Второй вопрос, связанный с форматами и управлением электронными документами, – это вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения – программ сжатия файлов (WinZip, ZipMagic и др.), которым также присуши проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.
Возможности использования PDF-Archive формата в электронных архивах ограничены: в частности, формат PDF-A не подходит для архивного хранения аудиовизуальных документов.
Подводя итоги: следует отметить, что ни один из форматов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение.
3. Управление документами электронной почты
Электронная почта как средство приема-передачи сообщений между компьютерами путем использования электронных сетей – это эффективный инструмент внутренней и внешней управленческой коммуникации организации. Преимущества технологии электронной почты вызвали ее быстрое распространение во всем мире.
Возможность быстро получать и передавать информацию, а также возможность общаться с клиентами и коллегами из любой точки земного шара считаются двумя основными преимуществами электронной почты. В то же время 19 % американцев считают, что они тратят слишком много времени на чтение сообщений и подготовку ответов.
Когда в почтовом ящике мусора больше, чем полезной информации, велик риск потерять нужное сообщение: либо по ошибке уничтожив его, либо вследствие некорректной работы системы фильтрации почты.
Часть сообщений электронной почты, отправляемых и получаемых сотрудниками организации, содержит управленческую информацию, а значит, является документацией, которой следует управлять в рамках общего управления документацией организации.
В США нормативные требования к хранению документов обычно не оговаривают носитель документа: они распространяются как на бумажные документы, так и на электронные документы, в том числе документы электронной почты, приложения к документам электронной почты.
Зарубежный опыт показывает, что управлять документами электронной почты необходимо для того, чтобы:
1) уменьшить расходы и, в частности, уменьшить затраты рабочего времени на поиск необходимого сообщения в архиве корпоративной электронной почты;
2) увеличить эффективность / производительность деятельности;
3) уменьшить риск нарушения все возрастающих нормативных требований к работе с документацией и привлечения к юридической ответственности.
В некоторых современных организациях электронная почта является наиболее применяемой формой внутренней и внешней коммуникации, вытеснившей бумажную переписку. В таких организациях корпоративным системам приходится оперировать огромными объемами как официальной, так и частной электронной переписки. В связи с тем, что организационный контроль такого большого количества сообщений затруднен, ответственность за управление документами электронной почты возлагается на каждого индивидуального пользователя, а не только на специализированные службы.
При управлении электронной почтой очень важно разделить сообщения, являющиеся управленческими документами организации, и личные (неофициальные) сообщения. Сообщения электронной почты, созданные и полученные при помощи корпоративной почтовой системы, являются собственностью организации. В определенных нормативными документами организации случаях к электронной переписке сотрудников разрешен доступ других лиц (системного администратора, службы безопасности, других сотрудников организации). В организации может также проводиться систематический мониторинг электронной переписки. Поэтому в систему управления документацией должны включаться только те сообщения, которые документируют деловую деятельность организации. В противном случае личная переписка может стать достоянием общественности.
Помимо личных сообщений, в систему управления документацией не должны включаться дублетные копии сообщений. Поэтому во внутренних нормативах организации должно быть точно установлено, какую из нескольких копий одного и того же сообщения следует сохранить.
Электронная почта не является безопасным средством передачи информации, поэтому не следует использовать ее для передачи конфиденциальной, секретной информации. Сотрудники организации лично несут ответственность за отправляемые от их имени сообщения.
Как хранить документы электронной почты?
Некоторые сообщения могут и должны быть распечатаны на бумаге. Это необходимо, например, в тех случаях, когда сообщение послужило основанием для издания другого – бумажного документа, совместно с которым формируется в дело. Но следует учитывать, что такие распечатки неадекватны документам электронной почты, поскольку электронные сообщения содержат информацию, которая может быть невидима на экране монитора и (или) утрачена при копировании документа электронной почты на бумагу. Например, не все метаданные документа видны на экране, а программа MS Outlook не позволяет распечатать видимый на экране список адресатов копий сообщения из поля "Скрытая копия" в заголовке сообщения (распечатать его необходимо путем применения функции PrintScreen). Поэтому во многих случаях рекомендуется хранить сообщения электронной почты в том формате, в котором они созданы, а не на бумаге.
