В качестве способов передачи информации в формате информационных писем используются как традиционные каналы, такие как почтовая рассылка (теперь уже все реже и реже) и курьерская доставка, так и электронные средства связи, занимающие в настоящее время все большее место в коммуникациях между организациями (факс, Интернет). Для того чтобы целевые аудитории регулярно получали от вас новую информацию, организация должна иметь базу данных с адресами всех своих целевых аудиторий, всех адресатов, в информировании которых заинтересована прежде всего сама организация.
Образец информационного письма № 1
АРБИТРАЖНЫЕ СПОРЫ
Уважаемые дамы и господа!
Позвольте представить вашему вниманию
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЖУРНАЛ
Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа
"АРБИТРАЖНЫЕ СПОРЫ"
Редакция журнала – ООО "КАДИС"
"Арбитражные споры" – ежеквартальное подписное издание ФАС СЗО – содержит наиболее интересные и значимые решения и постановления по конкретным делам, разрешаемым в арбитражных судах СевероЗападного округа, анализ судебной практики, материалы по актуальным теоретическим проблемам правовой науки.
На страницах нашего журнала вы найдете до 50 постановлений ФАС СЗО по наиболее интересным вопросам правоприменительной практики, в том числе:
1) …
2) …
3) …
Вы можете оформить подписку на 2004 г………….
Стоимость подписки на 2004 г……..
Стоимость одного номера…………..
Адрес редакции…….
Телефон……..
Информационное письмо не следует посвящать описанию нескольких событий или фактов; не забывайте, что его цель помимо сообщения о какой-либо новости, – также и возможность лишний раз напомнить о себе. А это означает, что чем больше новостных писем вы будете писать и чем чаще они доходят до целевой аудитории, тем больше оснований полагать, что вас не забудут.
Образец информационного письма № 2
"МЮЛЛЕР"
190000, г. Санкт-Петербург,
Главпочтамт, а/я 837
Тел./факс: (812) 328-67-94
Комплексные подряды по Системам кондиционирования
Уважаемый (ая)___________________________________________!
Фирма "МЮЛЛЕР", в течение девяти лет успешно занимающаяся проектированием, монтажом и пусконаладочными работами систем вентиляции и кондиционирования воздуха для любого вида помещений, специализируется главным образом на поставке основного и вспомогательного оборудования для систем глубокой очистки воздуха для медицинских и иных особо чистых помещений. При этом используется оборудование фирмы MECCO (Швейцария).
………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
В Санкт-Петербурге монтаж – бесплатно.
………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
Бесплатное гарантийное обслуживание.
………………………………….………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………….
С любыми вопросами по галогенным светильникам фирмы MECCO вы можете обращаться к нашему ведущему специалисту по медицинскому направлению (фамилия, имя, отчество) по телефонам (номера контактных телефонов).
С уважением,
(фамилия, инициалы)
Коммерческий директор
Нужно помнить, что в корреспонденции любого вида всегда важно начало. Следовательно, в первом абзаце должна быть изложена в сжатой форме та информация, ради которой пишется данное письмо. Центральные абзацы (два-три коротких абзаца, не больше) должны осветить дополнительные детали, поскольку именно они призваны раскрыть суть новизны вашей информации; в заключительном абзаце выражается готовность в случае необходимости ответить на вопросы, включить дополнительные детали и привести аргументы, подтверждающие и доказывающие истинность вашей информации.
В последнее время в специальной литературе по PR все чаще повторяются призывы к специалистам писать не вообще о новости, но о новости в том ее ракурсе, который интересен конкретной целевой аудитории. А поскольку у организации может быть несколько целевых аудиторий, с которыми она работает по одному проекту, это означает, что информационные письма, подготовленные, например, для партнеров организации и государственных учреждений, должны быть разными как по лексике, так и по стилю. Партнеры и отраслевые, профессиональные издания хотят фактов, подтвержденных цифрами, статистикой, экспериментами, а властным структурам, например, требуется доказательство соблюдения организацией правовых норм и законов для одобрения какого-либо проекта данной организации, а может быть, и выдачи государственного заказа на его реализацию. Информационное письмо в отличие от информирующего может иметь персональную адресациию.
Несколько иной вид имеют и другие цели преследуют информационные письма, рассылаемые во время предвыборных кампаний видными политическими деятелями, государственными структурами и руководителями крупного бизнеса. Цель таких релизов одна – увеличить электорат за счет объяснения своей программы или, не касаясь напрямую предвыборных обещаний, сообщить общественности, какую пользу стране и ее гражданам приносит деятельность данной структуры, партии или организации. Так, например, в ноябре 2003 г., за три недели до выборов в Государственную думу России, тысячи петербуржцев получили информационные письма, текст которых приведен ниже, в образце 3.
