2) заполнить его своими данными;
3) отправить по бумажной почте оба экземпляра туроператору (либо отправить курьером);
4) продублировать его по факсу;
5) после этого позвонить и проверить, получили ли в компании туроператора ваш договор (причем не просто проверить, получили – не получили, но и записать фамилию и имя человека, который подтвердил, что договор до них дошел);
6) в идеале – начинать работать с туроператором только после получения вашей копии договора, подписанного туроператором.
Бывает так, что операторы теряют договоры и возникает много проблем. Поэтому даже отправление факсовой копии туроператору может быть уже основанием того, чтобы начать с ним работу, т. е. вам не нужно будет ждать, пока договор дойдет по бумажной почте.
Естественно, ваша забота – регулярно следить за сроком действия договора и своевременно его продлять. Большинство туроператоров договора обновляют либо один раз в год, весной во время весенней выставки, либо два раза в год, во время весенней и осенней выставок. Получается, что договор может действовать либо год, либо отдельно на летний и на зимний сезон. Как правило, проще всего распечатать эти договоры перед выставкой (например, "MITT", которая проходит в марте, или "Отдых", которая проходит в сентябре) и приехать с двумя заполненными экземплярами договоров на выставку. Пройдясь по стендам туроператоров, вы сможете за один день подписать сразу много договоров и сразу все эти вопросы урегулировать.
При подписании договоров с туроператорами следует внимательно просмотреть их условия:
• агентский договор у оператора или договор купли-продажи. Агентству выгоден именно агентский вариант договора, так как в этом случае выручкой, с которой платятся налоги, является разница между суммой, уплаченной туристом, и суммой, оплаченной оператору;
• размер комиссионного вознаграждения;
• условия оплаты (сроки оплаты, дополнительные проценты комиссии за раннее бронирование и онлайн-бронирование, курс оплаты, дополнительные сборы и т. д.). Большим плюсом является наличие представителя оператора в вашем городе для оплаты наличными;
• документы подтверждения оплаты и порядок их предоставления агентству (акты, путевки, чеки ККМ и т. д.);
• размеры возможных штрафных санкций (за внесение изменений в документы, аннулирование брони и т. д.).
Очень важно, чтобы туроператор предоставил вам доступ к своему онлайн-бронированию. Сейчас такой доступ есть практически у всех туроператоров, по крайней мере крупных. И вам обязательно нужно зарегистрироваться в этом онлайн-кабинете, чтобы получить пароль и не тратя времени на факсы, на звонки, сразу же в онлайн-кабинете бронировать туры, проверять статус заявки, распечатывать нужные документы. Вы сэкономите много времени, много сил. Ведь если вы звоните туроператору, то далеко не всегда та информация, которую вы получаете в устной форме, является истинной и подтверждается. Если вы какую-то информацию получаете по телефону, обязательно нужно всегда фиксировать – кто вам это сказал, чтобы потом можно было найти какие-то концы. В случае негативного развития событий сотрудники операторов часто отказываются от устных заявлений, будьте внимательны! Хорошо, если у вас ведется запись разговоров, – будет проще доказать свою правоту.
Еще раз напомним, что если вы только начинаете работу, если вы не участник какой-то крупной сети, то, скорее всего, вам будет не так просто пробиваться через какие-то вопросы, ситуации. Если вы член сети, то, как правило, вам помогают в плане получения доступа в онлайн-кабинет и в плане подписания договоров. И естественно, у вас будет более высокая комиссия. Вот почему выгодно быть членом какой-то сети. Операторы такие агентства ценят гораздо больше, поэтому мы вам рекомендуем на начальном этапе вашей деятельности не держаться за свою самостоятельность, а задуматься о том, чтобы работать под какой-то другой торговой маркой, – и операторы будут относиться к вам более серьезно.
Также важно выяснить у туроператоров необходимые в работе моменты:
• Условия по порядку отправки, решению вопросов по оформлению и получению документов для туров в визовые страны. Важно заранее выяснить условия и сроки оформления документов по различным странам визового режима. Также нужно узнать о возможностях отправки документов через курьера (для случаев имеющихся представительств в вашем городе) или экспресс-почтой для учета этих расходов в стоимости путевки.
• Условия выдачи документов туристам. Идеальным вариантом является наличие представителя оператора в вашем городе для самостоятельного получения вами документов от него и передачи их туристам у вас в офисе.
• Получение каталогов и информационных материалов. Это также рекомендуется делать во время ежегодных туристических выставок, проводимых в Москве перед началом "высокого" сезона. Лучше иметь все материалы в двух экземплярах.
