При увольнении работника следует оформить соответствующий Приказ об увольнении по форме Т-8а, который заполняется работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма Т-2), лицевом счете (форма Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме Т-61 "Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником".
При заполнении формы Т-61 при расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.
Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.
Учет кадров необходим, поскольку организация имеет право на применение упрощенной системы налогообложения в случае, если среднесписочное количество работников не превышает 100 человек.
Если в течение года в организации превышен данный предел численности работников, организация теряет право на применение упрощенной системы налогообложения и, следовательно, должна будет перейти на общую систему налогообложения. Данный переход будет связан с большими сложностями и потерями при восстановлении бухгалтерского и налогового учета, перерасчетом налогов, сборов и пени.
Рекомендуем производить регулярный контроль за среднесписочной численностью сотрудников.
Расчет среднесписочной численности работников производится на основании ежедневного учета списочной численности работников, которая должна уточняться на основании приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращении трудового договора (контракта).
Данные о численности работников за каждый рабочий день отражаются в табелях учета использования рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу, в организации.
При определении среднесписочной численности работников некоторые работники списочной численности не включаются в среднесписочную численность. К таким работникам относятся:
• женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, в отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
• работники, обучающиеся в образовательных учреждениях и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в образовательные учреждения, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов.
Лица, работавшие неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором (контрактом) или переведенные по письменному заявлению работника на работу на неполное рабочее время, при определении среднесписочной численности работников учитываются пропорционально отработанному времени.
Расчет средней численности этой категории работников производится в следующем порядке.
Сначала определяется общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками, для чего общее число отработанных человеко-часов в отчетном месяце делится на продолжительность рабочего дня, исходя из продолжительности рабочей недели:
• 40 часов – на 8 часов (при пятидневной рабочей неделе) или на 6,67 часа (при шестидневной рабочей неделе);
• 36 часов – на 7,2 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 6 часов (при шестидневной рабочей неделе);
• 24 часа – на 4,8 часа (при пятидневной рабочей неделе) или на 4 часа (при шестидневной рабочей неделе).
Затем определяется средняя численность не полностью занятых работников за отчетный период, для чего число отработанных человеко-дней делится на число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.
За дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню (в отличие от методологии, принятой для учета количества отработанных человеко-часов). Для определения численности таких работников (с целью последующего включения в расчет среднесписочной численности) допускается применение упрощенного способа: если у работающих в организации неполное рабочее время составляет 4 часа в день, то эти работники учитываются как 0,5 человека за каждый рабочий день.
Следует иметь в виду, что лица, переведенные на неполное рабочее время по инициативе администрации (без письменного заявления работника), учитываются в среднесписочной численности работников как целые единицы.
Среднесписочная численность работников за квартал определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы работы организации в квартале и деления полученной суммы на три. Следовательно, численность работников за отчетный период должна определяться посредством деления соответственно на три, шесть и девять.
Среднесписочная численность работников за год (налоговый период) определяется путем суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы отчетного года и деления полученной суммы на 12.
При превышении среднесписочной численности работника в налоговом периоде более 100 человек, организация или индивидуальный предприниматель теряет право на использование упрощенной системы налогообложения.
Среднесписочная численность работников, работавших неполный месяц (например, во вновь созданных производствах, имеющих сезонный характер производства), определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы организации в отчетном месяце, включая выходные и праздничные (нерабочие) дни за период работы, на общее число календарных дней в отчетном месяце.
Средняя численность внешних совместителей исчисляется в соответствии с порядком определения средней численности лиц, работавших неполное рабочее время.
Средняя численность работников, выполнявших работу по договорам гражданско-правового характера, за месяц исчисляется по методологии определения среднесписочной численности. Эти работники учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего срока действия этого договора. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность работников за предшествующий рабочий день.
ООО "ИНТЕРФИНАНС МВ"
109210, г. Москва, ____________________
ПРИКАЗ № 3-К
г. Москва 01 июня 20__ г.
"Об утверждении штатного расписания с 01 июня 20__ г."
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание с 01 июня 20__ г.
Приложение: штатное расписание с 01 июня 20__ г.
Генеральный директор ____________________
именуемый(ая) в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор (контракт) о нижеследующем:
1. Предмет трудового договора (контракта)
1.1. По настоящему трудовому договору (контракту) Работник обязуется выполнять обязанности по профессии (должности) с подчинением трудовому распорядку организации, а Работодатель обязуется обеспечивать Работнику необходимые условия работы, своевременную выплату заработной платы, необходимые социально – бытовые условия в соответствии с действующим законодательством, локальными нормативными актами, коллективным договором и настоящим трудовым договором (контрактом).
