От лат. structura – строение, расположение, порядок.
9
Части, разделы и главы имеют названия и нумерацию, остальные структурные фрагменты текста – только нумерацию.
10
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.
11
От лат. stylus – палочка для письма.
12
С учетом характера деятельности компании.
13
Применение терминов (термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное значение. – Прим. авт.) в содержании управленческих документов должно быть по возможности ограничено, причем применять их следует исключительно в однообразном, общепринятом толковании.
14
Использование в содержании управленческих документов сокращений позволяет обеспечить необходимую компрессию (сжатие) письменной речи, при этом следует помнить, что неумеренное использование сокращений может привести к перегрузке ими содержания управленческого документа.
15
Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 1998.
16
От лат. requisitum – требуемое. Обязательный элемент оформления документа, включающий постоянную и переменную информацию и обеспечивающий возможность надлежащего исполнения документа, его автоматизированной обработки, а также юридическую силу документа.
17
УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов. – М.: Росстандарт, 2003.
18
Нумерация по ГОСТ Р6.30-2003.
19
Бланк документа – лист писчей бумаги с предварительно нанесенными на его лицевую поверхность постоянными частями реквизитов, применяемых для оформления соответствующих документов.
20
Для оформления вторых и последующих экземпляров документов, документов, не включенных в Альбом форм документов компании, а также приложений к ним применяются листы писчей бумаги.
21
Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора (ст. 52 Гражданского кодекса РФ).
22
От 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ.
23
От 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.
24
Если общество учреждается одним лицом, учредительным документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор.
25
От 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.
26
Разработан на основе примерного устава ОАО (приложение 5 к распоряжению КУГИ Правительства Санкт-Петербурга от 19 апреля 2004 г. № 254-р).
27
Для компаний, осуществляющих внешнеэкономическую деятельность или (и) созданных с привлечением иностранного капитала, здесь же указывается наименование на иностранном (в общем случае – английском) языке.
28
От греч. schema – наружный вид, форма. Графический документ, на котором условными обозначениями показаны составляющие компоненты системного объекта (в данном случае – компании) и организационно-коммуникационные связи между ними.
29
Пояснение к используемым в графических документах (схемах, картах и т. п.) условным обозначениям (знакам).
30
О документах, используемых в качестве обоснования при расчетах численности сотрудников, см. гл. 12 настоящего пособия.
31
Фрагмент документа.
32
От 5 января 2004 г. № 1.
33
Утверждена вышеуказанным постановлением.
34
При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта коллективного договора в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий (ст. 40 Трудового кодекса РФ).
35
Конкретное содержание, а также структура коллективного договора определяются его сторонами (ст. 41 Трудового кодекса РФ).
36
В частности, в коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для соответствующих категорий персонала компании, а также условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законодательными, иными нормативными правовыми актами, соглашениями.
37
От 6 ноября 2003 г.
38
Ст. 43 Трудового кодекса РФ.
39
Разработан на основе типового коллективного договора. См.: Варламова Я. Е, Кошелева Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля. – М.: Профессиональное издательство, 2008.
40
Опубликовано в "Российской газете" 28 декабря 2007 г.
41
Приложения не приводятся.
42
Если они принимаются в составе коллективного договора.
43
Ст. 189 Трудового кодекса РФ. ПВТР обычно являются приложением к коллективному договору (см. ранее). В отсутствие коллективного договора ПВТР применяются как самостоятельный локальный нормативный акт.
44
Утверждены постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20 июля 1984 г. № 213.
45
В порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов.
46
Разработаны на основе типовых правил внутреннего трудового распорядка. См.: Варламова Я. Е, Кошелева Е. А. Кадровое делопроизводство с нуля. – М.: Профессиональное издательство, 2008.
47
При заключении трудового договора впервые, а также в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине Работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.
48
При поступлении на работу, требующую специальных знаний.
49
Подписать трудовой договор от имени Работодателя может уполномоченный им работник – менеджер по персоналу и т. п.