Этот тип официального письма близок по целям к информирующему релизу, но в нем имеется обращение к адресату и личная подпись автора послания; мы относим данное послание к категории новостных писем, поскольку основная его цель – распространение информации о новых направлениях деятельности компании (что, однако, характерно и для новостного письма, и для информационного релиза).
Образец информационного письма № 3
РАО "ЕЭС России"
ЛЕНЭНЕРГО
197342, Россия, г. Санкт-Петербург
(улица, номер дома, номер квартиры)
Сидоровой Татьяне Ивановне
Исх. № 0948403
Уважаемая Татьяна Ивановна!
Обращается к Вам Анатолий Чубайс, Председатель Правления РАО "ЕЭС России". Я пишу Вам, чтобы объяснить, для чего РАО "ЕЭС России" проводит реформу электроэнергетики и почему она не приведет к "обвальному росту цен", которым сейчас пугают людей многочисленные политики и экономисты.
По инициативе РАО "ЕЭС России" Правительство принимает трехлетнюю программу сдерживания тарифов на электроэнергию на 2004–2006 гг.
По нашим расчетам, три года – это минимальный срок, который нужен для того, чтобы обуздать тарифы по всей стране, – без ущерба для Вас и для РАО "ЕЭС России".
Подчеркиваю, мы не даем невыполнимых обещаний. Уже с 1 ноября в пяти регионах России: Санкт-Петербурге, Свердловской, Ленинградской, Нижегородской и Пермской областях, энергокомпании поставляют потребителям электроэнергию на 20 % дешевле.
Во всем, что мы делаем, нам очень нужна Ваша поддержка. Именно об этом я и хотел рассказать Вам в своем письме.
Всего Вам доброго.
С уважением,
Анатолий Чубайс
Рекомендательное письмо
Поскольку руководитель организации, дав общие указания, вполне может поручить специалисту по связям с общественностью такое важное задание, как написание рекомендательного письма, включение этого вида корреспонденции в данную книгу достаточно оправданно, хотя, конечно, в основном рекомендательное письмо – это свидетельство личной оценки успехов одного человека другим. Но поскольку зачастую требуется, чтобы подпись лица, выдавшего рекомендацию, была заверена организацией, такое письмо приобретает одновременно и официальный характер.
Рекомендательное письмо всегда содержит только известные автору письма факты относительно рекомендуемого лица. В таком письме может не быть персонального обращения (за исключением тех случаев, когда оно является ответом на конкретный запрос по поводу какой-нибудь персоны), и оно, так же как информационное письмо, не требует никакого ответа. Рекомендательные письма бывают необходимы людям по разным поводам, например при устройстве на новое место работы, или для получения гранта на исследование, или для продолжения образования. Ниже приводится образец рекомендательного письма для получения стипендии с целью продолжения обучения за рубежом.
Образец рекомендательного письма
Владимир Андреевич Краснов был моим студентом в течение пяти лет с 2004 по 2009 г. по кафедре связей с общественностью на гуманитарном факультете Электротехнического университета Санкт-Петербурга. За время обучения он посещал лекции и участвовал в работе семинарских занятий по всему комплексу дисциплин, входящих в учебный план по подготовке специалистов по связям с общественностью, утвержденный Министерством образования России. В этот комплекс в качестве отдельных блоков входят такие направления, как паблик рилейшнз, реклама, маркетинг, менеджмент, журналистика, право.
В. А. Краснов за период обучения достиг прекрасных результатов, усвоив теоретические основы дисциплин и научившись применять их на практике. Он получал высшие оценки на экзаменах и был удостоен получения красного диплома. Его дипломное сочинение было связано с практикой использования паблик рилейшнз в шоу-бизнесе в России, интерес к которому он с успехом реализовывал, являясь в течение четырех лет главным координатором международного кинофестиваля "Послание к человечеству".
Его способность выражать свои идеи ясно и четко в устной и письменной форме, причем не только на русском языке, но также на английском и французском, делает его вполне достойным кандидатом на получение искомой стипендии.
Что касается чисто личностных характеристик В. А. Краснова, то прежде всего хотелось бы отметить его открытость и интерес к окружающим людям, жажду знаний и умение делиться ими с другими.
С. Я. Лисицын,
профессор кафедры связей с общественностью СПбГЭТУ
15 января 2010 г.
Сопроводительное письмо
В тех случаях, когда нужно переслать пакет материалов или документов, пишется письмо с перечнем всех вложений; такое письмо заканчивается просьбой сообщить по телефону о получении почтового отправления.
Образец сопроводительного письма
От: SPIBA (nac@spiba.ru)
Отправлено: 4 июня 2007 г. 17:10
Кому: Имена получателей не указываются
Тема: Презентация инвестиционных возможностей
Республики Коми в Санкт-Петербурге
Вложения: пресс-релиз
Уважаемые члены СПИБА!