• Регулярная подготовка актов выполненных работ для операторов (для ведения бухгалтерского учета).
• Организация участия менеджеров в рекламных (информационных) турах и обучающих семинарах оператора. Предоставление оператором рекламных туров и обучающих семинаров, как правило, проводимых перед началом "высокого" сезона, является важным преимуществом, которое необходимо использовать для повышения квалификации менеджеров.
• Текущая работа менеджеров агентства с менеджерами операторов. Нужно обратить внимание на режим работы офиса оператора (часы работы в будни, выходные и праздничные дни) и возможности оперативного решения возможных вопросов по телефону, ICQ, e-mail, Skype.
• Список "флагманских" отелей туроператора (если такие есть) – отелей, по которым у оператора есть эксклюзивные условия бронирования (лучшие цены, гарантированные квоты мест и т. д.).
Критически важно при работе с операторами:
(Скопируйте таблицу из бонусов к данной книге на сайте www.turdelo.ru/book_bonus и повесьте в офисе на видном месте – несоблюдение этих моментов ведет к самым дорогим ошибкам!)
• НЕ бронировать туры без получения предоплаты от клиентов, так как аннулирование и/или внесение изменений ведет к штрафам.
• Заполнять заявки на бронирование строго по правилам туроператора с указанием ВСЕХ обязательных данных.
• Регулярно получать акты выполненных работ и вести учет всех взаиморасчетов со всеми операторами для ведения бухгалтерского учета.
• Внимательно смотреть условия договоров с операторами, обращая особое внимание на тип договора (агентский или купли-продажи) и сумму, которая будет отражаться в бухгалтерском учете. В противном случае агентство легко может попасть под необходимость уплаты налогов в сумме, превышающей его комиссионное вознаграждение, т. е. сработать в убыток.
• Срок окончания действия загранпаспорта с момента окончания поездки различается в зависимости от направления. Обязательно проверяйте срок действия загранпаспорта на сайте оператора.
• Указывайте ТОЧНУЮ ДАТУ РОЖДЕНИЯ ребенка, а не просто возраст.
• Если ребенок вписан в паспорт родителей, при достижении ребенком возраста 6 лет обязательно должна быть вклеена его фотография.
• Начиная с возраста 14 лет ребенок должен иметь собственный паспорт.
• Уточняйте, были ли у туриста отказы в визе. Обратите внимание на гражданство туристов! У граждан, к примеру, Украины и Казахстана список безвизовых стран и правил оформления виз во многие страны отличается от россиян.
• В особых случаях проконсультируйтесь с визовым отделом туроператора.
Правила бронирования туров у туроператоров
• Перед тем как забронировать тур, необходимо детально изучить прайс-лист, обращая особое внимание на набор услуг, входящих в стоимость тура.
• Уточнить наличие мест. (На сайте оператора, позвонив куратору или менеджеру по направлению.) Информация по наличию мест может быть ориентировочной и не означает подтверждения бронирования, так как с момента ее получения до момента конкретного бронирования проходит определенное время, в течение которого продолжается продажа. Исходя из этого рекомендуется сразу оговорить с клиентом возможные варианты замены отеля или даты вылета. Это особенно важно при бронировании туров на "пиковые" даты.
• Оформление заказов у большинства операторов возможно на сайте в разделе бронирование. Заполнив в этом разделе форму регистрации, агентство получает по e-mail имя (логин) и пароль фирмы. После получения электронного имени и пароля можно бронировать в режиме реального времени, а также просматривать все заказы, поступившие от фирмы. Многие операторы повышают размер комиссии за самостоятельное бронирование через онлайн.
• В примечаниях можно указывать номера телефонов и факсов (с кодом города), e-mail, а также фамилию и имя менеджера. Обязательно сообщайте о форме оплаты – наличная или безналичная, поскольку при безналичном расчете дополнительно к листу подтверждения выставляется отдельный счет с банковскими реквизитами.
• Обычно в течение суток (для стандартных туров) после получения заявки агентству направляется по е-mail лист подтверждения с указанием номера заказа и расчетом его стоимости.
• Очень внимательно проверяйте лист подтверждения по всем составляющим тура: отели, сроки поездки, тип размещения и питания, а также номер рейса. В фамилиях туристов допускается до 3 ошибок, если это не искажает смысл фамилии. За изменение заявки: данных о туристах, замене фамилии, возрасте детей – некоторые операторы могут взять штраф.