50
Если согласно федеральным законам с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление работнику компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей, а также квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
51
Если дата начала работы не указана, то в соответствии со ст. 61 Трудового кодекса РФ работник обязан приступить к работе на следующий день после вступления трудового договора в силу.
52
В необходимых случаях предварительно оформляется трудовая книжка.
53
Кроме того, производится дооформление трудовой книжки и ознакомление работника под роспись с внесенными в нее в период работы у Работодателя записями.
54
При необходимости. Непредоставление работником письменных объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
55
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
56
При необходимости.
57
Ст. 194 Трудового кодекса РФ. Соответственно, применение к данному работнику по истечении указанного срока еще одного дисциплинарного взыскания не дает основания для прекращения с работником трудового договора по п. 5 части первой ст. 81 Трудового кодекса РФ (см. ранее).
58
Правила, являющиеся самостоятельным локальным нормативным актом, вступают в силу с даты утверждения на срок, установленный работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
59
Отдела, цеха, участка и др.
60
Коллегии, комитета, комиссии и др.
61
Помимо реквизитов общего бланка (см. ранее).
62
Секретарь-референт. – 2008, № 5.
63
Об отделе планирования.
64
Либо в составе экономического управления (департамента) компании.
65
Либо начальнику соответствующего управления (департамента).
66
И, если это предусмотрено структурой компании, распоряжениями начальника соответствующего управления (департамента).
67
Раздел включается в положение, если в составе планового отдела имеются подразделения (отделения, группы, сектора и т. п.).
68
В качестве составляющей стратегии финансово-экономического и производственно-хозяйственного развития компании.
69
Отметка о приложении (приложениях) оформляется при наличии таковых у документа.
70
Визы согласования оформляются, если это предусмотрено правилами разработки проекта документа.
71
Внутрикорпоративного.
72
Не путать с должностным регламентом.
73
Здесь не приводятся.
74
Правовая норма (норма права) – санкционированное уполномоченным органом обязательное правило общего характера в той или иной области деятельности.
75
См., например: Методические рекомендации "Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации". – М.: ВНИИДАД, 2007.
76
См., например: Разъяснения о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные приказом Минюста РФ от 4 мая 2007 г. № 88.
77
См., например: Методику расчета штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду, утвержденную приказом Росархива от 14 января 2004 г. № 9.
78
См., например: Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 "ССИБИД. Управление документами. Общие требования". – М.: Стандартинформ, 2007.
79
См., например: Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 26 марта 2002 г. № 23.
80
См., например: Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 5 июня 2002 г. № 39.
81
Так, разработка корпоративных норм времени целесообразна, если установлено, что фактическое содержание тех или иных видов работ значительно отличается от содержания соответствующих видов работ, предусмотренных федеральными, территориальными (региональными), отраслевыми (ведомственными) нормами времени.
82
Здесь не приводится.
83
Структурных подразделений, должностных лиц компании, а также сторонних юридических и физических лиц, имеющих право на получение документированной информации о деятельности компании в порядке, определенном законодательными, иными нормативными правовыми актами, локальными актами компании.
84
Здесь не приводится.
85
Документ подписывается должностным лицом, в ведении которого находятся вопросы общего руководства соответствующим видом (направлением) деятельности компании.
86
См. в этой связи, например, Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37.
87
В компаниях, где предусмотрено совмещение должностей заместителя директора по управлению персоналом и начальника соответствующей службы.
88
Ст. 103 Трудового кодекса РФ.
89
Графики сменности доводятся до сведения сотрудников не позднее чем за один месяц до их введения. Там же.
90
Ст. 123 Трудового кодекса РФ.
91
График отпусков на предстоящий календарный год утверждается работодателем не позднее 17 декабря текущего календарного года. Там же.
92
См. в этой связи Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221.
93
Указанные требования распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление делового письма. См. далее.
94
Основа содержания документа.
95
Допускается освещение в тексте делового письма нескольких вопросов, если они тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко.
96
Наиболее простые по содержанию деловые письма могут состоять только из одной части, наиболее сложные (в том числе освещающие два и более вопросов) – из трех частей.
97
Рогожин М. Ю. Документы делового общения. – М.: Альфа-Пресс, 2008.
