Нужно ли пользоваться текстовым процессором, если у меня есть секретарь?
Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод вы используете при работе. Многие считают, что привычные документы им легче надиктовывать секретарю, а некоторые более сложные материалы они предпочитают наблюдать в печатном виде в процессе работы над ними. Если вы относитесь к такой категории, возможно, для вас наиболее предпочтительным вариантом будет работа по структурному оформлению ваших задумок в текстовом редакторе. Большинство процессоров оснащено средством подчеркивания, что позволит вам создать основную структуру документа, включая заголовки и подзаголовки. Затем, если вы захотите, вы можете до конца отработать черновик документа, а остальное, включая структуру документа и его графическое представление, возложить на секретаря. В качестве альтернативы вы можете отпечатать самые сложные места сами, а остальное надиктуете секретарю.
Электронные таблицы
Электронные таблицы могут хранить и обрабатывать любую числовую информацию. Если вам предстоит заниматься отслеживанием и контролем финансовых и статистических баз данных, тогда некоторое время, потраченное на освоение методов работы с электронными таблицами, не будет потрачено зря. В последние годы электронные таблицы получили дальнейшее развитие, благодаря чему работа над довольно сложными расчетами для среднего пользователя значительно упростилась. Теперь с помощью данных, содержащихся в электронных таблицах, вы можете создавать сложные схемы и графики, буквально, двумя кликами мыши. Однако большинству неопытных пользователей покажется, что освоить этот инструмент несколько сложнее, чем текстовый процессор.
Программное обеспечение для управления проектами
Ориентированное на специалистов программное обеспечение для управления проектами под названием "Microsoft Project" представляет собой мощную программу, способную одновременно размещать и отслеживать задачи, а также распределять ресурсы сразу по нескольким комплексным проектам. Если вы собираетесь использовать такие средства в полном объеме, вам следует овладеть знаниями по соглашениям, принятым в управлении проектами, а кроме того, потратить значительное время на изучение самого продукта. По этой тематике существует целый ряд гораздо более простых программ, включая очень качественные пакеты, которые вы можете загрузить из Интернета. Если вашей задачей является отслеживание выполнения персональных проектов и заданий небольшого числа людей, то, возможно, что средств планировки персональной информационной системы для этих целей вам будет вполне достаточно.
Программное обеспечение распознавания речи
С помощью программного пакета распознавания речи вы можете надиктовывать материал в микрофон, а компьютер будет преобразовывать вашу речь в текст. В настоящее время в программном обеспечении такого рода недостатка не ощущается. Ранние программные пакеты распознавания речи страдали тем, что каждое слово требовалось произносить отдельно, что совершенно не характерно для нормальной речи. Однако с развитием технологий в данной области этот недостаток был устранен, и сейчас, по заявлениям производителей, современное программное обеспечение позволяет достичь точности распознавания в пределах 98 % при скорости 160 слов в минуту. Некоторые пакеты распознавания речи выпускаются совместно с цифровыми диктофонными средствами, которые позволяют передавать записанный материал непосредственно на компьютер для его последующей конвертации в текст. Для того чтобы эффективно пользоваться программными пакетами распознавания речи, ваш компьютер должен быть оснащен достаточно мощным процессором и обладать большим количеством памяти. Перед тем как приобретать такого рода программный пакет, проверьте минимальные требования для его успешной инсталляции и работы и удостоверьтесь, что он совместим с вашей программой текстовой обработки или другими программами, совместно с которыми вы хотите его использовать.
Прежде чем добиться эффективной работы от такого пакета, вам придется потратить некоторое время, чтобы настроить его на образцы вашего голоса, при этом вам придется исправлять ошибки распознавания до тех пор, пока программа распознавания не "привыкнет" к вашему голосу.
