Прием, оформление и увольнение сотрудников. Ведение кадровой документации
Кому из руководителей не доставляла серьезную головную боль ситуация с нерадивым сотрудником? Многим. А почему? Да потому, что принять на работу легко, а вот уволить "плохих" работников довольно сложно. Действующий Трудовой кодекс РФ стоит на защите работника.
Времена, когда в салоне красоты специалисты работали без трудовых книжек, уходят в прошлое, хотя и такое еще встречается. Помните – руководитель салона несет персональную ответственность в том случае, если на предприятии работают сотрудники без надлежащего оформления.
Правильное с юридической точки зрения оформление трудовых отношений с работником очень важно для руководителя с позиции предупреждения будущих сложностей, что является лучшим способом борьбы с проблемами.
Проблемы возникают из-за нарушений в ведении документации (что выясняется при проверке компании трудовой инспекцией), а также при увольнении сотрудника.
Действующий Трудовой кодекс РФ дал значительные полномочия трудовым инспекциям. Данным инстанциям поручено проверять состояние кадровой документации на предприятии. За нарушения в ее ведении на руководителя предприятия может быть наложен штраф.
Процесс увольнения (расставания с сотрудником) может не только породить в коллективе негативные настроения, но и существенно осложнить жизнь руководителю.
Уволить сотрудника можно, только собрав значительное количество документов, свидетельствующих о его плохой работе или нарушениях трудовой дисциплины.
Обычно директорами используются три способа увольнения:
• "силовой";
• по заключению аттестационной комиссии;
• под давлением "компромата".
Первый вариант используется наиболее часто. Так поступают директора, которые "не любят оформлять бумажки". Как правило, на таких предприятиях имеются серьезные нарушения в области трудового права.
Директор за счет имеющихся у него ресурсов ставит неугодному работнику ультиматум и увольняет ненужного сотрудника. Часто при этом грубо нарушаются его основные права, прописанные в Трудовом кодексе. Силовой вариант может дать сбой при увольнении "слишком умного" работника, который знает свои права и готов их отстаивать.
В случае нарушения трудовых прав или давления на него работник может восстановить справедливость через суд, который скорее всего станет на его сторону. При этом суд обяжет предприятие выплатить несправедливо уволенному сотруднику зарплату за период вынужденного пропуска работы. Кроме того, на предприятие-нарушитель обязательно придет проверка из инспекции по труду, которая также может доставить много неприятностей.
Применение системы аттестации при управлении персоналом салонов красоты является удобным и легальным способом поставить всех на свои места. При этом в Трудовом кодексе нет четких ограничений по применению данного метода относительно правил, периодичности и условий аттестации. Администрация обязана лишь известить работников об условиях аттестации за месяц до ее проведения.
Желательно в состав аттестационной комиссии приглашать специалистов по направлениям, которые смогут достойно оценить профессиональные качества работников. В основе аттестационной программы должны лежать положения должностной инструкции, а также требования других внутренних документов данного предприятия.
Решение аттестационной комиссии может стать юридическим основанием для увольнения любого сотрудника. При этом ему очень сложно будет оспорить подобное решение администрации как в суде, так и в других инстанциях.
СОВЕТ
По возможности руководителю не следует самому участвовать в проведении аттестации. В этом случае директору удастся избежать возможных обвинений в "сведении счетов" с тем или иным работником.
Проводить аттестации вполне удобно хотя бы один раз в год. Их результаты можно использовать для дополнительной оценки материального стимулирования, например для повышения или понижения заработных плат.
Третий вариант увольнения встречается редко. Его используют руководители, у которых нет аллергии на составление разнообразной документации.
На работника накапливаются документы по всем фактам нарушений трудовой дисциплины с его стороны. Творческий специалист всегда предоставляет массу подобных возможностей, например опаздывает или рано уходит с работы, нарушает другие пункты Правил внутреннего распорядка или Положения о персонале. В соответствии с положениями Трудового кодекса РФ директор должен получить от нарушителя объяснительную, провести внутреннее расследование и издать соответствующий приказ о наказании данного работника.
