Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Примерные формы описей и актов инвентаризации наличных товаров, товаров отгруженных, товаров, принятых на ответственное хранение, и товаров в пути приведены в приложении. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой). По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом. Акты контрольных проверок регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации. Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.). Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.
При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.
Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению – члена комиссии) делается отметка: "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации (в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации) в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение
о зачете принимает руководитель организации. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.
В процессе хранения товаров, подготовки их к отпуску и выполнения других операций для некоторых видов товаров возникают товарные потери. Различают допустимые товарные потери, на которые устанавливаются нормы естественной убыли, и недопустимые, которые относят к актируемым потерям. К недопустимым относят потери, возникшие в результате порчи, боя, лома товаров, хищений или неудовлетворительных условий их хранения.
Требования к перманентной инвентаризации
Перманентная инвентаризация предполагает, что каждый день пересчитывают запасы по определенному количеству товарных позиций. Благодаря проведению перманентной инвентаризации данные о наличных объемах запасов обычно оказываются более точными, чем после полной физической инвентаризации.
Определить порядок выбора товарных позиций для ежедневной перманентной инвентаризации:
– случайный выбор (не рекомендуется) – при неизменной совокупности у всех товарных позиций каждый день равные шансы пройти пересчет, при уменьшающейся совокупности в рамках перманентной инвентаризации товарных позиций каждая из них может пройти пересчет только один раз, так как прошедшая проверку товарная позиция удаляется из списка позиций для инвентаризации;
– инвентаризация по географическому принципу – за год все товарные позиции проходят перманентную инвентаризацию одинаковое количество раз;
– метод ранжирования – товарные позиции, обеспечивающие большее количество сделок или продающиеся в большем по себестоимости объеме, чаще подвергаются перманентной инвентаризации, например: товары группы А (приносящие 80 % общего объема продаж) подвергаются перманентной инвентаризации шесть раз в год, товары группы В (приносящие 15 % общего объема продаж) подвергаются перманентной инвентаризации три раза в год, товары группы С (приносящие 4 % общего объема продаж) подвергаются перманентной инвентаризации два раза в год, товары группы D (приносящие 1 % общего объема продаж) и мертвые запасы подвергаются перманентной инвентаризации один раз в год.
Определить, сколько товарных позиций может проходить проверку ежедневно.
Определить порядок и форму составления перечней товарных позиций для перманентной инвентаризации на каждый день.
Определить порядок и форму составления перечней товарных позиций, проходивших перманентную инвентаризацию в конкретные дни.
Установить состав инвентаризационной комиссии – для обеспечения эффективности перманентная инвентаризация должна производиться опытными работниками, хорошо знающими товар. Установить сроки и часы проведения перманентной инвентаризации. Определить, пересчитывать ли товар в каждом отдельном участке или запасы одного товара во всех складских участках за раз. Определить, сообщать ли проводящим перманентную инвентаризацию работникам, какое количество товара они должны обнаружить в участке. Если предположить, что работники будут добросовестно выполнять работу, то предварительное ознакомление их с компьютерными данными ускорит процесс поиска несоответствий.
Определить, какой уровень точности данных считается приемлемым для разных товаров:
– выше 99 % точности для дорогостоящих или очень важных товаров;
– выше 95 % точности для оптовой продукции (т. е. товаров, продающихся на вес);
– выше 97 % точности для всей продукции в целом.
Определить, каким показателем задается уровень точности:
– процентная доля от объема запаса, показываемого компьютером;
– фактическая денежная разница между стоимостью наличного запаса и стоимостью запаса, показываемого компьютером.
Установить, проводить ли дополнительную проверку товарных позиций, расхождение данных по которым было выше допустимого семь дней назад. Определить, проводить ли чаще проверку тех товарных позиций, по которым были выявлены многочисленные расхождения; если расхождение данных о каком-либо товаре превышало допустимое в последние две или три перманентные инвентаризации, следует переместить этот товар в список тех, что проверяются чаще. Установить, будут ли "заморожены" наличные объемы запасов в период непосредственного пересчета. Определить, как решается вопрос влияния текущих операций на результаты перманентной инвентаризации. Установить сотрудников, которые будут проводить повторный пересчет товаров, в данных о которых выявлено неприемлемое расхождение. Определить, как результаты проверки точности будут представлены всем работникам. Определить сотрудников, которые будут анализировать расхождения.
Определить правила объяснения расхождений:
– превышающее допустимое отклонение в объеме – отрицательное или положительное: эти расхождения обычно являются следствием недостаточной квалификации персонала, необходимости реорганизации склада или пересмотра имеющихся правил и процедур;
– отрицательное денежное расхождение, превышающее допустимое: такое расхождение часто бывает следствием воровства.
