Для того чтобы общение получилось эффективным, нам приходится выражать наши идеи, мысли и чувства тем, с кем мы вступаем в общение, но мы должны позволить нашим собеседникам также выразить свои идеи, мысли и чувства. Уметь слушать – такое же необходимое условие для вежливого и воспитанного человека, как уметь говорить, и если вы хотите, чтобы вас слушали, нужно самому слушать других.
Умение слушать является важным элементом как деловой, так и светской беседы. Научиться правильно слушать намного труднее, чем научиться правильно говорить. С человеком, умеющим слушать, всем хочется общаться, т. к. люди склонны больше говорить, чем слушать.
Обмен информацией – первое условие всякой беседы, одна из предпосылок знакомства и дальнейшего общения. Для поддержания беседы целесообразно задавать вопросы открытого типа: что? где? когда? как? зачем? – на которые невозможно ответить "да" или "нет", а требуется развернутый ответ с изложением необходимых деталей. Если возникает необходимость конкретизировать беседу и сузить тему обсуждения, то задают вопросы закрытого типа: должен ли? был ли? имеется ли? будет ли? Такие вопросы предполагают односложный ответ.
Существуют определенные общие правила, которых целесообразно придерживаться при ведении бесед в деловой и неформальной обстановке.
Главное правило беседы, которое должны соблюдать собеседники, выражается в умении говорить в соответствии с ситуацией и конкретным предметом разговора. Неумение удержать внимание собеседника возникает потому, что ваши слова не имеют внутренней силы, заряда, неточно отражают суть разговора или же информация, сообщаемая вами, избыточна, обременяет и отвлекает внимание от того, что составляет предмет разговора. Только экономная и полная информация может удовлетворить партнера. Разговор должен проходить свободно, в хорошем темпе. Говорить нужно так, чтобы каждый участник беседы имел возможность легко вступить в разговор и высказать свое мнение. Недопустимо нападать с горячностью и нетерпением на чужую точку зрения, а, высказывая свое мнение, нельзя отстаивать его, горячась и повышая голос, т. к. спокойствие и твердость в интонациях действуют более убедительно.
В обществе не следует начинать говорить о себе, пока не попросят специально, т. к. только очень близкие друзья могут интересоваться личными делами кого бы то ни было. Старайтесь не касаться сугубо личных или семейных тем, не стоит поднимать слишком острые и наболевшие вопросы, не стоит также и намекать на вещи деликатного характера. Излишняя откровенность может быть легко истолкована как болтливость, а болтливый человек быстро теряет доверие и интерес окружающих. Не следует также касаться узкопрофессиональных тем, которые неинтересны большинству присутствующих.
Тема разговора по возможности должна быть интересна всем участвующим. Для продолжения разговора с малознакомыми людьми можно завести разговор, интересуясь его мнением о последних фильмах, спектакле, концерте, выставке и т. п. Это позволит не только преодолеть смущение, но и определить круг интересов собеседника. Как правило, никого не оставляет равнодушным обсуждение актуальных политических вопросов, новых открытий и изобретений, новинок литературы и техники и т. п.
Круг обсуждаемых проблем может быть широк, но все же лучше вести разговор на темы, где вы чувствуете себя уверенно, но с учетом, что это будет интересно вашему собеседнику. Никогда не теряйтесь перед собеседником, будьте внимательны и доброжелательны, и ваша заинтересованность в разговоре обязательно вызовет благоприятную реакцию. Учтите: чтобы быть интересным собеседником, нужно стать "хорошо информированным", т. е. иметь представление о последних новостях в политике, разбираться в музыке, фильмах, спорте.
Необходимо строго следить за тем, чтобы не допускать бестактных высказываний (критика религиозных воззрений, национальных особенностей и т. п.).
Перебивать говорящего нельзя ни при каких обстоятельствах. Лишь в крайних случаях можно сделать деликатное замечание, не обижая собеседника, используя выражения типа: "Извините, что перебиваю вас, но я хотел бы добавить…", "Простите, но я с вами не согласен…", "Мне кажется, что вы не правы…" или "Я придерживаюсь иного мнения". Не раздражайтесь, если собеседник станет возражать. Говорите спокойно, медленно и внятно и смотрите при этом собеседнику в глаза.
Принято, прервав беседу, ознакомить вкратце подошедшего к вам нового собеседника с тем, что было сказано до его прихода. Тактичный и вежливый собеседник ведет беседу со всеми присутствующими, не отдавая явного предпочтения никому.
