Отправьте на хранение
Отправка документов на хранение, независимо от формы или системы хранения, не должна вызываться тем, что вы просто не знаете, что с ними делать. Подходите более тщательно к тому, что вы собираетесь отправлять на хранение. Основные правила хранения данных мы рассмотрим в главе 5.
Ивонн Уилкинс является финансовым директором одной из организаций государственного сектора. Атмосфера, царящая в этой организации, характеризуется тем, что все более или менее важные документы оформляются на бумаге и, кроме того, регулярно копируются для всех тех, кого они могут хоть как-то касаться. Папка входящих документов Ивонн, кроме действительно ключевых для нее документов, содержит тревожно большое количество официальных изданий, официальных докладов, свежих политических новостей, руководящих указаний, относящихся ко всей организации в целом. Ивонн считает, что такое чтение очень важно, если она собирается держать руку на пульсе основного направления развития организации, кроме того, она копирует большую часть этих документов для подчиненных ей менеджеров, считая, что и они не должны отставать от жизни. Персональный помощник Ивонн представляет собой огромную систему папок, а документы из этой системы редко попадают в мусорную корзину. У нее устойчивая репутация человека, который редко что-либо отправляет в мусорную корзину, поэтому другие менеджеры и их помощники частенько обращаются к ней с просьбами переслать им тот или иной документ, так как не могут найти их у себя. Ивонн регулярно жалуется, что через ее рабочий стол проходит огромное количество бумаги, но, тем не менее, продолжает осуществлять связь со своими подчиненными с помощью меморандумов, отпечатанных на печатной машинке, более того, она всячески поощряет доклады о проделанной работе, оформленные таким же способом.
С моей точки зрения, Ивонн работает в атмосфере, которая поощряет чрезмерное копирование документов и чрезмерное использование бумаги при осуществлении рабочих связей. Для того чтобы уменьшить ее информационную нагрузку, ей необходимо сделать следующее:
· • стать более разборчивой в отношении того, что она читает (имеются в виду материалы, которые ей высылаются, особенно это касается материалов, которые копируются для нее под грифом "для Вашей информации", означающим, что принятие немедленных мер не требуется);
· отправлять в мусорную корзину те материалы, о которых с первого взгляда можно судить, что они не имеют большого значения;
· ограничивать объем материалов, копируемый ею для других, - копировать только итоговые страницы для того, чтобы подчиненные просто знали, что тот или иной документ существует;
· постараться освоить менее формальный способ общения со своими подчиненными.
Избегайте перегрузок избыточной информацией
Какой бы эффективности вы не добились в работе со своим персоналом, вы не достигните в этом деле совершенства, если не предпримите шагов, направленных на уменьшение объема бумажных документов, ежедневно присылаемых на ваш рабочий стол. Даже если вы бегло будете просматривать большинство из них, вам понадобится потратить значительное количество времени и усилий.
Важнейший шаг, который вы можете предпринять в этом деле, заключается в проведении тщательного анализа стереотипа вашего поведения на рабочем месте. В данном случае вы должны взять себе за правило следующий лозунг "относись к другим людям так, как ты бы хотел, чтобы они относились к тебе". Особенно это касается тех случаев, когда вы общаетесь с младшими сотрудниками вашего персонала, которые будут брать с вас пример. Если вместо живого общения вы будете поддерживать с ними связь с помощью ведения избыточной в данном случае переписки, они будут отвечать вам тем же, более того, переняв вашу манеру, они перенесут ее на работу с подчиненным им персоналом. Если вы на регулярной основе ведете общение с помощью служебных записок, будьте уверены, они вернутся к вам сторицей.
Вот еще несколько идей, которые могут вам пригодиться:
· Не способствуйте увеличению объемов вашей "макулатурной" почты, раздавая направо и налево ваши визитки на всевозможных конференциях и промышленных ярмарках. Не тратьте попусту время на просмотр получаемой вами "макулатурной" почты. Вы можете смело отправлять в мусорную корзину большую часть корреспонденции такого сорта, даже не вскрывая ее.
· Обратите внимание на осуществление внутренних контактов. Циркулярные письма, распространяемые в организациях, велики по объему и рассылаются с убийственной частотой. Если существует хоть какая-то возможность сделать это без возникновения ненужных конфликтных ситуаций, постарайтесь добиться того, чтобы вас исключили из списков циркулярной рассылки хотя бы в отношении тех документов, которые не имеют ничего общего с вашей работой.
