В пособии рассмотрены вопросы подготовки и издания документов, возникающих в деятельности организаций различных организационно – правовых форм в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Приведен перечень нормативно – методической базы в области делопроизводства, раскрыты требования государственных стандартов по оформлению документов, приведены технологии подготовки и издания обычных и конфиденциальных документов, организации делопроизводства в организации, особенности делопроизводства с документами по личному составу и обращениям граждан. Приведены образцы основных документов, использующихся при документировании управленческой в деятельности перечень документов, возникающих в результате деятельности организации с указанием сроков хранения.
Пособие предназначено для студентов высших учебных заведений обучающихся по экономическим и юридическим специальностей. Рекомендуется также руководителям организаций и работникам структурных подразделений, связанных с документационным обеспечением управленческой деятельности.
Содержание:
-
Введение 1
-
Глава 1 - Нормативно – методическая база делопроизводства 1
-
Глава 2 - Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления 4
-
Глава 3 - Организация документооборота в организации 20
-
Глава 4 - Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с указанием сроков их хранения и методические рекомендации по его применению 30
-
Рекомендуемая литература 32
-
Приложения 32
-
Список нормативных актов 80
Александр Владимирович Непогода
Петр Алексеевич Семченко
Делопроизводство компании
Введение
Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе – умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т. е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.
Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
С документированием связана деятельность всех сотрудников оганизации – от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые, сколь-нибудь важные для организации решения требуют документального оформления
В организации, любой организационно – правовой формы без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно– методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в организациях (предприятиях) всех существующих в России форм собственности. Все организации России, независимо от организационно-правовых форм, должны в своей деятельности руководствоваться положениями и требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с изучения его нормативно – методической базы, требований Государственных стандартов в области делопроизводства, унифицированных систем документации и классификации документов по назначению и принципам подготовки и оформления. Поэтому в данном пособии приведен перечень законодательных актов Российской Федерации в сфере информации и документации, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений Правительства РФ, нормативно– правовых актов федеральных органов в области документирования управленческой деятельности, государственных стандартов на документы, унифицированных систем документации и общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.
Особое внимание уделено раскрытию требований Государственных стандартов по оформлению документов, языку и стилю деловой корреспонденции , составу и порядоку разработки документов, использующихся в управленческой деятельности. Приведены технологии разработки и правила оформления организационно– правовых, распорядительных и информационно справочных документов. Показана методика, состав и приведены правила оформления документов по трудовым отношения. Рекомендованы алгоритмы действия работников кадровых служб при оформлении документации по личному составу. Дана характеристика финансовым документам, обеспечивающим деятельность организации. Раскрыты содержание и сущность документов по снабжению и сбыту и приведены их основные образцы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Дана характеристика документов по обращениям граждан и конфиденциальным документам, возникающим в деятельности любой организации.
Приведены алгоритмы и раскрыта технология организации документооборота в организации от момента получения (создания) документа до его исполнения (отправки) или сдачи на хранение в архив. Приведен полный Перечень типовых управленческих документов, использующихся в деятельности организации с указанием сроков их хранения и методические рекомендации по его применению.
Пособие содержит 78 приложений с вариантами оформления документов и технологией работы с ними.
Глава 1
Нормативно – методическая база делопроизводства
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно – методическую базу делопроизводства составляют:
1) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
2) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
3) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
4) государственные стандарты на документы;
5) общероссийские классификаторы технико– экономической и социальной информации;
6) унифицированные системы документации;
7) нормативно – правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.
В нормативно – методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.
1.1. Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации
Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.
Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).
Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:
1) порядок документирования информации;
2) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
3) категории информации по уровню доступа к ней;
4) порядок правовой защиты информации.
Названный Закон определяет следующие основные понятия: "документированная информация" и "информационные ресурсы".
Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.
Документирование информации – обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы и в соответствии с законом должно осуществляться в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и информационную безопасность Российской Федерации.
Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.
Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Собственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти.
Документы и массивы документов, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими на законных основаниях, полученные в порядке дарения или наследования, являются собственностью данных юридических лиц и физических лиц.
Защиту интересов Российской информации, субъектов РФ и муниципальных образований, а также защиту интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене обеспечивает Федеральный закон от 4 июля 1996 г. N 85-ФЗ "Об участии в международном информационном обмене" (с изм. и доп. от 30 июня 2003 г., 29 июня 2004 г.).