98
Помимо реквизитов бланка письма.
99
Реквизит применяется при оформлении ответных писем.
100
См. в этой связи Правила оказания услуг телеграфной связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 222.
101
Не должен превышать 300 слов.
102
По каналам телеграфной связи не передаются.
103
Текст ответной телеграммы следует начинать с указания индекса или названия инициативного документа без добавления слов "номер НР", "Ваш" или "На Ваш".
104
Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов.
105
Оператор отделения связи вправе удостоверить какой-либо факт, сообщаемый в телеграмме, подпись отправителя, а также доверенность, пересылаемую при помощи телеграммы, на основании предъявленных отправителем документов, подтверждающих соответствующий факт или полномочия. Отметка об удостоверении включается в текст телеграммы.
106
Определяется в зависимости от функционального назначения служебной записки.
107
Ответственными структурными подразделениями (должностными лицами), на которые возложена подготовка мероприятия (соответствующих материалов), не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения протокольного мероприятия. Материалы подписываются руководителями структурных подразделений-исполнителей либо должностными лицами, несущими ответственность за подготовку.
108
Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются руководителем структурного подразделения (должностным лицом), ответственным за подготовку.
109
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
110
Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью компании.
111
Помимо реквизитов бланка.
112
В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.
113
Помимо реквизитов бланка.
114
Для заверения подписи лица, утвердившего акт (на актах, подлежащих утверждению).
115
В деятельности компании применяются по меньшей мере три вида документов, объединенных названием "справка", но отличающихся по своему функциональному назначению. См. в этой связи также гл. 22 и 23 настоящего пособия.
116
В форме трафаретного текста.
117
Например, переданы на хранение в объединенный (ведомственный) архив.
118
Справка может быть получена лично заявителем, уполномоченным им лицом (по доверенности) или выслана письмом по указанному им адресу.
119
Помимо реквизитов бланка.
120
Электронный вариант выписки – отсканированный в соответствии с определенными требованиями фрагмент содержания документа. Хранится на машинном носителе, при необходимости распечатывается на бумажной основе.
121
При необходимости вместе с номером страницы указываются начальная и конечная фразы документа, ограничивающие фрагмент, подлежащий включению в выписку, а также реквизиты за пределами фрагмента.
122
Фрагмент содержания оригинального документа.
123
См. приложение 3 к Административному регламенту Федерального агентства по управлению особыми экономическими зонами предоставления государственной услуги "Выдача выписки из реестра резидентов особой экономической зоны по требованию резидента особой экономической зоны или по запросам заинтересованных лиц", утвержденному приказом Минэкономразвития РФ от 26 апреля 2007 г. № 142.
124
Электронный вариант копии – отсканированное в соответствии с определенными требованиями содержание документа. Хранится на машинном носителе, при необходимости распечатывается на бумажной основе.
125
См. например, Инструкцию по делопроизводству в аппарате Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, утвержденную приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 24 мая 2005 г. № 408, и иные аналогичные акты.
126
В части, не противоречащей законодательству Российской Федерации.
127
От 4 августа 1983 г. № 9779-Х.
128
В случаях, когда оригинальные документы были исполнены на бланках, при изготовлении их копий воспроизводятся реквизиты бланков.
129
Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами на эти предприятия, в учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, при этом не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
130
Содержание оригинального документа.
131
См. в этой связи, например, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную приказом Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536, и иные аналогичные документы.
132
При оформлении документа на листах писчей бумаги (в том числе копий документа).
133
О приказах по персоналу (кадрам, личному составу) см. раздел 5 настоящего пособия.
134
Например, проекты приказов по вопросам управления персоналом готовит служба персонала, по финансовым вопросам – бухгалтерия, по вопросам планирования – плановый (планово-экономический) отдел и т. д.
135
Основа содержания документа.
136
См. главу 22 настоящего пособия.
137
Проект приказа во исполнение указания директора компании должен быть подготовлен в течение 10 рабочих дней, если не установлен другой срок.
138
В тексте приказа может содержаться пункт, определяющий срок вступления документа в действие.
139