Использование факсимиле руководителя при подписании экземпляра трудового договора, выдаваемого на руки работнику, недопустимо. Факсимиле может быть использовано только при выдаче копий, а работнику на руки выдается подлинник. При необходимости выдачи копий трудового договора текст трудового договора и ксерокопированные или факсимильные подписи сторон заверяются подлинной подписью начальника отдела кадров.
Ниже подписи руководителя в трудовом договоре указываются юридический и почтовый адрес организации, ее банковские реквизиты. Нередко почтовый и юридический адрес организации не совпадают. Как известно, юридическим адресом организации является место ее государственной регистрации. Этот адрес указывается в учредительных документах, а почтовый адрес определяет фактическое местонахождение организации и указывается на бланках письма.
Трудовой договор составляется, оформляется и подписывается обеими сторонами в двух экземплярах.
После подписания трудовой договор датируется. Датой трудового договора является дата его подписания последней стороной. Необходимо запомнить эту дату, так как приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров с работниками организации. Если регистрация ведется на бумагоносителе, то такой журнал должен иметь пронумерованные страницы, должен быть прошит, прошнурован и опломбирован подписью руководителя и печатью организации. Форма журнала не устанавливается нормативными актами и оформляется в произвольной форме.
Знаменитый специалист по кадровому делопроизводству Мурнина И. предлагает следующую форму журнала регистрации трудовых договоров:
Один экземпляр зарегистрированного трудового договора выдается на руки работнику под расписку на другом экземпляре, который хранится у работодателя. Работник также может ставить роспись в соответствующей графе журнала.
Точно таким же образом оформляются, визируются, подписываются дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Хотелось бы отдельно рассмотреть заключение трудового договора с совместителями .
Согласно ст. 282 ТК РФ заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей.
Совместительством признается выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Для того чтобы работа считалась совместительством, инициатива по этому поводу должна исходить от самого работника (ст. 97 ТК РФ).
Выделяются два вида совместительства - внутреннее и внешнее. При внутреннем совместительстве работник получает дополнительную нагрузку по основному месту работы, при внешнем совместительстве строит трудовые отношения с другим работодателем.
В случае совмещения также заключается трудовой договор, в котором будет сказано, что выполняемая работа является совместительством.
При внешнем совместительстве работник приходит со стороны. Необходимо, чтобы он предъявил паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке либо их надлежаще заверенных копий, а при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ).
Трудовую книжку у совместителей требовать нельзя, в крайнем случае попросите принести ее копию. Так как за совместителей организация также уплачивает страховые взносы в Пенсионный фонд, попросите принести также копию пенсионного свидетельства.
Особенности работы по совместительству для отдельных категорий работников (педагогических, медицинских и фармацевтических работников, работников культуры) определяются в порядке, установленном Правительством РФ, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
Так, особенности работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры урегулированы постановлением Правительства РФ от 4 апреля 2003 г. № 197 (в ред. от 1 февраля 2005 г.), постановлением Минтруда РФ от 30 июня 2003 г. № 41.
Не допускается работа по совместительству лиц в возрасте до 18 лет, на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, если основная работа связана с такими же условиями, а также в других случаях, установленных федеральными законами (ст. 282 ТК РФ).
О статусе работника-совместителя можно судить из документов, удостоверяющих личность, или из справки с основного места работы. Но требовать данные документы кадровик не имеет права. И если работник все же подпадает под вышеперечисленную категорию лиц, которые не могут работать по совместительству, то проблем у кадровой службы не будет, так как нормы ТК РФ прямо адресованы работникам, а не работодателям, и отвечать за нарушения закона придется самому работнику.
Совместительство (как внешнее, так и внутреннее) может быть оформлено не только договором на неопределенный срок, но и срочным трудовым договором.
Трудовой договор о совместительстве заключается в общеустановленном порядке в письменной форме (ст. 56 ТК РФ). В договоре должны быть отражены все существенные условия труда, предусмотренные ст. 57 ТК РФ.
Основное требование как к договору, заключаемому на неопределенный срок, так и к срочному трудовому договору следующее - в его тексте должно быть указано, что предстоящая работа является совместительством.
