Рис. 14. Пример организационной диаграммы
Всегда помните, что выбор вида графического представления зависит от конкретных данных. Чем больше различных видов графических образов Вы использовали в своей презентации, тем она будет более зрелищной и запоминающейся.
3.7. Покупают не товар – покупают продавца. Поведение во время презентации
Золотое правило:
"Зелья (кремы), конечно, были хороши, но продавщица была лучше. Гораздо лучше".
Вспоминала бывший главный редактор журнала "VOGUE" Грейс Мирабелла о выступлениях Эсти Лаудер.
Никто не сможет испортить отличную презентацию лучше, чем сам докладчик своим неадекватным поведением. Поэтому в персональное представление входят психологическая подготовка самого докладчика и его поведение в процессе презентации.
Психологическая подготовка докладчика
Психологическую подготовку надо начинать с того момента, когда Вы узнали, что Вам предстоит сделать презентацию, доклад, пойти на интервью.
1. Отнеситесь к подготовке презентации со всей серьезностью. Это не только правильно, но и полезно с точки зрения обретения уверенности в себе, в своих знаниях, в своей точке зрения на вопрос. Так как Вы добросовестно готовите презентацию, то день за днем становитесь все большим экспертом в указанном вопросе. Спрашивается, чего же Вам бояться? Да ничего! И презентацию проведете на высшем уровне, и на вопросы ответите блестяще. Каждый день по мере работы над презентацией повторяйте себе: "Я – эксперт в этом вопросе, я разобрался /разобралась во всех деталях и тонкостях. Я заранее знаю все или почти все вопросы, которые мне зададут, и сумею правильно на них ответить. У меня нет причин для волнения. Эта презентация – мой шанс для дальнейшего карьерного роста, который я сумею использовать". Такая правильная мотивация поможет Вам справиться с неизбежным волнением. Кстати сказать, волнение вполне человеческое качество. Его не стоит бояться. Просто не надо давать ему взять над Вами верх. Помните, что самые лучшие докладчики тоже волнуются, но они лучшие потому, что умеют бороться с этим чувством.
2. Очень поднимают настроение приятные воспоминания о достигнутых успехах. Выберите как-нибудь время и напишите на картонной карточке свои наиболее важные достижения, которыми Вы можете гордиться. Вспомните и запишите на другой стороне, как и когда Вы чувствовали себя особенно хорошо, уверенно. Возьмите в привычку время от времени читать этот список. Это придаст Вам уверенности в себе, поможет избежать приступов страха. К моменту презентации Вы должны прийти на пике своей морально-психологической формы.
3. Одним из важных аспектов подготовки является борьба с внезапными приступами страха. Их симптоматика известна: учащенное дыхание, мокрые ладони, темнота в глазах, звон в ушах, полуобморочное состояние. Лучше всего в таких ситуациях помогает глубокое дыхание. Научитесь дышать медленно, животом. Кроме того, что глубокое дыхание помогает восстановить снабжение мозга кислородом и избежать реального обморока, пока Вы контролируете вдох-выдох, да еще животом, Вы отвлекаетесь от мыслей, приведших Вас к приступу паники. Врачи "Скорой помощи" возвращают "припадочных" пациентов к жизни, поднося им к носу ватку, смоченную нашатырным спиртом. Это отнюдь не ароматные нюхательные соли, которыми пользовались "припадочные" барышни 19-го века, зато доступно и очень эффективно.
В день презентации
4. В день презентации – настроение приподнято-торжественное, как у актера перед премьерой. Если Вас радует еда, позвольте себе что-нибудь вкусненькое, т.е. создайте себе хорошее настроение, но не переедайте. Одной чашки кофе до презентации Вам будет вполне достаточно. Не пейте успокоительных таблеток. Они сильно замедляют реакцию, а Вам еще отвечать на вопросы. Распределите время так, чтобы без спешки попасть в зал, где Вам предстоит выступать. Избегайте стрессовых ситуаций – Вам предстоит тяжелая и очень ответственная работа.