Программное обеспечение презентаций
Если вам часто приходится создавать презентации, то такие программные продукты, как "Microsoft Power Point" или "Corel Presentations" не только сэкономят вам время, но и значительно усилят производимый презентацией эффект. Освоение этих прикладных программ не требует приложения значительных усилий и больших затрат времени. Эти программы обладают такой функцией, как контурное визуальное представление, что позволит вам избавиться от большого объема рутинной работы, кроме того, они позволяют без всякого труда импортировать таблицы из вашего текстового редактора, схемы из электронных таблиц и графики из других программ. Редактирование презентаций и составление сопутствующих замечаний также не составляет большого труда. Эти программные пакеты также позволяют вам без труда копировать материалы из одной презентации в другую. Кроме того, они предоставляют в ваше распоряжение возможность дополнять презентации звуковыми и анимационными эффектами или создавать скрытые слайды, которые легко открываются в случае необходимости, например при ответах на вопросы.
Для того чтобы в полном объеме использовать возможности таких программ, вы должны иметь средства, проецирующие презентацию на экран, достаточно большой, чтобы удовлетворять требованиям присутствующих. Если число присутствующих на презентации не превышает 3-4 человек, стандартного компьютерного экрана для ваших целей будет вполне достаточно. Для количества присутствующих, превышающего вышеуказанное, будет достаточно подключить ваш компьютер к телевизору. В случаях, когда на вашей презентации действительно много народу, ее следует проводить в конференц-зале, оснащенном стационарным экраном, а если таковой отсутствует, вы можете воспользоваться подвесными планшетными или мультимедийными проекторами. До последнего времени такие проекторы были очень большими по размерам и дорогими по цене, но сейчас в этой области положение меняется в лучшую сторону.
В настоящее время некоторые поставщики производят переносные компьютеры с экранами, которые можно преобразовать в подвесной планшетный проектор путем снятия задней панели. Такая тактика способствует удешевлению производства и снижению веса за счет отсутствия необходимости использовать отдельный планшетный проектор, однако для демонстрации вам все равно будет нужен подвесной проектор.
Программное обеспечение настольной редакцианно-издательской системы
С дальнейшим развитием текстовых редакторов роль НРИС (Настольная редакционно-издательская система - Прим. пер.) значительно снизилась, но они продолжают находить применение там, где требуется представить текст или графику в специальном виде, как-то: в брошюрах, бюллетенях, рекламных буклетах.
Самыми яркими представителями этой категории программного обеспечения являются мощные профессиональные прикладные программы "Quark Express" и "Adobe PageMaker", но стоят они чрезвычайно дорого. Однако на рынке имеется достаточное количество не очень дорогих НРИС, таких как "Microsoft Publisher", "Serif Page Plus" и "GST Power Publisher", сочетающих в себе простоту использования и возможность создания довольно сложных печатных форм.
Многие обычные пользователи, однако, забывают, что навыки и мастерство в работе, по меньшей мере, так же важны, как способность пользоваться программным обеспечением.
Стандартные шаблоны могут помочь вам преодолеть недостатки дизайна, но если вы сами стремитесь использовать программное обеспечение НРИС для создания материалов, способных производить определенный эффект, честно спросите себя, принесет ли создаваемый вами продукт какую-либо пользу для вашей организации и будет ли время, потраченное на его создание, стоить того. Обычно отказ от выполнения таких работ не несет в себе никаких моральных или материальных издержек.
Базы данных
Термин "база данных" охватывает широкий круг прикладных программ, которые предназначены для хранения и обработки информации. Многие из них представляют программы в формате, заранее заданном для выполнения каких-то конкретных операций (например ПИС), или программы, написанные для выполнения каких-то особых требований компании. Наши действия при работе с ними будут заключаться в простом вводе и получении данных. Основные базы данных "чистых бланков", такие как "Microsoft Access" и "Lotus Approach" являются стандартными элементами интегрированного офисного комплекта. Они включены в него именно с этой целью. Эти программы представляют собой чрезвычайно мощные инструменты, способные помочь вам в организации работы в офисе. Однако польза от того, что пользователь среднего уровня освоит программу создания баз данных, сомнительна. Может, ему лучше пользоваться базами данных, уже созданными профессионалами. Действительно, для большинства из нас будет достаточно одной, максимум двух баз данных, поэтому усилия, затраченные на изучение вопроса создания баз данных, не будут вознаграждены должным образом. Обычно вам будет достаточно принять на вооружение заранее заданную в определенном формате базу данных, чтобы справиться со своей работой.