Недопустимо в беседах говорить о слабостях других, злословить или поддерживать злословие в адрес отсутствующих. Недостатки и слабости других не обсуждаются в обществе – это считается дурным тоном. А при упоминании в беседе третьих лиц необходимо называть их по имени-отчеству, а не по фамилии.
Во время беседы не следует показывать вида, что разговор вам неинтересен, скучен или утомляет вас. Неприлично также смотреть в другую сторону или на часы, если только вы не собираетесь закончить беседу. Умение хорошо закончить беседу также имеет большое значение для дальнейшего продолжения знакомства. Сделать это надо решительно, но вежливо, чтобы не обидеть собеседника. Если беседа исчерпана, не нужно судорожно искать новые темы, пытаясь удержать собеседника, лучше постараться закрепить произведенное хорошее впечатление, с достоинством попрощавшись. Здесь уместны будут: "Было приятно познакомиться!", "Надеюсь на продолжение знакомства", "Нам непременно нужно еще раз встретиться и продолжить беседу!", "Было очень приятно побеседовать с вами!" и т. п.
9. Культура речи. Грамматическая правильность речи
Наша речь содержит не только информацию, которую мы сообщаем, она рассказывает и о нас самих, об эмоциональном состоянии, интеллекте, уровне культуры, социальном происхождении и т. п. Нужно уметь говорить так, чтобы все эти сведения характеризовали нас положительно.
Культура речи – это знание и практические навыки, соответствие речи нормам правописания, словоупотребления и построения, когда содержание адекватно пониманию и цели информации при общении.
Человек, обладающий языковой компетенцией, будет чувствовать себя уверенно в любом обществе, это способствует его профессиональному росту, его имиджу.
Основных коммуникативных качеств культурной речи шесть:
1) правильность;
2) уместность;
3) точность;
4) ясность;
5) краткость;
6) выразительность.
Постоянная ориентация в комплексе на эти качества и сформирует фундамент хорошей речи.
Правильность – это соответствие речи литературно-языковым правилам, критериям грамотности правописания, произношения, построения.
Особое внимание следует уделять навыкам синтаксического построения предложений, помня, что в русском языке наиболее предпочтителен прямой порядок слов. Необходимо постоянно контролировать стилистическую грамотность.
Точность – это коммуникативное качество речи, проявляющееся в полном соответствии с ее языковыми значениями. Данное качество вырабатывает в человеке привычку называть вещи своими именами.
От точности словоупотребления во многом зависит точность действий: "Верно определяйте слова, и вы освободите мир от половины недоразумений".
Современная лексика перенасыщена иностранными словами, и их конечно же нужно знать, но старайтесь обязательно подбирать русские синонимы, лучше, если их будет несколько, тогда ваша речь будет богаче.
Ясность – это качество речи предполагает две целевые установки: понятность и внятность. Основной путь развития ясности речи – сам процесс общения.
Чем чаще человек вступает в процесс коммуникации, причем с разными людьми, тем больше внимания он начинает уделять работе над своей речью.
Вырабатывайте в себе уверенность, преодолевайте робость и излишнюю застенчивость, получая удовольствие от самого процесса общения. Однако порой ощутимую напряженность создает вялость и невнятность речи, что является серьезным препятствием к адекватности понимания. Здесь важны навыки профессиональной подготовки.
Уместность – это особая организация языковых средств, обуславливающая соответствие речи условиям и целям общения.
Соблюдение некоторых правил уместности речи позволит вам достигнуть заметных результатов:
1) перед общением, если даже человек не очень вам приятен, старайтесь настроиться на позитив, найдите в нем положительные качества, попытайтесь понять причину его поведения. Обращайтесь к лучшим качествам личности: "Вы как хороший специалист…";
2) если ваш собеседник произносит слова неправильно, не старайтесь тут же поправлять его, демонстрируя собственную эрудицию, просто продолжайте говорить правильно, и только если вас попросят, вы можете объяснить правило употребления, написания или произношения;
3) корректируйте свою речь в зависимости от поведения собеседника, отбирайте наиболее эффективные, но не агрессивные речевые средства воздействия, не используйте иронию или насмешки, не позволяйте себе поддаваться раздражению, обиде, не повышайте голос;
4) для убеждения используйте факты и аргументацию, а не собственные эмоции и оценки. При конфликтной ситуации в разговоре постарайтесь набраться терпения и понять проблемы собеседника.
