4. Разработка системы планирования
Определяется порядок планирования – от формирования плана продаж предприятия до утверждения основного бюджета предприятия, с указанием участников процесса планирования, регламентов их действий, формы документов и сроков их разработки, согласования и утверждения.
5. Разработка системы финансово-экономического анализа
Определяется состав методов анализа, порядок их проведения, формируется система отчетности с указанием участников процесса анализа, регламентов их действий, подготовки и предоставления отчетов.
6. Регламентация
Результаты всех проведенных работ должны быть формализованы, т.е. закреплены в регламентных документах предприятия. Для этого все этапы завершаются подготовкой соответствующих Положений:
? Положение о финансовой структуре
? Положение о бюджетной структуре
? Положение об управленческой учетной политике
? Положение о планировании
? Положение о финансово-экономическом анализе
? Положение (я) о центрах финансовой ответственности (ЦФО)
Бюджетная структура
Описав финансовую структуру, мы определили, кто на предприятии и за какие показатели (на самом верхнем уровне: доходы, затраты, прибыль и т.д.) несет ответственность. Вслед за этим необходимо определить, как будет нестись такая ответственность, т.е. создать инструмент, через который будет устанавливаться значение (величина) финансовой ответственности и контролироваться ее соблюдение как по каждому ЦФО, так и по всему предприятию. Таким инструментом является бюджет.
В своей деятельности предприятие в целом и каждое из его подразделений должны придерживаться разработанного плана (бюджета) для того, чтобы достичь целевых финансовых показателей. Чтобы проанализировать фактически достигнутые результаты и сравнить их на соответствие плановым, учет необходимо вести в том же формате, в каком составлялся план. Таким образом, бюджет – это не только план: любой бюджет рано или поздно становится документом, отражающим факт хозяйственной деятельности. Отсюда формулировка:
Бюджет – финансовый документ установленного формата, по которому происходят планирование и учет результатов хозяйственной деятельности.
Тогда цель составления бюджета – планирование и учет финансовых результатов деятельности предприятия.
При этом предприятие – понятие многогранное, в том числе и с точки зрения финансов. Необходимо составлять планы и контролировать их исполнение, как по всему предприятию, так и по различным областям деятельности (продажи, закупки, производство и т.д.), и по Центрам Финансовой Ответственности. Соответственно, эти три бюджета называются: бюджет предприятия,функциональный бюджет и операционный бюджет.
? Бюджет предприятия – это план, составленный на следующий период в натуральном и денежном выражении и определяющий потребность предприятия в ресурсах, необходимых для получения запланированных доходов.
? Функциональный бюджет – бюджет, описывающий определенную сторону деятельности предприятия (функциональную область).
Примеры функциональных областей и соответствующих бюджетов:
? Продажи – Бюджет продаж, Бюджет доходов от реализации
? Закупки – Бюджет закупок, Бюджет расходов на закупки
? Производство – Бюджет производства, Бюджет прямых производственных расходов
? Управление персоналом – Бюджет расходов на персонал
и т.д.
? Операционный бюджет – бюджет, описывающий хозяйственные операции обособленного подразделения предприятия (ЦФО). Каждый ЦФО ведет свой операционный бюджет.
С точки зрения предмета ведения бюджетов, можно выделить следующие типы бюджетов:
1. Стоимостные бюджеты:
1.1. Бюджет Доходов и Расходов (БДР)
1.2. Бюджет Движения Денежных Средств (БДДС)
2. Натурально-стоимостные бюджеты:
2.1. Продажи
2.2. Остатки готовой продукции на начало и конец периода
2.3. Производство
2.4. Остатки незавершенного производства на начало и конец периода
2.5. Остатки сырья, материалов и прочего в производстве на начало и конец периода
2.6. Потребности производства
2.7. Остатки сырья, материалов и прочего до входа в производство (на складе)
2.8. Закупки
Подробная характеристика каждого из типов бюджетов будет дана в пункте 1.3.
На основании всех этих бюджетов путем консолидации формируются три итоговых бюджета:
? Бюджет Доходов и Расходов (БДР)
? Бюджет Движения Денежных Средств (БДДС)
? Бюджет Баланса / Бюджет по Балансовому Листу (ББЛ)
Данная классификация позволяет:
1. отнести каждый функциональный бюджет к одному из типов:стоимостному либо натурально-стоимостному, т.е. определить, какого рода обороты: денег, неденежных активов или доходов/расходов, – он описывает;
2. сформировать три итоговых (консолидированных) бюджета;
3. планировать и учитывать балансовую стоимость предприятия по Бюджету Баланса.
