Существуют проверенные временем техники организации идей в логическую последовательность для создания ясной и убедительной презентации. Эти техники называются структурами потока. Существует 16 альтернативных структур потока для разного типа презентаций.
Шестнадцать структур потока
1. Модульная. Последовательность подобных частей, блоков или компонентов, расположенных во взаимозаменяемом порядке.
2. Хронологическая. Упорядоченные по временной шкале группы идей (кластеры), отражающие события в том порядке, в котором они произошли или могут произойти.
3. Физическая. Кластеры идей, организованные по физическому или гео графическому расположению.
4. Пространственная. Идеи организованы концептуально, по физическим моделям или аналогиям, что обеспечивает пространственную систематизацию тем.
5. Проблема/Решение. В центре презентации – проблема и решение, предлагаемое вами или вашей компанией.
6. Трудность/Действие. В центре презентации – одна или несколько трудных задач и действия, которые вы предлагаете для их решения.
7. Возможность/Средство реализации. В центре презентации – некая деловая возможность и средство ее реализации, доступное вам или вашей компании.
8. Форма/Функция. В центре презентации – одна бизнес-концепция, метод или технология и многочисленные возможности ее использования или функционирования, вытекающие из ее фундаментальной сущности.
9. Свойства/Выгоды. В центре презентации – ряд свойств товаров или услуг и конкретные выгоды этих свойств.
10. Разбор конкретного примера. Подробное повествование о том, как вы или ваша компания решили конкретную проблему или удовлетворили требования конкретного клиента; в процессе повествования раскрываются все аспекты вашего бизнеса и бизнес-среды.
11. Аргумент/Заблуждение. Аргументы против вас самих и их дальнейшее опровержение с помощью демонстрации заблуждений (или неточностей), лежащих в их основе.
12. Сравнение/Контраст. В центре презентации – серия сравнений, которые иллюстрируют различия между вашей компанией и другими.
13. Матрица. Используются схемы из четырех или более клеток для организации ряда идей в понятной и легко запоминающейся форме.
14. Параллельные треки. Детальное рассмотрение серии связанных идей с аналогичными подпунктами.
15. Риторические вопросы. Постановка и ответы на вопросы, которые, вероятно, запомнятся вашей аудитории.
16. Числовая. Перечисление серии не жестко связанных идей, фактов или аргументов.
Данные структуры потока вы можете применять для упорядочивания своих кластеров, что поможет аудитории свободнее следовать за вашими мыслями, а вам – проще организовывать презентацию. Для этого давайте более подробно рассмотрим каждую из шестнадцати структур вместе с краткими примерами. Вы наверняка найдете одну или несколько структур потока, которые послужат вам в составлении практически любой презентации.
1. Модульная
Презентация в модульной форме – это последовательность подобных частей, блоков или компонентов, порядок демонстрации которых взаимозаменяем. Данную структуру можно сравнить с технологией "включай и работай": презентатор принимает произвольное решение о расположении блоков информации и затем представляет их аудитории, один за другим. Из всех шестнадцати структур эта – наиболее свободно организованная, вследствие чего публике непросто следовать за вами.
Иногда презентатору не остается другого выбора, кроме как использовать модульную структуру. В эту категорию попадают финансовые презентации… и даже финансовые блоки более крупных презентаций. При первичном размещении акций главный исполнительный директор компании обычно использует другие, более удобные структуры для организации основных частей своего выступления в тщательно продуманном порядке. Однако же финансовый директор, демонстрирующий годовые и квартальные результаты, балансовый отчет, декларацию о доходах и прочую финансовую информацию, может представлять их практически в любой последовательности. Едва ли важно, будут ли годовые результаты показаны до или после квартальных. Финансовый директор может просто выстроить блоки информации в любой последовательности, какую считает правильной, и рассматривать их все по порядку.
Есть и другие случаи, когда приемлема модульная структура. Например, ею можно воспользоваться для презентации нового товара, суть которой заключается, главным образом, в описании свойств продукта.