В настоящее время на рынке существует множество компаний, предлагающих готовые продукты такого рода для осуществления стандартных деловых операций, таких как кадры, бухгалтерская отчетность, калькуляция себестоимости работ и т.д. Если же вам потребуется какая-либо специфическая база данных, лучше обратитесь к квалифицированному специалисту.
Пакеты обучения работе на клавиатуре
Если вам приходится выполнять большие объемы работ по набору, а при работе на клавиатуре у вас задействованы только два пальца, вы можете получить значительные выгоды, научившись печатать всеми пальцами. В настоящее время на рынке существует множество недорогих программ обучения работе на клавиатуре, как правило, они продаются на компакт-дисках. Потратив буквально восемь-двенадцать часов, вы сможете в два раза увеличить скорость набора. Если вы печатаете двумя пальцами уже довольно продолжительное время, возможно, на начальном этапе обучения вы столкнетесь с трудностями. Переучиваться всегда труднее, однако как наборщик двумя пальцами с 30-летним стажем, могу вас заверить, что при определенной настойчивости вы своего добьетесь а результат не заставит себя ждать.
Использование голосовой почты
В современной офисной технологии вряд ли существуют аспекты более ненавистные, чем голосовая почта. Абоненты, которые после проблем с набором номера наконец-то прорвались на линию, сталкиваются с плохо записанным сообщением, перемежающимся посторонними шумами.
Получателю голосового сообщения приходится отрываться от работы, так как программное обеспечение периодически подает ему сигнал, свидетельствующий о поступлении нового сообщения. Полученное сообщение, каким бы бессвязным и невнятным оно ни было, требует ответа, иначе можно упустить какую-нибудь ключевую информацию.
Несмотря на все эти недостатки, голосовая почта была и остается одним из эффективных инструментов организационной работы при условии, что вы будете пользоваться ею правильно. Основным аспектом голосовой почты должна быть ее независимость от времени, при этом она (голосовая почта) не должна отвлекать вас от другой работы. Если ваша система настроена таким образом, что ваш телефон через заранее установленные интервалы подает сигналы о том, что вам пора получать почту, отключите эту функцию, если это возможно. Вполне возможно, что для этого вам потребуется только ввести стандартный код. Если с этим справиться не удастся, настройте вашу почту на получение сообщений и отключите тональный сигнал вашего телефона или просто вытащите его из розетки. Разбор сообщений голосовой почты следует проводить только в том случае, если готовы им заняться.
Осознайте, что использование голосовой почты является существенным элементом презентации вашей личности, и при ведении переговоров с ее использованием старайтесь вести себя так же, как при общении с глазу на глаз. Ниже я хочу представить несколько советов по пользованию голосовой почтой.
Запись ваших сообщений
· Сделайте все возможное, чтобы ваши исходящие сообщения были краткими и выразительными. После их записи проверьте степень их внятности и энергичности.
· Если вы собираетесь отсутствовать на работе больше чем один день, оставьте для своих абонентов соответствующее сообщение. Такая тактика способствует предотвращению повторных вызовов и дублирующих сообщений. По возвращении на работу не забудьте вернуть на место первоначальное сообщение.
· Если в течение некоторого времени у вас не будет возможности работать с сообщениями, подумайте о том, чтобы оставить своим абонентам другой контактный телефон.
· Возьмите себе за правило отвечать на поступающие сообщения в течение приемлемого для обеих сторон срока с момента их получения.
Оставление сообщений для других лиц
· Старайтесь, чтобы ваши сообщения были краткими и по существу.
· Если голосовая почта застала вас врасплох, а вам нужно доставить сложное сообщение, повесьте трубку и постарайтесь собраться с мыслями, а затем снова позвоните. Так будет лучше, чем оставлять невнятное и невразумительное сообщение. Я бы даже сказал, что прежде чем отправлять какое-либо сложное сообщение или приступать к трудному телефон ному разговору, лучше составить маленький конспект по тем проблемам, которые вы хотите обсудить.
· В начале передачи сообщения и после его окончания следует членораздельно произнести номер своего телефона, кроме того, следует по буквам произнести все слова, которые незнакомы абоненту на другом конце провода.
