел… Подобных и обратных жизненных примеров в обыденной жизни превеликое множество. Что тут сказать? Не трать драгоценное время на ссоры, склоки, распри, восстановление "справедливости", будьте выше бесполезных обид. Время – лучший лекарь. Работай в прямом и переносном смысле на булку с маслом на завтра, и только тогда время тебе само подчинится.
Помни, что время неумолимо бежит вперед и твоя задача не пытаться угнаться за этим диким, необузданным зверем, а научиться управлять им, как лихой укротитель, все задания которого выполняются.
Ключевой показатель эффективности управления временем. Сегодня ни для кого не секрет, что практически каждый предприниматель и топ-менеджер либо недовольны эффективностью управления собственным временем, либо, хоть и удовлетворены, все равно желают значительно повысить эффективность управления этим невосстановимым ресурсом. Для этого нужно прежде всего четко и ясно представить ключевую цель управления собственным временем и выбрать основной показатель эффективности.
Не нужно изобретать велосипед! Показатель-то известен еще со стародавних времен. Это счастье. Да-да, обычное человеческое счастье. Другими словами, важнейшая цель стратегического планирования собственного времени состоит в том, чтобы быть счастливым и на работе, и дома… и еще где-нибудь.
Многие неверно истолковывают сказанное. Психологи полагают, что самой мощной движущей силой управленца или менеджера является глубокая убежденность (большей частью навязанная и активно пропагандируемая популярной литературой, СМИ, системой образования и т. д.) в том, что успех в обществе сразу же приносит этому самому управленцу или менеджеру счастье. Поэтому основополагающими задачами стратегического планирования собственного времени являются достижение и сохранение успеха – финансового, материального, профессионального и социального. Другими словами, чем успешнее (богаче, уважаемее, выше по социальной/ профессиональной лестнице, знаменитее) человек, тем он (или она) счастливее.
Синдром Говарда Хьюза. Здесь он упоминается вовсе не случайно, поскольку является идеальным примером человека очень успешного, но глубоко несчастного, выдающийся предприниматель ХХ в. – Говард Хьюз.
Биография Хьюза достаточно экстремальна, но является лишь частным примером более распространенного явления, которое и получило название синдрома Говарда Хьюза. Оно состоит в том, что многие виды успеха часто приносят несчастье.
Этот синдром заключается в том, что предприниматели, в начале пути поставившие перед собой действительно стоящую и труднодостижимую цель, идущие к ней многолетним упорным и тяжелым путем, в конечном счете достигают ее и, покорив свой Эверест, получают не прекрасный и счастливый новым мир (как это им казалось ранее), а тоскливую пустоту, которую им приходится заполнять чем придется. Такой человек рискует стать трудоголиком, пашущим, не поднимая головы, даже не понимая, что не ради результата, а ради самой работы.
В других случаях работа заменяется участием в не имеющих особого значения общественных проектах и мероприятиях, "крутых" и гламурных светских тусовках, жесткими экстремальными увлечениями, нескончаемыми любовными (или просто приземлено сексуальными) похождениями, шопого-лизмом космических размеров, азартными играми или же стандартными алкоголем, наркотиками и даже членством в незаконной организации или секте. Со временем по законам человеческой психологии повторяющиеся впечатления теряют остроту и перестают приносить удовлетворение. Приходится снова и снова искать что-нибудь поновее и посильнее, что серьезно увеличивает нагрузку на человеческий организм и психику, со временем разрушая.
Нормальному человеку, чтобы таким и остаться, приходится искать другой путь.
Он широко известен, универсален, подходит любому человеку вне зависимости от религиозных убеждений (или отсутствия таковых) и общедоступен. Это любовь – в полном общечеловеческом, универсальном смысле.
Следовательно, для оптимизации управления собственным временем нужно, чтобы каждое действие, решение, выбор человека в каждый момент времени были своеобразными проявлениями любви.
Истолковать ее для себя каждый может самостоятельно: любовь к Богу (для человека религиозного), себе, своим близким или родственникам, своему ближнему (своим "заинтересованным лицам"), дисциплине, своему делу, своей стране, городу, природе, другому человеку…
Хотя о любви к самому себе говорить вроде как бы и не принято, в этом нет ничего дурного, ибо одна из важнейших заповедей христианства (которое вряд ли можно заподозрить в благожелательном отношении к эгоизму) требует "любить ближнего, как самого себя" (т. е. любить и себя тоже).
Нет, конечно, здесь не имеется ввиду любовь ко всем и вся без разбору. В реальности это практически невозможно. Нужно максимально правильно расставить приоритеты, чтобы не получилось, как в известной русской поговорке: "Хотели как лучше, а получилось как всегда".
По статистике никто из людей, узнавших от врачей о смертельной болезни, не пожалел о том, что за всю жизнь слишком мало времени и любви уделял себе, работе, бизнесу, карьере, развлечениям… Практически все жалели о том, что недостаточно любви, времени и сил было уделено родителям, детям, любимым, друзьям, родным и близким, Богу…
При составлении своего личного плана на день, неделю, месяц, год нужно прежде всего найти время и другие ресурсы для семьи, близких людей, затем для себя (для физического и духовного развития, самопознания, потребления продуктов и услуг и т. д.), потом для работы и лишь после этого для всего остального.
Для общественно активного человека управление своим временем приводит в значительной степени к корректировке управления взаимоотношениями с людьми. Поэтому исключительно важной основой становится любовь к своему ближнему (хотя современные предприниматели с неограниченным стремлением к наживе далеки от этого), т. е. ко всем партнерам (в широком смысле слова), на которых действия предпринимателя оказывают какое-либо влияние.
Важно использовать принцип неисправимого оптимиста.
Говоря о реальной жизни, нельзя не согласиться, что любые, даже оптимальные, хорошо продуманные и составленные личные планы приходится изменять в результате неконтролируемых нами внешних событий (хорошо, если благоприятных, но иногда и нет). При этом закономерно, что неблагоприятные внешние события (которых, как обычно, гораздо больше, чем благоприятных) генерируют в нас весьма неприятные эмоции, понятное дело, не способствующие нашему счастью.