Закон определяет объекты и субъекты международного информационного обмена. Объектами международного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена являются: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и местного самоуправления, физические и юридические лица.
Закон устанавливает право собственности на информационные продукты и средства международного информационного обмена, вводит ограничения на вывоз документированной информации, определяет порядок защиты конфиденциальной информации и регулирует другие вопросы международного информационного обмена.
Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г).
В соответствии с Законом стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:
1) безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;
2) технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;
3) качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологий, единства измерений;
4) экономии всех видов ресурсов;
5) безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;
6) обороноспособности и мобилизационной готовности страны.
Закон определяет порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их применение, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона, порядок финансирования работ по стандартизации и др.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории Российской Федерации Закон относит:
1) государственные стандарты Российской Федерации, применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической информации;
2) стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных организаций.
В нормативных документах по стандартизации в делопроизводстве закреплены требования к построению, изложению и оформлению документов, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию классификаторов технико-экономической и социальной информации; автоматизации информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки информации; терминологии, применяемой при работе с документами.
В соответствии с Законом, формирование и реализацию государственной политики в области стандартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением стандартов, участие в работе по международной стандартизации и некоторые другие вопросы возложены на Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России). Комитет принимает государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обязательные для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, которые вводятся в действие после их государственной регистрации.
Вопросы использования государственного языка Российской Федерации и государственных языков субъектов РФ в делопроизводстве регулирует Закон РФ от 25 октября 1991 г. N 1807-I "О языках народов Российской Федерации" (с изм. и доп. от 24 июля 1998 г., 11 декабря 2002 г.).
В соответствии с этим законом официальное делопроизводство может вестись на государственном языке Российской Федерации – русском, государственных языках субъектов и народов Российской Федерации, определяемых законодательством субъектов РФ. Официальная переписка между государственными органами, организациями, учреждениями и предприятиями субъектов РФ с адресатами в Российской Федерации ведется на русском языке.
Ответы на обращения граждан, направленные в государственные органы Российской Федерации, даются на языке обращения и только в случае невозможности дать ответ на языке обращения – на русском языке.
Документы, удостоверяющие личность, записи актов гражданского состояния, документы об образовании, документы по трудовым отношениям, военные билеты на территории субъектов РФ, установивших свой национальный язык в качестве второго государственного языка, оформляются наряду с русским языком на государственном языке субъекта РФ.
В промышленности, связи, на транспорте и в энергетике на всей территории России применяется только русский язык.
Использование эмблем организаций или товарных знаков (знаков обслуживания) в официальной документации определяется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров" (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).
Вопросы использования информации, относимой к государственной тайне, и иной конфиденциальной информации определяет Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I "О государственной тайне" (с изм. и доп. от 6 октября 1997 г., 30 июня, 11 ноября 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г.).
Закон определяет перечень сведений, составляющих государственную тайну, и устанавливает полномочия государственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны.
Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанные с документационным обеспечением.
1.2. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ
Правовые акты, принимаемые Президентом РФ и Правительством РФ, развивают положения, зафиксированные в законодательных актах по вопросам информации и документации.
Правительством РФ было принято постановлениеот 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изм. и доп. от 8 июня 2001 г.).
Ряд указов Президента РФ направлены на обеспечение защиты информации: Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне", Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" (с изм. и доп. от 23 сентября 2005 г.), постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным сведениям секретности".
Указы Президента РФ и постановления Правительства РФ регулируют вопросы подготовки, издания, государственной регистрации и введения в действие нормативных правовых актов, издаваемых органами государственного управления.
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации утверждены постановлением Правительства РФ от 13 августа 1997 г. N 1009 (с изм. и доп. от 11 декабря 1997 г., 6 ноября 1998 г., 11 февраля 1999 г., 30 сентября 2002 г.)
Основные положения об организации архивного хранения документов изложены в Указе Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552 "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.) и в Положение о Федеральном архивном агентстве (утв. постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 290).
Эти документы регулируют вопросы формирования, организации хранения, учета, использования архивов и архивных фондов и управления ими, определяют статус, основные задачи и функции Федерального архивного агентства.