Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево (кроме реквизита "Отметка об исполнителе" в правовых актах и письмах): т. 2–99–90; т. 2–45. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: т. 299–85–90.
Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Линейная, 45/2.
Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., 7а.
Написания сложных существительных и прилагательных с числительными в составе
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие; 3-этажный дом; 1-, 2-, 3-секционный дом.
Сложные слова с числительным и прилагательным "процентный" пишутся: 10 %-ный сбор.
Знак "%" при нескольких числах ставится только один раз, например, 50, 60 и 70 % (неправильно: 50 %, 60 % и 70 %).
Сочетание знаков препинания
Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить в кавычки, стоят слова, уже заключенные в кавычки, то рядом дважды кавычки не ставятся. Например: В телеграмме было сказано: "Трубы предоставит комитет "Новосибгорресурс".
Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимися кавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек.
Перед открывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающейся скобки.
Наиболее часто употребляемые сокращения слов
бульвар – бул.
год, годы – г., гг. (при цифрах)
город, города – г., гг.
господину – г-ну
гражданин, граждане – гр-н, гр-не
гражданка, гражданки – гр-ка, гр-ки
железная дорога – ж.д.
железнодорожный – ж. – д.
жилмассив – ж/м
исполняющий обязанности – и.о.
и другие – и др.
и прочие – и пр.
и так далее – и т. д.
и тому подобное – и т.п.
магистраль – маг.
микрорайон – м/р
миллиард, миллиарды – млрд (после цифрового
обозначения)
миллион, миллионы – млн (после цифрового обозначения)
область – обл.
озеро – оз.
площадь – пл.
переулок – пер.
поселок – пос.
проспект – пр.
пункт, пункты – п., пп.
река – р. (но реки)
улица – ул.
экземпляр – экз.
Информативность и убедительность делового письма
Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.
Этикет в деловой переписке
В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение "Уважаемый…", при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.
Обращение "Уважаемые коллеги" применяется по отношению к лицам одной профессии.
Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.
В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение "я". Вместо "Я прошу…" нужно писать "Прошу…", вместо "Я выполнил…" пишут "Мною выполнено…".
Основные требования к тексту деловой переписки
Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа "Не откажите в любезности…". Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.
Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем
Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.
Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.
В связи с тем что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего псиьма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.
Синтаксические ошибки
1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов
Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод "Прогресс" выполнил план; 2) Завод "Прогресс" выполнил план к 20 декабря; 3) К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".
В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.
2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных
Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:
Неправильно:
Выводы комиссии обоснованные и справедливые
Правильно:
Выводы комиссии обоснованны и справедливы
3. Неправильное использование предлогов
Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании. Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).
В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом "о" и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога "о". Например:
Управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса. Правильно: Управляющий банком отметил важность поставленного вопроса.
4. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения
В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами "что", "который", "если", "чтобы", "где", "вследствие того что", "как". Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим СЛОВОМ. Например: В работе совещания, на котором присутствовало более 100 человек, приняли участие…
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что…
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.
Но допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Лексические ошибки
1. Неправильное использование слов и терминов
Основная масса ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Недостаточная грамотность приводит не только к курьезной бессмыслице, но и абсурду.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.
2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов
Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: срок выполнения может быть пролонгирован (вместо продлен). Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
3. Плеоназмы
Одной из причин Плеоназмов (от греч. pleonasmos – излишество) является неправильное употребление иностранных слов, например: промышленная индустрия (в слове "индустрия" уже заключено понятие "промышленная"); форсировать строительство ускоренными темпами ("форсировать" означает "вести ускоренными темпами"). Плеоназмы засоряют язык.
4. Тавтология
Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Например: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы.
5. Неразличение слов-паронимов
Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить и т. д. Часто составители деловых писем вместо слова "командированный" употребляют слово "командировочный". Слово "командированный" образовано от глагола "командировать" и имеет значение "лицо, посланное в командировку". Слово "командировочный" образовано от имени существительного "командировка" и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.
6. Ошибки в употреблении слов-синонимов
Синонимами называются слова с одинаковым или близким значением: возвести – построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Глагол "построить" может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол "возвести" в соответствии со значением приставки воз– может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены.
Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимичным другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово "запрос" в одном из значений синонимично слову "требование". В то же время оно не имеет присущего слову "требование" значения – норма, порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.
4. Виды писем
По характеру информации письма разделяют на большое количество видов:
Письма-приглашения
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и т. д. обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов "Уважаемый..", "Глубокоуважаемый…".
Приведем примеры текстов писем-приглашений.
Уважаемый Виктор Иванович!
Рост заболеваемости туберкулезом во всем мире и в России, где уже несколько лет официально признан его эпидемический характер, вызывает все большую озабоченность как органов власти, так и общественности. Новосибирск занимает, как известно, одно из лидирующих положений по заболеваемости туберкулезом в России. Существующие федеральная, областная и муниципальная программы борьбы с туберкулезом даже при полном финансировании могут лишь стабилизировать положение. Кроме того, они имеют чисто медицинский характер, оставляя в стороне социальные проблемы.
По инициативе общественной организации "Группа Новосибирский Академгородок" Сиб-Ново-Центр совместно с фондом "Академ" и общественной организацией "Правовое общество" в рамках проекта "Местное самоуправление и негосударственные организации: укрепление взаимодействия и обмен опытом в трех регионах России" организует семинар "Социальные проблемы туберкулеза". Координировать организацию семинара поручено фонду.
