В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо.
В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.
К специальной лексике относятся также профессионализмы. Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:
1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);
2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство – кардан, передаточный механизм – передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог – глазник, трансплантация – пересадка и др.
Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.
В лексике с одной стороны присутствует устарелая лексика, с другой – новые слова (так называемые неологизмы). Возникновение новых слов и утрата языком устарелых – явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; напротив, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, своё общественное значение.
Основное условие правильного использования неологизмов и устарелых слов – оправданность их употребления в данном контексте. В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, вышепоименованный нарушитель, по получении таковых. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью "узаконенных" терминов.
Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков. Заимствование слов, присущее всем языкам, обусловлено торговым, научно-техническим, культурным общением народов. Овладение новыми понятиями часто сопровождается усвоением их иноязычных названий, обозначений.
Правильное использование заимствованных слов в некоторых случаях представляет известные трудности. Основная из них – употребление заимствованных слов в том или ином стиле языка, в том или ином контексте.
Фразеологизмы – это совокупность устойчивых, целостных по составу и значению сочетаний слов и выражений типа витать в облаках, ахиллесова пята, удельный вес, сизифов труд.
Помните!
Не следует применять фразеологизмы в служебных документах. Однако при подготовке выступления руководителя возможно правильное применение фразеологизмов.
Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике.
Толковые словари. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. е. объясняется, в каком значении употребляется слово, какие оттенки смысла оно способно выразить.
В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. д. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает.
"Толковый словарь русского языка" под редакцией Д. Н. Ушакова. Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. "Толковый словарь" под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов.
В "Словаре русского языка" С.И. Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал.
В. Даль "Толковый словарь живого великорусского языка (в 4 томах). Наряду с лексикой литературного языка первой пол. 19 в. здесь представлены областные слова, терминология разных профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и поговорок.
К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов. Основное их назначение – дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе (научной, технической, общественно-политической и др.).
Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера. Обязательно указывается происхождение слова.
Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари.
В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников – помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации.
Словарь-справочник "Правильность русской речи" Л. П. Крысина и Л.И. Скворцова. Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.
"Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста" под ред. Л.И. Рахмановой. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио– и телепередач.
Словарь-справочник "Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка" Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный – воинствующий, выплата – оплата – плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова.
"Словарь трудностей русского языка" Д. Э. Розенталя и М. А. Теленковой. В словаре не только регистрируются трудные случаи написания, произношения, словоупотребления, но и даются рекомендации нормативного характера. В ряде случаев составители приводят стилистическую характеристику слов, словосочетаний, различных форм и конструкций, вариантов произношения, включают пометы, указывающие на сферу распространения.
"Словарь грамматических трудностей русского языка" Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности.
В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.
"Словарь ударений для работников радио и телевидения" Ф.Л. Агеенко и М. В. Зарвы. В отличие от других изданий такого типа в этот словарь включены сведения о произношении многих имен собственных.
"Орфоэпический словарь русского языка" под ред. Р.И. Аванесова содержит не только сведения о произношении и ударении, но и о грамматических формах 63 500 слов.
По орфографическому словарю проверяется правильность написания слов. Наиболее полным из современных орфографических словарей является "Орфографический словарь русского языка" под редакцией С. Г. Бархударова, И. Ф. Протченко, Л. И. Скворцова.
Полезными могут быть словари-справочники "Слитно или раздельно?" Б.3. Букчиной и Л. П. Калакуцкой, "Прописная или строчная?" Д. Э. Розенталя.
"Фразеологический словарь русского языка" под редакцией А.И. Молоткова. В словаре даны толкования значений фразеологизмов, приведены различные формы их употребления их синонимы и антонимы, а в некоторых случаях – сведения о происхождении фразеологизмов. На примерах из классической и современной русской литературы показано, как фразеологизмы употребляются в речи.
Прочие словари.
Александрова З.Е. "Словарь синонимов русского языка". В словаре даются синонимы и синонимические сочетания слов, т. е. слова и сочетания слов, тождественные и близкие по значению. Они составляют ряд, в которых словарные единицы расположены в зависимости от степени близости из значения к значению исходного заглавного слова.
