Определение цели как конкретное состояние в будущем или желаемый конечный результат, создает основу для выработки целей и позволяет обеспечить гармонию взаимодействия с внешней средой. В то же время для успешной и эффективной деятельности необходимо определить и описать четкую систему целей, конкретизированных для их практического достижения, ибо каждый вид деятельности осуществляется ради достижения какого-либо определенного результата, а в конечном итоге и успех определятся как реализованная цель.
Для реализации поставленных целей деятельности организации необходимо осуществлять соответствующий контроль за их исполнением. В общем виде такой контроль нуждается в разработке целей контрольной деятельности адекватных целям деятельности.
Правильная постановка целей контрольной деятельности позволяет не только эффективно осуществлять контроль за деятельностью, направленной на исполнение целей управления деятельностью, но и результативно управлять собственно контрольным процессом, что значительно повышает его качество. Четко сформулированные цели контрольной деятельности позволят интегрировать контрольные действия, осуществляемые различными субъектами, в систему.
Для того чтобы процесс постановки целей не превратился в формальную процедуру, следует учитывать определенные правила и рекомендации по их разработке. Традиционно роль целей – направить деятельность организации и процесс контроля в соответствии с политикой и миссией, выбранной ее руководителями высшего уровня, при этом, как правило, цели определяются владельцами ключевых ресурсов в соответствии со своей системой ценностей. Существенное влияние на формулировку целей оказывают интересы многочисленных субъектов, связанных с деятельностью организации, помимо владельцев и высшего руководства, это менеджеры, сотрудники, деловые партнеры, органы надзора и власти, клиенты.
К числу ограничений, влияющих на постановку цели, следует также отнести роль организации в обществе, характер и масштабы ее деятельности, а также наличие соответствующих средств, ресурсов и кадрового потенциала. Ограничения могут быть как внешними, так и внутренними. Для поддержания эффективной деятельности необходимо постоянное приспособление целей к внешней ситуации, новым общественным потребностям, формам и масштабам деятельности, технике, технологии, средствам и реальным возможностям. С учетом этого следует иметь в виду, что не следует стремиться к неизменной окончательной формулировке целей, так как в ходе работы возможны изменение, уточнение или отказ от отдельных аспектов деятельности из-за их неактуальности или нехватки средств, для осуществления, или произошедших изменениях, влияющих на ситуацию. В процессе практической деятельности возможно выявление и нивелирование субъективных факторов, повлиявших на формулировку цели. Кроме того, следует иметь в виду, что сознательно никто не стремиться поставить недостижимые цели, вместе с тем, большинство людей субъективны в оценке своих возможностей и желаний. Это определяет, с одной стороны, необходимость гибкости и корректируемости целей, а с другой стороны, обязательность проведения контроля процесса продвижения к ним. Процесс продвижения к цели необходимо систематически оценивать и на основе этих оценок, регулировать весь процесс управления, в том числе и процесс управления контролем.
Цели составляют основу критериев выделения проблем, выбора вариантов решений, контроля и оценки полученных результатов, кроме того, цели являясь ориентиром, позволяют преодолевать неопределенность текущей ситуации и приспособиться к постоянно происходящим изменениям в окружающей среде. При определенном допущении и конкретизации цели можно рассматривать как стандарты и эталоны для контроля.
Организация эффективного процесса управления и контроля предполагает, что цели контрольной деятельности должны быть четко сформулированы, конкретными и измеримыми, выражаться по возможности не только качественно, но и количественно. Кроме того, чтобы не привести к тупиковым ситуациям, цели должны соответствовать целям деятельности банка, быть реальными и соответствовать возможностям и меняющимся условиям деятельности, что определяет необходимость их гибкости, способности к трансформации и корректировке. Для исключения разброса усилий различных субъектов, дезориентированности и противоречивости действий, все цели должны образовывать единую систему, то есть быть совместимыми во времени и пространстве, взаимно поддерживать друг друга и образовывать взаимосвязанную последовательность. Цели контрольной деятельности характеризуются свойством транзитивности. Мы придерживаемся позиции, по которой для того, чтобы достичь цели, то есть получить желаемый результат на определенном уровне, необходимо достичь цели на предыдущем уровне, то есть, результаты, полученные при осуществлении целей на определенном уровне, становятся средствами для достижения целей на следующем уровне и так по всем уровням организации.