Бюджет Доходов и Расходов (БДР)
Бюджет Доходов и Расходов (БДР) отражает формирование экономических результатов деятельности предприятия. Цель его составления – управление прибыльностью /рентабельностью предприятия. Он показывает:
1. Структуру (источники формирования) доходов предприятия.
2. Структуру расходов (направления расходования средств) предприятия.
3. Объемы доходов и расходов (совокупные, по группам статей и по отдельным статьям).
4. Разницу (т.е. прибыль либо убытки) между доходами и расходами за период.
На основе этих данных и при помощи определенных инструментов анализа (см. подробнее Разделы "Планирование" и "Анализ") можно:
1. Спланировать и определить по факту статьи доходов, вносящие наиболее значимый вклад в финансовые результаты, что является необходимой информацией для разработки маркетинговой политики компании
2. Выявить наиболее значимые статьи расходов, на которые имеет смысл влиять с целью улучшения финансовых результатов.
Формат Бюджета Доходов и Расходов (последовательность и группировка статей) должен соответствовать принятому на предприятии формату Отчета о Прибылях и Убытках (ОПУ), так как только такое соответствие позволит качественно спланировать и учесть весь процесс формирования финансовых результатов деятельности предприятия. БДР (аналогично ОПУ) предполагает последовательное вычитание из валовых финансовых результатов (выручка, маржинальный доход и т.д.) соответствующих расходных статей, из чего формируются "очищенные" от этих расходов финансовые результаты (вплоть до чистой и нераспределенной прибыли). Пример последовательного формирования финансовых результатов представлен на Таблице 4.
Схема формирования финансовых результатов
Бюджет Движения Денежных Средств (БДДС)
Бюджет Движения Денежных Средств (БДДС) отражает движение денежных средств (денежные потоки) по всем видам банковских счетов, кассе и иным местам хранения денег предприятия (Шевчук Д.А. Основы банковского дела. – Ростов-на-дону: Феникс, 2006; Шевчук Д.А. Банковские операции. – Ростов-на-дону: Феникс, 2006; Шевчук Д.А. Основы банковского аудита. Учебное пособие. – Ростов-на-дону: Феникс, 2006).
С точки зрения направленности денежных потоков, существуют два их вида:
1. Поступления на предприятие
2. Выплаты с предприятия
Через Бюджет Движения Денежных Средств планируются, учитываются и анализируются:
1. Направленность денежных потоков
2. Объемы конкретных выплат и поступлений
3. Даты совершения платежей и поступлений денег
4. Обороты денежных средств за период (с необходимой периодичностью)
5. Остаток (сальдо) денежных средств в кассе и на счетах на конкретные даты
Все это позволяет управлять платежеспособностью предприятия, а именно:
1. Поддерживать на счету необходимый для произведения всех запланированных платежей объем денежных средств;
2. Избегать кассовых разрывов– превышений в определенные периоды платежей над поступлениями;
а также снижать уровень временно свободных, т.е. неработающих и не приносящих дохода, денежных средств, управляя, таким образом, не только платежеспособностью, но и, в некоторой мере, прибыльностью предприятия.
БДДС с разбивкой по дням также иногда называют Платежным календарем или Реестром платежей (см. Раздел "Планирование", пункт "Разработка регламента текущей корректировки планов"). Этот документ является наиболее гибким инструментом оперативного управления денежной наличностью.
Во многом (но не во всем, см. далее) статьи БДДС совпадают со статьями Бюджета Доходов и Расходов, так как формирование большинства доходов и расходов связано с поступлениями и выплатами денег. При этом уровень детализации статей БДДС и БДР должен быть одинаковым.
инвестиционная деятельность (покупка основных фондов, наладка и ввод в эксплуатацию оборудования, капитальные ремонты) порождают только платежи денежных средств, но не расходы, так как все выплаченные суммы увеличивают балансовую стоимость внеоборотных активов предприятия. В свою очередь, износ внеоборотных активов списывается через амортизационные отчисления, которые, наоборот, являются расходами, но не влекут за собой какие-либо платежи.
Детализация статей БДДС может как совпадать с детализацией статей БДР, так и быть более агрегированной. Степень детализации зависит от того, на каком уровне руководство предприятия желает и имеет реальную возможность управлять своими денежными потоками. Например, если с точки зрения начисления заработной платы в БДР имеет смысл различать статьи "Оклад", "Комиссионные" и "Премии", то в БДДС будет достаточно иметь только одну статью – "Выплата заработной платы".
Натурально-стоимостные бюджеты (Бюджеты Товаров, Запасов и Внеоборотных Активов) отражают движение всех, кроме денежных средств, активов на предприятии. Наименование типа этих бюджетов означает, что движение активов рассчитывается как в натуральных единицах (штуках, контейнерах, вагонах, тоннах, киловаттах и т.п.), так и по стоимости (через произведение натуральных единиц на их цены).
