Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов.
Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.
При повидовом выборочном приеме в государственный, муниципальный архив непосредственно поступают отдельные виды создаваемых организациями ценных документов, не повторяющиеся в вышестоящем органе, а также их информационно– аналитические документы и отчеты, поступившие в вышестоящую организацию. Состав отбираемых документов индивидуален для каждого вида организации.
При групповом выборочном приеме предусматривается поступление полных комплексов ценных документов непосредственно от некоторых организаций данного вида, вошедших в выборочную совокупность.
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню (графа N 3) следующим образом:
Государственные, муниципальные организации– 10 лет.
Негосударственные организации– не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и / или необходимостью практического использования документов.
Определенные документы (нормативно– правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по настоящему Перечню (ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509) необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и / или длительным практическим значением указанных документов.
Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, провести полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.
В целях полноты состава Архивного фонда РФ Перечень предусматривает возможность поступления в государственные, муниципальные архивы дублетных документов, содержащихся в разных фондах. Право решения вопроса их отбора предоставляется государственным, муниципальным архивам.
Отметка "ЭПК", поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно– историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими постоянное хранение своих документов.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Документация, не вошедшая в соответствующие разделы настоящего Перечня, но имеющая срок хранения "постоянно" или отметку "ЭПК" (ЭК) по какому-либо ведомственному перечню, в зависимости от результатов ее конкретного изучения принимается на государственное, муниципальное хранение или уничтожается после минования в ней практической надобности. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" (ЭК) принимают ЭПК архивных органов.
Снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Снятие стоящей при сроках хранения отметки "ЭПК" разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях данного Перечня.
Микрофильмирование документов (с последующим уничтожением их оригиналов), образующихся в деятельности организаций, должно производиться в соответствии с действующими государственными стандартами.
Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов. В других примечаниях указываются признаки выделения определенных разновидностей документов или конкретные разновидности документов, сроки хранения которых отличаются от указанных в графе N 3.
Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
4.2. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение
Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также представители соответствующего архивного учреждения (для организаций– источников комплектования) по согласованию с ним.
В своей работе экспертные комиссии руководствуются правовыми актами, нормативными документами, указаниями Федерального архивного агентства, органов управления архивным делом субъектов РФ, названным Перечнем, нормативными и распорядительными документами руководящего органа своей ведомственной системы, своей организации.
Экспертные комиссии определяют совместно с архивом и делопроизводственной службой порядок отбора документов на хранение и уничтожение в организации, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением.
Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Федерального архивного агентства и архивных органов субъектов РФ.
Документы, сроки хранения которых определены Перечнем "постоянно", подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде РФ, или по решению негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного, муниципального архива, хранятся ею самостоятельно.
По истечении сроков хранения в архивах организаций– источников комплектования управленческая документация, отобранная на государственное, муниципальное хранение с соответствующим научно– справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы, передается в архивы.
Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное или длительное хранение, описываются в соответствии с установленными требованиями.
Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭПК) и направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения одновременно по всем основным подразделениям организаций– источников комплектования государственного, муниципального архива. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение. Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации.
После утверждения описей организации разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом, учреждением, если последним при утверждении описей документов постоянного хранения не было вынесено решения о возможности уничтожения остальных документов за соответствующий период.
Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Форма акта приведена в приложении 77.
Архивные органы, учреждения проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.
Организации, документы которых приему в государственные, муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами, учреждениями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.
Отобранные к уничтожению и включенные в акты документы передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом, учреждением описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные, муниципальные архивы), а также нарушение установленных настоящим и ведомственными перечнями сроков хранения документов, является незаконным и влечет за собой согласно Положению об Архивном фонде РФ ответственность в установленном законом порядке.
Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Федеральное архивное агентство, органы управления архивным делом субъектов РФ и местного самоуправления, архивные учреждения.
Рекомендуемая литература
1. Конституция Российской Федерации, принята 12 декабря 1993 г.
2. Гражданский кодекс РФ ч.1,2,3. 2005 г.
3. Трудовой кодекс РФ. 2002 г.
4. Закон РФ от 21 февраля 1993 г. "О государственной тайне".
5. Закон РФ от 20 февраля 1995 г "Об информации, информатизации и защите информации".
6. Указ президента РФ "Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне" от 11 февраля 2006 г.
7. Указ президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального значения" от 06 марта 1997 г.
8. Постановление Правительства РФ "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" от 5 декабря 1991 г.
9. Постановление Правительства РФ от 3 марта 1993 г "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве".
10. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"
11. Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (с изменениями от 11 декабря 1997 г., 8 ноября 1998 г, 11 февраля 1999).
12. Постановление Правительства РФ от 28 декабря 1998 № 1562 "Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России" – М. 1999.
13. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст).
14. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
15. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).
16. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
17. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях. Постановление Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г № 162.
18. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб. – практическое руководство/ Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. – 8-е изд., стереотип. – Мн.; Тетра Системс, 2004. – 288 с.
19. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.– 5-е изд., исп. и доп. – М: ИНФРА-2003– 320 с.
20. Организация работы с документами. Учебник / Под ред. проф… Кудряева. А. Ф. – 2-е изд. Переработанное и дополненное – М.: ИНФРА-М – 2002. – 592с.
21. Пшенко А.В Документационное обеспечение управления. (Делопроизводство) Учеб. Пособие. – М. Форум: ИНФРА-М, 2003. – 256с. (Серия "Профессиональное образование").
Приложения
Приложение 1
ПРИМЕРНЫЙ УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР О СОЗДАНИИ ПОЛНОГО ТОВАРИЩЕСТВА
"____________________и компания"
Мы, нижеподписавшиеся (индивидуальные предприниматели и (или) коммерческие органзации), именуемые в дальнейшем "участники", договорились о нижеследующем:
1. Общие положения
1.1. В целях объединения усилий, финансовых и материальных средств для совместного ведения предпринимательской деятельности создать полное товарищество
_________________________________________________________________
(название товарищества)
1.2. Предметом деятельности товарищества является:
___________________________________________________________________
1.3. Товарищество является юридическим лицом, обладает обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и другие счета в кредитных учреждениях, печать с наименованием, штампы, бланки и иные реквизиты.
1.4. Местонахождение товарищества
____________________________________________________________________________________
2. Имущество товарищества
2.1. Имущество товарищества составляют материальные ценности и финансовые ресурсы, находящиеся на его балансе и являющиеся собственностью товарищества.
2.2. Источниками образования имущества товарищества являются:
– личные вклады участников,
– доходы от производственно-хозяйственной деятельности,
– иные поступления.
2.3.Для обеспечения деятельности товарищества за счет вкладов участников образуется складочный капитал в размере
________________________________________(руб.).
2.4. В образовании капитала участвуют:
_________________________ вносит ______________________________и т. д.
Доли участников являются равными (или иное процентное отношение) и составляют пов денежном (рублей) выражении.
2.5. Участники обязаны внести свои вклады не позднее ____________________ после регистрации товарищества путем перечисления денег на расчетный счет товарищества.
2.6. В случае просрочки внесения вклада риск его случайной гибели возлагается на просрочившего участника.
2.7. Оценка вклада в денежном выражении производится по соглашению участников.
2.8. При необходимости товарищи могут принять решение о внесении дополнительных вкладов в имущество товарищества.
В этом случае в настоящий договор в установленном порядке вносятся соответствующие изменения.
2.9. Дополнительные взносы участника в имущество товарищества увеличивают первоначальный размер его доли в уставном фонде.
2.10. Вклады участников и все приобретенное товариществом за свой счет имущество является собственностью товарищества.
2.11. Имущество, переданное товариществу во временное пользование, является собственностью передавшего, который имеет (или не имеет) право на получение вознаграждения за пользование его имуществом, риск случайной гибели указанного имущества лежит на собственнике (по соглашению участников возлагается на товарищество).
3. Порядок распределения прибыли
3.1. Прибыль от деятельности товарищества направляется на
______________________________________________________________________________
(развитие и расширение производства и др. цели по усмотрению участников)
3.2. Направления расходования прибыли, а также размер и порядок образования соответствующих фондов определяются по соглашению участников (единогласно, большинством голосов товарищей или иной порядок).
3.3. Часть прибыли товарищества (ежемесячно, ежегодно и т. д.) распределяется между участниками (поровну, пропорционально вкладам или в ином порядке).
Размер прибыли, направляемой наличное потребление товарищей, определяется по соглашению между ними.
3.4. Из прибыли, подлежащей разделу между участниками, в первую очередь производится начисление процентов в размере ________(20 %) на вклад каждого из участников в имущество товарищества.
За вычетом указанных процентных начислений оставшаяся сумма распределяемой между участниками прибыли подлежит разделу поровну между всеми участниками.
3.5. Если вся полученная товариществом прибыль будет израсходована на уплату дивидендов, вопрос о дальнейшем распределении прибыли отпадает.
3.6. Если общая сумма прибыли окажется ниже размера, необходимого для выплаты участникам причитающихся им процентных начислений, их размер соответствующим образом понижается.
3.7. Если размер уставного фонда товарищества уменьшился вследствие понесенных товариществом убытков, участники не вправе требовать выдачи своей доли прибыли, пока его величина не будет восстановлена до первоначального размера, определенно го в настоящем договоре.
Участники вправе путем внесения в установленном порядке изменений в настоящий договор уменьшить размер уставного фонда до фактического и после этого получить причитающуюся им прибыль.
4. Ответственность товарищества по обязательствам
4.1. Товарищество отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.
4.2. В случаях, когда имущества товарищества недостаточно для покрытия его долгов, полные товарищи стандартно несут субсидиарную ответственность своим имуществом по обязательствам товарищества.
4.3. По собственным долгам участников товарищество ответственности не несет.