В соответствии с требованиями Закона 129-ФЗ все хозяйственные операции (факты хозяйственной деятельности), проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) "форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемые организацией, должны содержать весь перечень обязательных реквизитов.
При этом первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания.
При оформлении первичных документов и при получении первичных документов от контрагентов требования главного бухгалтера по оформлению данных представленных в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими то лицами.
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства не принимаются.
(Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.)
В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
Правила оформления первичных документов
Руководителю организации следует требовать от бухгалтерской службы неукоснительного соблюдения правил оформления первичных документов, обращаем внимание на типичные ошибки при работе с первичными документами:
использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных и приказе по учетной политике;
отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;
отсутствие утвержденного руководителем организации имеют право подписи первичных документов;
незаполнение обязательных реквизитов первичных документов;
наличие подчисток и помарок в документа;
нарушение правила исправления ошибок в документах:
исправления в кассовых документах;
записи простым карандашом;
отсутствие прочерков в свободных строках;
отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием латы (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;
арифметические ошибки при таксировке документов
Выемка первичных документов
Руководителю организации следует учитывать, что первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть первая)".
Выемка документов производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой инспекции, которое должно быть подтверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.
Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъяснеет присутствующим лицам их права и обязанности.
Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.
Действия в случае утери документов
Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждении назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государств много пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, – государственной тайной.
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.
Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Особенно важно отметить обоснованность внесения исправлений в регистры, о чем часто забывают бухгалтеры малых предприятий.
Рекомендуем при внесении любого исправления в бухгалтерские регистры составлять бухгалтерскую справку-расчет, где должны отражаться причины, расчеты и обоснования для внесенного исправления.
Также рекомендуем составлять бухгалтерские справки для всех записей в учетные регистры, которые делаются не на основании конкретных учетных документов, а на основании бухгалтерских расчетов.
Наличие данных справок позволит в дальнейшем избежать споров с налоговыми органами по поводу обоснованности того, или иного исправления внесенного в налоговый и бухгалтерский учет, не даст забыть бухгалтеру на основании каких данных он внес данные исправления, кроме того, наличие бухгалтерских справок-расчетов дисциплинирует бухгалтеров, не давая им возможности делать не достаточно обоснованные записи, а также в случае смены бухгалтера позволяют новому бухгалтеру иметь полную информацию о содержании записей в бухгалтерских и налоговых регистрах.
Принципы организации бухгалтерского и налогового учета для организаций, работающих в обычном налоговом режиме
Руководителю малого предприятия, применяющего общепринятый режим налогообложения, следует уделять пристальное внимание к постановке бухгалтерского и налогового учета, работе бухгалтерии, постановке документооборота и своевременному и правильному оформлению и представлению первичных документов для ведения учета, а также своевременной подаче в соответствующие органы бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, поскольку, согласно п.1 ст.6 Закона 129-ФЗ ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций
При постановке бухгалтерского и налогового учета руководитель организации:
самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствований;
При этом руководитель организации может:
а) учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
Следует ввести в "Штатное расписание" сведения о соответствующих структурных подразделениях и должностях, издать "Положение о бухгалтерии", на основании данного Положения разработать должностные инструкции ("Главного бухгалтера", "бухгалтера" и т. д.)
б) ввести в штат должность бухгалтера;
Следует предусмотреть в Штатном расписании должность бухгалтера (главного бухгалтера) и разработать Должностную инструкцию бухгалтера (Главного бухгалтера)
в) передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
г) вести бухгалтерский учет лично.
определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры, для данных целей разрабатывается "Приказ по Учетной политике для целей бухгалтерского учета"
разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля; (как приложения к учетной политике, см. ниже)
формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам. Для этого издает "Приказ по учетной политике для целей налогообложения"
При этом утверждаются:
формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов дли внутренней бухгалтерской отчетности, а том числе и вид носителей информации – бумажный или электронный;
порядок проведения инвентаризации;
правила документооборота и технология обработки учетной информации
порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
принятая организацией учетная политика подлежит оформлению приказом об учетной политике для целей бухгалтерского учета и учетной политике для целей налогового учета.
УТВЕРЖДАЮ
генеральный директор
____________________
____________________
"__" ____________________ 200_ г.
Должностная инструкция бухгалтера
1. Общие положения
1.1. Бухгалтер относится к категории специалистов предприятия.
1.2. Бухгалтер непосредственно подчиняется главному бухгалтеру или руководителю соответствующего подразделения бухгалтерии.
1.3. Назначение на должность и освобождение от должности бухгалтера производится приказом генерального директора по представлению главного бухгалтера.
2. Функции
2.1. Осуществление приема и контроля первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета.
2.2. Учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности.
2.3. Начисление и перечисление платежей в государственный бюджет и внебюджетные фонды.
2.4. Отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с движением денежных средств и товарно-материальных ценностей.
2.5. Подготовка данных по участкам бухгалтерского учета для составления отчетности.
3. Обязанности
3.1. Бухгалтер обязан:
3.1.1.Знать:
– руководящие и нормативные документы, касающиеся организации бухгалтерского учета и составления отчетности;
– формы и методы бухгалтерского учета в организации, план и корреспонденцию счетов;
– организацию документооборота по участкам бухгалтерского учета, порядок оформления и отражения в системе бухгалтерского учета хозяйственных средств и их движения,
– правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3.1.2. Выполнять работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т. п.).
