2.4.7. Документы по обращениям граждан
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленные сроки.
Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.
Предложение – вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, организаций (предприятий, учреждений или общественных объединений), а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Заявление – вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, организаций (предприятий, учреждений, общественных объединений). В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.
Жалоба – вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба о их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, организаций (предприятий, учреждений), должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.
Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т. е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т. д.
Работа с обращениями граждан ведется на основе Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов субъектов Федерации "Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в субъекте федерации".
Положение и закон устанавливает порядок, в соответствии с которым, обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направлять их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.
Руководители государственных органов и организаций (предприятий) должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решениями по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинен государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения – безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.
Делопроизводство по обращения граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.
Согласно Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращения граждан.
Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке. При этом заполняется аннотационный лист. Индекс регистрации обращения состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего документа. При поступлении повторного обращения ему присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК), указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на РКК делается отметка "Повторно". Повторным считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со дня подачи первого обращения истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь.
Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах, организациях (предприятиях) возложено на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение обращений и исполнение принятых по ним решений.
Если адресат направляет поступившие к нему обращения граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, то такие обращения берутся на особый контроль с проставление на документе реквизита "Контроль". Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители организаций и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.
Руководители государственных органов и организаций должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.
Предложения, заявления и жалобы граждан возвращаются после их рассмотрения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в организации, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел по обращения граждан у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое обращение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются повторные обращения и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководители учреждений и лица, ответственные за ведение делопроизводства по обращениям граждан.
Установлен пятилетний срок хранения предложений, заявлений, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Это решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем организации.
По истечении сроков хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.
Формы регистрационной карточки писем граждан, устных обращений, аннотационного листа, справки о работе с письмами граждан, справки о приеме граждан, справки о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших в организацию и справка о тематике обращений граждан, приведены в приложениях 60–66.
2.4.8. Конфиденциальные документы
В современных условиях рыночной экономики обязательным условием успеха в деятельности организации и сохранения ее организационной структуры является обеспечение информационной безопасности.
Безопасность документируемой информации определяется степенью ее защищенности от последствий экстремальных ситуаций, стихийных бедствий и попыток несанкционированного доступа к документам с использованием организационных и технических каналов, вследствие чего могут произойти хищение и неправомерное использование злоумышленником информации в своих целях, ее модификация, подмена, фальсификация, уничтожение.
Документируемая информация, используемая в управлении организацией и бизнесе, является собственной или частной информацией и является интеллектуальной собственностью организации.
Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для организации и организации ее бизнеса. Ценная информация охраняется нормами права, товарным знаком или включается в категорию информации, составляющую тайну организации.
Состав информации, составляющей тайну организации, фиксируется в специальном перечне, определяющим период (срок) и уровень (гриф) ее конфиденциальности (т. е. недоступности для всех) и список сотрудников организации, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе.
Перечень, основу которого составляет типовой состав защищаемых сведений организации, является постоянным рабочим материалом руководства организации, служб безопасности и конфиденциальной документации. Он представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о планах и проводимых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах и т. д. В перечень включаются действительно ценные сведения о каждой работе организации.
В перечень включаются также документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для организации и подлежащие охране. Перечни формируются индивидуально каждой организацией в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются руководителем организации. Эта же комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечень в соответствии с динамикой выполнения организацией конкретных работ.
Коммерческая информация организации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или для ее хищения и реализации. Поэтому степень ценности информации и надежность ее защиты находятся в прямой зависимости.
Документы, содержащие ценную информацию, входят в состав информационных ресурсов организации, которые могут быть:
1) открытыми (доступными для работы персонала без специального разрешения);
2) ограниченными для доступа к ним персона (отнесенными к одному из видов тайны – государственной или негосударственной).
Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 11 февраля 2006 г. № 90. Он содержит сведения в военной области, в области экономики, науки и техники, внешней политики и экономики, разведывательной, контрразведывательной и оперативно – розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации, а также наименования государственных органов, наделенных полномочиями по распоряжению этими сведениями.
Документы, содержащие сведения, которые составляют негосударственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую и т. д.) или содержат персональные данные, именуются конфиденциальными.
Термин конфиденциальность является синонимом термина секретность и используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.
Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т. е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.
Под конфиденциальным документом понимается оформленный носитель информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.
К конфиденциальным документам относятся следующие документы:
1) в государственных организациях – документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;
2) в коммерческих и негосударственных организациях – документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне, тайне организации, тайне мастерства и технологий;
3) независимо от принадлежности организации – документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. д.
Особенностью конфиденциальных документов является то, что они одновременно представляют собой:
1) массовый носитель ценной, защищаемой информации;
2) основной источник накопления и распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;
3) обязательный объект защиты.
Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала организации. Период конфиденциальности документов определяют перечни конфиденциальных сведений организации, составленных исходя из специфики деятельности и утвержденных руководителем организации.
Конфиденциальные документы требуют специфических условий их создания и организации работы с ними.
Глава 3
Организация документооборота в организации
3.1. Организация документооборота
Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.
Порядок прохождения документов и операции с ними в федеральных органах исполнительной власти регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. N 30 (с изм. и доп. от 11 ноября 2005 г.), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями.
На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.
Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.
Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации документооборота являются:
1) направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;
2) объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;
3) структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;
4) режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.
Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т. е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.
Организацию делопроизводства в организации обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.
Основными задачами службы ДОУ являются: обеспечение первичной обработки входящих документов, предварительного рассмотрения документов, регистрацию, передачу документов на рассмотрение руководству, передачу документов на исполнение, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организацию создания и исполнения внутренних документов
Алгоритмы (технология) работы с документами, (входящими и исходящими), реализуемых сотрудниками службы ДОУ, приведены в приложении 67, 68.