Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, акты подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой документе, что нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.
В обязанности руководителя предприятия при этом входит создание условий, обеспечивающих полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки. Руководитель предприятия должен обеспечить комиссию рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами.
В ходе инвентаризации на поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, называют виновных в порче ценностей.
Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без записи их в инвентаризационной описи.
Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию для проверки, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В сличительной ведомости указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения (излишек или недостачу).
В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам, сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете. Записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи, а остальные ценности показывают в ведомости общей сумой. Суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.
Для документального оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, составляются отдельные сличительные ведомости.
Кроме того, инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и предложения комиссии оформляются протоколом и утверждаются руководителем предприятия. После этого результаты инвентаризации отражаются в учете.
Расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета, выявленные при инвентаризации, отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
– излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (у бюджетной организации – на увеличение финансирования);
– недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, а сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, у бюджетной организации – на уменьшение финансирования.
Перечислим проводки, которые проводятся при инвентаризации. Обнаруженные излишки приходуются как ранее не учтенные объекты основных средств, бывшие в эксплуатации, безвозмездно поступившие:
1. Д-т сч. 01 "Основные средства" – первоначальная стоимость,
К-т сч. 87-3 "Безвозмездно полученные ценности" – первоначальная стоимость.
2. Д-т сч. 87-3 "Безвозмездно полученные ценности" – сумма износа,
К-т сч. 02 "Износ основных средств" – сумма износа.
Недостача основных средств, выявленная при инвентаризации, отражается в учете следующим образом:
1. Списывается первоначальная стоимость объекта:
Д-т сч. 47 "Реализация и прочее выбытие основных средств" – первоначальная стоимость,
К-т сч. 01 "Основные средства" – первоначальная стоимость.
2. Списывается износ объекта:
Д-т сч. 02 – сумма износа,
К-т сч. 47 – сумма износа.
3. Фиксируется факт недостачи на активном счете 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей":
Д-т сч. 84 ~ остаточная стоимость,
К-т сч. 47 – остаточная стоимость.
Когда отражен факт недостачи, остаточная стоимость недостающего объекта должна быть возмещена. Если виновник недостачи не обнаружен, сумма недостачи списывается на издержки производства:
Д-т сч. 26 – остаточная стоимость,
К-т сч. 84 – остаточная стоимость.
При установлении вины материально ответственного лица за недостачу остаточная стоимость объекта с него взыскивается.
Стоимость объекта списывается на виновника:
Д-т сч. 73-3 "Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба" – остаточная стоимость,
К-т сч. 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" – остаточная стоимость.
Остаточная стоимость недостающего объекта возмещается виновником либо путем внесения денег в кассу или на расчетный счет, либо путем удержаний из заработной платы:
Д-т сч. 50, 51, 70 – остаточная стоимость,
К-т сч. 73-3 – остаточная стоимость.
ПРАВИЛА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Правила ведения бухгалтерского учета установлены Законом "О бухгалтерском учете", Положением о бухгалтерском учете и отчетности, Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика предприятия", Планом счетов бухгалтерского учета и рядом других нормативных документов. В соответствии с этим перечень требований к ведению бухгалтерского выглядит следующим образом:
– бухгалтерский учет ведется в валюте РФ (в рублях);
– собственное имущество организаций и предприятий учитывается отдельно от имущества других юридических лиц, если оно находится у данного предприятия;
– бухгалтерский учет ведется непрерывно с момента регистрации предприятия до реорганизации или ликвидации;
– организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета. При этом данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;
– хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без пропусков или изъятий;
– текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно;
– основанием для записи в учетных регистрах являются первичные учетные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения;
– первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, оформлены четко и разборчиво.
Назовем и некоторые другие правила ведения бухгалтерского учета, регламентированные нормативными документами РФ.
План счетов бухгалтерского учета требует, чтобы в системном бухгалтерском учете и в балансе отражалось лишь имущество, являющееся собственностью организации. Имущество, принадлежащее другим предприятиям, должно учитываться на забалансовых счетах.
В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности формирование учетной политики организации должно осуществляться по допущениям и требованиям, установленным Положением по бухгалтерскому учету "Учетная политика предприятия".
Работникам бухгалтерии сегодня необходимо знать и международные бухгалтерские принципы. В соответствии с первым международным учетным стандартом основополагающими бухгалтерскими принципами являются: продолжение деятельности, преемственность (постоянство) учетной политики и начисления (накопления, прироста). С 1 января 1995 г. эти принципы введены в нашу учетную практику положением "Учетная политика предприятия".
На Западе используются также принципы оценки имущества и обязательств, двойной записи хозяйственных операций, осторожности, существенности, доброкачественности информации и др.