3.1.3 Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов.
3.1.4. Составлять отчетные калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявлять источники образования потерь и непроизводственных расходов, подготавливать предложения по их предупреждению.
3.1.5. В случае необходимости, по указанию руководства исполнять обязанности кассира.
4. Права
Бухгалтер имеет право:
4.1. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
4.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
4.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4.5. Запрашивать лично или по поручению главного бухгалтера у сотрудников организации информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
5. Ответственность
Бухгалтер несет ответственность за:
5.1. Ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.2. Нарушение внутреннего распорядка предприятия.
5.3. Нанесение имущественного ущерба предприятию.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с
Положением о бухгалтерии (номер, дата документа).
Руководитель структурного подразделения
____________________
"__" ____________________ 200 _ г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела ____________________
"__" ____________________ 200 _ г.
С инструкцией ознакомлен:____________________
"__" ____________________ 200 _ г.
Основные правила и принципы ведения бухгалтерского учета в организации должны быть закреплены в Приказе по учетной политике организации для целей бухгалтерского учета который разрабатывается для каждого учетного года и представляется в налоговые органы в комплекте документации по годовому отчету за предыдущий год.
В разработке учетной политики желательно участие Руководителя организации, поскольку учетная политика содержит правила учета активов и обязательств организации, а также правила формирования финансовых результатов, наличие детально разработанной учетной политики помогает организации отстоять свою позицию в спорах с налоговой инспекцией.
Выбор системы налогообложения
В первой части мы осветили основные принципы организации бухгалтерского учета, постарались понять, какие данные поставляет бухгалтерский учет и для чего это нужно, для чего вообще следует тратить силы и средства на организацию бухгалтерского учета. Рассмотренные в данном разделе основы бухгалтерского учета применяются всеми организациями. Некоторые исключения составляют предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения, и предприятия, работающие в режиме ЕНВД.
В данной части рассмотрены особенности постановки учета у предприятий, уплачивающих налоги по упрощенной схеме.
С введением в действие главы 26.2 Налогового кодекса РФ "Упрощенная система налогообложения" многие предприятия и индивидуальные предприниматели оценили преимущества данного налогового режима.
Для малого бизнеса упрощенный режим налогообложения имеет очевидные преимущества, поскольку позволяет не вести вовсе бухгалтерский учет или вести его по упрощенной схеме, кроме того, применение упрощенной системы налогообложения предусматривает замену уплаты совокупности установленных законодательством Российской Федерации федеральных, региональных и местных налогов и сборов уплатой единого налога, исчисляемого по результатам хозяйственной деятельности организации за отчетный период.
Т.е. субъекты предпринимательства, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, не уплачивают:
• Налог на прибыль организаций
• Налог на доходы физических лиц (для индивидуальных предпринимателей)
• НДС (за исключением НДС при ввозе товаров на таможенную территорию РФ и НДС при исполнении функций налогового агента)
• Единый социальный налог,
• Налог на имущество организаций и физических лиц,
• Налог на имущество физических лиц в отношении имущества, используемого индивидуальным предпринимателем в предпринимательской деятельности.
Данные налоги заменяются уплатой единого налога, исчисляемого по результатам хозяйственной деятельности налогоплательщиков за налоговый период.
При применении такого налогового режима налоговая нагрузка по сравнению с общеустановленным налоговым режимом существенно снижается.
При этом следует иметь в виду, что для организаций и индивидуальных предпринимателей перечень заменяемых налогов несколько различается. Это связано с тем, что при применении общего режима налогообложения эти категории налогоплательщиков уплачивают разные налоги.
Организации не уплачивают, как налогоплательщики, только перечисленные выше налоги. Все остальные налоги и сборы организации уплачивают на общих основаниях в соответствии с законами и нормативными актами, которые определяют эти налоги и сборы.
Например, организация – упрощенец должна платить, если по закону является плательщиком,
• таможенные платежи
• государственные пошлины,
• лицензионные сборы,
• транспортный налог,
• земельный налог и т. д.
При применении упрощенной системы налогообложения в организации значительно упрощается процедура ведения учета доходов и расходов, сокращается объем представляемой в соответствующие органы отчетности.
Для индивидуальных предпринимателей предусматривается замена уплаты
• налога на доходы физических лиц (в отношении доходов, полученных от осуществления предпринимательской деятельности),
• налога на имущество (в отношении имущества, используемого для осуществления предпринимательской деятельности)
• единого социального налога с доходов, полученных от предпринимательской деятельности, а также выплат и иных вознаграждений, начисляемых ими в пользу физических лиц.
Как и организации, индивидуальные предприниматели должны будут уплачивать другие налоги, не замененные единым налогом, и страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.
Организации и индивидуальные предприниматели, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов, предусмотренных ст. 24 НК РФ.
Наиболее распространенными случаями исполнения обязанностей налогового агента организациями и индивидуальными предпринимателями является исчисление, удержание у налогоплательщика и перечисление в соответствующий бюджет следующих налогов:
• налога на доходы физических лиц;
• налога на добавленную стоимость при аренде федерального имущества, имущества субъектов РФ и муниципального имущества согласно п. 3 ст. 161 НК РФ.