При накоплении достаточного количества подобных документов можно уволить сотрудника по совокупности фактов нарушения трудовой дисциплины. Напомним, что выговоров должно быть не менее трех, а лучше накопите их больше. Дело в том, что по жалобе этого сотрудника на незаконное увольнение суд будет рассматривать все обстоятельства дела и в итоге может признать некоторые факты несущественными. Если в "сухом остатке" в деле останется меньше трех выговоров, то работника могут восстановить на работе.
Однако применить подобный способ увольнения в отношении сотрудников, исполняющих все правила, то есть "живущих по уставу" будет довольно трудно, так как они не дадут вам повода для официальных наказаний.
Процедура увольнения является скорее регулирующей и управляющей, чем карающей. Дело в том, что при отсутствии ответственности не бывает дисциплины.
Также следует учитывать важный момент – наказание эффективно, если человеку есть что терять. В противном случае оно не выполняет своей дисциплинирующей функции. Чтобы процедура увольнения помогала управлению персоналом, должны быть созданы такие условия работы, которые вызывали бы у сотрудников желание "цепляться" за них, не терять.
Ведение договоров со сторонними организациями, в том числе с клиентами
Отношения в нашей стране становятся все более цивилизованными, и силовые методы решения проблем постепенно уступают свое место юридическим.
ВНИМАНИЕ!
Использование силовых и незаконных методов преследуется по закону, а также создает предпосылки для попадания вашего бизнеса в зависимость от криминальных структур.
При оказании медицинских услуг в салоне красоты с клиентом должен быть заключен соответствующий договор. В противном случае защититься от "провокаций" и шантажа со стороны клиентов практически невозможно. К тому же заключение с клиентом договора на оказание услуг является обязанностью предприятия в соответствии с законом "О защите прав потребителей", а также правилами оказания медицинских услуг населению.
Образец договора с клиентом представлен в Приложении 3.
Все взаимоотношения со сторонними организациями тоже лучше оформлять соответствующими договорами. Для чего это необходимо?
Прежде всего, договор защитит ваши интересы при нарушениях со стороны подрядчика. Для этого необходимо в тексте договора предусмотреть условия ответственности сторон.
При закупке оборудования в договоре должны быть подробно расписаны положения о техническом обслуживании закупленного оборудования, о его монтаже и обучении персонала правильной эксплуатации.
Существует также важный момент при указании формулировок об ответственности сторон при нарушении условий договора. Если в договоре будет сказано: "При нарушении условий договора сторона должна заплатить пени и штраф в размере…", вы будете обязаны либо платить, либо взимать указанные суммы, иначе возникнут сложности с налоговой инспекцией. Следует изложить данный пункт договора не в форме утверждения, а в форме описания возможности.
Защита прав интеллектуальной собственности. Торговая марка
Какую интеллектуальную собственность стоит защищать в салонном бизнесе? Прежде всего, успешную торговую марку. Специалисты по вопросам защиты интеллектуальной собственности рекомендуют обязательно регистрировать удачно выбранные торговые марки салона красоты или косметологического центра.
Регистрация проводится на основании законодательства о защите интеллектуальных прав. Занимаются этими вопросами органы Патентного ведомства. Оформление можно поручить патентным поверенным, юристам специальной практики. Процедура эта довольно продолжительна по времени (возможно, не один год), но здесь важно время подачи заявки на вашу интеллектуальную собственность. Что стоит регистрировать? Ваше фирменное название, если оно обладает уникальностью, написание этого названия, фирменный стиль, в том числе логотип и слоган. Последующее отстаивание интересов при нарушении ваших прав будет производиться на основании обращений в соответствующий суд. Процесс этот долгий, но необходимый, так как только таким образом можно решить возникающие в этой области проблемы.
