42. ВЫБОР СТРАТЕГИИ ИЗМЕНЕНИЯ
Под стратегией изменений понимается тот или иной подход к осуществлению перемен, выбранный в зависимости от конкретных обстоятельств. Перед тем как воспользоваться той или иной стратегией осуществления изменения, необходимо помнить, что всегда есть выбор, т. е. существует несколько возможных подходов к проведению изменений. Одна из основных классификаций включает в себя следующие виды стратегий. 1. Директивная стратегия. При ее применении принятие решений остается за менеджером (руководителем проекта), который осуществляет изменения, не отступая от первоначально разработанного плана, а люди, вовлеченные в изменения, вынуждены просто смириться с фактом его проведения. 2. Стратегия, основанная на переговорах. Используя данную стратегию, менеджер по-прежнему является инициатором изменения, но уже проявляет готовность вести переговоры с другими группами по вопросам осуществления изменения и в случае необходимости пойти на уступки. 3. Нормативная стратегия (сердца и умы). При использовании этой стратегии делается попытка расширить рамки обычных действий по проведению изменений, а именно: помимо получения согласия служащих на определенные изменения добиться у них чувства ответственности за осуществление перемен и достижение общих целей организации. 4. Аналитическая стратегия. Ее применение предполагает привлечение технических экспертов для изучения конкретной проблемы изменений. С этой целью формируется команда специалистов, включающая экспертов из ведущих отделов или внешних консультантов, работающих под строгим руководством. 5. Стратегия, ориентированная на действие, по своему содержанию близка к аналитической стратегии и отличается от нее по двум признакам: проблема не так точно определена; вовлеченные в изменения сотрудники образуют группу, на которую менеджер не оказывает сильного влияния. Такая группа апробирует целый ряд подходов к решению проблемы и учится на своих ошибках.
Факторы, оказывающие влияние на выбор стратегии.
1. Степень и вид ожидаемого сопротивления. При условии равенства других факторов чем больше проявляемое сопротивление, тем труднее будет преодолеть его и тем в большей степени менеджеру придется "продвигаться" вправо по континууму, чтобы найти способы снижения сопротивления.
2. Широта полномочий инициатора перемен. Чем меньшей силой обладает инициатор по отношению к другим, тем в большей степени менеджеру – инициатору изменений необходимо перемещаться по континууму вправо, и наоборот.
3. Объем требуемой информации. В том случае, если для планирования и осуществления изменений необходимы значительный объем информации и ответственное отношение сотрудников, инициатор перемен при выборе стратегии должен перемещаться вправо.
4. Факторы риска. Чем больше реальная вероятность риска для функционирования организации и ее выживания (при условии, что данная ситуация не будет изменена), тем в большей степени необходимо "перемещаться" по континууму влево.
43. ПРОГРАММА ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ИЗМЕНЕНИИ
Рассмотрев причины и движущие силы изменений, сопротивление и способы его преодоления, а также факторы выбора стратегии изменений, можно перейти к составлению программы перемен. Как показывает практика, успешное осуществление изменений зависит от качества его подготовки. Подготовительный этап включает следующие фазы:
1) осознание необходимости изменения (определение потребности изменения, часто обусловленной внешними факторами, воздействующими на организацию);
2) определение уровня или уровней, на которых происходит изменение (индивидуальный, групповой, организационный), и вероятной степени сложности, с которой будет связано осуществление изменения;
3) определение сил, способствующих и сдерживающих процесс изменения (анализ поля сил);
4) определение вероятной степени сопротивления, возможных причин такого сопротивления и способов его преодоления;
5) выбор подходящей стратегии изменения, в рамках которой изменением можно эффективно управлять. Подготовительный этап предшествует собственно процессу изменения. К. Левин, создавший диаграмму поля сил, предложил модель процесса управления организационными изменениями, состоящую из трех этапов.
Этап 1. Размораживание. На первом этапе основная проблема – определение и преодоление первоначального сопротивления, умение заставить людей принять новую систему взглядов, необходимую для осуществления изменения.
Этап 2. Изменение. Основная проблема второго этапа состоит в осуществлении изменения и требует тщательного планирования. Исследование большого числа организаций с целью определения проблем, наиболее часто возникающих при попытке реализации стратегических решений на этапе изменений, позволило установить наиболее распространенные из них: затягивание процесса изменений; возникновение непредвиденных проблем; отсутствие (или недостаточный уровень) координации деятельности; отвлечение внимания в связи с возникновением кризисной ситуации; недостаточный уровень подготовки персонала; неблагоприятное воздействие неконтролируемых факторов вне пределов организации (например, наличие экономических или политических изменений). Таким образом, даже прекрасно составленные планы могут потерпеть неудачу на втором этапе процесса изменения из-за целого ряда перемен.