Кроме того, если сообщения хранятся в электронном формате, рекомендуется организовать их хранение, основываясь на классификаторе документов организации (номенклатуре дел). Это поможет сохранить связи между сообщениями электронной почты и любыми другими относящимися к этому вопросу документами организации, как электронными, так и бумажными.
Некоторые организации устанавливают фиксированный срок хранения сообщений электронной почты у сотрудников (обычно 2 – 3 месяца), после чего сообщения электронной почты передаются на несетевое хранение либо уничтожаются. Это приводит к тому, что передаваемые на несетевое хранение документы электронной почты дублируются копиями, оставляемыми сотрудниками для последующего использования в работе, либо важные документы электронной почты навсегда утрачиваются. Очевидно, что сроки хранения сообщений электронной почты, как и любых других документов организации, должны зависеть от индивидуальных функций и содержания документа, быть краткими или длительными (а не универсальными) и быть зафиксированы в номенклатуре дел организации.
Автоматизированные системы управления / архивирования электронной почты можно разделить на 3 типа:
1) системы безопасности, которые по заголовкам и содержанию сообщений определяют, содержит ли сообщение вирусы, спам и тому подобную причиняющую вред или ненужную информацию;
2) системы управления хранением – простые системы, собирающие из всего массива сообщений те, которые созданы раньше, независимо от их содержания. Отобранные системой сообщения можно передать на несетевое хранение. Некоторые из таких систем позволяют автоматически удалять все сообщения, отправленные или полученные ранее определенной даты;
3) системы управления документацией, которые обращаются с документами электронной почты так же, как и с другими электронными документами. Многие из них интегрированы с основными почтовыми системами (Outlook, Lotus) и позволяют пользователю регистрировать сообщения, установить связи между сообщениями и между документами различных форматов, организовать хранение сообщений. Некоторые такие системы даже требуют от пользователя классифицировать содержание сообщения и вложенных в него файлов, т. е. определять, к какому делу по номенклатуре сообщение относится.
Системы третьего типа в принципе предназначены для управления документами не только электронной почты, и приобретать их только для этой цели было бы непрактично, поскольку они весьма дорогостоящи. Чтобы получить эффект от приобретения такой системы, необходимо прежде всего правильно организовать работу со всей документацией в организации, наладить традиционное делопроизводство.
Обзор зарубежной практики работы с документами электронной почты показывает, что не столько инвестиции в программное и техническое обеспечение, сколько наличие в организации нормативно установленных правил и процедур управления массивом электронной почты позволяет сохранить для практических и исторических целей важные управленческие документы, избежать хранения тысяч ненужных сообщений электронной почты, сэкономить рабочее время при поиске требуемых сообщений. Управление документами электронной почты является важнейшей составляющей управления документацией организации.
Подводя итоги: знания секретаря в области управления документами электронной почты являются очень важными на современном этапе развития любого предприятия. Очень важно понимание того, что в современном мире все больше информации имеет электронный вид и ряд документов необходимо хранить, а от устаревшей информации необходимо избавляться.
4. Знания секретаря в области электропитания офисной оргтехники
Современный электронный офис во многом определяет лицо фирмы, он обеспечивает прием, передачу и обработку информации всех видов. Естественное стремление руководителей к автоматизации документационного обеспечения управления ведет к увеличению энергонасыщенности офиса. Это обстоятельство во многом определяет требования необходимой подготовки персонала и, в частности, секретаря к технической эксплуатации разнообразной электронной аппаратуры.
Эксперты считают, что надежная работа электронного офиса на 75 % зависит от качества электропитания, и большинство отказов офисной аппаратуры возникает из-за ее непрофессиональной эксплуатации. Значительная роль в обеспечении указанного качества отводится рядовому пользователю, от которого не требуется специальной инженерной подготовки, но необходимы простейшие знания и навыки в области основ электропитания офисной техники.
