Психологически мобильный собеседник отличается излишней самоуверенностью, но чувствительностью к невзгодам, склонностью к пессимизму, способностью к импульсивным действиям. Такие люди трудно приспосабливаются к новым обстоятельствам и испытывают трудности общения в новой ситуации. Их отличает полнота погружения в процесс общения, легкая концентрация внимания, торопливость речи и манера торопить собеседника с ответом, перебивать, пытаясь закончить фразу вместо него. В общении с таким собеседником рекомендуется переключать его внимание на другие темы, опираться на ассоциативное мышление, выбирать совместные решения из широкого круга возможных.
Роль коммуникативных качеств в деловом общении
В деловом общении маркетологу важно также учитывать особенности того или иного типа темперамента, которые могут определять реакции на суть и форму обсуждаемых проблем, а также на исход деловой беседы. Известны четыре типа темперамента: холерический, сангвинический, флегматический и меланхолический. Холериков отличает подвижность, возбудимость, быстрая реакция, частая смена настроения, неспособность доводить дело до конца. Сангвиники жизнерадостны, общительны, довольно легко справляются с жизненными трудностями и неудачами. Флегматики уравновешенны, медлительны, спокойны. Им трудно переключаться с одного типа деятельности на другой. Отличительными чертами меланхоликов являются робость, замкнутость, склонность к грусти, переживаниям, быстрая утомляемость. В чистом виде эти типы темпераментов встречаются не так часто. Как правило, преобладают черты того или иного темперамента и присутствуют отдельные свойства остальных.
С различными типами темперамента связаны такие коммуникативные качества, как экстраверсия и интроверсия. По ориентации на внешний или внутренний мир различают экстравертов (обращенных вовне) и интровертов (погруженных в себя). Экстраверты общительны, словоохотливы, беззаботны, оптимистичны, подвижны, вспыльчивы, порой агрессивны, внешне излишне эмоциональны. По темпераменту к ним чаще относятся холерики и сангвиники.
Интроверты сдержанны в общении, в жизни застенчивы, контролируют свои эмоции, любят порядок в мыслях и делах, ответственны в принятии решений. Как правило, они пессимистичны, углублены в собственный мир и свои переживания. Это зачастую флегматики и меланхолики. Есть ярко выраженные экстраверты и интроверты и не очень. Доля тех или иных черт зависит от пола, возраста и даже времени года. Экстраверты в общении более контактны, стремятся проникнуться проблемами собеседника, проявляют интерес, внимание и участие к окружающим. Их легче направлять на нужную тему и убеждать.
Общение с собеседниками-интровертами затруднено тем, что их трудно переключить с собственного, внутреннего хода мыслей на диалог, требуется время и усилие, чтобы преодолеть подозрительность и личные стереотипы в подходе к обсуждаемым проблемам. Тех, что сочетают в себе черты того и другого типа, называют амбовертами.
Речевой этикет. Этика деловых бесед и переговоров
Значительное место в деловом общении маркетолога принадлежит беседам и переговорам. Деловая беседа предполагает передачу или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам и проблемам. Беседа может предварять переговоры или быть элементом переговорного процесса. По итогам деловых бесед принимать решения и заключать сделки не обязательно. Важнейшим компонентом делового общения является речь. Для специалиста по маркетингу умение говорить играет первостепенную роль. Речевой этикет отличает хорошего собеседника, отражает его умение формулировать свои мысли, выдерживать паузы при диалоге и при монологе. Собеседником в первую очередь воспринимаются интонации и тон речи. Именно они оказывают позитивное или негативное влияние на слушающих. Тон речи может быть резким и безразличным, насмешливым и тревожным, интонации – командными, гневными, просительными и др.
Характеристиками речи являются темп речи, громкость голоса, артикуляция, высота голоса и течение речи. Оживленная, бойкая манера говорить, быстрый темп речи свидетельствуют об оживленности, импульсивности собеседника, его уверенности в себе. Спокойная медленная манера указывают на невозмутимость, рассудительность, основательность. Заметные колебания темпа речи говорят о недостатке уравновешенности, неуверенности, легкой возбудимости собеседника. Большая громкость голоса, как правило, присуща истинной силе побуждений (жизненной силе) либо кичливости и самодовольству. Малая громкость указывает на сдержанность, скромность, такт или нехватку жизненной силы, слабость. Сильные изменения в громкости свидетельствуют об эмоциональности и волнении собеседника.