Модульная форма потока имеет два преимущества. При необходимости вы можете легко поменять местами части вашего выступления. Или, если времени не хватает, даже исключить один-два пункта. Это удобно, да, но вашей аудитории сложно следовать за вами, а вам, в свою очередь, непросто будет доносить до них важную информацию. Поскольку явной логической связи между кластерами нет, все (включая вас и вашу аудиторию) подсознательно стремятся проследить ее. Поэтому используйте модульную структуру скупо и сжато; если все же приходится к ней прибегать, добавляйте связки, о которых вы прочтете в главе 10 "Претворяя историю в жизнь".
2. Хронологическая
Гораздо понятнее модульной оказывается хронологическая структура потока, в соответствии с которой кластеры идей упорядочиваются по временной шкале. Этот вариант организации выступления, представляющий события в том порядке, в котором они произошли или могут произойти, идеально подходит для любой презентации, главная цель которой – изложить историю, связанную с какими-либо переменами.
Допустим, вам необходимо сделать презентацию, в которой будет объясняться, как сложилось определенное положение дел. К примеру, вы директор по персоналу крупной компании (назовем ее "Голиаф Software, Inc." ), которая только что приобрела своего менее крупного конкурента ( "Давид Software, Inc." ). Новость о приобретении оказалась неожиданной практически для всех работников обеих компаний, и теперь многие из них даже беспокоятся. Почему это произошло? Как работники двух компаний, давнишних конкурентов, будут работать вместе? Что их объединяет? Что ждет впереди?
Руководство компании запланировало собрание, которое будет проходить в конференц-зале "Давид Software ", приобретенной фирмы, и вас попросили сделать презентацию, чтобы "ввести сотрудников в курс дела". Ваш пункт Б, разумеется, – помочь сотрудникам "Давид Software " понять причины поглощения и дать почувствовать себя частью новой, расширенной компании.
Хронологическая структура организации выступления в данном случае может быть вполне эффективной. Продемонстрируйте временную шкалу, показывающую, с чего начала свое развитие компания "Голиаф", каково ее положение сейчас, почему произошло поглощение и как две компании будут вместе двигаться вперед. Ознакомив аудиторию с историей " Голиафа " и показав, что приобретение – это естественный результат сближения компаний, вы наверняка смягчите реакцию сотрудников "Давид Software " и заложите основу их прочных взаимоотношений с новым работодателем.
3. Физическая
В отличие от хронологической структуры, когда ваша презентация выстроена в соответствии с логикой времени, физическая руководствуется логикой места. В презентации, построенной по физическому принципу, определяющим компонентом расположения ее частей служит география, физическое расположение.
Предположим, ваша компания занимается дистрибуцией товаров и имеет ряд филиалов по всему миру, что и служит вашим конкурентным преимуществом. Допустим, вас попросили выступить с презентацией перед аудиторией потенциальных клиентов, которые ведут международную торговлю и ищут партнера по распространению своих товаров, который способен в полном объеме удовлетворять их нужды. Вы можете упорядочить свое выступление по физическому принципу.
Начать можно так: " Worldwide Distribution, Inc. имеет в своем распоряжении товарные склады и центры морских перевозок в одиннадцати стратегически важных точках мира на пяти континентах, от США до Австралии, от Бразилии до Франции, от Китая до Северной Африки. Чтобы продемонстрировать вам, почему наша компания способна удовлетворить ваши потребности и потребности ваших клиентов, позвольте мне виртуально провести вас по каждому из наших центров, связанных в единую глобальную сеть". Такая вот наглядная, легко воспринимаемая структура презентации.
4. Пространственная
Если в основе физического принципа организации материала буквально лежит географическое расположение, то основой пространственной структуры выступает концептуальная организация идей в соответствии с физической моделью или аналогией, что обеспечивает условно пространственное расположение тем и вопросов, например снизу вверх, сверху вниз, от центра вовне или извне внутрь.
В своих выступлениях на промышленных и финансовых конференциях я часто рассказываю о том, как создавать эффективные презентации. Для этой цели я использую пространственную структуру, продвигаясь снизу вверх – графически такая структура представлена в виде пирамиды (см. рис. 4.1).
Рис. 4.1. Структура пространственного потока: снизу вверх
Чтобы публика увидела лес за деревьями, каждая презентация должна состоять из пяти базисных компонентов:
• история в своем развитии;
• графическое оформление;
• умелая подача материала;
• инструменты презентации;
• вопросы и ответы.