Обязательными являются те знания, которые определяют эффективную и безаварийную эксплуатацию аппаратуры в офисе, а также информационную и личную безопасность персонала. Это:
1) основные понятия о питающей электросети и разновидности автономных источников электропитания;
2) совместимость параметров аппаратуры с параметрами питающей сети;
3) перегрузки в аппаратуре и питающей сети, возникающие из-за неграмотной эксплуатации (допустимые токи и мощности, предохранители, защитное заземление и др.);
4) основы безопасной эксплуатации аппаратуры.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
В нашей стране и странах ближнего зарубежья применяется совместимая промышленная сеть электропитания (известная ранее как единая). Эта сеть, как правило, обеспечивает подачу энергии к аппаратуре по трем проводам, т. е. по трем фазам. Такое подключение целесообразно для питания мощного промышленного оборудования Трехфазная сеть может применяться в мини-типографиях офиса, если предусмотрено питание мощного специального оборудования. Однако в большинстве случаев на рынке оргтехники предлагается однофазная аппаратура. Для подключения ее к электросети необходимо два провода, один из которых – провод питания, а второй – провод обратного тока – нулевой, он через систему электропроводки соединен с земной поверхностью.
Питающее напряжение между проводами меняется и по направлению, и по величине с частотой 50 раз в секунду – 50 Герц (Гц, Hz – англ.). В ряде стран используют 60-герцовую сеть питания. Для оценки величины переменного напряжения применяют некоторое среднее значение, которое характеризует его эффективность при работе аппаратуры. Эффективное, или действующее, напряжение, например в России, равно 220 вольтам (В, V – англ.). Из-за влияния других приборов часто возникают отклонения от 187 В до 243 В. Это соответствует допустимым отклонениям: +10 % и –15 % от 220 В. Частота обычно меняется не более чем на 1 Гц.
В ряде стран используют другие стандарты сети. Пониженное напряжение безопаснее в местах с влажным климатом.
Внутри предприятий может применяться собственная электросеть с параметрами, отличными от общепринятых значений. Так, напряжение может быть постоянным, а не переменным. Это позволяет использовать эффективные сетевые фильтры и резервное аккумуляторное питание с целью информационной защиты офиса.
Современные производители оргтехники поставляют на рынок универсальную аппаратуру, пригодную для питания от сетей разных стандартов. Совместимость достигается применением новых высоких технологий изготовления оргтехники. Пользователь должен учитывать разницу стандартов путем соответствующей установки переключателей на панелях питания приобретенных приборов, хотя в ряде случаев в аппаратуре предусмотрено автоматическое переключение. Например, надпись на панели модуля питания видеокамеры: 100-240 V 50/60 Гц означает, что допустимо подключение к сетям питания как российского, так и зарубежного стандартов по диапазонам напряжений и частотам сети.
Особое внимание надо обращать на указания типа сети на панелях модулей питания приборов. Например: знаки ~ или АС свидетельствуют о том, что применяется только сеть переменного напряжения, а знаки = или ОС, – только сеть постоянного напряжения, например питание от аккумуляторов, через выпрямительный адаптер и т. п. Встречаются и "всеядные" приборы оргтехники по отношению к типу сети. Тогда указывают: ~/= или АС/ОС. При включении прибора он автоматически адаптируется к типу питающей сети и ее параметрам.
ПЕРЕГРУЗКИ
Часто встречаемой причиной внезапных отключений аппаратуры в офисе и возгорания электропроводки является перегрузка в питающей сети. Ток, идущий по электропроводам, вызывает их нагревание. В допустимых случаях температура проводов не вызывает разрушения их изоляции, однако при токовой перегрузке возможно "срабатывание" системы зашиты, а при ее отсутствии – короткое замыкание проводов. Последнее и является причиной многих отмеченных неприятностей.