5. В конференц-зал придите не позже, чем за 25 – 30 минут до начала. Установите компьютер или проектор, проверьте все соединения. Позаботьтесь о стакане воды на столе. Разложите слайды по порядку, папку с "секретным оружием", приготовьте указку. Не забудьте калькулятор. Может статься, что Вам придется быстро подсчитать предполагаемые прибыль, потери, расходы. Позаботьтесь, чтобы у Вас в кармане оказался носовой платок. Если Вы делаете презентацию нового продукта, не забудьте об образцах и рекламных материалах. За 10 – 15 минут до начала начнут собираться Ваши первые слушатели, если Вы делаете презентацию в своей компании. Если Вы выступаете перед большой аудиторией, можно ожидать, что слушатели начнут собираться минут за 10 – 15 до начала. С появлением первых слушателей включите компьютер, проектор с титульным листом презентации. Радушно приветствуйте их, как гостеприимный хозяин, ведь это Ваши слушатели, которые нашли время прийти послушать Вашу презентацию. Вы им интересны. Поэтому уже до начала постарайтесь установить контакт с Вашей аудиторией. Распорядитель мероприятия представляет Вас. Вы внимательно смотрите на публику, держите коротенькую паузу, незаметно для публики глубоко дышите, аудитория успокаивается, замолкает. Вы проводите презентацию по формуле трёх "У".
На Вашем лице Улыбка, Вы излучаете Уверенность, Вас ждет Успех!
Поведение во время презентации
Голос. Громкость, тембр, эмоции. Вы представляете "с чувством, с толком, с расстановкой", а не тарахтите выученный наизусть текст с частотой промышленного тока. Вы уже привыкли следить за приятным тембром своего хорошо поставленного голоса. Вы умеете голосом подчеркивать наиболее важные моменты презентации. Вы говорите достаточно громко, чтобы все слушатели смогли насладиться Вашей презентацией.
Зрительный контакт. Вы отлично подготовлены, поэтому можете себе позволить не только делать презентацию, но и установить и держать зрительный контакт с аудиторией. Наблюдайте за реакцией слушателей, обращайтесь к аудитории, но не прерывайтесь, если даже Вам покажется, что часть аудитории Вас не понимает. Если презентация подготовлена добросовестно и по правилам, то это не Ваша вина.
Язык жестов. Жесты отражают Ваши мысли. Пожалуйста, последите за собой! Запрещается: размахивать руками, крутить пуговицу, дергать себя за ухо, приглаживать волосы и пр. Если вдруг Вы почувствуете, что у Вас могут начаться проблемы с носом, воспользуйтесь приготовленным носовым платком. Если Вы начали чихать или кашлять, отвернитесь от аудитории, воспользуйтесь платком, извинитесь. Строго говоря, если Вы целиком и полностью сконцентрируетесь только на презентации, то Вы забудете обо всем, кроме того, что Вы солируете в театре одного актера. И это Ваш бенефис. И тогда на протяжении всей презентации у Вас гарантированно не будет ни насморка, ни кашля. Следите за осанкой. И не только сегодня, а всегда. Надежный и простейший путь коррекции осанки – это прислониться к двери, выпрямиться так, чтобы спина полностью прилегала к двери. В таком ровном положении отойти от двери и постараться его запомнить и сохранить. Отличная осанка и гордо посаженная голова – это вид успешного докладчика, каковым Вы и являетесь.
Запрещается: поворачиваться к аудитории спиной, загораживать изображение, демонстрировать замешательство, волнение, неуверенность!
4. Организационные вопросы
4.1. Организационная подготовка докладчика
Слайды готовы, устная часть подготовлена, докладчик или докладчица морально готовы. Самое время провести репетицию в реальных условиях. Вначале сделайте презентацию дома, хоть для домочадцев, или просто перед зеркалом. Однако никто так правдиво не покажет Вас во время презентации, как самый беспристрастный судья – видеокамера. Приготовьте все, включая одежду, как будто Вы уже делаете презентацию в реальных условиях. Снимите свое выступление на видео, просмотрите с карандашом в руках несколько раз. Вы увидите все свои сильные и слабые стороны. Поставьте таймер и проверьте, уложились ли Вы в отведенное время? Запишите, что Вам понравилось, что было неправильным в Вашей подготовке. Полезно также будет показать презентацию Вашим коллегам, если Вы надеетесь получить с их стороны конструктивную помощь. В любом случае Вы ничего не теряете: чем больше раз Вы "обкатаете" презентацию перед публикой, тем увереннее будете себя чувствовать в реальных условиях. Подготовьте вопросы, на которые попросите ответить Ваших коллег. Вопросы приведены в Таблице 5. Основное требование к ответам – они должны быть конкретными, а не оценочными. Например, Вы должны услышать и понять, почему введение прошло не так, как задумывалось? Вас не интересует оценка, что оно прозвучало серо и посредственно, это Вы и сами почувствуете. Чтобы исправить ситуацию, Вы должны понять, ПОЧЕМУ, что было сделано неправильно?
