Пример
В результате ДТП пострадал автомобиль организации. Если организация решила отремонтировать автомобиль самостоятельно, то расходы на запчасти, заработную плату рабочих, занятых в ремонте автомобиля, ЕСН и взносы по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний, которые составили 30 000 руб., она должна отразить следующими проводками:
Дебет счета 99 "Прибыли и убытки",
Кредит счета 10 "Материалы" (69 "Расчеты по социальному страхованию", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда") – 30 000 руб. – отражены расходы по ремонту собственными силами.
Если виновником ДТП признан работник предприятия, то компенсировать ущерб пострадавшей стороне будет обязана сама организация. По застрахованному автомобилю за вас это должна сделать страховая компания, а если страховки нет, то расплачиваться придется самой организации. Учесть такие расходы можно так:
Дебет счета 99 "Прибыли и убытки",
Кредит субсчета 76-2 "Расчеты по претензиям" – начислена компенсация пострадавшей стороне;
Дебет субсчета 76-2 "Расчеты по претензиям",
Кредит счета 50 "Касса" (51 "Расчетные счета") – возмещен ущерб пострадавшему.
Расходы, которые оплачены организацией (сумму компенсации, связанную с ДТП), она может взыскать с сотрудника, но если сотрудник отказывается от возмещения убытков, то организации придется обращаться в суд.
С сотрудника, работающего по трудовому договору, можно взыскать лишь сумму прямого ущерба (ст. 238 ТК РФ). В нашем случае это:
1) затраты на ремонт автомобиля организации;
2) затраты на возмещение вреда потерпевшему.
Если сумма ущерба превышает средний месячный заработок работника, решение о возмещении должен принимать судья (ст. 248 ТК РФ), ведь ежемесячно из зарплаты работника можно вычесть не более 20 % от суммы, причитающейся к выплате.
С сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору (договору поручения, подряда), организация может взыскать, помимо прямого ущерба, еще и упущенную выгоду.
Начисленную работнику сумму возмещения отражают по субсчету 91-1 "Прочие доходы" и учитывают в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99).
Сумму возмещения в бухгалтерском учете отражают так:
Дебет субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
Кредит счета 10 "Материалы" (20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства") – списаны расходы по ремонту автомобиля;
Дебет субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
Кредит субсчета 91-1"Прочие доходы" – начислена задолженность сотрудника по причиненному ущербу (например, по выплате компенсации пострадавшей стороне);
Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (50 "Касса"),
Кредит субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" – сумма долга удержана из заработной платы (внесена в кассу организации).
Сумму возмещения ущерба отражают по строке 090 "Прочие доходы" Отчета о прибылях и убытках.
Пример
Водитель автомобиля организации не справился с управлением и повредил другую машину, также по решению суда он был признан виновным в аварии. Средний заработок водителя составляет 8000 руб.
В результате ДТП организация понесла следующие расходы:
1) на ремонт собственного автомобиля – 10 000 руб.
2) на выплату компенсации потерпевшему – 30 000 руб.
Общая сумма расходов, подлежащих возмещению работником, составит 40 000 руб. (10 000 руб. + 30 000 руб.). Водитель возместить ущерб отказался, и организация обратилась в суд, суд обязал работника выплатить требуемую сумму.
В учете организации были сделаны записи:
Дебет субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
Кредит счета 10 "Материалы" (20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства") – 10 000 руб. – списаны расходы по ремонту;
Дебет субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",
Кредит субсчета 91-1 "Прочие доходы" – 30 000 руб. – списана компенсация, уплаченная пострадавшей стороне.
Ежемесячно до полного погашения долга организация делала следующую проводку:
Дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",
Кредит субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" – 1600 руб. (8000 руб. X 20 %) – сумма долга удержана из зарплаты работника;
Таким образом, до конца года работник выплатит организации 19 200 руб. (1600 руб. X 12 месяцев).
