...
Глава 29 Распоряжение по основной деятельности [141]
Письменное распоряжение – это документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности. Проект распоряжения готовится во исполнение ранее принятого директором компании решения либо в инициативном порядке.
Подготовка проектов распоряжений обычно производится ответственными лицами, в компетенции которых находится тот или иной вопрос деятельности компании, отражаемый в документе [142] . Эти же лица несут ответственность за согласование проектов распоряжений с заинтересованными сторонами.
Порядок подготовки распоряжения в основном соответствует вышеописанному. Отметим, что, в отличие от приказов, структура распоряжений предполагает наличие только одной (распорядительной) части, начинающейся с формулировки "Предлагаю" [143] .
Датой распоряжения является дата его подписания. Подписанные распоряжения нумеруются в возрастающем порядке в пределах календарного года с добавлением к номеру (через дефис) литеры "р".
Оформление проектов распоряжений производится на соответствующих бланках или листах писчей бумаги формата А4. Состав реквизитов и их оформление аналогичны предусмотренным для приказов.
Распоряжения подписывают – в пределах предоставленных полномочий – заместители (помощники) директора компании.
Пример документа представлен ниже.
Открытое акционерное общество "Аверс"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
"17" марта 2008 г. № 35-р
г. Екатеринбург
О представлении данных для подготовки годового отчета об итогах производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности компании за 2007 год
В целях своевременной и качественной подготовки годового отчета об итогах производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности компании за 2007 год генеральный директор
распорядился о следующем.
1. Начальникам структурных подразделений к 09:00 20.03.2008 обеспечить передачу материалов для подготовки годового отчета в комплектности согласно приложению № 1 к данному распоряжению. Передачу материалов производить в бумажном и электронном виде.
2. Подготовку материалов, указанных в п. 1 настоящего распоряжения, производить в соответствии с требованиями Инструкции по документационному обеспечению управленческой деятельности от 20.12.2006 и Методических указаний по подготовке годовых отчетов (инв. 2030).
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя начальника отдела планирования О. П. Рябову.
Приложение: по тексту, на 10 л.
Заместитель генерального директора по производству личная подпись С. Т. Учаев
Заместитель начальника отдела планирования личная подпись О. П. Рябова
Глава 30 Предписание
Предписание – это документированное управленческое решение нормативного характера, издаваемое в пределах предоставленной компетенции соответствующим органом управления (власти) с целью обязать юридическое (физическое) лицо к выполнению определенных действий в течение определенного срока или (и) частично прекратить (приостановить) (до выполнения соответствующих действий) свою деятельность. Особенностью структуры предписания является разделение документа на предписывающую и исполнительную части.
В предписывающей части документа, помимо прочего (см. выше), может содержаться предупреждение об ответственности, предусмотренной за неисполнение (ненадлежащее исполнение) предписания. Исполнительная часть документа заполняется после проверки исполнения юридическим (физическим) лицом предписанных действий.
Оформление документа производится на бланках установленного образца. Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 14.
Состав реквизитов решения включает:
♦ наименование вида документа;
♦ дату документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ указание на место издания документа;
♦ заголовок к тексту документа;
♦ текст;
♦ подпись [144] ;
♦ оттиск печати.
Датой документа является дата его подписания. Правом подписи наделяется руководитель органа управления (власти) или уполномоченные им должностные лица соответствующего органа.
Пример документа представлен ниже.
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ
Государственная
инспекция труда
в ________________________
(наименование субъекта РФ)
_________________________
_________________________
(реквизиты организации)
ПРЕДПИСАНИЕ № _____ о приостановке проведения работ
"__" ____________ 0000 года _________________________________
(место предъявления предписания)
Кому _____________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы работодателя (его представителя)) __________________________________________________________
(полное наименование организации)
До устранения выявленных в ходе проверки нарушений государственных нормативных требований охраны труда, создающих угрозу жизни и здоровью работников, отмеченных в протоколе (акте) проверки от 00 месяца 0000 года № __, и в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Положением о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 324,
обязываю приостановить
с "____" _____________ 200_ г. проведение работ в _________________________________________________________
(наименование места (территории) проведения работ или структурного подразделения)