Этап 3. Замораживание. Задача третьего этапа – закрепление положительных результатов и принятие новых методов работы. На данном этапе изменение должно быть официально и неофициально закреплено. Необходимо добиться того, чтобы оно стало частью культуры организации.
44. УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИОННОЕ РАЗВИТИЕ
Современный подход к управлению изменениями и развитию человеческих ресурсов называют организационным развитием. Цель организационного развития – повышение эффективности функционирования организации. Достижение эффективности обеспечивается способностью организации быстро и своевременно адаптироваться к изменениям в технике и рынках сбыта, к другим явлениям внешнего окружения, к переменам в структуре и методах самой системы управления. Инструментом достижения этой цели служат изменения в поведении членов организации, сознательно вводимые путем целенаправленного воздействия на систему ценностных ориентации работников, межличностные и межгрупповые взаимодействия, индивидуальные производственные навыки, а также посредством создания условий для более интенсивного использования человеческого потенциала.
Организационное развитие имеет ряд отличительных характеристик:
1) планируемость и долгосрочность – организационное развитие предполагает разработку комплексных долгосрочных программ совершенствования деятельности организации;
2) ориентация на ключевые проблемы организации;
3) системность;
4) ориентация на действия – организационное развитие концентрируется на действиях и результатах. В отличие от традиционных подходов к развитию, которые имеют тенденцию к описанию происходящих в организации перемен, организационное развитие делает акцент на свершившихся фактах;
5) использование услуг консультантов по организационным изменениям;
6) обучение персонала – главная особенность процесса организационного развития в том, что он основывается на переподготовке персонала, являющейся одним из средств осуществления преобразований.
На протяжении многих лет наиболее популярными методами организационного развития остаются тренинг на основе управленческой решетки, обеспечение обратной связи по результатам наблюдений и построение команд. Тренинг на основе управленческой решетки направлен на развитие стиля управления и лидерства. В центре внимания – менеджмент. Главной задачей тренинга является воспитание "участвующего" менеджмента, для которого характерна максимальная забота как о людях, так и о достижении целей организации. Обратная связь по результатам наблюдений предполагает выявление проблем производственных подразделений (например, рабочей группы, отдела) или организации в целом с помощью анкетирования. Результаты анкетирования сообщаются участникам опроса и используются для диагностики проблем и выработки конкретного плана действий по их разрешению. Типичная анкета помогает собрать данные по таким аспектам жизнедеятельности организаций, как лидерство, организационный климат и удовлетворенность работников.
45. ПОНЯТИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Можно выделить несколько основных подходов к определению эффективности деятельности организаций:
1. Понимание эффективности как степени достижения цели организации. В этом случае важно признание динамичности целей и различия между официальными и оперативными целями организации.
2. Понимание эффективности как способности организаций использовать среду для приобретения редких ресурсов. Одним из основных аспектов данной концепции является взаимозависимость между организацией и внешней средой предприятия как форма обмена определенными продуктами.
3. Понимание эффективности как способности организаций достигать максимальные результаты при фиксированных затратах или способности минимизировать затраты при достижении требуемых результатов.
4. Понимание эффективности как способности к достижению целей на основе хороших внутренних характеристик. По мнению сторонников этого подхода, эффективная организационная структура усиливает удовлетворенность, чувство гарантированности и контроль персонала над деятельностью организации.
5. Понимание эффективности как степени удовлетворенности клиентов и заказчиков. Данный подход применим в ситуации, когда мощные группы лиц вне организации способны оказывать существенное влияние на ее функционирование.
Если использовать изложенные положения в качестве исходных при определении сущности эффективности, то можно сделать вывод, что деятельность организации может быть признана эффективной при выполнении следующих условий:
1) цели в каждый данный момент времени рассматриваются в качестве временных, подвижных, производных от требований, предъявляемых со стороны как общества, так и самой организации;
2) содержание целей отвечает сущностным характеристикам организации и отражает внешние и внутренние условия функционирования предприятия;
3) поставленные цели успешно достигнуты: достижение целей оправдано затрачиваемыми на это средствами, требуемое соотношение затрат и результатов деятельности выполнено;
4) для достижения целей использованы принятые, одобренные обществом средства; необходимость этого условия определяется социально-экономической природой системы организации; его выполнение позволяет избежать дополнительных затрат, связанных с социальной реабилитацией проводимых работ.
Исходя из этих положений можно сформулировать следующее определение. Эффективность деятельности организации – это ее свойство, связанное со способностью организации формулировать свои цели с учетом внешних и внутренних условий функционирования и достигать поставленных результатов путем использования социально одобренных средств при установленном соотношении затрат и результатов.
46. ФАКТОРЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Можно выделить три группы взаимообусловленных факторов эффективности: 1) общесистемные факторы, определяющие предпосылки эффективного функционирования организации; 2) внешние факторы ограничения деятельности организации производства, обусловленные закономерностью коммуникативности систем, основными из которых являются требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов; 3) факторы управления развитием организации – наличие программы развития организации производства, обеспеченность организационными ресурсами. По значимости и силе влияния отдельных факторов в их числе можно выделить такие, которые оказывают наиболее существенное воздействие на эффективность системы организации – критические факторы. Эффективность деятельности организации в основном определяется именно критическими факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.
Приведем характеристику основных критических факторов.
1. Принципы деятельности организации являются основой построения практической работы предприятия. Их реализация позволяет повысить эффективность за счет согласования и упорядочения связей основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой. 2. Организационная культура является фактором, позволяющим организации опосредованно воздействовать на эффективность принимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость между культурой организации и успехом предпринимательской деятельности. Все преуспевающие предприятия наряду с четким представлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками владеют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способствуют достижению высокой эффективности организации. 3. Наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. 4. Требования внешней среды характеризуют общественные потребности, конкретизированные в свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями материального производства. 5. Ограничения инвестиционных ресурсов как фактор эффективности деятельности организации определяют возможность достижения конечного результата, адекватного поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. 6. Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы организации дают представление о средствах организационной деятельности. В состав этих средств входят работники, а также используемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции. 7. Программа развития организации выполняет функции планирования, контроля и регулирования ее деятельности.
47. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ: 1 И 2 ЭТАПЫ
Наиболее рациональным способом оценки эффективности организации является метод последовательного сравнения с помощью стандартных оценок, когда измерение эффективности производится путем расчета значений отдельных показателей по группам критериев и определения их относительной значимости по интервальной шкале. Оценка эффективности деятельности организации можно разделить на несколько этапов расчетов.
Первый этап – идентификация организационной системы – состоит в выявлении особенностей функционирования организации. На данном этапе определяются функции, цели и организационные ресурсы системы, устанавливаются предъявляемые требования и возможности их удовлетворения в конкретных условиях.
Второй этап – формирование критериев и измерителей эффективности – включает проведение работ по определению основных направлений оценки и критериев эффективности. Критерии выступают в качестве необходимой предпосылки вынесения решения об уровне эффективности организации, каждый из них характеризуется с помощью ряда показателей. Отбор показателей осуществляется исходя из следующих требований: используемые измерители должны фиксировать фактический уровень эффективности и одновременно подчиняться задаче анализа и управления экономическими процессами на основе выявления различных причинно-следственных связей. Завершающей процедурой формирования системы критериев является их ранжирование по степени влияния на эффективность организации производства. Ранжирование осуществляется по количественной шкале в диапазоне от 0 до 10. Максимальная оценка присваивается наиболее предпочтительной характеристике. Если обозначить оценку признака /у эксперта j через ац, то относительный вес показателя рассчитывается по формуле
Показатель, имеющий наибольший вес, получает ранг 1. Для каждого наиболее важного критерия разрабатывается шкала полезности с интервалом 0–1,0. Основным назначением шкалы является преобразование разнородных измерителей в эквивалентные им баллы.
48. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ: 3 И 4 ЭТАПЫ
На третьем этапе – оценка эффективности организационной системы – производятся расчет фактических значений показателей и преобразование полученных числовых оценок в баллы с помощью шкалы полезности. Балльные оценки используются для построения профиля эффективности, при составлении которого должно быть высказано мнение по каждой характеристике на основе ее количественной оценки и проведено сравнение с представлением о том, что соответствует понятиям "хорошо", "удовлетворительно" и т. д.
Четвертый этап – анализ состояния эффективности системы организации производства, – как видно из схемы, включает расчет резерва изменения эффективности, относительную оценку значимости критериев для повышения результативности системы, установление направлений ее реорганизации.
Резерв изменения эффективности Крi характеризует величину неиспользованных возможностей и повышения по конкретному критерию и показывает необходимость совершенствования системы в данном направлении:
Kpl =1-Бфi/Боптi)
где Бфi – балл, эквивалентный фактическому значению показателя по шкале полезности; Боптi – оптимальная балльная оценка показателя. Чем ближе Бфi к Боптi, тем выше уровень эффективности по заданной характеристике. Поскольку критерии имеют различную весомость для эффективности, то возникает необходимость в относительной оценке их значимости. Наиболее рациональным подходом к относительной оценке является, на наш взгляд, синтез показателей резерва эффективности и веса критерия:
Qkl=KpiVi
где QKi – относительная оценка значимости 1-го критерия. Критерий, имеющий максимальную оценку QK;, определяет "узкое место" эффективности. Поэтому очередность проведения мероприятий по реорганизации системы устанавливается в соответствии со значением Qki.-.