На семинаре предполагается обсудить проблемы правового регулирования лечения и реабилитации больных туберкулезом, научного обеспечения программ борьбы с туберкулезом и формы взаимодействия общественных и некоммерческих организаций с органами государственной власти и местного самоуправления в этой сфере. Предполагается, что в семинаре примут участие и представители общественных организаций, администрации Новосибирской области и мэрии Новосибирска, депутаты областного и городского Советов и специалисты.
Приглашаем Вас принять участие в работе семинара. Семинар состоится 27 апреля 2005 года в 10 часов по адресу: проспект Димитрова, 4, конференц-зал, 3-й этаж.
Уважаемый Иван Петрович!
С 29 апреля по 3 мая т.г. студенческая газета "Энергия" проводит 5-й региональный студенческий фестиваль "Дни Энергии на Горном Алтае-2005". В нем примут участие свыше 300 студентов Новосибирска, Томска, Кемерово, Барнаула, Красноярска, Омска, Бийска и Новокузнецка, в том числе представители региональных средств массовой информации и крупных общественных организаций.
Цель фестиваля – привлечь внимание студенчества к важным общественным проблемам; к студенческой прессе как к инструменту развития самосознания и выражения интересов молодежи.
В рамках фестиваля:
• семинары, круглые столы и дискуссии по журналистике, политике, экологии;
• расширенное заседание Клуба молодых журналистов;
• выступление команд КВН, музыкальных групп, коллективов студенческой самодеятельности.
Фестиваль организован в режиме интенсивного общения и активного отдыха.
Просим принять участи в студенческом фестивале.
Уважаемые коллеги!
Главным управлением МВД Новосибирской области 27 февраля 2005 г. в 10.00 проводится коллегия по вопросу взаимодействия ведомств, входящих в государственную систему профилактики и предупреждения преступности несовершеннолетних.
Прошу направить Ваших заместителей, курирующих вопросы социальной сферы, для участия в проведении коллегии, обсуждении доклада, внесении предложений по совершенствованию взаимодействия ведомств в условиях действия федерального закона "Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних", принятого Государственной Думой 21 мая 1999 года.
Место проведения коллегии:…
Об участии Ваших заместителей просьба сообщить по контактному телефону … до 11.00 24.02.2005 Ивановой Татьяне Николаевне.
Уважаемый Виктор Александрович!
21–30 марта 2005 года факультет повышения квалификации Сибирской академии государственной службы проводит региональную курсовую учебу "Социальная политика государства и управление социальной сферой".
Участники учебы (50 человек) – заместители глав администраций районов, городов по социальным вопросам, руководители и специалисты соответствующих структурных подразделений администраций субъектов РФ Сибирского региона.
В программе учебы:
• Социальное развитие России и социальная политика государства.
• Реформирование социальной сферы в странах СНГ.
• Проблемы социального развития Сибирского региона.
• Направления пенсионной реформы в России.
• Основные направления деятельности органов власти в области социальной сферы и др.
Учитывая межрегиональный характер этой учебы, прошу Вас выступить 21 марта т. г. перед участниками семинара по теме "Социальные последствия экономических реформ в России и проблемы реализации государственной социальной политики на региональном уровне".
Уважаемый Иван Петрович!
С целью проведения согласованных мероприятий в рамках реализации президентской Федеральной целевой программы развития социально-экономической и культурной базы возрождения российских немцев на 2000–2006 годы (далее – Программа), а также рационального использования средств из федерального и регионального бюджетов Министерство по делам Федерации национальной иммиграционной политики Российской Федерации подготовило и направляет Вам подписанное соглашение между министерством и администрацией Новосибирской области о совместном участии в реализации мероприятий Программы.
Прошу Вас рассмотреть и подписанный экземпляр направить в наш адрес.
Приложение: Соглашение между министерством и администрацией Новосибирской области о совместном участии в реализации мероприятий Программы на 5 листах в 2 экз.
Уважаемый Иван Григорьевич!
С 20 по 22 сентября 2005 года в городе Лесосибирске Красноярского края состоится вторая выставка-ярмарка "Деревообработка: оборудование и продукция".
Красноярский край является одним из немногих регионов России, имеющих высокий потенциал лесопромышленного производства. Центр лесопиления края – город Лесосибирск – расположен на берегу реки Енисей и имеет мощный речной порт, способный перерабатывать в год более миллиона тонн грузов, транспортируемых на Север, в Приангарье и обратно. Рекой Енисей город связан с Северным морским путем, а Ангарой – с богатейшим регионом Нижнего Приангарья. Станция города Лесосибирска является конечным пунктом железной дороги.
Основу промышленного потенциала г. Лесосибирска составляют несколько десятков лесопильных предприятий, два из которых – ЗАО "Новоенисейский ЛХК" и ЗАО "Лесосибирский ЛДК-1" – являются крупнейшими в России экспортерами пиломатериалов. Лесохимическую промышленность города представляет крупнейшее в крае предприятие – ОАО "Лесосибирский канифольно-экстракционный завод", выпускающий канифоль, скипидар, флотационное мало, лаки, краски и другую продукцию.