4.6. Дисциплинарные взыскания. Порядок наложения и оформления
В отличие от перечня видов поощрений работников за добросовестный труд, который может быть установлен самостоятельно работодателем, ТК РФ в ст. 192 приводит практически исчерпывающий перечень видов дисциплинарных взысканий, которые могут быть применены в отношении работника. А именно – за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:
1) замечание;
2) выговор;
3) увольнение по соответствующим основаниям.
Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине (часть пятая статьи 189 ТК РФ) для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания. Указанные нормативные акты касаются прежде всего государственных служащих; военнослужащих; лиц, работающих в каких-либо специализированных областях (транспорт, рыбная промышленность, добыча нефти и газа и т. п.)
В ч. 3 ст. 192 ТК РФ дается разъяснение о конкретных видах такого дисциплинарного взыскания, как увольнения – в частности, к этому дисциплинарному взысканию относится увольнение работника по основаниям, предусмотренным п. 5, 6, 9 или 10 ч. 1 ст. 81 или п. 1 ст. 336 ТК РФ, а также п.п.п. 7 или 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
ТК РФ дополнительно строго оговаривается, что не допускается применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине.
При наложении дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
В отличие от предыдущей редакции в ст. 193 ТК РФ с учетом изменений от 30. 06. 2006 г. предусматривается более подробный порядок применения дисциплинарных взысканий. В частности указывается, что до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. При этом рекомендуется затребовать такое письменное объяснение от работника путем вручения ему под роспись соответствующего требования о необходимости представить письменное объяснение в связи с совершением им дисциплинарного проступка.
Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. Но при этом, как указывалось выше, в обязательном порядке должен быть составлен акт о непредставлении работником письменного объяснения в установленный срок.
Сроки применения дисциплинарного взыскания изменениями в ТК РФ от 30. 06. 2006 г. оставлены в прежней редакции. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
Обязательным условием применения дисциплинарного взыскания является то, что за каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
После того, как работодателем будет соблюден весь порядок затребования от работника письменного объяснения и рассмотрения указанного объяснения может быть издан приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания Такой приказ объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт.
Следует обратить внимание, что Постановлением Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 г. примерная форма приказа о наложении дисциплинарного взыскания не установлена в связи с чем работодатель вправе издать такой приказ в свободной форме с соблюдением всех требований, предъявляемых к реквизитам указанного документа.
Порядок снятия дисциплинарного взыскания с работника, установленный ст. 194 ТК РФ также не изменился. Если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.
Работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.
Особое внимание следует обратить на то, что сведения о дисциплинарных взысканиях (за исключением случаев увольнения работника) в трудовую книжку не вносятся.
4.7. Внесение изменений в сведения о работнике в кадровую документацию
В случае, изменения каких-либо сведений о работнике (изменение фамилии, имени, места жительства, паспортных данных, сведений об образовании и т. п.) работник представляет работодателю копии соответствующих документов, которые подтверждают указанные документы и письменное заявление о необходимости внесении изменений в его сведения на основании представленных сведений.
На основании указанного письменного заявления работника и приложенных к нему документов работодатель издает приказ о внесении изменений в соответствующие документы, в которых указаны сведения о работнике, подлежащие изменению. Так, например, при смене фамилии работником должны быть представлены копии документа, явившегося основанием для смены фамилии (например, свидетельство о заключении брака) и паспорта с измененной фамилией. На основании этих документов и письменного заявления работника работодатель издает приказ о необходимости внести соответствующие изменения в следующие документы данного работника: личная карточка работника трудовая книжка работника.
В личной карточку работника вносятся соответствующие изменения в сведения о работнике, а также указываются реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений. Копии указанных документов желательно хранить в личном деле сотрудника.
В соответствии с п. 26 Постановления Правительства РФ "О трудовых книжках" изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Постановлением Минтруда РФ "Об утверждении инструкции…" в п. 2.3–2.4 предусмотрен подробный порядок внесения таких изменений. А именно – указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
В случае необходимости внесения изменений в иные кадровые документы, содержащие сведения о работнике, такие изменения вносятся в порядке, аналогичном вышеизложенному.