2. Общие положения
2.1. Трудовой договор (контракт) заключается:
2.1.4. Трудовой договор (контракт) является договором (контрактом) по
2.1.5. Работнику устанавливается испытательный срок продолжительностью ____________________ месяц(а)
3. Права и обязанности сторон
3.3. Обязанности Работодателя
3.3.1. Организовать труд Работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, своевременно выплачивать обусловленную трудовым договором (контрактом) заработную плату
3.3.2. Обеспечить безопасные условия и охрану труда на рабочем месте с предоставлением компенсаций Работнику за тяжелые работы и работы с вредными или опасными условиями труда
4. Режим работы, время отдыха и социально – бытовые условия
из них дополнительный отпуск:
4.4. Социально – бытовые условия, в том числе связанные со спецификой работы
5. Оплата труда
5.1. За выполнение обязанностей, предусмотренных настоящим договором (контрактом), Работнику устанавливается:
5.1.1. Оклад, надбавки к заработной плате и прочие денежные выплаты
6. Ответственность сторон
6.1. Работник несет ответственность в соответствии с законодательством:
6.1.1. За невыполнение или нарушение обязанностей, предусмотренных настоящим трудовым договором (контрактом);
6.1.2. За ущерб, причиненный Работодателю виновными действиями (бездействием) Работника;
6.1.3. За разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну организации, указанных в приложении к настоящему трудовому договору (контракту).
6.2. Работодатель несет ответственность в соответствии с законодательством:
6.2.1. За нарушение или невыполнение обязательств по настоящему трудовому договору (контракту);
6.2.2. За причинение здоровью Работника вреда в связи с увечьем или профзаболеванием.
7. Иные условия трудового договора (контракта)
7.1. Порядок изменения условий договора, его продления, прекращения, расторжения: ____________________
7.2. Порядок разрешения споров: ____________________
7.3. Настоящий трудовой договор (контракт) составлен в количестве двух экземпляров (один экземпляр остается у работодателя, другой – передается работнику).
Для учета начисленной и выплаченной заработной платы рекомендуем:
1. Учитывать фактически отработанное сотрудниками время в табеле учета рабочего времени по форме Т-13 который применяется также для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. Данный документ составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
2. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т. п.).
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.).
3. Для начисления и выдачи заработной платы используется платежная ведомость по форме Т-51 и платежная ведомость по форме Т-53 или расчетно-платежная ведомость по форме Т-49.
4. В случае временной нетрудоспособности работника при начислении пособий по временной нетрудоспособности работникам следует учитывать, что п.3 ст. 346.21 НК РФ предусмотрено, что налогоплательщики, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшают сумму единого налога (квартального авансового платежа по единому налогу), исчисленного ими за налоговый (отчетный) период, на сумму страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, уплачиваемых за этот же период времени, а также на сумму выплаченных работникам пособий по временной нетрудоспособности.
При этом сумма единого налога (квартального авансового платежа по единому налогу) не может быть уменьшена более чем на 50 процентов по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.
При применении данного положения следует иметь в виду, что обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, и некоторых других категорий граждан" гражданам, работающим по трудовым договорам, заключенным с организациями или индивидуальными предпринимателями, перешедшими на упрощенную систему налогообложения (далее – работодатели), пособие по временной нетрудоспособности (за исключением пособий по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профессиональным заболеванием) выплачивается за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации, поступающих из средств единого налога для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, – в части суммы пособия, не превышающей за полный календарный месяц одного минимального размера оплаты труда (с 1 сентября 2005 года он составляет 800 рублей, а с 1 мая 2006 года – будет составлять 1100 рублей), и средств работодателей – в части суммы пособия, превышающей один минимальный размер оплаты труда.
Расчет представляется не позднее 20 апреля (за I квартал текущего расчетного периода), 20 июля (за полугодие) и 20 октября (за 9 месяцев).
По окончании расчетного периода в территориальные органы МНС России в срок не позднее 30 марта года, следующего за истекшим расчетным периодом, представляется Декларация по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. Расчетным периодом является календарный год.