Высокий пронзительный голос является признаком страха и волнения; низкий голос – это расслабленность, достоинство и покой. Ритмичная речь (ровное перетекание слов с легкими, периодическими колебаниями) – говорит о богатстве чувств, уравновешенности, о хорошем настроении. Строго цикличное, правильное говорение свидетельствует о сильном осознании переживаемого, напряжении воли, дисциплине, педантичности, холодности чувств. Округло-текучая манера говорить свидетельствует о глубокой, полной эмоциональной жизни. Отрывистая манера говорить свидетельствует о трезвом, целесообразном мышлении.
Если собеседник находится в стрессовом состоянии, мускулы лица его искажены судорогой, голос звучит холодно и высоко, так как он холоден изнутри и не может подавить свою досаду. В таком состоянии довольно сложно растопить лед в душе партнера. Чем голос ниже, тем в большей степени он выходит из глубины, из внутреннего мира и потому может глубже проникнуть в другого человека.
Довольно часто у партнеров по общению возникают одни и те же трудности – как начать диалог, боязнь выглядеть непонятным или смешным. Чтобы преодолеть препятствия к началу разговора рекомендуется готовить заранее первый вопрос таким, чтобы заинтересовать собеседника, стремиться предельно кратко изложить его, аргументировать, сформулировать проблемно, чтобы исключить односложность ответов и создать основу для совместных размышлений. С помощью вопросов полезно уточнить правильность понимания собеседником существа обсуждаемой проблемы и не отвечать категорически на возможные возражения. Наилучший выход – подвести собеседника к выбору оптимального решения.
В беседе важно не создать впечатления неуверенности и несобранности, быстро перейти к сути делового разговора, стремиться к достижению эмоционального расположения друг к другу за счет введения в диалог своих личностных проблем. Большое значение имеет внешняя сторона стиля общения – собранность, доброжелательность, обаяние, активность позиции, умение контролировать степень взаимопонимания на всем протяжении делового контакта. Иными словами, это умение заинтересовать собой и заинтересоваться тем, с кем общаешься. Чтобы достичь этого существуют некоторые правила, например: выбор темы, которая заинтересует делового партнера, использование шуток, не обидных для участников диалога, деликатная форма возражений, типа "Мне кажется, вы ошибаетесь", "По-видимому, вы неверно информированы", замена односложных ответов "да – нет" на обороты: "К сожалению, это невозможно" и др.
Одним из условий результативности общения является умение выразить свою мысль. Культура речи проявляется в подборе лексических средств, в построении фраз, в выразительности дикции. Но все эти средства подчиняются одной цели – убедить собеседника в том, что излагается. Для этого рекомендуется соблюдать определенные правила убеждения, которые важны в процессе делового общения:
убеждение должно быть всесторонним и аргументированным, то есть необходимо использовать весь набор фактов и доводов, помня, что если опускаются какие-либо существенные характеристики, то у партнера по общению может возникнуть недоверие к полноценности информации;
следует стремиться точно ориентировать убеждение именно на данного собеседника, учитывая при этом его возрастные, индивидуальные особенности, психологические характеристики, пол, уровень образования;
необходимо обращать внимание на эмоциональность убеждения: оно должно быть доброжелательным, конструктивным, без повышения голоса и ноток раздражительности;
убеждая, следует чаще ставить себя на место собеседника, пытаться угадать его контраргументы, проникнуть в стиль мышления, что поможет эффективно построить всю систему убеждения;
кроме этого, следует органично использовать факты и обобщения, злоупотребление ими не способствует эффективности воздействия на собеседника.
Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов. Несмотря на некоторые различия, беседы и переговоры имеют много общих и технологических норм и требований. В переговорном процессе можно выделить несколько основных этапов: подготовка переговоров; ведение переговоров; завершение переговоров.
