Эти недостатки приводят к некомплексному решению иерархических проблем – возникает эффект мисменеджмента.
Для повышения эффективности менеджмента и успеха деловой активности менеджеров необходимо использовать программно-целевой подход в принятии иерархических решений, ведущим инструментарием которого являются целевые программы федерального, регионального и секторального уровня и масштаба. Программа – комплексное системное решение в иерархических организационных системах. Область применения целевого программирования в принятии иерархических решений – это объединение усилий (труда и капитала) на важнейших направлениях и решение проблем социально-экономического развития. Целевые программы обеспечивают менеджеру надежную реализацию его функции планирования и оперативного управления.
Теоретическая основа целевого программирования – один из конкретных результатов системного анализа как общей методологии решения труднопонимаемых и трудноразрешимых проблем. Необходимым условием применения системного анализа является совокупность методов структуризации проблем, т. е. превращение этих проблем в четкую упорядоченную совокупность задач и способов их решения.
Основная ценность системного анализа для выработки иерархического решения состоит в едином методологическом подходе, пригодном для решения различных проблем.
При изучении научно-методических основ принятия иерархических решений ниже основное внимание уделяется технологическому аспекту разработки целевых программ.
ИНТЕРЕСНО
Системный анализ как методология возник в конце 50-х гг. ХХ в. в связи с необходимостью изменения существовавшей практики разработки сложных технических комплексов. Т а к, в США в период 1953–1963 гг. были прекращены разработки 61-й системы вооружений и в трубу вылетело 7 млрд долл. Аудит причин выявил непригодность существовавших традиционных методов планирования НИОКР. В связи с этим и была разработана практическая методология, которая концептуально взаимоувязывала весь процесс: НИОКР – изготовление – эксплуатацию комплексов вооружений. Эта методология и получила название системного анализа
2.2.1. Модель целевой программы
Информационная модель целевой программы может быть представлена так:
P = (G, H),
где G – граф цели – мероприятия (структурная часть программы); H – набор характеристик графа цели – мероприятия (характеристическая часть программы).
Структурная часть программы выглядит так:
G = (A∪M, R1, R2),
где A – множество целей; M - множество безальтернативных мероприятий; ∪ – операция объединения множеств; R1 – отношение "необходимости"; R2 – отношение "частности".
Характеристическая часть программы включает:
H = (α0, α, γ, β, ω, q, T),
где α0 – вектор критериев достижения целей; α – вектор показателей степени достижения целей; γ – вектор локальных приоритетов целей и мероприятий; β – вектор системных приоритетов целей и мероприятий; ω – приоритет программы; q - вектор ресурсов для реализации программы; T – директивное время выполнения программы.
Если среди мероприятий могут быть альтернативные, то информационная модель целевой программы имеет следующий вид:
Pi= (Gi, Hi),
где (i = 1, …, n) – номера вариантов программы.
При этом Gi = (AMi, R1, R2) и H = (α0, α, γi, βi, ωi, qi, T).
БЫСТРАЯ ПОДСКАЗКА
По определению выдающегося ученого энциклопедиста XVIII в. Л. Эйлера, граф есть математическая модель системы связей между объектами произвольной природы
Общая технология формирования целевой программы как решения в иерархических организационных системах предусматривает три этапа:
1. Формирование и выбор программы.
2. Планирование выполнения программы.
3. Управление реализацией программы.
На первом этапе выполняются следующие процедуры:
● выявление проблем,
● разработка сценария,
● формирование и упорядочение целей деятельности организации (построение графа или дерева целей),
● определение характеристик целей,
● разработка альтернативных вариантов мероприятий,
● технико-экономическое обоснование мероприятий,
● формирование вариантов программы,
● выбор оптимального (рационального, доминирующего) варианта программы.
2.2.2. Выявление и упорядочение ключевых проблем деятельности
Выявление проблем является постоянно действующей функцией менеджмента в любой организации (компании, концерне, корпорации), в том числе эта функция важна и для малого и среднего бизнеса. Это значит, что надо не только фиксировать проблемы, но и стараться их уловить на стадии зарождения.
Источниками информации для выявления проблем должны быть:
● документы – распоряжения, отчеты и статистика,
● экспертный опрос,
● наблюдение за функционированием системы управления и проведение экспериментов.
Технология выявления проблем включает следующие операции:
● изучение источников информации и составление каталога проблем,
● установление и измерение отношения причинности и частности между проблемами,
● построение графа или дерева проблем,
● классификацию проблем по направлениям деятельности организации,
● анализ совокупности проблем и составление аналитического документа по проблемам.
В любой системе управления действия менеджмента в основном нацелены на решение непрерывно возникающих проблем, т. е. на устранение проблемных ситуаций ("расшивка узких мест", ликвидация недостатков, просчетов и др.).
Для проведения анализа проблемной ситуации необходимо четко сформулировать сущность проблемы и описать ситуацию. В данном учебно-методическом пособии под проблемой понимается несоответствие желаемого (или нормативного) и фактического уровней достижения целей.