4.8. Выдача дубликата трудовой книжки
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки и правила его заполнения предусматриваются в разделе 7 Постановления Минтруда РФ "Об утверждении инструкции…" и п.п. 31–34 Постановление Правительства РФ "О трудовых книжках".
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
Кроме утраты трудовой книжки основанием для выдачи дубликата трудовой книжки может являться письменное заявление работника о выдаче ему дубликата трудовой книжки, в случае, если трудовой книжке имеются записи об увольнении или переводе на другую работу, признанные недействительными. В этом случае в дубликат трудовой книжки переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной
При оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
Постановление Правительства РФ "О трудовых книжках" п. 34 устанавливается подробный порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
4.9. Внесение изменений в кадровые документы предприятия
В случае внесения неточных или неверных записей в документы по кадровому учету требуется внесение соответствующих изменений. В случае если речь идет о внутренних кадровых документах, издаваемых работодателем, то в зависимости от документа, в который требуется внести дополнения и (или) исправления определяется порядок оформления таких исправлений. Так, в случае издания приказа, содержащего неверные или неполные сведения, такие исправления могут быть внесены путем издания нового приказа, в котором необходимо признать положения предыдущего приказа, содержащие неверные сведения недействительными и указать достоверные сведения.
Если необходимо внести какие-либо исправления в трудовой договор, то это возможно сделать путем заключения к нему дополнительного соглашения, в котором будут отражены все необходимые исправления.
Иные документы (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т. п.) могут быть исправлены либо путем составления к ним соответствующих дополнений (изменений) либо издания приказа об утверждении их новой редакции.
Наиболее подробный порядок исправления неточных или неверных сведений предусмотрен законодателем в отношении трудовой книжки работника. Требования, установленные к порядку внесения исправления в записи, содержащиеся в трудовой книжки работника установлены постановлением Минтруда РФ "Об утверждении инструкции…" и постановлением Правительства РФ "О трудовых книжках".
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также в случае массовой утраты работодателем трудовых книжек работников.
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
4.10. Типичные ошибки при оформлении текущей кадровой документации и правила их исправления
В процессе деятельности предприятия и оформления текущей кадровой документации нередко возникают ошибки при составлении и разработке каких-либо документов. Как правило, наиболее типичными ошибками, связанными с оформлением текущей кадровой документации можно назвать следующие:
1. При увольнении работника за совершение виновных действий (например, прогул, утрата доверия и т. п.) работодатель, считая, что работник "подлежит наказанию", не производит с ним окончательного расчета либо не включает в этот расчет компенсацию за неиспользованный отпуск. Такие действия работодателя являются нарушением норм трудового права. В ТК РФ не предусмотрено каких-либо исключений для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск. Такая компенсация должна быть выплачена при увольнении любому работнику независимо от причин его увольнения. И в случае, если компенсация за неиспользованный отпуск не была выплачена при увольнении работника, работодатель должен направить работнику письмо или иным образом уведомить его о возможности получения такой компенсации. В случае увольнение за прогул – нет компенсации за неиспользованный отпуск.
2. Нередки случаи, когда работодатель в целях повышения производительности труда, привлечения большего числа клиентов и по иным причинам переводит работника из одного структурного подразделения в другое. Но при этом не уточняется – указано ли структурное подразделение в трудовом договоре работника и соответственно если указано то каких-либо изменений в трудовой договор не вносится, дополнительное соглашение не составляется, то есть не оформляется перевод работника. Во избежание указанного нарушения необходимо в обязательном порядке оформить надлежащим образом перевод работника в другое структурное подразделение и в дальнейшем строго следить за какими-либо изменениями условий трудового договора их своевременным оформлением.
3. Оформляя перевод работника, например на другую должность, работодатель вносит в трудовую книжку соответствующую запись и при этом заверяет ее подпись руководителя и печатью организации. Это является нарушением порядка ведения трудовых книжек, поскольку подпись руководителя и печать организации должны быть внесены в трудовую книжку работника только после записи об увольнении работника. Исправить такое нарушение практически невозможно, поскольку фактически это не является запись в трудовой книжке, и признать ее недействительной нельзя. Но в дальнейшем при заполнении трудовых книжек необходимо строго соблюдать соответствующие правила и требования.