Методы оценки имущества и обязательств регламентированы не жестко, применяется метод "исторической оценки", т. е. оценки имущества и обязательств на дату совершения операции. Есть ряд способов перехода от "исторической оценки" к реальной.
Если говорить о принципе двойной записи хозяйственных операций, то на Западе он имеет такое же назначение, как и в отечественном учете.
Принцип осторожности (осмотрительности) определяет тактику поведения фирмы по отношению к возможному риску. Принцип осторожности обязывает учитывать все факторы, которые могут оказать влияние на финансовое положение. Конкретное проявление этого принципа – асимметричный учет прибылей и убытков (прибыль отражается в учете после совершения операций, а убыток – с момента возникновения предположения о его возможности). Для покрытия таких убытков предусматривается создание специальных резервов.
Принцип существенности способствует определению тактики фирмы при выборе порядка списания материальных ценностей и отдельных затрат на себестоимость продукции. (Пример: относительно дешевые предметы могут рассматриваться как затраты того периода, когда они куплены, хотя сами предметы могут служить длительное время.)
Принципы доброкачественности информации понятен: он ориентируют на обеспечение достоверности информации для отражения реального финансового положения.
Сравнение отечественных и зарубежных учетных принципов позволяет сделать вывод о том, что многие из них одинаковы для обеих учетных систем, что понятно, поскольку цели бухгалтерского учета везде одинаковы.
С введением с 1 января 1995 г. положения "Учетная политика предприятия" отечественный бухгалтерский учет перешел на использование международных бухгалтерских принципов. Назначение международных учетных стандартов – гармонизация учета и отчетности в различных странах.
Международные учетные стандарты определяют основные направления учета и оценки объектов учета и разрабатываются Комитетом по международным бухгалтерским стандартам при участии Организации Объединенных Наций, Экономического и Социального Совета, Комиссии по транснациональным корпорациям, Межправительственной рабочей группы экспертов по международным стандартам учета и отчетности и других организаций.
Каждый стандарт состоит из номера, названия, основных определений (терминов и выражений), ссылок (указаний на другие стандарты), содержания, разъяснений (поясняются принципиальные моменты) и даты вступления в силу. Утвержден 31 международный учетный стандарт (№ 1 – по учетной политике; № 2 – по оценке и представлению товарно-материальных запасов на основе фактических издержек за отчетный период; № 3 – по сводному финансовому отчету и др.).
Международные стандарты отличаются гибкостью, как правило, предлагая альтернативные решения одних и тех же вопросов. Международные стандарты не строго обязательны для стран, но большинство стран на основе международных учетных стандартов разрабатывают национальные.
Директивы Европейского Экономического Сообщества (ЕЭС) как инструмент гармонизации являются для стран-участниц ЕЭС обязательными, оставляя за ними свободу выбора решений о конкретных формах и методах включения директив в национальное законодательство.
Наиболее важные директивы в области финансового учета и отчетности 4-я и 7-я. В 4-й (принята 25 июля 1978 г.) изложены принципы годовой финансовой отчетности, формы и структура баланса, отчеты о прибылях и убытках, даны примечания к этим документам, рекомендации по методам оценки на основе принципа "исторической оценки" стоимости (допускаются и альтернативные методы), по периодической переоценке, расчету восстановительной стоимости, учету инфляционного фактора.
Директива отражает также вопросы подготовки отчетов, их публикации и аудита. Правительства стран-членов ЕЭС могут отклоняться от требований директивы в отношении объема публикуемой информации и аудиторского контроля, но подобные отклонения не касаются правил оценки.
Если говорить о 7-й директиве, принятой 13 июля 1983 г., то надо отметить, что она посвящена консолидированной (сводной) отчетности. Здесь дано определение экономической группы организаций и раскрывается понятие контроля как основного критерия группы.
ОБЪЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Предмет бухгалтерского учета – хозяйственная деятельность предприятия, в основе которой три составляющих: заготовление (приобретение товарно-материальных ценностей для производства и хозяйствования); производство (изготовление продукции, оказание услуг, выполнение работ); реализация (выполнение договорных обязательств, выполнение работ и оказание услуг и зачисление выручки на расчетный счет). На всех перечисленных стадиях ведутся определенные действия, которые фиксируются документально.
Хозяйственная деятельность предприятия обеспечивается его хозяйственными средствами. Что они из себя представляют?
Хозяйственные средства – это товарно-материальные ценности и деньги. Они могут являться собственностью предприятия, либо временно находиться вне его собственности (например, помещение и оборудование, сданные в аренду).
По составу и характеру использования хозяйственные средства (имущество) делятся на: основные фонды, оборотные средства и отвлеченные средства.
К основным фондам относятся прежде всего основные средства, которые используются в течение длительного времени. Стоимость основных средств переносится на стоимость выпускаемой продукции частями в течение нормативного срока службы основных средств. К ним относят здания, сооружения, транспорт, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь.
