В книге приведены порядок и правила оформления служебных документов согласно положениям Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами". Содержатся конкретные рекомендации по подготовке более 50 видов наиболее востребованных документов – от устава компании до материалов корпоративной переписки. Отражены вопросы оформления трудового договора, трудовой книжки, документов кадрового учета, приказов, распоряжений и многого другого.
При подготовке книги были также учтены предписания, содержащиеся в Методических рекомендациях ВНИИДАД (2007 г.). Приводится большое количество примеров и образцов оформления различных служебных документов. Книга рекомендуется секретарям, помощникам руководителей, сотрудникам служб персонала и ДОУ, а также слушателям специализированных курсов по делопроизводству, секретарскому делу и студентам учебных заведений, обучающимся по специальностям "Документоведение и документационное обеспечение управления", "Менеджмент организации" и "Управление персоналом".
3-е издание, дополненное и переработанное
Содержание:
-
Ю. М. Дёмин - Делопроизводство. Подготовка служебных документов 1
-
Раздел 1 Общие требования к подготовке документов 1
-
Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами" о требованиях к документам компании 1
-
Глава 2 Требования к содержанию документов 2
-
Глава 3 Требования к структуре документов 2
-
Глава 4 Требования к стилю изложения документов 3
-
Глава 5 Требования к оформлению документов 4
-
Раздел 2 Локальные нормативные акты компании 4
-
Глава 6 Устав компании 4
-
Глава 7 Акты, определяющие структуру и состав компании: организационная структура, квалификационно-численный состав, штатное расписание 13
-
Глава 8 Коллективный договор 13
-
Глава 9 Правила внутреннего трудового распорядка 19
-
Глава 10 Положение о подразделении (органе управления (консультативном органе)) компании 22
-
Глава 11 Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент 23
-
Глава 12 Нормативно-методические и нормативно-технические акты 25
-
Глава 13 Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент 26
-
Глава 14 График сменности 27
-
Глава 15 График отпусков 27
-
Раздел 3 Документы, образующие переписку компании 27
-
Глава 16. Деловое письмо 27
-
Глава 17 Телеграмма 28
-
Глава 18 Служебная записка 28
-
Глава 19 Протокол 28
-
Глава 20 Акт 29
-
Глава 21 Справка [115] 29
-
Глава 22 Справка к проекту документа 30
-
Глава 23 Справка о состоянии дел 30
-
Глава 24 Выписка 30
-
Глава 25 Копия 31
-
Раздел 4 Документы – управленческие решения. документы планирования и отчетности 31
-
Глава 26 Постановление 31
-
Глава 27 Решение 31
-
Глава 28 Приказ по основной деятельности [133] 32
-
Глава 29 Распоряжение по основной деятельности [141] 33
-
Глава 30 Предписание 33
-
Глава 31 Резолюция. Поручение 33
-
Глава 32 План 34
-
Глава 33 Программа 34
-
Глава 34 Сводка 35
-
Глава 35 Отчет 35
-
Раздел 5 Документы по персоналу 35
-
Глава 36 Резюме 35
-
Глава 37 Заявление 35
-
Глава 38 Трудовой договор 36
-
Глава 39 Соглашение об изменении (дополнении) условий трудового договора 38
-
Глава 40 Приказ по персоналу (кадрам) 39
-
Глава 41 Распоряжение по персоналу (кадрам) 39
-
Глава 42 Анкета 39
-
Глава 43 Личный листок по учету кадров 39
-
Глава 44 Трудовая книжка 40
-
Глава 45 Личная карточка 40
-
Глава 46 Личное дело 41
-
Глава 47 Характеристика 41
-
Глава 48 Аттестационный лист 42
-
Глава 49 Задание (на командировку) 43
-
Глава 50 Удостоверение (командировочное) 43
-
Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов [211] 43
Ю. М. Дёмин
Делопроизводство. Подготовка служебных документов
Раздел 1 Общие требования к подготовке документов
Глава 1 Документирование как составляющая корпоративного делопроизводства. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами" о требованиях к документам компании
Документирование повседневной деятельности компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства (см. рис. 1.1). Напомним, что в общем случае под документированием понимается запись (фиксация) информации, осуществляемая на различных носителях в соответствии с установленными правилами [1] . Эти правила (см. далее) распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов. Соблюдение этих правил, в свою очередь, позволяет обеспечить соответствие каждого применяемого в процессе повседневной деятельности компании документа определенным характеристикам.
Рис. 1.1. Корпоративное делопроизводство
В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами" [2] (далее – Стандарт) к основным характеристикам корпоративных документов относятся:
♦ аутентичность;
♦ достоверность;
♦ целостность;
♦ пригодность для использования (в качестве документа).
Поясним, что аутентичность документа признается, если последний представляет собой то, что принято считать документом [3] , и, кроме того, был создан (отправлен) уполномоченным лицом в то время, которое обозначено в документе. Для обеспечения аутентичности документов компаниям, как это предусмотрено Стандартом, следует внедрить и документально зафиксировать политику в области делопроизводства (включая вопросы документирования), а также процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов.
Достоверным, согласно Стандарту, признается документ, содержание которого можно считать полным и точным представлением подтверждаемых операций (деятельности, фактов) и которому можно доверять при осуществлении последующих операций (последующей деятельности). При этом подразумевается, что документы создаются во время (сразу же после) операции или случая, к которым они относятся, лицами, достоверно знающими факты, или средствами, обычно используемыми в деловой деятельности при проведении данной операции.