Нередки случаи, когда рядом с удачно "раскрученным" салоном красоты, но с незарегистрированной торговой маркой, конкуренты открывают "салон-близнец" с официальной регистрацией той же торговой марки. В результате удачному бизнесу придется переехать на новое место, сменить вывеску или профиль деятельности, либо платить "отступного". Любое из этих решений влечет за собой довольно серьезные материальные потери. Помните, в бизнесе нет мелочей.
Существуют примеры того, как успешному предприятию приходилось менять свою торговую марку из-за того, что его собственная торговая марка не была правильно и своевременно зарегистрирована, а конкуренты воспользовались подобной невнимательностью и беспечностью.
Как снизить потери салона. Учетная политика
Где и как салон теряет деньги? Прежде всего стоит проанализировать возможные потери предприятия.
Основные источники потерь в салоне:
• расходы на условно-переменные затраты, особенно затраты на расходные материалы и заработную плату специалистов;
• высокие затраты на рекламу;
• воровство на предприятии.
Вопросы оптимизации расходов на оплату труда специалистов салона красоты рассматривались в главе, посвященной заработной плате. Тема воровства в салоне красоты будет более детально изучена в главе, посвященной этому вопросу.
Как снизить затраты на расходные материалы? Эти расходы иногда съедают значительную часть бюджета. Прежде всего необходимо навести порядок с учетом и списанием материалов при оказании услуг. Для этого потребуется четкая система документирования расходов. Их можно также разделить на постоянную часть: одноразовые аксессуары и косметические средства, используемые строго по нормативам, например шампуни, бальзамы для волос; и на переменную часть: косметические средства, которые используются в зависимости от запроса клиента или его индивидуальных особенностей. Примером могут служить краски для окрашивания волос, косметические препараты для оказания некоторых услуг в кабинете косметолога, материалы, используемые для дизайна ногтей и т. п.
На каждую услугу должна быть заведена карточка, в которой будет четко расписан весь необходимый для ее оказания расход материалов. На основании данной карточки производится списание материалов на услугу. При этом специалист обязан письменно извещать администратора об изменениях в перечне и в количестве расходных материалов, а также ставить об этом в известность клиента, так как итоговая стоимость услуги будет меняться.
СОВЕТ
Прежде чем применять те или иные средства, которые не прописаны в карточке услуги, специалист обязан согласовать свои действия с клиентом (это требование закона "О защите прав потребителей"), иначе избежать последующих претензий и жалоб будет трудно.
Чтобы оценить величину потерь, следует проводить неожиданные, но систематические проверки и инвентаризации на складах материалов. Не стоит создавать излишнюю нервозность в коллективе из-за недоверия, но держать "руку на пульсе" необходимо. Также рекомендуется заключить со всеми специалистами договоры о полной материальной ответственности (Приложение 12). Тогда в случаях недостач отвечают сотрудники, имеющие причастность к этому нарушению.
Пример 12
На две смены парикмахеров выданы со склада два комплекта красок и расходных материалов. Каждая смена для хранения этих материалов имеет закрывающийся шкаф. По результатам инвентаризации выявлена недостача материалов. Директор равномерно распределяет расходы по возмещению этого ущерба между парикмахерами соответствующей смены. Возможно назначение старшего смены, который также занимается вопросами контроля и учета материалов. При этом он несет персональную ответственность за непроизводительные потери.
Универсальные решения – большая редкость, поэтому стоит более детально рассмотреть вашу конкретную ситуацию и постараться найти наилучший вариант с учетом местных особенностей.
Учет выдачи материальных ценностей и средств должен быть зафиксирован документально, у специалистов должны быть в наличии все необходимые бланки и соответствующие навыки их заполнения.
Для разработки эффективной учетной политики следует дополнительно проконсультироваться с бухгалтером, топ-мастером.
Ведение учета является одной из важнейших задач управления.
Результативность деятельности предприятия во многом зависит от разработки и реализации планов для всех сотрудников салона и контроля над их выполнением. Учет необходим также для оценки финансовой состоятельности и эффективности, разработки мероприятий по стимулированию деятельности сотрудников (администраторов и мастеров), для побуждения клиентов к дополнительным покупкам и посещениям, в том числе и за счет правильной ценовой политики.