· Проведите анализ подписки на периодические издания. В отношении тех изданий, которые не принесли никакой существенной пользы за последние шесть месяцев, можно принять решение на отмену подписки.
· Если у вас есть секретарь или помощник, добейтесь того, чтобы они просматривали все поступающие материалы перед тем, как подавать их на ваш стол. Это ни в коем случае не альтернатива, а дополнение к другим пунктам данного списка. Нет никаких причин перегружать своего секретаря "макулатурной" почтой больше, чем ею загружены вы.
· Не допускайте того, чтобы документы, которыми в обычном порядке должны заниматься сотрудники вашего штата, проходили через вас, если на это не существует какой-либо важной причины.
· Резиденты Соединенного Королевства, как физические лица, так и организации, могут бороться с "макулатурными" факсимильными сообщениями путем бесплатной регистрации в Службе Предотвращения Поступлений Нежелательных Факсимильных Сообщений Facsimile Preference Service (0207 766 4422). Все организации, занимающиеся прямым маркетингом и использующие факсимильные аппараты для рекламы, должны состоять лицензированными членами этой службы, а любая компания или физическое лицо может зарегистрировать в этой службе свое желание не получать материалов такого характера.
Избыточное копирование
Избыточное копирование представляет собой своего рода форму перестраховки. Когда вы неуверенны относительно того, что делать с тем или иным документом или кому предназначена служебная записка, простейшим способом выхода из этого затруднения будет создание нескольких копий документа и рассылка их тем лицам, которые, по вашему мнению, могут иметь к нему хоть какое-то отношение. Таким образом, вы убиваете сразу двух зайцев - избавляетесь от ненужного документа на вашем рабочем столе и снимаете с себя всякую ответственность относительно того, что не передали документ по назначению. Однако тем самым вы увеличиваете информационную нагрузку на других лиц и, возможно, не передаете ничего существенного. Если вы будете перестраховываться путем рассылки копий материалов, поступающих к вам, своим коллегам, они, скорее всего, будут отвечать вам тем же.
Если вы работаете на организацию, злоупотребляющую созданием бумажных документов, возможно, вам удастся повлиять на других и убедить их провести компанию по сокращению объема циркулирующей в организации бумаги. Например, вы можете попытаться поднять уровень эффективности изучения бумажной корреспонденции, поместив на видном месте в вашем совместном с ними офисе картонный ящик. Предложите им в течение недели использовать этот ящик в качестве временного хранилища для всех поступающих к вам бумажных документов, которые, с их точки зрения, не имеют никакого отношения к вашей работе. По мере увеличения эффективности изучения бумажной корреспонденции неофициальный анализ ее содержания может привести к соглашению по поводу сокращения ненужной бумажной корреспонденции. Альтернативный подход к решению этого вопроса заключается в опубликовании числа произведенных копий на отделение помесячно и постановке задач по их сокращению.
Для сокращения объема того "чтива", которое попадает на ваш стол, при изучении основных документов, которые, что вполне возможно, требуют внимания отдельных членов вашего коллектива, попробуйте использовать подход, основанный на принципах сотрудничества и поддержки. Договоритесь с коллегами по очереди осуществлять изучение различных обременительных докладов или новых руководящих документов. Каждый из коллег примет на себя основную тяжесть по изучению какого-либо конкретного документа, чтобы после изучения, накоротке, передать его суть остальным.
Научитесь читать более эффективно
Скорость и эффективность, с какими вы усваиваете входящую информацию, являются важным фактором вашей способности организовывать свою рабочую нагрузку. Проведенный анализ показывает, что люди, занимающиеся интенсивной информационной работой, могут проводить до одной трети своего рабочего дня, занимаясь чтением, и все же еще не все из нас являются такими читателями, какими мы должны были бы быть.
Средняя скорость чтения составляет порядка 200-250 слов в минуту. С помощью некоторых специальных методов и практических тренировок ее можно легко поднять до 500 без всякого ущерба для понимания прочитанного. Медленная скорость чтения никак не связана с образованием или интеллектом. Многие способные и хорошо образованные люди читают со средней скоростью или даже медленнее. Даже если вы читаете быстро, всегда есть место для улучшения. Мнение о том, что, только читая медленно, мы можем понять материал, является ошибочным. Лучшее понимание может идти рука об руку с более быстрым чтением.