В процессе анализа проблемной ситуации выделяются следующие характерные задачи: выделение проявлений (признаков существования, симптомов) проблемы; исследование взаимосвязей этих проявлений и тенденций возможного развития проблемы; корректная формулировка проблемы и др. Это составляет содержание функции выявления проблем.
Недостатки в процессе реализации этой функции или полное ее отсутствие часто влекут следующие отрицательные последствия:
● проблему обнаруживают с запозданием лишь тогда, когда симптомы становятся многочисленными, проблема – очевидной даже для неспециалистов, а ущерб – значительным;
● проблема остается неизученной и фиксируется лишь по случайному набору симптомов. В результате неопределенно характеризуется множество хозяйственных объектов и процессов, охваченных проблемной ситуацией, что может привести к принятию неприемлемых решений или к фиксации ложной проблемы;
● орган, принимающий решение, не фиксирует проблему в официальных документах или делает это с большим опозданием, усугубляя тем самым проблемную ситуацию. Поэтому важное практическое значение имеет системный подход к решению задачи по выявлению проблемы.
Правильное определение структуры, состава, а затем и содержания управленческих проблем помогает составить основу для уверенного их изучения, ясного понимания значения каждой из них в единой системе мер по модернизации деятельности системы управления. Рассмотрим роль и место функции выявления проблем по соответствующим направлениям этой деятельности.
Для процесса управления в целом характерно определение целей исходя из анализа проблем объекта управления. Неотъемлемой частью этой работы являются анализ развития проблемной ситуации и взаимосвязей со смежными проблемами, определение принципиальной возможности ее решения. Целенаправленная, последовательная реализация функции выявления проблем способствует выделению важнейших задач, на решение которых и ориентируется менеджмент.
В технологической последовательности разработки концепции, стратегии и программ развития организаций в условиях рыночной экономики функция выявления проблем реализуется в формате анализа фактического состояния, сценария общих тенденций развития рынка, характеристики новых ситуаций, проблем и оценки желаемого состояния в требуемой перспективе с учетом вызовов и угроз глобализации. Формулировки проблем определяют функциональные цели, средства, которые с учетом ресурсных возможностей обеспечивали бы их достижение. По результатам такого выявления становится возможным проанализировать альтернативы решения проблем, используя различные комбинации взаимозаменяемых ресурсов и способов их применения.
Для детального изучения содержания проблемы необходим ее внутренний анализ, в том числе выявление всех существенных ее сторон; установление состава потребностей, недостаточное удовлетворение которых и породило данную проблему. В ходе такого анализа специалисты должны раскрыть и конкретизировать ее содержание, т. е. вычленить более частные ее подпроблемы. Каждая из них, в свою очередь, может быть объектом детализации, и так до тех пор, пока не определятся конкретные экономические, научно-технические, социальные, организационные и другие подпроблемы, составляющие содержание исходной проблемы.
Арсенал научных методов, используемых при реализации функции выявления проблем, достаточно разнообразен. Широко используются методы исследования операций и системного анализа, например: диагноз состояния, кластер-анализ, контент-анализ, морфологический анализ, экспертные оценки, структуризация и др. Выбор конкретного метода определяется в основном условиями формирования и реализации плана или программы и характером источников информации.
В зависимости от исходной информации научный инструментарий для выявления проблем можно подразделить на эвристические и фактографические методы. В состав первых обычно включают интуитивные и аналитические методы, ко вторым относят построение и анализ эмпирических временных рядов характеристик проблемных ситуаций. Интуитивными считают методы, основанные на привлечении экспертов. Метод экспертных оценок широко применяется в практике выявления проблем, поскольку опрос и обобщение мнений экспертов позволяют получить сравнительно надежную, а иногда и единственно возможную информацию о проблемных ситуациях.
Рассмотрим только новые подходы к реализации функции выявления проблем, основанные на использовании системной методологии.
Выявление проблем включает формирование каталога проблем и его структуризацию. Наиболее сложным и ответственным является формирование каталога проблем. Выявление и корректная формулировка проблемы – это творческий процесс, который вряд ли может быть формализован.
В настоящее время процесс выявления проблем характеризуется большой трудоемкостью ручной обработки информации, что значительно снижает его эффективность. Снижению этой трудоемкости способствует использование современных информационных технологий в процессе выявления и структуризации проблем.
Выявление проблем, проводимое на основе только экспертной информации, заключается в следующем. Формирование каталога проблем включает: выбор формы опроса экспертов, определение структуры и численности экспертной группы, разработку методики их опроса, проведение опроса, составление списка проблем, экспертизу проблем. Опрос о проблемах целесообразно проводить в форме заочного анонимного анкетирования. Это позволяет привлечь к работе большое число экспертов, получить доверительную информацию в документированном виде.