Пункт Б этой презентации заключается в том, что по-настоящему эффективный докладчик владеет всеми перечисленными компонентами. Из этих пяти самый фундаментальный – история. Начиная с истории как с основы, я перехожу к описанию всех остальных составляющих, двигаясь к верху пирамиды, к навыкам работы в формате вопрос-ответ. По ходу движения я представляю методы оптимизации каждого компонента, иллюстрируя их примерами и характерными эпизодами.
Методика и примеры на разных конференциях разные, но пространственная структура потока остается. С ее помощью создается образ, который слушателям легко понять, запомнить и передать другим: "Что Джерри говорил об эффективной презентации?" – "Он сказал, что она как пирамида, основание которой – история, а вершина – техника вопросов и ответов".
Структуру пространственного потока можно применять иначе: двигаясь сверху вниз. Вот тому пример.
Рэнди Стек и доктор Роберт Колвелл из корпорации Intel руководили первоклассной командой инженеров, которые в атмосфере строжайшей сек ретности разрабатывали интегральную схему следующего поколения – P6. (В "Сан-Франциско кроникл" впоследствии написали: "…Р6 можно считать скорее тактической бомбой, чем компьютерной микросхемой". В связи с этой историей на ум приходит название популярной деловой книги Энди Грува, бывшего председателя правления Intel, "Выживают только параноики" .) Когда Рэнди и Боб готовы были анонсировать свою микросхему, они попросили меня помочь их команде, в которую, помимо них, входили тогдашние генеральный директор Дэди Перлматтер (теперь исполнительный вице-президент и генеральный директор Intel’s Mobility Group ) и директор по маркетингу Лью Пейслей. Мы планировали подготовить презентацию, которая должна была состояться на очень важном техническом мероприятии – Международной конференции по интегральным схемам (ISSCC).
Проектная группа поселила меня в гостинице неподалеку от высокотехнологичного комплекса Intel в Хиллсборо, штат Орегон. Там я и провел Боба, Рэнди, Лью и Дэди по всем этапам, о которых вы прочли в предыдущих главах, включая метод рамок, мозговой штурм и кластеризацию, до тех пор пока все идеи не дистиллировались в следующие кластеры, или "римские колонны":
...
• обоснование дизайна P6;
• техническая характеристика P6;
• потенциальные изделия конечного пользователя;
• архитектура системы и поддерживающие чипы.
В обосновании дизайна описывалась технология на самом верхнем уровне (концепция, обусловившая дизайн). В пункте "техническая характеристика" описывался результат развития этой концепции. В разделе "потенциальные изделия конечного пользователя" речь шла о применении P6. В части "архитектура системы" – о совместной работе всех компонентов. С каждым пластом мы погружались все глубже, сверху вниз, создавая пространственную структуру.
После презентации на ISSCC Боб Колвелл написал мне такое письмо:
...
"Мне действительно неудобно за других выступавших – они невероятно нервничали и делали то, что вы и предсказывали: томили аудиторию классической разгрузкой данных… Поскольку я знал презентацию от и до, то совсем не волновался, когда вышел на сцену перед такой огромной аудиторией (около 1800 человек). Этап вопросов и ответов получился очень интересным, мне не задали ни одного затруднительного вопроса из тех, которых я опасался… Возможно, те, кто мог задавать неудобные вопросы, просто воздержались, боясь "истратить" свои доводы на того, кто явно хорошо подготовлен и внимательно контролирует процесс".
Пространственная структура полезна и в другом. Например, рынок продукта можно представить в виде концентрических кругов, как в мишени. Ядро рынка – это центральный круг (яблочко), обозначающий тех покупателей, которые, скорее всего, будут заинтересованы в продукте. Внешние круги символизируют другие рынки, крупные, рассеянные и все более отдаленные. Пространственная структура позволяет представить идеи так, что их легко было охватить взглядом, понять и запомнить.