По отношению к предприятию существуют два направления движения неденежных активов:
1. Приход на предприятие (с оприходованием);
2. Выбытие/отпуск с предприятия (со списанием).
Внутри предприятия движение активов бывает следующих видов:
1. Списание сырья/материалов со склада в производство;
2. Передача готовой продукции из производства на склад;
3. Передача сырья/материалов, незавершенного производства из одного цеха в другой;
и т.п.
Общий перечень бюджетов в стоимостных и натуральных показателях был приведен в пункте 1.2. Далее каждый из этих бюджетов может детализироваться. Например:
Бюджет продаж может состоять из:
? бюджетов продаж собственной и покупной продукции;
? бюджетов оптовых, мелкооптовых и розничных продаж;
? бюджетов продаж по продуктам;
? бюджетов продаж по регионам;
? бюджетов реализации брака и отходов;
? бюджетов реализации основных средств;
и т.д.
Бюджет закупок могут формировать:
? бюджеты закупок готовой продукции (товаров) на стороне;
? бюджеты закупок сырья и материалов;
? бюджеты закупок инструмента;
? бюджеты закупок хозяйственного инвентаря;
? бюджеты закупок основных средств.
и т.д. (в том числе, каждый из бюджетов может делиться по видам сырья/материалов, видам продукции, в производстве которых используются те или иные активы и т.п.)
Следует отметить, что не на каждом предприятии необходимо составлять все виды натурально-стоимостных бюджетов. Например, в торговой компании будут вестись только Бюджеты закупок товаров и Бюджеты продаж, а бюджеты, связанные с производством, были бы для нее лишними. И, наоборот, для чисто производственного предприятия не имеет смысла формировать Бюджеты закупок товаров на стороне.
Бюджет Баланса или Бюджет по Балансовому Листу (ББЛ) – это ближайший аналог стандартного бухгалтерского баланса, так как показывает:
1. Стоимость и виды всего имущества, которым владеет предприятие (активы).
2. Источники средств для формирования этого имущества и их соотношение (пассивы).
Особенностью Бюджета Баланса является цель его составления – это получение полной, объективной, достоверной и своевременной информации о стоимости предприятия для принятия оптимальных управленческих решений. В соответствии с данной целью, существуют определенные отличия Бюджета Баланса от бухгалтерского баланса:
1. Бюджет Баланса составляется на основе управленческой учетной политики. Это означает, что стоимость и износ ТМЦ, остатки, финансовые результаты и т.п. рассчитываются по алгоритмам, принятым для внутреннего учета на предприятии, а не обязательно по бухгалтерским стандартам, предписанным государством (см. Раздел "Учетная политика").
2. Бухгалтерский баланс составляется исключительно по фактическому состоянию предприятия, а Бюджет Баланса предназначен как для планирования будущей стоимости предприятия, так и для отражения фактической его стоимости.
3. Формат бухгалтерского баланса (виды статей, их порядок, группировки и детализация) строго регламентирован государственными органами, тогда как Бюджет Баланса формируется в соответствии с потребностями конкретного бизнеса. В частности, это позволяет:
Более полно учитывать нематериальные активы (репутация, патенты, лицензии, торговые марки, авторские права и т.п.);
Просматривать информацию не только постатейно, но и в разрезах:
? видов ТМЦ;
? контрактов;
? контрагентов;
? валют;
? мест хранения;
? сотрудников;
и т.д.
Проводить более полный финансовый анализ (см. Раздел "Анализ").
4. Периодичность составление бухгалтерского баланса достаточно велика (квартал и год), а для Бюджета Баланса возможно составление с любой требуемой периодичностью (включая ежедневную).
Статья – составная часть бюджета, по которой осуществляются планирование и учет хозяйственных операцийодного типа (можно также сказать, что бюджет – это группировка нескольких статей).
Хозяйственная операция – простейшее событие в деятельности предприятия, вызвавшее возникновение доходов, затрат, расходов, поступлений/выплат денежных средств, формирование остатков или движение товарно-материальных ценностей.
Всего, в соответствии с определением, можно выделить семь типов хозяйственных операций:
1. Доходы
2. Затраты
3. Расходы
4. Поступления денежных средств
5. Выплаты денежных средств
6. Остатки товарно-материальных ценностей
7. Движение товарно-материальных ценностей
Отражение хозяйственных операций по статьям зависит от того, какой из способов учета принят на предприятии:
Вариант первый: по принципу "Приход – Расход" по статьям;
Вариант второй: проводки по счетам управленческого плана счетов.
В первом случае статьи являются конечным регистром отражения хозяйственных операций.
Во втором случае статьи – это аналитики (субконто) соответствующих счетов.
Различие и связь между статьями затрат и расходов