Исходный список проблем составляется сотрудниками группы системного анализа. Заполненные и закодированные анкеты обрабатываются так: из них последовательно выписываются формулировки проблем и коды анкет, в которых они высказаны. Проблемы в списке нумеруются в порядке очередности рассмотрения анкет. Если в очередной анкете встречается формулировка, уже имеющаяся в списке, то в него вносится только код этой анкеты.
Экспертиза исходного списка проблем проводится руководителями подразделений или ведущими специалистами исследуемой системы управления. Цель экспертизы – исключить из списка проблемы, одинаковые по содержанию, но отличающиеся формулировками, и заменить их проблемой с обобщенной формулировкой. После экспертизы исходный список "сжимается" и превращается в каталог проблем – не упорядоченный их перечень.
Формальным отображением структуры проблем является граф, вершины которого соответствуют проблемам, а дуги – связям между ними.
Связь проблем чаще всего подчиняется диалектике взаимоотношений "причина – следствие". В организационных системах существенны именно отношения причинно-следственного характера. Эти отношения, проанализированные в динамике, приводят к представлениям о процессах изменения, движения отдельных компонентов системы или всей системы в целом. Конкретное применение принципа причинности к процедуре структуризации состоит в том, что на множестве проблем каталога вводится бинарное отношение частичного строгого порядка, являющееся пересечением бинарного отношения "причинность" с бинарным отношением, обладающим свойством транзитивности. Такими отношениями являются, например, отношение общего к частному и "предшествование". Далее введенное сложное отношение, используемое в процедурах структуризации, называется обобщенным.
Исходя из рассмотренных методических принципов, структуризация проблем включает парные сравнения проблем по введенному отношению и построение графа проблем. Измерение обобщенного бинарного отношения может фиксироваться в каталоге по-разному. Например, номеру проблемы-причины ставится в соответствие номер проблемы-следствия либо номеру проблемы-следствия – номер проблемы-причины. Если проблемы не находятся в рассматриваемом отношении, то никаких пометок не делается.
Искомое упорядочение проблем трактуется как последовательность иерархических уровней, которая наглядно отображается в виде графа без контуров. Очевидно, что с первого раза трудно получить упорядочение без контуров (логических циклов). Эти контуры лицо, принимающее решение, и эксперты на основе их опыта, логического мышления и интуиции должны "разорвать", т. е. уточнить причинно-следственные отношения между проблемами получившегося цикла. После этого необходимо повторить процедуру упорядочения. Так возникает итеративный процесс, в результате которого и определяется искомая структура. Выделение уровней иерархии выполняется, например, путем операции транзитивного замыкания бинарного обобщенного отношения и нахождения ядер (слоев). Эти слои характеризуются тем, что все проблемы данного слоя не имеют причин в следующем слое; порядок проблем внутри одного и того же слоя безразличен, так как они несравнимы между собой по введенному отношению.
Следует отметить, что при первом способе фиксации обобщенного отношения на нулевом уровне иерархии будут находиться кардинальные проблемы, а на нижнем слое – проблемы-следствия, характеризующиеся наибольшей степенью агрегации. При втором способе на нулевом уровне будут находиться проблемы-следствия, а на нижнем – проблемы-первопричины всего их множества. Тогда в первом случае проблемы нулевого слоя (кардинальные проблемы) не имеют причин, а проблемы последнего слоя – следствий; во втором – наоборот.
2.2.3. Иерархия и характеризация целей
Одним из основных этапов успешного принятия иерархических решений в формате целевой программы является целеполагание. Комплекс социальных и экономических целей управления определяется указами и посланиями Президента России. Правительство РФ, руководствуясь ими, разрабатывает экономическую политику развития страны во всех сферах нашего общества, которые закрепляются в утверждаемых Правительством РФ документах в форматах стратегий, концепций, национальных проектов и программ.
Итак, любой процесс управления начинается с постановки целей, основанной на анализе нынешнего состояния объекта управления, возможностей и тенденций их развития. Цели управления рыночной экономикой в своей основе объективны. В них отражаются прежде всего требования общих законов экономического и социального развития, а также конкретные особенности российского рынка с учетом глобализации.
Цели всегда осознанны, они формулируются людьми. Очень важна правильная формулировка целей управления, так как именно они определяют содержание основных видов управленческой деятельности (функций), выбор методов управления, структуру управления, подбор менеджеров и др. При характеристике цели важно четко определить ее критерии, т. е. показатели, по которым можно судить о степени достижения цели.
На всех этапах модернизации национальной рыночной экономики задачи управления ею определялись на базе взаимообусловленности трех основных вопросов экономической политики государства:
● главных целей, на достижение которых государство ориентирует развитие рыночных отношений;
● источников роста – ресурсов и высоких технологий, которые надо мобилизовать, для дальнейшего ускорения темпов социально-экономического роста;
● трансформации хозяйственного механизма.
В деловой активности бизнес-сообщества прерогатива формулировки целей управления организационной системой принадлежит лицу, принимающему решения, которое может и вообще-то должно привлекать экспертов.
Формирование и упорядочение целей включает следующие процедуры: формирование каталога целей и упорядочение целей.