____________________________________________________________.
Об устранении выявленных нарушений сообщить по адресу: ___________
____________________________________________________________.
Наименование должности составившего предписание И. О. Фамилия
Подпись Дата
Оттиск личного штампа или печати
Предписание получил _________________________________________
_____________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество работодателя (его представителя), подпись, дата)
Отметка о выполнении предписания и принятых мерах _______________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
______________________________________________________________
(сведения о проверке выполнения предписания, об устранении выявленных нарушений, мерах административного и иного наказания в случае невыполнения предписания и другие сведения)
Разрешаю возобновить работу с 00 месяца 0000 года.
Наименование должности
принявшего решение о возобновлении работы
И. О. Фамилия
Подпись Дата
Оттиск личного штампа или печати
С решением ознакомлен _______________________________________
_____________________________________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество работодателя (его представителя), подпись, дата)
Глава 31 Резолюция. Поручение
Резолюция – это документированное управленческое решение, оформляемое от руки директором компании [145] по результатам рассмотрения документа с целью определения порядка его исполнения и доведения соответствующей информации до сведения исполнителей. Оформление резолюции производится на свободном от реквизитов участке лицевой поверхности первого листа рассматриваемого документа в пределах зоны, отведенной для этой цели ГОСТ Р6.30–20 03 [146] .
При оформлении резолюции указываются:
♦ фамилия и инициалы или (и) наименование должности исполнителя документа [147] ;
♦ текст с описанием порядка исполнения документа, включая срок исполнения;
♦ подпись (личная подпись автора резолюции, дополненная датой).
Текст резолюции формулируется предельно кратко и конкретно. В наиболее простых случаях допускается использование формулировок "К исполнению", "На контроль" и т. п. Более распространенный тип формулировок – глагол в повелительном наклонении, дополненный существительным: "Подготовить предложения", "Направить ответ" и т. д.
В тех случаях, когда места для оформления резолюции недостаточно или (и) количество ранее оформленных на документе резолюций более трех [148] , порядок его исполнения определяется в письменном поручении.
По сути, письменное поручение представляет собой развернутый вариант резолюции. Такое поручение оформляется на отдельном листке писчей бумаги формата А6 (А5) либо специальном бланке, прикрепляемом к документу, подлежащему исполнению, скрепкой [149] . Пример документа представлен ниже.
Глава 32 План
План – документ краткосрочного и среднесрочного планирования. Применяется в целях заблаговременной организации предстоящей индивидуальной работы (так называемый личный план работы сотрудника), совместной работы группы сотрудников (план работы проектной группы), а также деятельности подразделения или компании в целом [150] .
В содержании плана определяются [151] :
♦ состав и общее содержание мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на сотрудника, группу сотрудников, подразделение или компанию;
♦ сроки (последовательность) выполнения планируемых мероприятий;
♦ места выполнения планируемых мероприятий;
♦ лица, ответственные за выполнение планируемых мероприятий;
♦ лица, привлекаемые к выполнению планируемых мероприятий;
♦ лица, осуществляющие контроль за выполнением планируемых мероприятий;
♦ основные меры обеспечения планируемых мероприятий.
Исходные данные, используемые для разработки проекта плана, тщательно проверяются на достоверность.
Структуру документа обычно образуют таблица с плановыми показателями и пояснительный текст к ней.
Документ оформляется на бланках установленного образца или листах писчей бумаги формата А4 (А3). Рекомендуемая гарнитура шрифта – Times New Roman, рекомендуемый кегль – 14 [152] .
Состав реквизитов плана выглядит следующим образом:
♦ наименование вида документа;
♦ дата документа;
♦ гриф утверждения;
♦ указание на место издания документа;
♦ заголовок к тексту документа;
♦ текст;
♦ подпись;
♦ гриф или (и) визы согласования.
Датой документа является дата его утверждения. Как правило, планы утверждаются руководителями соответствующих подразделений или компаний, индивидуальные планы работы – непосредственными начальниками соответствующих сотрудников [153] . Утверждение планов работы осуществляется в сроки, позволяющие заблаговременно довести информацию о планируемых мероприятиях (действиях) до сведения лиц, привлекаемых к их организации (выполнению), и при необходимости разработать на основе этой информации другие документы планирования [154] .