Офисный работник, включающий вилку шнура питания прибора в розетку сети, должен учитывать токи: потребляемый прибором и допустимый через розетку сети. Распространены ошибки включений через удлинительные провода с розеткой нескольких гнезд для вилок. Такие удлинители широко продаются и применяются на практике. Типовые удлинители обычно рассчитаны на ток через шнур до 16 ампер (А). Это значение может быть недопустимо превышено, если в розетки удлинителя включить одновременно несколько достаточно мощных приборов. Рассмотрим пример. Удлинитель, применяемый для включения компьютеров, нагружен на монитор (2, 2 А), на системный блок (2 А), обогреватель рабочего места секретаря (10 А), электрочайник (5 А). Суммарный ток составляет 19, 4 А. Провода шнура удлинителя разогреются до опасной температуры. В "лучшем" случае предусмотренный конструкцией токовый предохранитель компьютерного удлинителя-фильтра вовремя разорвет цепь и отключит все питаемые приборы. В "худшем" случае при отсутствии токовой защиты провода начнут гореть, пока не возникнет их "короткое" замыкание. Это вызовет или пожар, или простое выключение всей питающей сети. Другая неприятность – это довольно ядовитый запах от горелой изоляции проводов.
Когда значения потребляемых приборами токов не указаны на панелях питания, их легко вычислить по мощности путем деления величины мощности на напряжение питания. Например, для копировального аппарата мощностью в 700 ватт (Вт) при напряжении 220 В ток составляет 3, 1 А. В импортной аппаратуре мощность иногда указывают в виде произведения V ґ A, что равнозначно обозначению – Вт, это облегчает для пользователя понимание мощности как произведения напряжения и тока.
ОСНОВЫ БЕЗОПАСНОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ АППАРАТУРЫ
Любой офисный прибор, включенный в сеть питания с действующим напряжением 220 В, представляет собой определенную опасность для пользователя. Реально в сети питания максимальное (амплитудное) напряжение достигает 300 В. Производители оргтехники стремятся максимально защитить только ведущие провода и элементы конструкции, которые доступны для касания человеком. Однако существуют причины, по которым изоляция может разрушаться. Одна из них – это "пробой". Известно, что в сети электропитания присутствуют помехи, мешающие нормальной работе аппаратуры. Помехи возникают из-за грозовых разрядов, при включении электронагревательных приборов, ламп люминесцентного освещения и прочих подобных причин. По статистике наблюдений очень кратковременные помехи в сети могут достигать напряжения более 1000 В. Для пользователя вредное действие таких помех обычно выражается в самопроизвольной перезагрузке компьютера, в выходе из строя приборов и их возгорании. При высоких напряжениях в сети изоляция может "пробиваться" и стать электропроводной. Разрушение изоляции происходит также вследствие износа. Опасное для жизни человека напряжение может попасть на кожу, а человек может стать звеном в цепи протекания сетевого тока.
Однако не следует преувеличивать опасность. В конструкциях всех современных приборов предусмотрено защитное заземление, которое надежно защитит человека в случае пробоя изоляции в цепи электропитания. В ряде случае на металлических корпусах приборов оргтехники, например компьютеров, ризографов, печатающих машин, имеется специальный зажим для провода защитного заземления. Провод заземления соединяет корпус прибора со специальной электрической цепью нулевого потенциала – земли. В аварийных ситуациях возникает "короткое замыкание" токоведущих проводов на цепь заземления. При этом потенциал доступного человеку корпуса прибора остается с нулевым (не опасным) потенциалом. В аппаратуре обычно "перегорает" предохранитель и отключает прибор.
Подключение всех современных электроприборов к сети производится так называемыми европейскими вилками и розетками. Кроме обычных двух проводов питания, в питающих шнурах предусмотрен третий – заземляющий провод. Офисные работники должны быть убеждены в том, что питающие розетки снабжены заземляющей цепью. Это особая забота инженеров.
Часто встречаемой ошибкой персонала является попытка самостоятельной замены выгоревшего предохранителя. В большинстве случаев это может привести к полной поломке прибора. По этой причине производители стали "прятать" предохранители внутри корпуса прибора в недоступном месте, справедливо полагая, что ремонт будет выполнен профессионалом и в специальной мастерской.
В заключение необходимо отметить, что применение воды для тушения дымящихся приборов совершенно недопустимо. Наиболее безопасным и дешевым способом является простое отключение прибора от сети. А для тушения горящих приборов можно рекомендовать аэрозольные автомобильные огнетушители или более дорогие – углекислотные. Такие огнетушители не уничтожают приборов и не портят их внешний вид.