Целостность документа, согласно Стандарту, определяется полнотой и неизменностью информации в составе этого документа. Целостность документа обеспечивается его защитой от несанкционированного изменения, а также регламентацией порядка обращения с ним.
Наконец, документ признается пригодным для использования, если его можно локализовать, найти, воспроизвести и интерпретировать в соответствии с потребностями компании в документированной информации, например в целях отчетности. В конечном счете, как отмечается в Стандарте, каждый документ, применяемый в повседневной деятельности компании, должен правильно отражать то, что сообщено (решено) [4] , или изложенное в его содержании действие.
Рассмотрим далее основные требования к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению документов компании.
Глава 2 Требования к содержанию документов
Под содержанием документа понимается вся включенная в него информация, при этом основным информационным компонентом документа является его текст – выраженная средствами служебно-дело-вого языка сущность зафиксированных в документе фактов, событий, управленческих решений и вытекающих из него действий (выполненных или (и) подлежащих выполнению). Кроме того, в зависимости от функционального назначения документа в его содержание могут включаться:
♦ сведения об авторе документа;
♦ сведения об адресате;
♦ сведения, позволяющие идентифицировать документ в качестве такового (с учетом функционального назначения документа);
♦ сведения, обеспечивающие юридическую силу документа;
♦ сведения вспомогательного (справочного) характера.
Текст документа должен излагаться на русском языке либо на национальном языке субъекта Российской Федерации, используемом в качестве государственного наряду с русским [5] . Документы, направляемые в другие государства (международные организации и учреждения), могут излагаться как на русском языке, так и на официальных языках соответствующих государств либо на английском языке.
В зависимости от функционального назначения документа текст может быть представлен в виде так называемого связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Отличия перечисленных видов представления текста заключаются в следующем.
Связный текст – это грамматически и логически согласованная информация, значимая для надлежащего осуществления компанией своей деятельности, то есть упорядоченная последовательность предложений, распределенных по абзацам [6] .
Анкетная форма (анкета) представления текста применяется, если в содержании документа характеризуется по определенным признакам только один объект (вопрос).
Табличная форма (таблица) представления текста применяется, если в содержании документа по определенным признакам (одному или нескольким) характеризуются два и более объектов (вопросов) одновременно.
Сочетание двух и более форм представления текста оправданно при подготовке документов, отличающихся большим объемом (в том числе имеющих приложения) или (и) сложной структурой (см. далее).
В целях обеспечения своевременной и качественной подготовки текстов документов рекомендуется применять:
♦ унифицированные и типовые тексты соответствующих видов документов;
♦ текстовые формуляры (шаблоны, трафареты);
♦ текстовые образцы.
Подготовка содержания любого документа начинается с изучения существа вопроса (направления) деятельности компании, излагаемого в данном документе, соответствующих положений законодательных и нормативных правовых актов, локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов, а также имеющихся в распоряжении компании справочных материалов и (или) материалов переписки.
Содержание документа должно включать достоверную и аргументированную информацию (основываться на фактах (событиях)) и увязываться с документами, ранее изданными (подготовленными, например, в рамках переписки) по данному вопросу (направлению) деятельности компании, но при этом не дублировать их содержание, а в необходимых случаях иметь на них соответствующие ссылки. Кроме того, содержание документа должно соответствовать законодательным и нормативным правовым актам, локальным нормативным актам и организационно-распорядительным документам компании, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности (ее направления, отдельного вопроса), освещаемого в документе.
Текст документа следует излагать ясно, убедительно и емко, но вместе с тем по возможности кратко [7] . И конечно, в тексте документа должны соблюдаться грамматика и орфография используемого для его изложения языка.
Глава 3 Требования к структуре документов
Под структурой [8] документа понимается последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей его текста, объединенных излагаемым в документе вопросом (направлением) деятельности компании. Структуризация текста документа предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты: части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты [9] .
В тех случаях, когда выделение в тексте документа самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы, состоящие из одного или нескольких предложений. Наиболее простые документы могут состоять только из одного абзаца, а иногда – всего из одного предложения (например, сопроводительное письмо). В связи с последним замечанием уточним, что для большинства документов наиболее типична так называемая трехчастная структура, предполагающая деление текста на вводную, основную и заключительную части (рис. 3.1).
Во вводной части документа, представленного в виде связного текста, как правило, излагается обоснование, поясняющее причины и (или) цель подготовки документа. В основной части излагается суть освещаемого вопроса (по состоянию на дату подготовки документа). В заключительной части обычно излагаются выводы, предложения, просьбы, требования, решения, распоряжения, указания, рекомендации и т. п. [10]
Приложение к документу также правомерно рассматривать в качестве элемента его структуры. Структура приложения определяется формой представления текста.
Структура документа (части документа), представленного в виде анкеты или таблицы, как правило, соответствует структуре анкеты (таблицы).
Рис. 3.1. Трехчастная структура документов
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т. д.), а характеристики, выраженные словесно, – согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным (словосочетанием) в именительном падеже (табл. 3.1).
Таблица 3.1 Структура таблицы
Сравнительная характеристика структур наиболее распространенных видов документов представлена в табл. 3.2.
Таблица 3.2 Сравнительная характеристика структур распространенных видов документов