Краткость – это качество речи, которое проявляется в отборе языковых средств для выражения главной мысли. Так как внутренний процесс мышления довольно сумбурен, научитесь делать короткую паузу перед словесным выражением мысли, продумывая основной смысл содержания сказанного, определите цель (для чего и кому нужна эта информация), подчеркивая главное. Непродуманная мысль может подвести вас и выдать ненужную информацию, импульсивную оценку. При деловом общении важно умение кратко излагать свои мысли. Чтобы избежать многословия, необходимо избавиться от слов, не несущих смысловой нагрузки и засоряющих язык.
Выразительность – это качество речи, благодаря которому осуществляется воздействие на эмоции и чувства. К речевым средствам выразительности относят тембр голоса, тон, интонацию, длительность и частоту пауз.
Эти характеристики отнюдь не элементарны и очень трудно поддаются изменению, т. к. они реализуются в речи в основном автоматически, часто несознательно. Кроме того, их значение и впечатление, которое они производят на партнера, очень неоднозначны.
Торопливость, вызываемая робостью, является одним из наиболее распространенных серьезных недостатков речи. Слишком быстрая речь может расцениваться как безразличие к собеседнику. Необходимо дать слушателю время, чтобы вникнуть в содержательные моменты сообщения.
Голос может быть высоким и низким, громким и тихим, приятным и неприятным для слуха. Тембр голоса дается нам от рождения, но внести некоторые усовершенствования все же можно: высокий и крикливый голос следует понижать, громкий – приглушать, следить, в каких интонациях он звучит приятнее.
Если тембр голоса мало поддается усовершенствованию, то его тон – целиком продукт наших усилий.
Тон голоса выражает наше эмоциональное состояние, а также отношение к происходящему. Одно и то же слово, произнесенное разным тоном, может восприниматься по-разному.
В деловом общении принят тон любезно-нейтральный, т. е. приветливый, но не слишком эмоциональный. Голос не должен выдавать случившихся с вами неприятностей или звенеть от счастья.
В отличие от тона интонация относится к конкретному высказыванию и выражает то, что отражено на письме знаками препинания (вопрос, восклицание и т. д.).
Особое внимание нужно уделять правильному произношению сложных слов, некоторых имен и фамилий. Для этого всего лишь необходимо внимательно их прочитать. Ошибки в собственных именах стоят дорого, они воспринимаются носителями имен как проявление пренебрежения и способны испортить отношения между людьми.
Грамматическая правильность речи – один из показателей культуры человека. Однако даже в речи образованных людей встречаются ошибки в определении рода, числа или типа склонения заимствованных слов.
В нашем языке много слов, которые не имеют формы множественного числа или, наоборот, единственного числа, многие слова никогда не склоняются.
Например, не имеют единственного числа слова: авуары, кулуары, дебаты, инновации; не имеют множественного числа слова: апробация, аудит, бартер, дебет, девальвация, демпинг, дисконт, импичмент, импорт, инаугурация, клиринг, кворум, конъюнктура, номенклатура, патронат, под эгидой, форсмажор, эмиссия и другие; не склоняются следующие слова: авеню, атташе, буржуа, вето, визави, де-факто, досье, евро, инкогнито, карт-бланш, ноу-хау, статус-кво, резюме, фиаско и др.
Точность словоупотребления – одно из важнейших качеств речи. Чтобы речь (как устная, так и письменная) была понятна собеседнику (читателю), необходимо точно и правильно выбирать слова. Неправильно употребленное слово искажает смысл сообщения, создает возможность двоякого толкования и иногда даже придает фразе нежелательную стилистическую окраску.
Современная деловая речь, а также речь политиков, общественных деятелей – явление сложное. Наибольшую трудность представляют заимствованные слова, значение которых не всегда точно известно как говорящим, так и пишущим, как авторам, так и адресатам речи. Практически все слова общественно-политического и делового лексикона – это заимствования из греческого, латинского, английского, немецкого, французского и некоторых других языков.
Понимание значения слова поможет правильно и корректно построить фразу, избежать ошибочного сочетания с другими заимствованными словами, а также избыточного толкования терминов.