Оставшаяся сумма долга равна 20 800 руб. (40 000 руб. -19 200 руб.) и указывается в строке 240 актива баланса. Также по строке 090 формы № 2 нужно отразить сумму начисленного возмещения – 30 000 руб.
Организациям приходится сталкиваться с фактами нецелесообразности и экономичной необоснованности произведенных расходов на ремонт и обслуживание автотранспорта.
Например, капитальный ремонт двигателя автомобиля КамАЗ по техническим характеристикам рекомендовано производить после пробега свыше 50 000 км. Фактически же при этом пробеге ремонт может осуществляться до 3 раз. Замена тормозных колодок или масла двигателя в рамках техобслуживания может также производиться гораздо чаще, чем рекомендовано. Причинами столь частых ремонтов могут быть небрежное отношение к автотранспорту, злоупотребление должностным положением работников организации, непрофессионализм авторемонтной организации.
Можно отражать в инвентарной карточке только средние и капитальные ремонты, но также возможен и вариант отражения всех видов ремонтов и существенных действий по техобслуживанию (замена масла, ковриков в салоне и др.) в отдельном приложении к инвентарной карточке. Последний вариант даст наиболее полную картину технического состояния автомобиля и затрат по его эксплуатации и обслуживанию.
Ремонтные работы и техобслуживание автотранспортных средств могут производиться силами самой организации (хозяйственным способом) и подрядным способом.
Передача автомобиля в ремонт структурному подразделению или подрядчику должна быть оформлена соответствующим актом. Если работы будут выполняться структурным подразделением только частично, то это тоже должно быть оформлено соответствующим документом (актом, приложением к дефектной ведомости). Инвентарные карточки унифицированной формы № ОС-6 по передаваемым в ремонт автомобилям в целях обеспечения надлежащего контроля рекомендовано собирать в отдельную группу "Основные средства в ремонте". Если ремонт проводит специализированная организация, то с ней заключается договор на проведение ремонтных работ. При использовании материалов заказчика для проведения ремонта оформляется накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15, что обязательно отражается в акте приемки выполненных работ.
При хозяйственном способе ремонт автотранспорта может осуществляться специализированным подразделением либо отдельными работниками организации. На основании дефектной ведомости составляется смета, форма которой должна быть разработана и утверждена организацией самостоятельно. Смету могут составить соответствующая техническая служба организации или сторонняя специализированная организация. На основании сметы выписывают наряды на проведение работ, а также документы на получение со склада необходимых для ремонта запасных частей и материалов (форма № М-8).
После выполнения ремонта (как подрядным, так и хозяйственным способом) прием и сдача отремонтированных автомобилей оформляются Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств по форме № ОС-3. При поступлении автомобиля из ремонта инвентарная карточка из группы под названием "Основные средства в ремонте" перемещается.
Бухгалтерский учет затрат на ремонт зависит:
1) от метода отражения затрат на проведение ремонтов в бухгалтерском учете (создание резерва предстоящих расходов на ремонт основных средств или включение расходов на ремонт непосредственно в себестоимость по мере их возникновения);
2) от способа осуществления ремонта (подрядный или хозяйственный).
После поступления автомашины из ремонта в инвентарной карточке основного средства по форме № ОС-6 обязательно должны отражаться данные о проведенном ремонте автомобиля.
Согласно п. 1 ст. 324 НК РФ в аналитическом учете для целей налогообложения прибыли организация формирует сумму расходов на ремонт основных средств с учетом группировки всех осуществленных затрат:
1) стоимость используемых для ремонта запчастей и расходных материалов;
2) суммы оплаты труда работников, занимающихся ремонтом;
3) прочие расходы, связанные с проведением указанного ремонта собственными силами;
4) затраты на оплату работ, выполненных подрядчиками.