Кроме трудового договора, никаких дополнительных заявлений с просьбой о совместительстве от работника не требуется.
После подписания работодателем и работником трудового договора работодатель обязан оформить прием на работу в соответствии с правилами ст. 68 ТК РФ.
1.2. Трудовая книжка - необходимо правильно заполнить
Трудовая книжка относится к числу основных кадровых документов. По записям в ней определяются: характер выполняемой работы, общий и непрерывный трудовой стаж; сведения, дающие право работнику на льготы и преимущества при назначении пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов, назначении пенсий, в том числе на льготных условиях; причины переводов на другую работу и увольнений. В трудовой книжке отмечаются данные о поощрениях и награждениях, свидетельствующие о добросовестном отношении работника к труду.
Работа с трудовыми книжками ведется в несколько этапов:
1) проверка записей, сделанных на предыдущих работах;
2) заведение трудовой книжки работникам, впервые начинающим трудовую деятельность;
3) при необходимости заведение вкладышей в трудовые книжки;
4) внесение соответствующих записей при приеме, переводе, увольнении;
5) учет и оформление выдачи трудовых книжек на руки;
6) сдача трудовых книжек в органы социального обеспечения при выходе работника на пенсию.
Именно при заполнении трудовых книжек кадровики допускают много ошибок.
Чтобы идеально вести трудовые книжки, вам необходимо познакомиться с главными постулатами ведения, заполнения и хранения этих документов - главных историковедов нашей трудовой деятельности.
Итак, начнем с основ.
Трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях независимо от форм собственности на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работников основной. Как показал анализ, в основном кадровиками заводится трудовая книжка намного позже срока, установленного ст. 66 ТК РФ.
Согласно ст. 309 ТК РФ работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. И все же некоторые "частники" пытаются "провести" своего работника именно по трудовой книжке. Забрав ее, они обещают заполнить ее при расторжении трудовых отношений с работником, что, конечно, является нарушением трудового законодательства. Данная запись, естественно, впоследствии будет признана недействительной. Так что, уважаемые частные предприниматели, не пытайтесь заполнить своему работнику трудовую книжку, а лучше заключите с ним трудовой договор по всей форме, предусмотренной трудовым законодательством.
Порядок ведения, заполнения и хранения трудовых книжек предусмотрен Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (в ред. от 6 февраля 2004 г.) (далее - Правила)) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее - Инструкция)).
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу, а не через месяц или когда вдруг работнику понадобится копия трудовой книжки.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике :
1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Пункт 2.1. Инструкции запрещает замену имени и отчества инициалами. Надо быть внимательным при написании таких имен, как Наталья и Наталия и т. п.;
2) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное образование.
Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 8 мая 2005 г. в трудовой книжке делается запись: "08.05.2005".
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т. п.
После заполнения трудовой книжки в соответствии с п. 2.2 Инструкции работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей. Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа "С записями ознакомлен" вносить не следует.
Ниже расписываются сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо.
В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указываются последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)", а в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.
Рассмотрим поподробнее заполнение трудовой книжки.
В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.
У некоторых кадровиков возникает при заполнении данных сведений серьезный вопрос: в каких случаях делается запись в трудовую книжку "назначен", а в каких - "принят"? Четких рекомендаций по этому поводу в законодательстве нет. В соответствии со ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. В унифицированной форме № Т1 этого приказа (распоряжения) (о приказах речь пойдет чуть позже) указано именно "прием работника на работу". На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и со ссылкой на его реквизиты делается соответствующая запись в трудовой книжке работника.
Согласно ст. 19 ТК РФ трудовые отношения могут возникать в результате назначения на должность или утверждения в должности в случаях, предусмотренных законом, иным нормативным правовым актом или уставом (положением) организации. Например, в соответствии с уставом организации трудовой договор с руководителем заключается после назначения его на должность (ст. 275 ТК РФ). В таком случае в трудовой книжке необходимо сделать запись о том, что работник назначается на должность, со ссылкой на документ, в соответствии с которым произошло назначение.
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
Установление работнику второй и последующей профессии , специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарюремонтнику была установлена вторая профессия "электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", в графе 4 указываются соответствующее удостоверение, его номер и дата.