Пример документа представлен ниже [155] .
Приложение № 8
к Порядку проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденному приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 31 августа 2007 г. № 569
Согласовано
Руководитель профессионального союза организации или иного уполномоченного работниками представительного органа
_____________________________
(подпись) (Ф. И. О.)
"___" ____________ 200_ г.
Утверждаю
Руководитель организации
_______________________
(Ф. И. О.) (подпись)
"___" ____________ 200_ г.
Председатель совместного комитета (комиссии) по охране труда организации
______________________________
(подпись) (Ф. И. О.)
"___" ____________ 200_ г.
ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ ПО УЛУЧШЕНИЮ И ОЗДОРОВЛЕНИЮ УСЛОВИЙ ТРУДА В ОРГАНИЗАЦИИ
Председатель аттестационной комиссии __________ ___________
(Ф. И. О.) (подпись)
Глава 33 Программа
Программа – документ среднесрочного и долгосрочного (стратегического) планирования. Применяется в целях заблаговременной организации предстоящей деятельности компании (в целом или по соответствующим направлениям), а также совместной деятельности двух и более компаний [156] .
Содержание программы аналогично содержанию плана. Вместе с тем содержание программы (по сравнению с содержанием плана) носит более общий характер, что обусловлено функциональным назначением документа (см. выше) [157] .
Структуру документа обычно образуют одна или несколько таблиц с плановыми показателями и пояснительный текст [158] . Требования к подготовке документа определяются соответствующими нормативными правовыми, распорядительными актами органов управления (власти) или (и) локальными актами компании [159] . До утверждения проект программы проходит согласование с заинтересованными сторонами.
Датой документа является дата его утверждения. Отметим, что правом утверждения программ могут наделяться как руководители компаний, так и органы коллегиального управления (советы, комиссии, комитеты и т. п.). В последнем случае в грифе утверждения документа указываются сведения о виде управленческого решения, его номере и дате принятия. Как и в случае с планами, утверждение программ осуществляется в сроки, позволяющие заблаговременно довести информацию о планируемых мероприятиях (действиях) до сведения лиц, привлекаемых к их организации (выполнению), и при необходимости разработать на основе этой информации другие документы планирования [160] .
Пример документа представлен ниже [161] .
Приложение
к постановлению Правительства РФ
от 10 апреля 2002 г. № 228
УТВЕРЖДЕНА
__________________________________________
(наименование ведомственного акта федерального __________________________________________
органа исполнительной власти, осуществляющего __________________________________________
права собственника имущества федерального __________________________________________
государственного унитарного предприятия
__________________________________________
от "____" ____________ 20 __ г. № _______________
Программа деятельности
федерального государственного унитарного предприятия
______________________________________________________
(наименование предприятия)
на __________ год __________________________
(место утверждения)
РАЗДЕЛ 1. Краткая характеристика хода реализации программы деятельности предприятия в предыдущем году и первом полугодии текущего года
1.1. ________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
(указывается информация о выполнении программы в предыдущем году, в ходе реализации программы деятельности предприятия в текущем году и об ожидаемых результатах ее выполнения в текущем году)
1.2. ________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
(анализ причин отклонения (в том числе ожидаемого) фактических показателей деятельности предприятия от утвержденных) РАЗДЕЛ 2. Мероприятия по развитию предприятия
РАЗДЕЛ 3. Бюджет предприятия на планируемый период
РАЗДЕЛ 4. Показатели деятельности предприятия на планируемый период
1. Показатели экономической эффективности деятельности __________________________________________________________
(наименование предприятия) на _____________________ год
(планируемый период) (тыс. рублей)
2. Дополнительные показатели деятельности ____________________________________________________
(наименование предприятия) на _____________________ год
(планируемый период) (тыс. рублей)
3. Прогноз показателей экономической эффективности деятельности ____________________________________________________
(наименование предприятия) на ___________________________________ годы
(два года, следующих за планируемым)
(тыс. рублей)