На первом этапе переговоров участники знакомятся друг с другом, с деловыми идеями и предложениями, выясняют выгоды предлагаемого сотрудничества. На втором этапе переговоры ведутся с использованием конкретных информационных материалов и аргументов. Эта встреча предполагает дискуссию и принятие решений по отдельным проблемам предмета переговоров. На третьем этапе происходит окончательное принятие решения, заключение сделки, договора.
Подготовка переговоров. Для успешного проведения переговоров к ним необходима тщательная подготовка. Первое требование к подготовительному этапу заключается в четком определении предмета (проблем) переговоров и его доскональное изучение. Глубокое и всестороннее знание предмета переговоров дает большие преимущества в переговорном процессе. Чтобы не ошибиться в будущих партнерах, о них и их возможностях собирается необходимая информация. Первичные сведения можно получить из справочников и специальных изданий, а также от третьих лиц и учреждений, специализирующихся на изучении финансового положения предприятий.
Определенное впечатление о предприятии складывается после его посещения. Если переговоры ведутся на международном уровне, то положительный эффект может дать знание истории зарубежной страны и обычаев ее народа. Перед ведением бесед и переговоров следует хорошо продумать свои предложения, то есть то, чем можно заинтересовать представителей предприятия или делового партера в вопросах сотрудничества. Не видя в предлагаемом проекте выгоды для себя, они не станут тратить время на его обсуждение.
Чтобы переговоры провести на должном уровне, следует разработать план и программу переговоров. В них предусматриваются различные вопросы, которые, возможно, придется решать в ходе переговорного процесса. Делаются наброски проектов решений по отдельным проблемам и договора в целом. Не исключено, что партнеры сразу согласятся обсуждать эти проекты. Большую пользу может принести деловая игра "мозговая атака" проблем переговоров. В игре участвуют две команды, одна из которой является предполагаемым партнером по переговорам. В ходе игры разыгрываются различные ситуации, которые могут возникнуть в процессе переговоров, и ведется поиск выхода из затруднительных положений.
Даже отправляясь на обыкновенную деловую беседу, маркетолог должен осмыслить, готов ли он к обсуждению данной проблемы; какие главная и второстепенные цели следует поставить в предполагаемой беседе; что необходимо уяснить для себя; какие вопросы следует задать собеседнику; какие вопросы может задать собеседник; какой исход устроит каждую сторону в отдельности или обе; как следует себя вести, если собеседник не отреагирует на доводы или решительно возразит, проявит или попытается скрыть свое недоверие и т.д.
Важным элементом подготовки к переговорам является оформление иллюстративных материалов, используемых в переговорном процессе: чертежей, диаграмм, таблиц, видеофильмов и др. Опытные партнеры при подготовке к переговорам предусматривают не только получение быстрой и кратковременной выгоды, но и перспективных, дополнительных возможностей для делового взаимодействия, подходят к проведению переговоров с позиций комплексного, системного их анализа, рассматривая каждую проблему во взаимосвязи с другими, объединяя их в одно целое, не упуская из виду различные детали делового проекта.
После договоренности о необходимости переговоров, согласовывается их дата и место проведения. В проведении переговоров на своем предприятии или на предприятии партнера имеются свои преимущества. В первом случае имеется возможность быстрого получения необходимой информации, во втором – получают возможность непосредственного знакомства с предприятием. При выборе времени и места инициатор переговоров обычно идет на уступки.
Состав участников переговоров, как правило, определяется их полезностью. Важно, чтобы на переговорах присутствовал уполномоченный представитель или директор предприятия, подписывающий договор, так его несогласие по окончании переговоров может свести на нет усилия его подчиненных. В группе обязательно должны быть специалисты и эксперты по проблемам переговоров. Каждый из членов делегации играет свою роль в переговорном процессе. Одни ведут переговоры, другие готовят ответы на возникающие вопросы и замечания, третьи анализируют полученную в ходе переговоров информацию, ищут пути выхода из затруднительных ситуаций, направляют дальнейший ход беседы. Залогом успеха переговоров являются согласованность и слаженность в работе группы. В противном случае это сразу же будет использовано партнерами.