• Иногда в случае отсутствия мест в листе подтверждения сразу указывается альтернативный вариант (по отелю или срокам поездки). Необходимо сообщать туроператору в кратчайшие сроки о выбранном туристами отеле или же об аннуляции тура, так как с момента подтверждения предложенные места резервируются за клиентами турфирмы. В случае отказа от альтернативного варианта штрафные санкции обычно не применяются.
• В листе подтверждения указываются крайние сроки осуществления оплаты и предоставления документов. В случае несоблюдения договора туроператор оставляет за собой право без предварительного предупреждения аннулировать подтвержденное бронирование. С другой стороны, предварительная оплата неподтвержденной заявки не влечет за собой обязательство туроператора по предоставлению данных услуг.
• Оплата по безналичному расчету должна производиться только после получения счета, в котором указаны банковские реквизиты. Банковские переводы, направленные без выставленного счета, обычно возвращаются на счет агентства или остаются на счете туроператора как неизвестные платежи. После осуществления оплаты в "пиковые даты" лучше направлять по факсу туроператору копию платежного поручения с отметкой банка об исполнении или же с печатью и подписью турагентства.
• Наличная оплата производится в рублях по внутреннему курсу на день оплаты (предоплаты) при обязательном наличии у плательщика паспорта гражданина РФ. В случае предоплаты наличными средствами доплаты по безналу, как правило, не принимаются.
• Пакет документов – паспорта с визами (для визовых стран), авиабилеты, ваучеры, страховка, памятка – передается представителю фирмы в день, предшествующий дате вылета, или непосредственно клиентам в аэропорту за три часа до вылета. Непременным условием для выдачи документов является осуществление оплаты тура в полном объеме через кассу или зачисление средств на расчетный счет.
• Аннулирование подтвержденного бронирования должно направляться по факсу или электронной почте. В случае если аннуляция происходит в срок, предусматривающий штрафные санкции, они могут быть применены вне зависимости от того, была ли произведена оплата за данный тур.
Список основных туроператоров московского региона
Чтобы облегчить вам первоначальный выбор туроператоров, мы подготовили таблицу, где по каждой стране указали операторов, которые наиболее активно работают с этой страной и занимают по этой стране наивысшие позиции в рейтингах. Эту таблицу для распечатки вы найдете в бонусах к данной книге по адресу www.turdelo.ru/book_bonus.
8. Создайте веб-сайт, который приносит клиентов
А вы все еще делаете сайт для имиджа? Ну-ну…
Эта глава посвящена главному, особенно если вы находитесь в крупном городе, источнику привлечения новых клиентов. Как заставить интернет-сайт вашего туристического агентства продавать? Турагентств открыто несметное количество, и даже в маленьких городах их количество превышает несколько сотен, тысяч. Соответственно они активно конкурируют между собой и жалуются на отсутствие клиентов. Для сети "1001 Тур" Интернет – главный и практически единственный канал привлечения клиентов. На нашем сайте – более 45 тыс. посетителей в день (на лето 2011 г.). Эти посетители генерируют ежедневно сотни звонков и заявок с сайта. Эти результаты не случайны. Мы потратили много средств и времени, чтобы их достигнуть. Как мы этого добились? В этой главе мы раскроем часть наших секретов о том, как использовать интернет-сайт, как его создать, как его продвигать, сколько денег тратить на рекламу и как сделать так, чтобы сайт реально продавал, а не просто был красивым каталогом с картинками.
Цель сайта, или Что в действительности должен продавать сайт
Все хотят сделать себе сайт. И делают. Многие заказывают разработку сайта крупнейшим веб-студиям и в результате очень долгого и нудного процесса получают сайт с летающими бабочками, с красивейшим дизайном. Но изначально у него есть один значительный изъян – он не продает. Хотя вы будете очень гордиться тем, сколько денег вы туда вложили, и тем, какой имидж у вас получается.
Есть другой вариант. Заказывают сайт, его делают дилетанты, украшая шапку сайта женщинами в купальниках. Сайт получается не только не продающим, но и малопрезентабельным, неудобным. Тогда вы делаете печальный вывод: "Наверное, в моем городе/районе/ в туризме Интернет не очень работает, поэтому буду привлекать клиентов по старинке, буду их ждать и жаловаться на жизнь".