Определить порядок использования результатов перманентной инвентаризации для выявления потребности в дополнительном обучении персонала и изменении правил и процедур. Определить целесообразность материального поощрения, если перманентная инвентаризация покажет, что заданный уровень точности соблюден.
Требования к полной физической инвентаризации
Определить перечень материалов, необходимых для проведения инвентаризации:
– карточки или таблицы учета;
– крепящиеся к полкам таблички;
– ручки, карандаши, калькуляторы;
– устройства чтения штрих-кодов.
Утвердить приказом состав инвентаризационной комиссии и порядок ее работы:
– какие товарные позиции или группы подлежат инвентаризации;
– будут ли проводящие подсчет сотрудники работать командами или по отдельности.
Установить допустимый уровень точности данных для каждой товарной позиции. Выяснить возможность проведения инвентаризации излишних, мертвых и медленно оборачивающихся запасов до начала основной инвентаризации. Определить, как решается вопрос влияния текущих операций на результаты периодической инвентаризации. Определить, будут ли "заморожены" наличные запасы в период непосредственного пересчета. Если наличные объемы не замораживаются, то физическая инвентаризация, выяснение причин расхождений и обновление данных компьютера должны быть произведены до обработки новых операций. Назначить сотрудников, которые будут проводить повторный пересчет товаров, в данных о которых выявлено неприемлемое расхождение. Назначить сотрудников, которые будут следить за тем, чтобы все результаты инвентаризации были внесены в компьютер, а все расхождения объяснены. Установить сроки проведения полной физической инвентаризации.
Удешевление контроля
Ключ к наилучшему управлению запасами часто состоит в том, чтобы меньше контролировать дешевые товары и сосредоточить все внимание на наиболее дорогостоящих. Очень часто учет дешевых товаров обходится дороже, чем их стоимость. Контроль должен быть сосредоточен там, где он себя оправдывает, – на дорогостоящих товарах. Посредством объемно-стоимостного анализа предприятия нередко приходят к заключению, что на контроль за запасом кнопок они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Одна компания обнаружила, что 75 % номенклатурного состава ее запасов представляет только 4 % всей стоимости ее запасов.
Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный учет каждого находящегося на складе товара слишком дорог. Экономичное управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредоточивать все внимание на наиболее дорогостоящих. Менеджеры нередко обнаруживают, что на контроль за запасом, например, шайб они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих товаров. Ряд исследований в Англии показал, что на долю дешевых изделий приходится большая часть проводок в документации контроля запасов, в то время как в товарообороте и стоимости запасов они составляют очень малую долю. Так, выборочное обследование выявило следующие данные: на товары стоимостью менее 35 пенсов за штуку приходилось 30 % наименований хранимых товаров, 40 % проводок в документации контроля запасов, но всего 1,6 % объема реализации, 5 % стоимости запасов. Фирма систематически проводила инвентаризацию всех товаров, и учет малоценных товаров обходился дороже их стоимости. После прекращения контроля дешевых товаров издержки по содержанию запасов снизились на 34 %. Если практикуется годовая инвентаризация физических запасов, то основное внимание уделяют товарам групп, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости запасов. Что же касается группы малоценных товаров, то принимают на веру данные карточек учета этих запасов.
Управление запасами
Регулирование запасов
Уровень запасов
Операции управления запасами включают:
– накопление и обновление данных для прогнозов;
– выбор параметров прогноза;
– выбор техники прогнозирования;
– анализ прогнозов и моделирование;
– определение целевого уровня обслуживания потребителей;
– выбор параметров управления запасами;
– моделирование запасов;
– планирование потребностей в запасах;
– интеграция данных о стимулировании продаж;
– планирование, формирование и размещение заказов на пополнение запасов.
Управление запасами успешно, если в каждый момент предприятие располагает необходимым для реализации количеством нужного товара. Не больше, не меньше, а именно столько, сколько нужно. Если ожидается повышенный объем сбыта и оборотные средства не лимитированы, то естественным является желание закупить товары впрок. Приятным кажется зрелище склада, полного товарами, готовыми к немедленной отгрузке. Но если цены на товары внезапно снизятся, после того как предприятие создаст избыточный запас этих товаров, предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы товары приобретались как можно ближе к сроку их реализации. Эти потери прямо зависят от количества товаров и сроков их хранения.
Физическое и моральное старение и порча при хранении тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения, предпочтение потребителями других видов товаров, капризы моды могут вызвать мгновенное устаревание товаров. Не связывайтесь с тем, что нельзя продать. Лучше отказать покупателю, чем затовариться.