Простейшим примером пространственной структуры потока служит физическая модель – конструкция дома. Фундамент символизирует базовый продукт или услугу. Опорные балки – это организации и партнеры. Провода и трубы внутренней инфраструктуры – технологии. Стекло, кирпич и строительный раствор, формирующие внешний вид здания, символизируют маркетинг и брендинг. Непохожие друг на друга компании из самых разных отраслей объясняют свою бизнес-модель с помощью этой легко узнаваемой формы.
5. Проблема/Решение
Организация выступления по принципу "Проблема/Решение" – весьма привлекательная альтернатива, поскольку он подразумевает фокусировку на АВТЧ. Когда вы предпочитаете эту структуру, в центре вашей презентации оказывается проблема и ее решение, предлагаемое вами или вашей организацией. В таком случае выгоды, которые дает клиентам товар или услуга компании, демонстрируются естественным образом.
Многие компании, работающие в сфере биологических наук (фармацевтика, генетические исследования, медицинское оборудование, здравоохранение), используют эту структуру потока информации, когда проводят презентации и встречи с целью привлечь частный и государственный капитал. Чтобы заинтересовать инвесторов, они описывают конкретную медицинскую проблему и ее решение с помощью своей уникальной продукции или услуги. В данной области структура "Проблема/Решение" синонимична паре "болезнь/лечение".
В сфере образования это синоним обучения. Сущность обучения – заменить незнание знанием. Бизнес-тренер тоже учитель, поэтому я использую структуру "Проблема/Решение" и в своих программах, и в этой книге. Вспомните самую первую главу. Она началась с параграфа "Проблема презентаций". Все изложенное дальше – последовательные способы решения этой проблемы, которые я вам предлагаю. По сути, во всей программе "Эффективные презентации" используется подход "Проблема/Решение" на каждой ступени пирамиды с рис. 4.1.
Если вы хотите использовать этот метод в своей презентации, будьте внимательны с расстановкой акцентов. Выступающие нередко намного больше внимания уделяют проблеме, чем ее решению, заставляя слушателей чувствовать себя так, словно они пытаются одолеть "Войну и мир".
Проблему расстановки приоритетов можно проиллюстрировать с помощью следующей аналогии. В вестернах проблемная часть (нападение индейцев, "плохие парни" в черных шляпах, торнадо, пожар) длится долго, буквально на протяжении всей кинокартины. Дело в том, что эти проблемы заставляют публику пребывать в напряжении и сопереживать главным героям, которые на каждом шагу сталкиваются с опасностью. Именно по причине этих чувств зрители буквально прикипают к своим местам в кинотеатре и покупают горы попкорна. Решение занимает сравнительно мало времени: приезжает всадник и спасает героя и героиню. Конец.
Однако если вы пожелаете использовать метод "Проблема/Решение" в своей презентации, переместите акцент. Затроньте проблему очень кратко, а затем выводите конницу – решение: пусть она проходит торжественным строем в роскошном парадном облачении под звуки величественного марша. В конце концов, именно эта часть вашей презентации больше всего должна запомниться публике.
6. Трудность/Действие
Пусть рак, инвазивные операции, акулы-людоеды – очень важные проблемы, но помните: использовать метод "Проблема/Решение" в презентациях, связанных не с биологическими науками, а с бизнесом, не совсем благоразумно: бизнесмены не любят, когда им напоминают об их проблемах. В наши дни каждая компания, от самых маленьких, устроившихся в домашних офисах, до крупнейших предприятий с представительствами по всему миру, находится под постоянной угрозой атаки со стороны хакеров, спамеров, вирусов и похитителей информации. Все они прекрасно осознают, как негативно эти незаконные действия сказываются на их затратах, времени, производительности и конфиденциальности, – им не нужно сыпать соль на рану. Поэтому, вместо того чтобы заставлять аудиторию вспомнить об их проблемах, перечислите трудности и расскажите, какие ответные действия может предложить ваша компания. Такой прием – не просто эвфемизм: он смещает фокус с негатива на заинтересованность и активность. Поддержка аудитории в действии.
Структура "Трудность/Действие" часто используется в презентациях компаниями, которые переживают глобальные перемены. Они определяют трудности, с которыми сталкиваются, и действия, которые планируют предпринять, составляя примерно следующий список кластеров:
План полного изменения компании Stumble & Falter, Inc. 