Цели неоднородны и, как правило, имеют сложную иерархическую структуру, то есть подразделяются на цели более высокого и менее высокого уровня логической иерархии. Чем на более высоком уровне располагаются цели, тем большее количество явлений они охватывают. Цель каждого вышестоящего уровня включает в себя в качестве ее составных частей все цели нижестоящих уровней. Одновременно с повышением иерархического уровня снижается конкретизация и деталлизированность цели.
Для определения направления действий, выбора средств, эффективного построения производственных процессов и правильного распределения обязанностей между исполнителями при осуществлении поставленных целей необходима ясная и четкая ее формулировка для идентификации объекта, в отношении которого осуществляются управленческие или контролирующие воздействия. Недостаточно ясная формулировка цели может привести к невозможности четко определить объект контролирования и привести к дублированию некоторых функций или к функциональному вакууму в ответственных областях. Неопределенность в отношении объекта контролирования не позволяет выделить его из множества других объектов и концентрировать контролирующие действия.
У системы контроля и контрольной деятельности должны иметься собственные, специфические, уникальные цели, раскрывающие содержательные аспекты этой деятельности, позволяющие создавать основу для получения конкретных результатов и являться критерием для их оценки.
Назначение и роль целей и задач для осуществления контроля, а так же факторы, влияющие на их формирование, должны обуславливаться сущностью и видами контрольной деятельности в банке, определяться субъектами управления, инициирующими контроль, и особенностями объекта контроля. Все это обусловливает множественность целей и задач контрольной деятельности и необходимость их структуризации на основе приоритетности и транзитивности целей управления деятельностью, видовой определенностью контрольной деятельности, структурной спецификой субъектов и объектов.
Особенности контрольной деятельности, которые необходимо учитывать, определяя цели контрольной деятельности, состоят в следующем:
• непрерывность постоянство всеобъемлемость контрольных процессов, адекватных задачам функционирования контролируемых объектов
• разнообразие субъектов инициирующих контроль и рассредоточенность контрольных функций между ними по отношению к одному объекту
• гибкость и эластичность контрольной деятельности, состоящие в соответствии контроля изменениям, происходящим в стратегии, внешней среде, целях и специфике функционирующих объектов
К числу определяющих принципов целеполагания при проведении контроля, по нашему мнению, следует отнести:
1. Разграничение целей контрольной деятельности и целей других видов деятельности
Для каждого уровня управления и вида деятельности необходимо определить свои специфические цели, так как уникальность цели определяет отличительные особенности проводимых контрольных мероприятий для их достижения (выбранных контрольных методов, приемов и способов). При этом у системы контроля и контрольной деятельности должны иметься собственные, специфические, уникальные цели, раскрывающие содержательные аспекты этой деятельности, позволяющие создавать основу для получения конкретных результатов и являться критерием для их оценки.
Цели обладают важным свойством: использование их в дефинициях позволяет отграничить одни виды человеческой деятельности от других, так как каждый вид деятельности осуществляется ради получения определенного результата в достижении цели. Цель контрольной деятельности позволяет определить и выделить элементы, составляющие процесс контроля, от иных процессов.
Установив персональные цели для различных подразделений, можно достичь того, что различные подразделения будут стремиться к одной общей для них цели – более высокого порядка, но каждое – по-разному, в соответствии со своими специфическими целями более низкого уровня. Однако следует отметить, что для того чтобы цель служила основанием разграничения деятельности, она обязана удовлетворять двум условиям: во-первых, быть уникальной, то есть не повторяться для других направлений деятельности, во-вторых, иметь определенное место в иерархии целей.
Четкая формулировка цели осуществления контроля особенно важна в связи с тем, что она позволяет определить границы влияния субъекта контроля, что является важным фактором, способствующим исключению конфликта интересов различных субъектов при осуществлении различных видов деятельности по достижению целей.