ТАБЛИЦА 5 . Вопросы к коллегам
Если такой возможности не окажется, Вы ответите после окончания презентации одновременно на вопросы Таблиц 5 и 6.
4.2. Организационная работа
Важная часть подготовки презентации заключается в проведении ряда организационных мероприятий, которые Вы должны подготовить сами, если Вы сами организовываете и проводите презентацию, или организаторы и распорядитель этого мероприятия, если Вы приглашены сделать презентацию. Ниже приведена памятка, которая поможет Вам подготовить, а затем проверить выполнение всех подготовительных мероприятий.
ПАМЯТКА ПО ОРГАНИЗАЦИИ ПРЕЗЕНТАЦИИ
1. Ответственный за проведение презентации. Кто? Телефон для связи.
2. Место, зал.
3. Технические средства. Стол, компьютер (свой, чужой?), проектор, разъемы, соединительный кабель, слайды и резервные копии на СД и USB, DVD-проектор, фильм, калькулятор, ручка, листы для заметок, образцы нового продукта, рекламные материалы, буклеты, визитные карточки, стакан воды, носовые платки, материалы для раздачи.
4. Выбор времени. Если у Вас есть право выбора, назначьте презентацию на первую половину дня. Это самое продуктивное время для большинства людей, поэтому Вам будет легче найти понимание у Ваших слушателей при одинаковых затратах нервной энергии. Постарайтесь найти уважительный аргумент и откажитесь от презентации сразу же после обеда. Это самое неудачное время, чтобы завладеть вниманием слушателей. Многие из Ваших слушателей будут бороться со сном, что вполне естественно, но никак не облегчает Вашей задачи не дать заснуть аудитории. Лучше будет попросить устроить презентацию через час-полтора после обеда.
5. Приглашения с точным указанием места и времени проведения презентации должны быть разосланы не позже, чем за 2 недели до события.
6. Объявления о презентации. Где распространить? Кто отвечает?
7. Развесить указатели внутри здания, как найти зал, в котором состоится презентация.
Составьте и распечатайте такую памятку. После этого Вам останется только с удовольствием поставить отметки о выполнении. Никакого стресса при соответствующей подготовке быть не должно!
Длинная презентация. Случается так, что ввиду широты рассматриваемого вопроса Вам поручено сделать презентацию на 60 – 90 минут. Ничего страшного в такой продолжительной презентации нет. Вспомните, чем отличается стандартная презентация от длинной? Продолжительностью удержания внимания аудитории. Выше было сказано, что через 30 минут у людей накапливается информационно– эмоциональная усталость. Что делать в таком случае? В таком случае надо делать паузу! Пауза может быть сделана в процессе презентации, когда Вы для отдыха аудитории делаете небольшое лирическое отступление, рассказываете относящуюся к делу историю или взвешенно шутите (все шутки готовятся дома!). Если презентация длится полтора-два часа, посоветуйтесь с организаторами этого мероприятия, не сделать ли вам небольшой перерыв? Если же такой перерыв не предусмотрен, через 40 – 45 минут делайте свою собственную паузу для эмоционально-информационной разгрузки аудитории. Распределите материал так, чтобы образовались информационные блоки продолжительностью около 35 – 45 минут, в зависимости от отведенного Вам времени.
Доклад на иностранном языке
Если Вам выпала честь сделать доклад на иностранном языке, самое главное правило – не волнуйтесь. Это правило справедливо в том, и только в том случае, если Вы владеете этим языком уверенно и в том объеме, чтобы сделать не только хорошую презентацию, но и достойно ответить на заданные вопросы. В противном случае лучше не экспериментировать. Презентацию можно выучить почти наизусть, с вопросами может возникнуть конфуз. Для подготовки презентации на иностранном языке справедливы все правила, приведенные выше. Что повысит "стоимость" Вашей презентации? Уместная цитата из классика литературы, политики, бизнеса, пословица к месту и времени на языке оригинала, отсутствие орфографических ошибок в тексте. Сделайте проверку орфографии на компьютере. Полезно будет вспомнить национальные и культурные особенности аудитории, к которой обращена Ваша презентация. Не стесняйтесь похвалить известные национальные особенности, но избегайте критики любого рода. Если у Вас есть такая возможность, попросите носителя языка, т.е. человека, для которого он является родным, записать на магнитофон свою приготовленную речь. Слушайте, слушайте, слушайте, пока не схватите все нюансы произношения и интонации. Если Вы говорите с явным акцентом, это вовсе не причина ударяться в панику. Главное, чтобы Ваша речь была грамотной, т.е. без ошибок.