Ахманова О.С. "Словарь омонимов русского языка". Словарь включает свыше 2000 словарных статей, содержащих пары или группы омонимов (слов, совпавших по звучанию в результате различных языковых процессов, например, коса – "волосы", коса – "орудие для косьбы" и коса – "отмель"). В словарной статье содержатся указания на тип образования омонимов, а также грамматические, стилистические и другие сведения, подчеркивающие противопоставленность омонимов. К словарю даются указатели и приложения.
Львов М.Р. "Словарь антонимов русского языка". В словаре помещены широкоупотребительные в современном русском языке антонимы, объединенные в пары. В словарных статьях раскрываются значения антонимов, приводятся сведения об антонимической синонимике, гнездах антонимов, приведены примеры из произведений художественной литературы, иллюстрирующие употребление антонимов.
Правила цитирования.
Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:
1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;
2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;
3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;
4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.
Сокращения.
В текстах документов используются различные виды сокращений, которые изложены в "Словаре сокращений русского языка":
1) почтовые сведения:
г. = город, обл. = область, р-н = район,
а/я = абонентский ящик, пр-д = проезд, пр-т = проспект;
2) географические понятия:
оз. = озеро, р. = река;
3) наименование должностей и званий:
проф. = профессор, член. – корр. = член-корреспондент, и. о. = исполняющий обязанности;
4) слово "год": в 2005 г., в 2002–2004 гг., в 2003/2004 отчетном году;
5) денежные единицы: 300 руб., 70 коп., 30 р. 75 коп., б тыс. рублей, 18 млн долларов;
6) текстовые обозначения:
и т. д. = и так далее, и т. п. = и тому подобное, см. = смотри/смотреть, и др. = и другие, с. = страница, гл. – глава, т. = том.
7) единицы измерения:
кг = килограмм, км = километр, га = гектар, 0С = градус Цельсия, Вт = ватт.
Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например, МГУ (Московский государственный университет); по слоговому принципу, например, Минздравсоцразвития (Министерство здравоохраненияи социального развития); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженного, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.
Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например, сокращения "бук.", "бух." известны только специалистам ("бук." – буксир, "бух." – бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.
Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово "район" и "р.", и "р-н". Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.
В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, "Иванов В.В.", или "В.В.Иванов", она и в дальнейшем должна писаться так же.
Название должности главы государства пишется с прописной буквы:
• Президент Российской Федерации.
В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:
• Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
• Советник Президента Российской Федерации;
• Председатель Правительства Российской Федерации;
Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:
• Правительство Российской Федерации;
• Коллегия Правительства Российской Федерации;
• Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.
В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские министерства", "государственный комитет", "государственные комитеты".
Названия органов судебной власти принято писать так:
• Конституционный Суд Российской Федерации;
• Верховный Суд Российской Федерации;
• Высший арбитражный суд Российской Федерации.
Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:
• Верховный Суд Республики Башкортостан;
• Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.
Во всех остальных случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся со строчной буквы.
В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:
• Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;
• Декларация прав и свобод человека и гражданина;
• Федеративный договор;
• Основы законодательства Российской Федерации;
• Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской Федерации";
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;
• Указ Президента Российской Федерации;
• Распоряжение Правительства Российской Федерации.
С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:
Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:
• начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;
• начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;
• первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;
• заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;
• глава администрации Красноярского края;
• губернатор Сахалинской области;
• мэр Санкт-Петербурга.
Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:
• председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;
• президент Союза арендаторов и предпринимателей России.
С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"" (но: "наградить народного артиста Российской Федерации").
Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:
• маршал артиллерии;
• генерал армии;
• адмирал;
• академик;
• действительный член Российской академии наук;
• доктор технических наук;
Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна", "Человек" и др.
Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:
• государственная граница Российской Федерации;
• государственная награда Российской Федерации.
Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:
• Государственный герб Российской Федерации;
• Государственный гимн Российской Федерации;
• Государственный флаг Российской Федерации;
• Государственная программа…
Названия праздников и памятных дней.
В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.