Готовясь к переговорам, необходимо стремиться, чтобы делегации были сформированы из специалистов одного профиля и равными по количеству, так как при разнице в численности меньшая группа может испытывать давление большей группы. Если переговоры будут проводиться на предприятии, следует выяснить, сколько и какие номера следует заказать в гостинице, договориться о встрече в аэропорту или на железнодорожном (авто) вокзале. Для приема гостей разрабатываются две программы – одна для гостей, другая для себя. В первой предусматриваются встреча партнеров, проведение деловых бесед, переговоров, встреч, приемов, необходимые поездки, мероприятия, проводы. Во второй программе указываются те же мероприятия, что и в первой, но с указанием ответственных за их организацию, в том числе и за обеспечение транспортом, размещение в гостинице и др.
Проводят переговоры в удобном помещении. На стол ставят освежающие напитки и чистые стаканы. Если переговоры предстоят длительные, то в этом или в другом помещении устанавливают стол для чая, печенья, булочек, пирожных, чтобы дать возможность участникам переговоров в перерыве перекусить.
Свои этикетные правила имеет рассадка участников переговоров. Существуют различные формы рассадки. Довольно часто применяют рассадку, при которой договаривающиеся стороны рассаживаются по обе стороны стола напротив друг друга. Справа от главы делегации сидит второй по рангу его коллега, слева от него – переводчик или третий по положению в делегации участник и так далее по рангу. Таким же образом рассаживаются и представители предприятия.
Ведение переговоров. В определенном смысле переговоры представляют собой борьбу, соревнование за выгоду, прибыль. Их результаты во многом зависят от умения, способностей и опыта их ведения. Они могут быть выгодными для одной из договаривающихся сторон и менее выгодными для другой. Однако всегда нужно стремиться, чтобы переговоры были полезными для всех партнеров, удовлетворяли в той или иной мере потребности и интересы договаривающихся сторон. Одним из основных итогов переговоров и особенно последующего за ними сотрудничества является завоевание доверия. Для этого нужно вести переговоры честно и рассматривать другую договаривающуюся сторону не как противника, а как будущего делового партнера. Безусловно, такое стремление должно быть с обеих сторон.
Важными элементами переговорного процесса являются аргументы, вопросы и замечания. Аргументация не должна быть голословной. Ее могут составлять факты, реальные цифры, мнения экспертов, известных предпринимателей, положения инструкций, ссылки на акты национального законодательства и нормы международного права, технологические требования, имевшиеся в практике случаи, национальные традиции, обычаи, профессиональные правила. При распределении аргументации необходимо использовать наиболее яркие и убедительные доказательства, сформулировать их четко и ясно. К детальной аргументации следует прибегать при возникающей необходимости, в частности при ответах на вопросы.
Следует иметь в виду, что человеку сложно воспринять более пяти доводов подряд. Сводя к минимуму монологи, надо давать возможность говорить и спрашивать собеседнику. С целью получения необходимой информации задаются вопросы. Однако вопросы являются так же и выражением внимания и интереса к собеседникам, их предложениям, просьбам, мнениям, а также показателем компетентности партнера в предмете бесед или переговоров. Замечание представляет собой суждение по поводу аргументов партнеров. При помощи замечаний дают оценки тех или иных предложений, устраняют сомнения, стремятся получить дополнительную информацию или из-за слабости доводов партнера добиться выгоды при заключения договора.
В целях сохранения этико-психологической атмосферы переговоров замечания следует формулировать корректно, избегая надменности, сарказма, язвительности. Ответ на замечания должен содержать более убедительные аргументы по сравнению с ранее изложенными. Если партнер прав, лучше признать его правоту. Согласия и уступки по отдельным вопросам часто благоприятно сказываются на заключении договора.
Если собеседник замечаний не делает, но своим видом выражает сомнение и неудовлетворенность, можно ему задать вопросы типа: "Что вы думаете об этом?", "Как вы считаете?" и др. Применение тех или иных приемов при ведении переговоров зависит от ситуаций, от пожеланий партнеров. В одних случаях сначала можно договариваться по простым и взаимовыгодным вопросам, затем приступать к более сложным. В других сначала договариваются по принципиальным вопросам, обсуждают основные пункты, потом обсуждают детали.