B процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо:
1) не пропустить конфиденциальные документы других организаций, присланные по ошибке;
2) убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;
3) удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;
4) предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;
5) исключить возможность ознакомления сотрудников фирмы с не предназначенными им конфиденциальными документами.
На конвертах, естественно, не ставится гриф конфиденциальности, поэтому предварительное рассмотрение и регистрацию поступающей корреспонденции следует поручать сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации и имеющим допуск к работе с ней (как правило, эту функцию выполняет секретарь).
Регистрационный номер (индекс) поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении, как правило, дополнительно проставляется количество листов как самого документа, так и приложений к нему. Приложения к поступающим распорядительным документам часто учитывают самостоятельно под собственными индексами.
Если документ поступил от адресата с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в том случае, если документ не входит в собственный перечень конфиденциальных сведений. Любая организация обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших с ней контакт.
В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются задачи:
1) исключения возможности вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки адресату;
2) ограничения возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;
3) подтверждения факта отправки документа и его учет;
4) исключения ошибочной отправки документа, необоснованной рассылки документов ряду адресатов.
Распространена практика, при которой конфиденциальные документы упаковываются в два конверта: на внутреннем указывают гриф конфиденциальности, фамилию лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, внутренний пакет опечатывается по склейкам; на внешнем может проставляться пометка "Лично".
Доставка (передача) конфиденциальных документов сотрудниками лично, как правило, не допускается; разрешение на это должно исходить от руководства организации под их ответственность в форме записи в регистрационной форме.
СОВЕТ: пакеты с конфиденциальными документами должны пересылаться ценными отправлениями.
Передача документов курьером также фиксируется в специальной разносной книге или расписке.
Конфиденциальные документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, должны просматриваться на общих основаниях с целью определения степени их конфиденциальности. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа рекомендуется шифровать.
Размножение конфиденциальных документов должно производиться только при действительной производственной необходимости в их дополнительных экземплярах.
Предназначенные для размножения документов технические средства (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие машинки) должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при их работе электромагнитных излучений. Размножение конфиденциальных документов не должно производиться одновременно с размножением открытых документов. Во время размножения конфиденциальных документов все, что не имеет отношения к их размножению, должно быть убрано с рабочих мест, используемых при размножении, доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение, не разрешается.
При возникновении в процессе размножения листов брака они помешаются в специальную папку.
Разрешение на размножение документов могут давать, по усмотрению руководителя предприятия, руководители соответствующих структурных подразделений самостоятельно либо совместно с руководителем службы безопасности предприятия. Подписанный руководителем предприятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, должен находиться в множительном подразделении.
Документы, поступившие из других предприятий, могут размножаться только с письменного разрешения издавших их предприятий.
Размножение документов производится в форме изготовления дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и производства выписок из документов.
Если размножается документ, изданный данным предприятием, то в процессе размножения номер экземпляра документа, с которого осуществляется размножение, на размноженных экземплярах не воспроизводится. При размножении поступивших документов номер экземпляра воспроизводится. Учетный номер, присвоенный документу, сохраняется на размноженных экземплярах.
Подводя итоги: в ведении предприятия находятся управленческие документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Поэтому работа с такой информацией требует определенного подхода, и секретарю просто необходимо знать эти процедуры, так как очень большой поток такой информации проходит именно через него.
4.4. Контроль за исполнением документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, и поэтому в течение почти 300 лет – обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.
Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:
1) постановку документов на контроль;
2) проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
4) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
1) формализованный контроль своевременного исполнения;
2) контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
3) контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
4) контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
5) контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
6) контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Основными задачами контроля исполнения являются:
1) отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
2) обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, и доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
3) выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
В идеальном варианте контролируется исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, подлежащие контролю за исполнением, и документы, контроль за исполнением которых необязателен.
Основополагающим фактором при этом следует назвать и нормативное обеспечение контрольной деятельности, поэтому исходя из специфики и опыта работы в организациях составляются и утверждаются руководством в виде самостоятельного документа или в составе приложений к инструкции по делопроизводству методика ведения контроля за исполнением документов и перечень документов, подлежащих обязательному контролю за их исполнением.
В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения в перечень включают важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения. Вместо перечня включаемые в него сведения могут войти отдельной графой и в Табель форм документов, также утверждаемый директором.
Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации, установлены типовые сроки их исполнения.
Так, типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, и, конечно, в государственных законах Российской Федерации (как и других стран), например для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.
Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о представлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. Часть сроков исполнения зафиксирована в ГСДОУ и также выступает в качестве типовых, например сроки исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и др.
СОВЕТ: в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их включения в Табель форм документов или Инструкцию по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении стороннего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.
Срок исполнения входящих документов принято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.
Срок исполнения могут продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например при контроле исполнения исходящих документов.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах. При контроле устных поручений руководителя, незарегистрированных документов, при возвращении к документам, считавшимся исполненными, контрольный экземпляр входного формата заполняется самим секретарем.
При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и разные сроки исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.
На левом поле документа на уровне заголовков в ГОСТ Р 6-30-97 предусмотрено место для простановки специальной отметки о контроле исполнения.
Контроль должен организовываться таким образом, чтобы независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы могли классифицироваться по срокам исполнения по дням текущего месяца, а также на более длительные сроки исполнения.
В течение срока исполнения документа секретарь осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило, фиксируются. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае секретарем готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу и исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Проверку хода исполнения рекомендуется осуществлять в следующие сроки:
1) задания последующих лет – не реже 1 раза в год;
2) задания последующих месяцев текущего года – не реже 1 раза в месяц;
3) задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Снять документы с контроля могут лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии с контроля, подписанная лицом, подтверждающим исполнение; но возможна отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Если секретарь устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, он должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
СОВЕТ: в конфликтной с исполнителем ситуации вопрос о снятии документа с контроля должно решать либо лицо, установившее контроль, либо руководство организации.
По усмотрению руководства сведения об исполнении документов или отдельных заданий могут сообщаться контролирующему лицу в письменной или устной форме.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно. Наиболее наглядно результаты работы исполнителей выглядят, если в месячных сводках, представляемых руководству, указываются:
1) общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя;
2) количество (процент) выполненных с опережением установленных сроков;
3) количество (процент) не выполненных или выполненных позднее установленных сроков;
4) задержки исполнения в рабочих днях;
5) причины задержек исполнения документов.
Характерными причинами неисполнения документов в срок являются:
1) слишком высокая степень централизации полномочий;
2) перегрузка исполнителей и руководителей разного уровня;
3) недисциплинированность сотрудников и подведомственных организаций;
4) недостаточные сроки для качественного исполнения;
5) нерациональная система документооборота;
6) недостаток технических средств оформления и тиражирования документов и др.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Подводя итоги: для организации документооборота и последующей эффективной работы с документами в большинстве организаций создаются целые службы, но по-прежнему секретарю необходимо знать порядок регистрации и учета документов, контроля за их исполнением, поскольку секретарь является системообразующим звеном во всей этой цепочке.
5. Архивное дело
5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.