На предприятии должен вестись обязательный и ежедневный учет:
• поступающих от клиентов денежных средств как в наличном, так и в безналичном выражении;
• текущих расходов на деятельность предприятия;
• расходных материалов, используемых при оказании услуг;
• продаж товаров для домашнего применения;
• количества и вида оказанных услуг для своевременного начисления заработной платы специалистам и списания расходных материалов со склада, а также для последующей оценки спроса на те или иные услуги;
• эффективности рекламы в виде учета входящих телефонных звонков по разным источникам рекламы;
• посещаемости клиентов и их покупок.
Ежедневный отчет администратора включает в себя:
• отражение поступления денежных средств от продажи услуг и товаров с указанием, от кого и за что получены деньги, а также кто принимал участие в обслуживании клиента;
• информацию по текущим затратам (хозяйственные нужды и т. п.);
• информацию о входящих телефонных звонках;
• журнал записи клиентов на обслуживание в салоне.
При расчете клиентов мастер должен документировать все расходные материалы, использованные для оказания услуги, возможно, в отдельном наряде на услугу. Наряд можно выполнить с отрывным талоном либо в виде самокопирующегося бланка. В любом случае эти наряды должны быть пронумерованными и защищенными от подделок.
Подобный наряд соответствует требованиям закона "О защите прав потребителей". Он также помогает избежать воровства денежных средств со стороны администратора.
Наряд, заполненный специалистом при оказании услуги, должен прилагаться к ежедневному отчету администратора как основание для кассового отчета (рис. 2).
Все сведения из наряда на услугу должны быть перенесены администратором в карточку клиента для учета оказанных услуг, списания материалов и начисления вознаграждения специалисту за выполненную работу.
Для организации учета и ведения клиентской базы необходима информация о клиенте, которая позволит в будущем стимулировать его на покупки.
• Фамилия, имя, отчество.
• Дата рождения.
• Адрес проживания.
• Телефоны: рабочий, домашний, мобильный.
• Семейное положение, наличие детей, их возраст.
• Социальное положение.
• Место работы.
• Должность.
• Примерный заработок.
• Хобби, увлечения.
• Предпочитаемые средства массовой информации.
• Заметки о клиенте, его пожелания, замечания.
• История посещений. Для оказанных услуг – дата, наименование услуги, стоимость, обслуживающий мастер. Для продаж – дата, наименование товара, стоимость.
Образец карточки клиента приведен в Приложении 4.
В итоге вы соберете подробную информацию о каждом клиенте. Однако, помните о том, что данная информация является строго конфиденциальной и должна быть защищена от посторонних глаз и ушей. Ее распространение за стены салона может принести большие неприятности вашему предприятию. Личная жизнь каждого гражданина охраняется законом.
Учет покупок товаров позволяет определить те или иные предпочтения клиентов, их отношение к товару, его цене, оформлению места продаж, работе специалистов. Для последующей оценки можно использовать дополнительное анкетирование клиентов. При анкетировании довольно часто используются анонимные анкеты.
Учет телефонных звонков позволяет определить загрузку администратора по времени рабочей смены, а также общую загрузку телефонных линий входящими и исходящими звонками. Нередки ситуации, когда клиент не может дозвониться в салон по причине занятости телефонных линий. При возникновении подобной ситуации необходимо оперативно решать вопрос телефонной связи. Кроме того, следует оценивать эффективность работы тех или иных рекламных источников для привлечения в ваш салон новых клиентов.
Учет записавшихся и пришедших на обслуживание клиентов позволяет оценивать эффективность деятельности администратора по продаже услуг.
Одним из важных условий для успешной деятельности салона является правильное оформление и ведение внутренней документации, в том числе и в части учетной политики. Для этого основные ее элементы необходимо документировать. В Приложении 5 приведен проект приказа об учетной политике для случая применения упрощенной системы учета и налогообложения на предприятии салонного бизнеса.