Представление себя за 1 минуту
Время, как известно, деньги. Поэтому очень часто в жизни надо уметь представить себя за считанные минуты, произвести при этом максимально положительное впечатление и получить исчерпывающую информацию. Как Вы выучили из курса презентации, первое, с чего надо начинать презентацию, – это определение целевой аудитории, с кем Вам предстоит вести беседу. Второе – это определение цели Вашего визита, обращения. Зачем Вы пришли, звоните? И третье – что Вы собираетесь получить в результате разговора. По окончании разговора не забудьте поблагодарить Вашего собеседника. Может оказаться, что Вам и в дальнейшем потребуется его (ее) помощь.
Например.
1. Здравствуйте! Меня зовут: ФИО.
2. Я звоню по поводу объявленной вакансии… Я хотел (а) бы предложить вам сделать презентацию нового продукта нашей компании АБС. Я бы хотел (а) проверить состояние моего счета и последние перечисления.
3. Не могли бы вы, пожалуйста, ответить на следующие вопросы? Будьте так любезны, скажите, с кем из руководства вашей компании я могу поговорить о моей презентации?
Не могли бы вы распечатать состояние моего счета?
4. Большое спасибо! Я зайду (позвоню) позже, завтра…
Интервью при приеме на работу
Если Вас пригласили на интервью по поводу вакантной должности, Вы должны быть готовы ответить на следующие вопросы. Ответ на каждый вопрос должен быть не более 1 – 1,5 минуты.
Расскажите немного о себе. В ответе Вы должны сообщить об образовании, возрасте, семейном положении, настоящем месте работы.
Почему Вы хотите занять вакантную должность. Здесь Вы должны дать исчерпывающий ответ, показать глубокую мотивацию получить это место. (Отличное место, где я смогу лучше реализовать мои возможности. Возможность интересной работы).
Почему Вы думаете, что Вы подходящий кандидат для нас? В ответе надо сравнить требования, предъявляемые к работе, и Ваши возможности. Это Вы уже сделали в Вашем сопроводительном письме, поэтому развейте эти мысли дальше.
Что Вы ожидаете от этой работы? В ответе указать то, что предлагает работодатель. Если у Вас есть свои пожелания, без которых Вы не сможете реально выполнять эту работу, скажите о них лучше сразу. Однако не в категоричной форме, а в форме вопроса. (А возможно ли, если я…) Здесь как раз наиболее уместно использование сослагательного наклонения и безличных предложений. Ответ получите сразу, а решение примите по результату интервью. Если работодатель в Вас заинтересован, вы найдете пути решения этого вопроса.
Каковы Ваши сильные и слабые стороны? Маленький психологический автопортрет для целевой аудитории – работодатель. Какие требования предъявляют, такие и заявляйте как положительные. Хороший командный игрок, сильный лидер, легко обучаем и т.п. Единственное требование – не забудьте об этом, если Вы получите это место работы!
Слабые стороны есть у каждого. Если в пределах нормы, то это вполне естественно. Однако постарайтесь представить свои слабости преимуществами для вакантной должности. Я, надо прямо сказать, слегка занудлив, однако для бухгалтера, как я считаю, это не самое плохое качество, т.к. эта работа требует точности. Многие называют меня перфекционистом. Однако это помогает мне создавать неповторимые рекламные материалы – я работаю над каждой буквой. И т.п.
Чего Вы собираетесь достичь через 10 лет? Поскольку Вам предстоит ответить о Ваших жизненных целях, при ответе помните: цели должны быть достойными и реальными.
Чем Вы занимаетесь в настоящее время? (Профессия, должность, выполняемые задачи). Единственное, чего следует избегать, это критики своей работы, руководства, коллег.
Что Вам нравится больше всего в Вашей работе? Почему Вы работаете там?
Найдите положительные моменты, даже если Вам совсем не нравится Ваша настоящая работа.
В чем заключается Ваш профессионализм? Точно и четко сформулировать свои наиболее выдающиеся профессиональные способности.
Чем Вы занимаетесь в свободное время?
Какие вопросы будут у Вас к нам? Обязательно приготовьте ряд вопросов, которые покажут не только Вашу заинтересованность в этой должности, но и профессионализм.