Кроме того, следует отметить, чем больше в ходе контроля затрагивается направлений деятельности, тем выше потребность в выделении ресурсов на проведение эффективного контрольного мероприятия и осуществление координации и взаимодействия субъектов при управлении и контроле. Поэтому, определив четкие, индивидуальные направления контрольной деятельности для конкретного объекта, цели уменьшают неопределенность ситуации, становясь для субъекта ориентирами в окружающей среде и позволяют сконцентрировать усилия, действовать быстрее, с большим эффектом, добиваясь задуманного с минимальными затратами и способствуют исключению конфликтов интересов. Бессистемное усложнение процессов контроля не учитывающее специфики целей контрольной деятельности обычно приводит не к адекватному развитию и повышению эффективности внутреннего контроля, а лишь к повышению внутренней напряжённости между подразделениями, выполняющими сходные или дублирующие функции, и непропорциональному увеличению стоимости контроля. Нечеткое формулирование целей для контрольной деятельности и неразграниченность их с целями управления и других систем приводит к неэффективному контролю и переносит тяжесть управления на контроль.
Система контроля определяется генеральной целью контроля объединяющей все виды контрольной деятельности в организации. Для построения внутренней системы контроля, обеспечивающей контрольный процесс в автоматическом режиме на основе включения контрольных процедур и операций в процессы управления и технологические процессы операционной системы, необходимо осуществить увязку целей отдельных систем организации (система управления, бизнес-процессы, система бухгалтерского учета и информации и др.) и адекватных им целей контроля.
Цель системы контроля обеспечивать механизм взаимодействия процессов контроля функционирующих как неотъемлемые элементы всех этапов менеджмента и бизнес-процессов для генерирования информации по выявлению отклонений фактического состояния от определенного эталона на основе соответствия целей контролирования целям деятельности организации.
Адекватность целей и задач контрольной деятельности целям субъектов по контролируемому объекту.
Основным критерием и ориентирующим направлением для осуществления контроля является цель, ради которой существует и действует объект, и в соответствии с которой должна формулироваться цель контрольной деятельности. Цели функционирования организации являются ориентирующей основой для постановки целей контрольной деятельности. Любая деятельность, сделка, каждое принимаемое решение, имеющие цель и потенциальный риск ее не осуществления, из-за возникновения неблагоприятного события, могут быть рассмотрены и определены как объекты контроля и соответственно имеют аспект контроля, для которого конкретизируется цель и специфическая задача проведения контроля.
2. Иерархическая структура целей контрольной деятельности с понижающимся уровнем значимости, от обобщающей генеральной цели, выражающей специфику системы контроля, до конкретизирующих задач проведения контроля в зависимости от субъекта контроля и роли контролируемого объекта в выполнении функций организации.
Установив персональные цели для различных подразделений, можно достичь того, что различные подразделения будут стремиться к одной общей для них цели – более высокого порядка, но каждое – по-разному, в соответствии с своими специфическими целями более низкого уровня. Четкая формулировка цели дает возможность определить границы контроля и исключить возможные конфликты субъектов при осуществлении различных видов контрольной деятельности.
3. Система целей позволяет интегрировать все виды контрольной деятельности
Цели и задачи контрольной деятельности являются определяющим фактором для выбора, использования и сочетания конкретных методов, приемов, способов и элементов контроля, обеспечивающих эффективность и приемлемый уровень контролируемого риска, и инициирование оперативного регулирования или блокирование ситуации при возникновении отклонений от предопределенных эталонов состояний
Смысл целей и задач контрольной деятельности состоит в том, чтобы своевременно определить, какие элементы контроля, контрольные мероприятия и средства, необходимо включить в соответствующий процесс (управленческий, операционно-технологический, хозяйственный и др.) для обеспечения ему приемлемого уровня контролируемого риска и снижения вероятности того, что ошибки и отклонения от норм могут возникнуть. Выделив контролируемые объекты с присущими им целями и рисками неосуществления, устанавливаются цели контрольной деятельности, не допускающие негативных событий в достижении объектом целей или превышения установленного уровня риска. Цели контроля должны быть направлены на выявление информации о несоответствии фактической деятельности объекта контроля установленным целям и соблюдение установленной величины допустимого риска.