Заключение
При условии адекватного использования современных информационных технологий они могут оказать значительное положительное влияние на решение проблемы личной организованности. Чтобы эффективно ими пользоваться, следует:
· определить те задачи, на решение которых технологические достижения не могут оказать никакого влияния;
· правильно выбрать программное обеспечение для решения той или иной проблемы;
· сравнить потенциальную экономию времени с временными затратами на освоение того или иного вида прикладных программ;
· периодически осуществлять проверки своих компьютерных привычек;
· правильно пользоваться голосовой почтой.
9. ПРАВИЛЬНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПОЛЬЗОВАНИЯ ИНТЕРНЕТОМ
Какие бы другие технологии вы ни выбрали, вряд ли вам удастся избежать встречи с Интернетом. Его появление привело к революции в коммуникационных системах, к решению проблемы доступа к информации, а его роль как средства решения вопросов бизнеса будет расти с каждым годом. Конечно, у него есть и недостатки. Электронная почта страдает от тех же проблем перегруженности, что и обыкновенная бумажная корреспонденция. По причине того, что новые технологии предоставляют в наше распоряжение еще более мощные системы копирования и передачи информации, "макулатурной" почты стало еще больше. И в то время как скорость получения информации и ее доступность во "Всемирной паутине" способствуют дальнейшему совершенствованию личной организованности, весь ее (информации) необозримый объем создает некоторые затруднения:
· вычленение нужной вам информации из всего объема менее значимых данных;
· принятие решения на приостановку дальнейшего поиска;
· предотвращение отвлечения внимания другой интересной, но, с точки зрения вашей работы, ненужной информацией;
· проведение анализа качества и степени надежности информации.
В данной главе мы порассуждаем над тем, как избежать потенциальных проблем и наиболее эффективно воспользоваться возможностями, предоставляемыми этим продуктом. Данная книга не ставит своей целью полное ознакомление с работой Интернета тех, кто только желает вступить в широкие ряды его пользователей. Но новичкам не стоит пугаться. Инсталляция программного обеспечения Интернета требует минимальных компьютерных знаний и действий со стороны пользователя; а такие программные пакеты, как "Internet Explorer" (браузер Интернет) и "Outlook Express" (электронная почта) обеспечат вас всеми необходимыми справочными сведениями по использованию своих возможностей. Для тех, кто захочет пойти дальше, существует целая библиотека справочников и учебников по работе с Интернетом.
Электронная почта
Если вы еще не используете электронную почту для ведения деловой переписки, то вам, наверное, пора об этом подумать. Электронная почта представляет собой одну из самых простейших прикладных программ. Даже новичок может овладеть ею за час или два. Она обладает следующими качествами:
· Быстрота. Вы можете отстучать электронное сообщение и доставить его до места назначения в считанные секунды, при этом нет нужды беспокоиться о принтере, конвертах и почтальоне. Вспомогательные документы, электронные таблицы, чертежи и даже видео можно отправлять по электронной почте как приложения к сообщению при условии, что у получателя имеется программное обеспечение, позволяющее их открыть.
· Неформальноть. С электронной почтой вы можете забыть о правилах написания писем и составления служебных записок, так как базовая структура составления служебных записок составным элементом входит в пакет электронной почты. Теперь вам не стоит волноваться о том, исписана или не исписана вся страница. Сколько слов в сообщении: три или триста, значения не имеет.
· Простота операций по хранению или удалению. При условии, что вы правильно настроили свою систему, вы можете тут же сохранить ваше сообщение, если оно того заслуживает. Те сообщения, которые не требуют сохранения, гораздо легче бесследно удалить, так как никто не видел их на бумаге.
Разницы между работой электронной почты в сети компании (интрасеть) или Интернете практически нет. Программное обеспечение вашего компьютера связывается с программным обеспечением удаленного компьютера (то есть сервером сети компании или почтовым сервером Интернет-провайдера) с тем, чтобы передать сообщение, которое вы желаете отправить или получить с адресом почтового ящика вашей электронной почты. Конечно, для того, чтобы связь не была односторонней, вы должны знать адреса других пользователей электронной почты. Если ею большинство ваших респондентов еще не обзавелись, ее освоение вряд ли принесет вам большую пользу. Однако в наше время это становится все менее вероятным; а все большие и большие массы народу и организаций проникаются предоставляемыми электронной почтой преимуществами.