КАКОВА МОЯ ТЕПЕРЕШНЯЯ СКОРОСТЬ ЧТЕНИЯ?
Если вы хотите оценить собственную скорость чтения, выберите отрывок текста, который вы до этого не читали. Текст должен быть, по крайней мере, длиной в страницу. Старайтесь читать его со своей обычной скоростью, при этом не забывайте, что вам нужно его не просто прочитать, но и понять. Кроме того, вам следует проследить, сколько времени у вас на это уйдет. Затем вам следует приблизительно прикинуть количество слов в тексте. Для этого возьмите среднее количество слов в одной строчке и умножьте его на количество строчек. Теперь с помощью полученной формулы вы можете вычислить свою скорость чтения в словах в минуту.
(количество слов в отрывке х 60) / время, потребовавшееся для прочтения отрывка = скорость чтения в словах в минуту
Почему мы медленно читаем?
При чтении наши глаза не двигаются постоянно по странице, скорее они поэтапно по ней скачут. А само чтение осуществляется во время стационарных периодов (фиксаций) в конце каждого скачка; и скорее чтением занимается мозг, а не глаза. Для простоты понимания данного процесса давайте условимся, что наши глаза это не что иное, как фотоаппарат, с помощью которого мы делаем несколько снимков, которые затем обрабатываются нашим мозгом. Основными причинами медленного чтения являются:
· ограниченное число слов, захватываемых при каждой фиксации;
· фиксации большей продолжительности, чем это необходимо;
· непроизвольное или преднамеренное возвращение к уже прочитанному материалу.
Четвертым фактором, обуславливающим медленное чтение, является мысленное прослушивание слов по мере их чтения. Это явление известно под названием мысленное проговаривание. Считается, что оно возникает в результате того подхода, который к вам применялся, когда вы только начинали учиться читать, то есть произносить вслух прочитываемые слова. Проблема с этим мысленным проговариванием заключается в том, что оно ограничивает нашу скорость чтения до числа чуть большего, чем количество слов в разговорной речи, которое обычно составляет около 150 слов в минуту. Но влияние этого явления можно значительно снизить, если не ликвидировать совсем.
Развитие способности быстрого чтения заключается в применении специальных способов и в тренировке. По этому вопросу существует множество пособий и курсов, поэтому в данной книге я остановлюсь вкратце лишь на нескольких способах, с помощью которых можно добиться повышения скорости чтения.
Рис. 4.2. Регулятор темпа
Использование регулятора темпа
В большинстве программ скорочтения пропагандируется тренировка с применением регулировки темпа чтения, что заставляет ваши глаза двигаться вперед и препятствует длительным паузам или возврату к уже прочитанному тексту. С этой целью вы можете воспользоваться указательным пальцем или тупым концом ручки, быстро перемещая его по странице под строчкой, которую вы в данный момент читаете (рис. 4. 2). В конце строчки вам следует быстро переместить регулятор темпа под начало следующей строчки, и так далее. Старайтесь при этом держать темп чуть больше того, при котором вы удобно себя чувствуете с точки зрения понимания, и не давайте возвращаться вашим глазам, к тому, что уже было прочитано. На первых порах вы, возможно, обнаружите, что поняли из прочитанного очень мало или вообще ничего, но, постоянно тренируясь, вы очень скоро заметите, что скорость чтения и понимание текста возросли. Практика показывает, что люди, обученные скорочтению, на самом деле понимают из прочитанного больше, так как они способны быстрее ухватить суть того отрывка, чтением которого занимаются, тогда как люди, читающие медленно, вязнут в мелких деталях.
Чувство беспокойства за процесс одновременного усвоения больших блоков информации естественно, но во многих аспектах нашей повседневной жизни мы, сами того не замечая, усваиваем значительные блоки информации с первого взгляда. Мы почти на подсознательном уровне регистрируем дорожные знаки, плакаты и заголовки и можем значительно повысить предельный объем текста, который мы усваиваем за одну фиксацию. Существует широко распространенное мнение, что люди, освоившие скорочтение, читают к середине страницы и что предельный объем текста для них составляет количество слов, равное целой строке текста. Но такого темпа достичь почти невозможно, разве что текст будет напечатан в несколько колонок. Люди, обученные скорочтению, могут выхватить за одну фиксацию шесть или чуть более слов, а глаза их при этом будут оставаться в центральной трети страницы. Они не будут опускаться ниже центральной строки.