Встраивание методов и элементов контроля, адекватных целям контрольной деятельности позволяет достичь целей объекта. При этом выбор наиболее эффективных методов и технологий внутреннего контроля определяется целями и видами деятельности организации, окружающей средой и соответствующим набором свойственных рисков. Риск предполагает возможность негативных явлений. Содержание понятия "неблагоприятного события" определяет объем функций и объект воздействия со стороны внутреннего контроля. Чем шире понятие неблагоприятного события, тем больший объем задач решает внутренняя контрольная деятельность. Соответственно четкая постановка целей и конкретизация задач контрольной деятельности определяет эффективность контрольной деятельности.
Конкретные задачи внутреннего контрольной деятельности должны отражать уникальные характеристики каждого контролируемого объекта и основываться на оценке присущего ему риска. Конкретизирующая задача по объекту контроля состоит в том чтобы, дифференцировав бизнес процессы в виде работ, услуг, раскрытия слабых мест и установления величины приемлемого уровня риска определить, где конкретно и какие именно контрольные приемы и методы необходимы.
Задачи внутреннего контроля, стоящие перед его субъектами, должны находить отражение, прежде всего, в внутренних нормативных документах – положениях о структурных и функциональных подразделениях организации, должностных инструкциях (обязанностях) его персонала и т. д., а задачи контроля по его объектам – в правилах и положениях по совершению отдельных видов операций и сделок, предоставлению отдельных услуг, других аналогичных им внутренних нормативных документах.
Для разграничения видов контрольной деятельности автором обоснованы управленческий, технологический и агентский контроли, осуществляемые в системной последовательности и взаимодополняющие друг друга и внутренний аудит. Поэтому в рамках генеральной цели выделяются главные цели, определяемые направлениями видов контрольной деятельности: 1) цели деятельности управленческого контроля; 2) цели деятельности технологического контроля; 3) цели деятельности агентского контроля; 4) цели внутреннего аудита.
Управленческий контроль включает вопросы, связанные с организационными аспектами деятельности организации и контроля над этой деятельностью. В общем виде цель управленческого контроля – информационное обеспечение системы управления для получения возможности принятия эффективных решений. Контроль – это неотъемлемая часть управленческой деятельности, которая либо выполняется менеджером, либо может частично делегироваться им специалистам контролерам, при условии четкого определения целей контроля, адекватных целям управления, и обязательного своевременного информирования этого менеджера о результатах контроля, для осуществления им управления. Контроль проводится для осуществления эффективного и целенаправленного управления и обеспечения условий для высокого качества реализации функций менеджмента в существующей системе управления организацией.
Управленческий контроль должен, во первых, выявлять степень соответствия качества выполнения управленческих функций на основе сравнения фактических действий контролируемых лиц уставленным критериям выполнения функций, выработки и принятия решений, а во-вторых, выявлять отклонения фактического состояния дел по осуществлению принятого решения от предопределенного желаемого результата для получения которого это решение принято.
Контрольные функции, реализуемые высшими менеджерами, обеспечивают, как правило, решение комплексных задач контроля, которые формулируются в самом общем виде и представляют собой не что иное, как более или менее конкретизированное выражение целей контроля, достигаемых в результате решения определенной совокупности взаимосвязанных задач контроля. Поэтому решение всей совокупности задач контроля, учитывающих организационные, информационные, технические, методические и другие возможности его осуществления, обеспечивает последовательное и поступательное движение к целям контроля.
Все задачи внутрибанковского контроля самого верхнего уровня конкретизируются и детализируются в задачи контроля нижестоящих уровней управления – субъектов контроля (структурных подразделений банка, его функциональных служб, менеджеров подразделений, отдельных банковских специалистов), а также в задачи контроля по его объектам (отдельным направлениям деятельности, отдельным операциям и сделкам, продуктам, отдельным проектам).
В рамках главной цели управленческого контроля необходимо конкретизировать функциональные цели, отражающие различные аспекты контрольной деятельности в зависимости от специфики управления и деятельности организации.