Рекомендуем разработать соответствующий налоговый регистр для учета и накопления персональных сведений для каждого работника, содержащий в том числе следующие сведения:
• Год рождения
• Начисленная заработная плата за соответствующий месяц
• Начисленную сумму авансовых платежей на страховую часть трудовой пенсии
• Начисленную сумму авансовых платежей на накопительную часть трудовой пенсии
Учет кассовых операций во всех организациях вне зависимости от налогового режима (в том числе и для организаций перешедших на упрощенный налоговый режим) ведется на основании Порядка ведения кассовых операций. Расчет наличными средствами осуществляется с обязательным применением контрольно-кассовой техники согласно Федеральному закону "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт", за исключением случаев предусмотренных п.п.2,3 ст.2 данного закона.
Организация должна вести кассовую книгу по форме КО-4, выдача средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером по форме КО-2, получение средств в кассу оформляется приходным кассовым ордером по форме КО-1.
Учет обязательств в случае исполнения функций налогового агента а также в случаях возникновения налоговой базы по прочим налогам (налог на рекламу, транспортный налог, платежи за землю, прочие местные налоги).
Несмотря на то, что в общем случае организации и индивидуальные предприниматели, перешедшие на упрошенную систему налогообложения, освобождаются от уплаты налога на добавленную стоимость и налога на прибыль, в случае исполнения ими функций налоговых агентов исчисление и уплата этих налогов необходима, а, значит, необходима и организация налогового учета.
В статье 24 НК РФ установлены общие обязанности налоговых агентов. Налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с НК РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению в соответствующий бюджет (внебюджетный фонд) налогов.
Налоговые агенты имеют те же права, что и налогоплательщики. Налоговые агенты обязаны правильно и своевременно:
исчислять, удерживать из средств, выплачиваемых налогоплательщикам, и перечислять в бюджеты (внебюджетные фонды) соответствующие налоги;
в течение одного месяца письменно сообщать в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог у налогоплательщика и о сумме задолженности налогоплательщика;
вести учет выплаченных налогоплательщикам доходов, удержанных и перечисленных в бюджеты (внебюджетные фонды) налогов, в том числе персонально по каждому налогоплательщику;
представлять в налоговый орган по месту своего учета документы, необходимые для осуществления контроля за правильностью исчисления, удержания и перечисления налогов.
Налоговые агенты перечисляют удержанные налоги в порядке, предусмотренном НК РФ для уплаты налога налогоплательщиком.
За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей налоговый агент несет ответственность в соответствие с законодательством Российской Федерации.
Наиболее распространенными случаями, когда индивидуальные предприниматели выполняют обязанности налогового агента, является аренда государственного или муниципального имущества, а также удержание и перечисление налога на доходы физических лиц. Таким образом, несмотря на то, что в общем случае индивидуальные предприниматели, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, освобождаются от уплаты налога на добавленную стоимость и налога на прибыль, в перечисленных ситуациях исчисление и уплата налога необходимы, а значит, необходима и организация налогового учета.
Рекомендуем разработать соответствующие регистры для учета возникающих налоговых обязательств.
Данные регистры должны содержать дату возникновения обязательств по налогам (например дату исчисления арендной платы по арендованному у государства или муниципального органа имущества, дату выплаты физическому лиц дохода, дату произведения расходов на рекламу и т. д., налоговую базу, (т. е. либо сумму арендной платы, сумму дохода выплаченную физическому лицу, сумму расходов на рекламу) и сумму начисленного налога.
Данный регистр также может содержать данные о уплате налога в бюджет, что значительно упростит процедуру контроля за полнотой уплаты данного налога.
Необходимые налоговые регистры
Декларация по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.
Представляется по итогам отчетного периода (квартал) не позднее 25 дней с даты окончания периода, по итогам налогового периода (год) не позднее чем 31 марта следующего года.
1. Следующие регистры представляются в налоговую инспекцию в случае возникновения обязанностей по уплате данных налогов:
2.1. Декларация по НДС.
Организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности, но исполняющие обязанности налогового агента, представляют титульный лист, разделы 1.2 и 2.2 декларации за налоговый период, установленный пунктом 2 статьи 163 НК РФ, который установлен как квартал для налоговых агентов с ежемесячными в течение квартала суммами облагаемыми НДС суммами арендной платы без учета налога и налога с продаж, не превышающими один миллион рублей, если суммы облагаемой базы по НДС превышают данный предел, то налоговый период устанавливается как месяц.
2.2. Сведения о доходах физических лиц