Что мы здесь можем сказать? Что прежде всего вам необходимо определиться с целью сайта. Для чего вы создаете сайт и что вам ждать от сайта, что вам требовать от тех людей, которые вам этот сайт будут создавать, продвигать, оптимизировать, докручивать и т. д. Цель любого сайта, особенно в туристической отрасли, – обеспечивать вас заявками и звонками. Самая главная его цель – продавать. Подчеркнуть ваш имидж, дать информацию, дать людям возможность посмотреть, где находится самолет, или дать калькуляцию путевки – все это вторично, это не помогает вам продавать. Но если сайт продает, если он генерирует вам звонки, причем количество звонков в итоге в проданных турах по деньгам больше, чем те деньги, которые вы тратите на сайт, – этот сайт замечательный! Поэтому первая цель сайта, как это ни было бы страшно, это продажи. Если он не продает, значит, вы сделали плохой сайт. Каким бы он ни был красивым и информативным.
Пример продающего сайта
Давайте для примера разберем сайт "1001 тура" – www.1001tur.ru, чтобы понять, что стоит сделать. Конечно, этот сайт не идеал, там многое можно и нужно доделывать, но тем не менее даже в таком состоянии в сезон этот сайт генерирует больше тысячи звонков в день. Генерирует благодаря большой посещаемости, правильной раскрутке, а также благодаря многим вещам, которые мы продумывали, пробовали, тестировали и о которых вам расскажем.
Итак, главная страница сайта "1001 Тур". Какие здесь ключевые элементы? Первое – это логотип. Человек сразу должен понимать, куда он попал, что это за компания. Часто в шапке сайта нет названия компании, и человеку приходится догадываться, что это за сайт, чему он посвящен.
Следующий важный элемент – это преимущество. Понятно, что в большинстве случаев человек открывает не меньше десятка сайтов туристических компаний и пытается что-то выбрать. Учитывая, что доверие к туркомпаниям не слишком высокое, есть большая вероятность, что компания, у которой есть большой опыт, явные и неявные преимущества: "У нас большая компания, у нас много продаж", – вызывает доверие. Клиенту становится понятно, что это не маленькое агентство-однодневка, которое работает только в высокий сезон и закрывается на зиму или на следующий день после получения от него денег за тур. Что иногда в туризме случается.
Третий элемент – товар-локомотив, то, что сразу при заходе на сайт цепляет человека, причем не секрет, что большинство решений о покупке туров принимают женщины. Посещаемость нашего сайта показывает, что 60 % посетителей – женщины. А женщины очень любят глянцевые журналы и яркие красивые картинки. Поэтому здесь есть яркая картинка, и это не просто картинка, есть конкретная цена на этой картинке. Причем использован такой типичный прием: указана старая цена, она перечеркивается, пишется новая, и человек видит, почему ему выгодно купить именно этот тур, именно эту приятную картинку.
Естественно, важный элемент сайта – это контакты. Их ни в коем случае нельзя прятать на страницу "О компании", их нельзя прятать вниз. Телефон должен быть на видном месте, контакты должны быть видны вверху в шапке на каждой странице.
Важная деталь сайта – новости. Новости выполняют две функции. Первая – сообщать о новостях компании, вторая – сообщить клиенту, что сайт жив, что компания жива, она работает. Потому что есть десятки сайтов турагентств, где последняя новость датируется 2008–2009 гг. И понятно, что либо компания уже давно накрылась, либо сайтом она не занимается. Вывод клиента: к такой фирме обращаться не стоит. Поэтому вам нужно, чтобы на сайте было видно, что что-то меняется, что фирма жива, и проще всего это сделать именно посредством раздела "Новости".
Раздел поиска туров. Он нужен для того, чтобы человек, который уже более или менее знает, чего хочет, мог выбрать подходящий для себя тур, задав точные параметры. К примеру, человек хочет поехать в Египет и выбрал конкретный тур, курорт, отель и просто хочет узнать его цену – для таких людей на главной странице у нас стоит поиск туров.
Следующий элемент – это раздел "Акции". Их следует сделать так, чтобы человеку нужно было по каким-либо причинам позвонить вам срочно, сейчас. Потому что человек может подумать: "Да, я нашел прикольный тур, ну, я подумаю, посоветуюсь с женой, поищу еще отзывы в Интернете и, может быть, через недельку вам позвоню". Чтобы этого не допустить, чтобы подтолкнуть позвонить вам прямо сейчас, нужна какая-то акция. Например, если клиент позвонит нам до 31 октября, он получит какие-то подарки. Это стимулирует его позвонить прямо сейчас и уточнить подробности. Далее уже будет задача менеджера вцепиться в клиента и не дать ему уйти.