В целом набор слов должен характеризоваться не только точностью, но и уместностью. Не следует употреблять иностранное слово, если есть аналогичное русское слово или словосочетание. Однако у общественно-политической и деловой лексики ярко выражен терминологический характер – большинство слов не имеют в русском языке общеупотребительных синонимов.
Речь должна отличаться грамматической правильностью, стилистически соответствовать всему высказыванию (тексту), а слова следует подбирать с учетом норм сочетаемости.
В основе лексической сочетаемости в первую очередь лежит значение слова. Условием соединения слов в тексте становится наличие у них общих смысловых элементов.
Отнести одно слово к другому можно, если между ними приложим параметр качественной характеристики первого. Повысить, например, можно только то, чему приложим параметр "высокий":
1) правильным будет словосочетание "повысить урожайность";
2) неправильным – "повысить подготовку специалистов", можно лишь "улучшить подготовку".
Но ограничения сочетаемости не сводятся лишь к невозможности соединения слов, называющих не связанные между собой или противоречащие понятия. В действительности нормы литературного языка предписывают соединять или не соединять те или иные слова в соответствии не только со смыслом, но и с речевой традицией. Например, цвет шерсти животного называется "масть", в то время как цвет той же шерсти, используемой для изготовления одежды, так назвать невозможно. Равно неправильны словосочетания "цвет лошади" и "масть шубы".
Недопустимо использование однокоренных слов в составе словосочетания или грамматической основы предложения, т. е. когда значение одного из слов, входящих в состав словосочетания, включает в себя значение второго. Например, неправильным будет считаться выражение "следует учитывать следующие факты", ошибку можно исправить, использовав слово-синоним вместо любого из однокоренных элементов словосочетания, – "необходимо учитывать следующие факты".
Грамотное словосочетание содержит необходимый минимум информации. Смысловая избыточность считается грубой речевой ошибкой, поскольку существенно замедляет и затрудняет восприятие.
10. Деловая встреча. Подготовка и тактика проведения деловой беседы
Деловая встреча и деловые переговоры в общем имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при "ознакомительной" деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.
Для достижения успеха во время деловой встречи необходимо побудить собеседника к общению, создать максимальное поле возможностей для дальнейшего делового обсуждения и принятия решения.
Деловая встреча происходит обычно в официальной обстановке, и намерения собеседников (деловых партнеров) сводятся к следующему:
1) дать, получить нужную информацию или обменяться ею. Получение информации можно считать основной целью деловой встречи;
2) договориться по интересующему собеседников вопросу;
3) убедить собеседника (делового партнера) в правильности принимаемого решения, выгодности избранного способа действий и т. п.;
4) установить контакт, укрепить деловые отношения, а иногда и заключить какое-либо соглашение, закрепив его по возможности письменным протоколом о дальнейших намерениях;
5) динамика любой деловой встречи проходит четыре фазы: контакт, ориентация, решение и оценка, результат. Знание смысла этих фаз позволяет вам строить беседу или подстраиваться под собеседника так, что результатом встречи будет положительное для вас решение.
Первая фаза встречи – это контакт – те секунды, когда вы входите в помещение, здороваетесь и обмениваетесь первыми фразами. Основная цель данной фазы общения – это создание условий для установления партнерских отношений.
Основная задача, которую вы должны решить в первой фазе это установление эмоционального контакта с вашим собеседником.
Беседу на деловой встрече нужно строить последовательно, придерживаясь намеченного плана. В разговоре лучше держаться на ступеньку официальнее, чем на ступеньку фамильярнее, оставаясь при этом вежливым и приветливым. В России принято обращаться к партнерам по имени-отчеству, кроме тех случаев, когда корпоративная культура позволяет называть друг друга по имени, на американский манер.
Позитивное отношение и заинтересованность можно показать такими фразами: "Рады видеть вас!", "Спасибо, что вы нашли время с нами встретиться!" В начале деловой беседы рекомендуется завести короткий разговор на светские темы – о погоде, о последних культурных событиях, экономической ситуации. Такого рода вступительные фразы позволяют привыкнуть к манере говорить собеседника, настроиться на общую волну, достигнуть первого согласия (о погоде за окном мнения расходятся редко).
Чтобы беседа была продуктивной с самого начала, надо уметь:
1) установить контакт с собеседником;
2) создать благоприятную атмосферу для беседы;
3) привлечь внимание партнера и пробудить у него интерес к вашей теме (проблеме или предложению).