Организации, принявшие решение о создании резервов на ремонт на начало налогового периода, формируют смету на ремонт основных средств (за исключением основных средств, по которым будут осуществляться особо сложные и дорогие виды капитального ремонта), исходя из периодичности осуществления ремонта, приходящегося на текущий налоговый период. Указанная сумма сравнивается с показателем, определяемым как сумма фактически осуществленных расходов за предыдущие 3 года, деленная на 3. Меньшая из сумм будет являться основной для определения отчислений в указанный резерв.
Отчисления в резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств в течение налогового периода списываются на расходы равными долями на последний день соответствующего отчетного (налогового) периода. Организация, которая создает резерв, сумму фактически осуществленных затрат на ремонт списывает за счет средств резерва, величина расходов на ремонт транспортных средств определяется путем суммирования всех затрат организации на эти цели. Такие расходы не нужно подразделять на прямые и косвенные.
4.4. Нормы и списание ГСМ, шин. Оформление путевого листа
Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу "Материальные затраты" (п. 7, 8 ПБУ 10/99). К ГСМ относятся:
1) топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
2) смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
3) специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Если организация ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей, то заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам. Поступление ГСМ записывается в карточку учета материалов по форме № М-17, также на предприятии может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ.
Если предприятие получает талоны на отпуск ГСМ, то в талонах указываются марка и количество топлива. Форма талонов разрабатывается самостоятельно, потому что законодательством она не установлена, а полученные талоны приходуются на забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по условной цене. Приказом руководителя предприятия назначается материально ответственное лицо, которое регистрирует движение талонов (приход и расход) в "Книге учета талонов на нефтепродукты". Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера, каждый лист книги заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица, который сдается в бухгалтерию предприятия с приложенными к нему приходными и расходными документами.
Талоны выдаются водителям по "Ведомости выдачи талонов на нефтепродукты", и водители, заправляя автомобиль, расплачиваются талонами за полученное топливо, а бензин, полученный по талонам, водители указывают в путевых листах.
Ежемесячно проводится сверка результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств и определяется количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде.
Бухгалтерские и налоговые нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ. Поэтому единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства. Для целей налогообложения применяется списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам, однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Требование экономической обоснованности обязывает организацию разрабатывать и утверждать собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. При их разработке организация может исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению. Также могут учитываться простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются в основном техническими службами самой организации. Расчет норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации, они утверждаются приказом руководителя организации.
Отсутствие в организации утвержденных норм приводит к злоупотреблениям со стороны водителей и к неоправданным дополнительным расходам. Эти нормы используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.
При разработке расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Распоряжение Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АВ-23-р "О ведении в действие методических рекомендаций. Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте".). Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработку деталей двигателей и автомобилей после ремонта и др.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.
Например, нормы расхода масел устанавливаются в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок – в килограммах на 100 л расхода топлива. Также есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт. Базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.
Однако, если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения.
Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.
Если первичные документы составлены по унифицированной форме, их можно принять к учету. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 г. № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта:
1) журнал учета путевых листов (форма № 8);
2) путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);
3) путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.));
4) путевой лист легкового такси (форма № 4);
5) путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п);
6) путевой лист автобуса (форма № 6);
7) путевой лист автобуса не общего пользования (форма № 6 (спец.));
8) товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).
Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией. В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов. Для учета ГСМ используется правая лицевая часть путевого листа. Показания спидометра на начало работы должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанному на оборотной стороне. Раздел "Движение горючего" заполняется в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов.
Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации по данной машине, и по сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.
Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:
1) базовая норма на 100 км пробега – эта норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т. д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации;
2) норма на 100 тонно-километров (ткм) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом) – эта норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;
3) норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки) – эта норма зависит только от полной массы автомобиля.
Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях: 1) для бензиновых и дизельных автомобилей – в литрах; 2)для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, – в литрах сжиженного газа;
3) для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, – в нормальных метрах кубических;
4) для газодизельных автомобилей – в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.
Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, надо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега и полученный результат разделить на 100. Чтобы определить фактический расход горючего за смену, к его остатку в баке автомобиля на начало смены нужно прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.