По мере увеличения скорости чтения вы обнаружите в себе способность зигзагообразно скользить по тексту с помощью регулятора темпа, захватывая за одну фиксацию больше одной строки текста, при этом не отрывая регулятор от страницы (рис. 4. 3). При тренировках старайтесь избегать таких ситуаций, когда вы буквально заставляете себя двигаться по странице с тем, чтобы обрести еще большую скорость, совершенно забыв, что ваша основная задача заключается в понимании текста и его усвоении. По достижению разумной скорости чтения вы можете перестать пользоваться регулятором темпа.
Рис. 4.3. По мере увеличения скорости чтения постарайтесь перейти на зигзагообразное скольжение регулятором темпа по странице
Другие способы
Повышение скорости чтения, конечно же, потребует некоторого времени, и, возможно, вы захотите поступить на курсы скорочтения, чтобы заняться этим делом досконально. Независимо от того, как вы поступите, вот еще несколько методов, которыми вы можете воспользоваться чуть ли не в самом начале обучения скорочтению с тем, чтобы добиться повышения скорости и понимания изучаемых документов.
Предварительный просмотр для повышения понимания
Мы можем добиться гораздо большей скорости чтения, если мысленно разместим информацию в известных нам рамках. Небольшой период времени, потраченный на установление этих рамок, может принести большую пользу. Данный подход предполагает, что вы намереваетесь приступить к чтению таких пространных документов, как книга, периодическое издание или доклад. Но эта техника может быть применена и при чтении гораздо меньших по объему документов:
1. Перед тем как приступить к основному тексту, бегло просмотрите содержание, вступление и заключение (если оно существует).
2. Затем пролистайте документ, стараясь понять его структуру и основную идею. Особое внимание уделите заключениям разделов и глав. Они служат хорошим подспорьем в определении сути документа. Если вам это не удастся, прочитайте первый и последний параграфы каждого раздела или главы. В них, как правило, представлены основные идеи, читаемого вами документа.
3. Теперь, когда вы собираетесь приступить к чтению документа по-настоящему, вам просто следует заполнить пропуски, а не читать документ с чистой страницы. Теперь вы знаете, на каких частях документа вам надо сосредоточиться, а какие можно мельком просмотреть или вообще пропустить.
Варьируйте ваш темп
Само собой разумеется, что тексты различаются по уровню их сложности, но многие люди при чтении сохраняют постоянную скорость, независимо от того, что они читают. Даже в одном и том же документе встречаются разделы, которые являются более трудными для восприятия, чем другие. Если того требует текст, не колеблясь, замедляйте темп чтения, и наоборот, увеличивайте его, когда читаете легкие для понимания отрезки.
Сосредоточьтесь на том, что важно
В некоторых местах документа вы можете встретиться с отклонениями от основной темы, например, - это могут быть уже известные вам моменты; совершенно ненужная вам информация и откровенная "вода". Наилучшим подходом к любой задаче по чтению является вопрос: "Что мне из этого документа действительно необходимо?". Он постоянно должен вертеться у вас в мозгу. Вы сможете читать быстрее и понимать больше, если сосредоточите свое внимание на тех элементах, которые вам действительно необходимы для того задания, которое вам предстоит осуществить. Не переоценивайте значения печатного слова. Автор не обязательно знает больше вас по тому предмету, которому он посвятил свой труд.
Добейтесь создания благоприятной атмосферы
На эффективность чтения будут влиять как ваше окружение, так и ваши ощущения. Добейтесь, чтобы освещение было соответствующим образом отрегулировано, а факторы, отвлекающие ваше внимание, сведены к минимуму. Особенно утомительны длинные промежутки времени чтения с экрана компьютера, поэтому постарайтесь отрегулировать контраст и яркость таким образом, чтобы вам было удобно читать, при этом делайте более длительные перерывы по сравнению с теми, которые вы обычно делаете при чтении печатного текста. Отдавайте предпочтение большим мониторам, а также пользуйтесь полноэкранным режимом, чтобы получить на экране больше текста за один раз. Например, в Microsoft Word при выборе полноэкранного режима из меню вид, вы получите на одну треть больше информации. При работе с документами большого объема это особенно полезно.