К основным фондам относят и нематериальные активы – объекты долгосрочного вложения средств, имеющие стоимостную оценку, но не являющиеся вещественными ценностями. Это, например, права на пользование природными ресурсами, права на интеллектуальную собственность. Стоимость нематериальных активов так же включается в затраты на производство.
Основные фонды – это и долгосрочные финансовые вложения, т. е. вложения сроком более 1 года в ценные бумаги других предприятий, процентные облигации государственных и местных займов, уставные фонды других предприятий и т. п. Сюда же входят и капитальные вложения – вложения средств в новое строительство и приобретение основных средств, а также в реконструкцию, расширение и техническое перевооружение действующих основных фондов.
Оборотные средства используются в одном цикле производства и вся их стоимость сразу же переносится на готовую продукцию.
Выделяют нормируемые и ненормируемые оборотные средства.
К нормируемым оборотным средствам относятся:
– производственные запасы (сырье, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запчасти для ремонта оборудования, малоценные и быстроизнашивающиеся инструменты и инвентарь);
– незавершенное производство (продукция, не прошедшая всех стадий обработки, не принятая службой технического контроля, либо работы, не принятые заказчиком);
– расходы будущих периодов (расходы на освоение новых видов продукции, опережающее внесение арендной платы, расходы на ремонт основных средств, превышающие плановые расходы);
– готовая продукция (конечный продукт).
Ненормируемые оборотные средства:
– отгруженная, но еще не оплаченная покупателем продукция, а также денежные средства, направленные предприятию, но еще им не полученные.
– денежные средства в кассе предприятия, на расчетном, валютном и прочих счетах в банке;
– краткосрочные финансовые вложения (вложения сроком до 1года в ценные бумаги других предприятий, облигации различных займов и т. п.);
– средства в расчетах (дебиторская задолженность за товары и услуги, задолженность по выданным авансам и полученным векселям).
Под дебиторской задолженностью понимают долг данному предприятию (дебитор – должник).
Отвлеченные средства – это средства, извлекаемые из
оборота предприятия (суммы прибылей, которые необходимо перечислить в бюджет в виде налогов, а так же суммы, использованные для образования различных фондов предприятия. Убытки так же относятся к отвлеченным средствам.
По источникам образования и назначению имущество предприятий и организаций подразделяют на собственное (собственный капитал) и заемное.
Собственный капитал – это чистая стоимость имущества, которую определяют как разницу между стоимостью активов (имущества) предприятия и его обязательствами. Собственный капитал может состоять из уставного, добавочного и резервного капиталов, фондов специального назначения, накоплений нераспределенной прибыли, целевого финансирования.
Собственный капитал находит отражение в первом разделе пассива баланса (четвертый раздел баланса).
Уставный капитал (фонд) – это стоимость основных и оборотных средств, внесенных учредителями при создании предприятия для обеспечения его деятельности в масштабах, указанных в учредительных документах.
Под целевыми финансированием и поступлениями надо понимать средства, полученные из бюджета или отраслевых и межотраслевых фондов специального назначения, от других организаций и физических лиц для осуществления целевых мероприятий. Эти средства выделяются отдельно на каждое мероприятие и могут быть израсходованы только на него.
Нераспределенная прибыль – это часть прибыли, не распределенная между акционерами (учредителями), и использованная на накопление имущества хозяйствующего субъекта. Определяется нераспределенная прибыль вычитанием из валовой прибыли суммы использованной прибыли. При этом прибыль представляет собой кредитовое сальдо по счету прибылей и убытков, отражающее превышение общей суммы прибыли и доходов над общей суммой потерь и убытков за отчетный период.
Использованная прибыль – это прибыль, израсходованная на уплату налогов и другие платежи в бюджет, на внутреннее потребление организации, социальные нужды и материальное поощрение персонала, благотворительные цели и другие.
Чистая прибыль – это часть балансовой прибыли, оставшаяся в распоряжении организации после уплаты налогов и отчислений на использованную прибыль.
Теперь рассмотрим заемное имущество предприятия. Оно формируется за счет обязательств предприятия перед другими организациями, физическими лицами, своими работниками.
Обязательства организации – это краткосрочные и долгосрочные кредиты банка, кредиторская задолженность, займы и обязательства по распределению.
Краткосрочные ссуды на срок до 1 года организация получает под запасы товарно-материальных ценностей, расчетные документы в пути и др.
Долгосрочные ссуды (от 1года и больше) организация получает на внедрение новой техники и технологии, организацию и расширение производства, механизацию производства и др. аналогичные цели.
Кредиторская задолженность – это задолженность данной организации другим предприятиям, которые называют кредиторами. Кредиторов, задолженность которым составляют купленные у них материальные ценности, называют поставщиками. Кредиторов, которым предприятие должно по нетоварным операциям, называют прочими кредиторами.