7 июня в 15:00 состоится презентация Республики Коми консульскому корпусу Санкт-Петербурга. Место проведения – Представительство Республики Коми в Северо-Западном регионе РФ по адресу: Санкт-Петербург, ул. Мира, д. 30.
Более подробная информация содержится в прилагаемом пресс-релизе. Если Вы хотите принять участие в презентации, пожалуйста, направьте следующую информацию в СПИБА по эл. почте до 15:00 5 июня 2007 г.:
1. Имя, отчество, фамилия.
2. Должность.
3. Название компании.
4. Адрес эл. почты.
5. Факс.
6. Тел.
Количество мест ограничено. Извините за позднее информирование.
С уважением,
Наталия Кудрявцева
Исполнительный директор СПИБА
Письмо-заявление
Письмо-заявление может быть адресовано как в средства массовой информации, так и заинтересованным целевым аудиториям. Как правило, этот документ в сжатой форме объясняет позицию организации по отношению к какому-либо конкретному событию, факту или лицу. Цель такого письма – недвусмысленно заявить о своем отношении к явлению, которое в настоящее время волнует либо всю широкую общественность, либо лишь часть ее в узкопрофессиональном плане, и при этом существует вероятность, что данные явление или ситуация напрямую связаны с деятельностью самой организации.
Письмо-просьба
Необходимость в написании такого рода писем может возникнуть в любой организации, в том числе и в органах власти, если, например, им потребуется экспертное мнение специалиста или крупного ученого по тому или иному вопросу. К примеру, коммерческие фирмы могут испытывать потребность в помощи со стороны финансовых или административных структур; к такого же рода письмам с просьбами о поддержке их мероприятий прибегают политические партии и отдельные политики во время предвыборных кампаний.
Но с регулярной необходимостью составления подобных писем-просьб сталкиваются специалисты по связям с общественностью в некоммерческих организациях. Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в материальной поддержке со стороны крупного бизнеса, и на примере России мы можем видеть, как подобная поддержка оказывается посредством благотворительных акций, создания специальных фондов, присуждения стипендий и грантов.
В таких письмах необходимо очень продуманно объяснить, почему это послание адресовано данному лицу или конкретной организации, указав, например: "Мы – жители одного города, и это наши общие заботы", или более конкретно: "Ведь вы выпускник нашего вуза", или: "Ваши научные работы связаны с решением проблемы, которой мы занимаемся". Обязательно следует отметить преимущества, на которые адресат может рассчитывать в случае его положительного отношения к просьбе, но это нужно делать очень тонко и деликатно, чтобы подобными намеками не оскорбить вашего адресата. Иногда имеет смысл включить имена известных и уважаемых людей, уже выразивших желание сотрудничать с вашей организацией по данному проекту. Кстати, следует также помнить, что просьба о поддержке всегда должна быть конкретной: нужна помощь для такого-то проекта или для того, чтобы оказать экстренную помощь больным детям в такой-то местности и т. д.
При составлении письма-просьбы можно учитывать следующую рекомендуемую структуру: привлечь внимание адресата к проекту или ситуации, заинтересовать его, включив некоторые детали и описав историю вопроса, разбудить желание принять участие и, наконец, убедить и заставить действовать. Такие письма обычно подписывает первое лицо организации.
Ответы на подобные письма высылаются либо с выражением согласия или отказа, либо с запросом о дополнительных деталях.
Образец письма-просьбы № 1
Уважаемый Анатолий Петрович!
Координационный совет благотворительной организации "Марина" обращается к Вам с просьбой о возможности оказания спонсорской поддержки в виде оплаты расходов по подключению нашей организации к сети Интернет и пользованию электронной почтой. Такое соглашение желательно было бы заключить на долговременной основе.
Наркомания – проблема номер один в современном мире, никто не должен оставаться в стороне от ее решения. Благотворительная организация "Марина", созданная в 1994 г., частично взяла на себя решение проблем наркозависящих и ВИЧ-инфицированных групп населения, а также их семей.
На бесплатной основе "Марина" проводит тренинги и семинары для наркозависящих и ВИЧ-инфицированных людей с привлечением специалистов наркологов, психотерапевтов, социологов и юристов.
Наша организация регулярно сотрудничает с американским Гагаринским фондом и финской организацией IRTIHUUMEISTA, работающими в этом же направлении.
В связи с растущими международными связями и в целях объединения усилий по борьбе с наркоманией мы испытываем растущую потребность в регулярной работе с сайтами родственных организаций и открытии новых e-mail адресов для большей специализации.
В случае Вашего общего положительного отношения к вопросу о сотрудничестве с нашей организацией по борьбе с наркоманией все необходимые расчеты и документы будут Вам представлены по первому требованию.
Заранее благодарим Вас от имени членов Координационного совета и не сомневаемся, что Ваше участие в решении проблемы борьбы с наркоманией принесет свои плоды.
Председатель Координационного совета
П. И. Спиридонова
Исполнительный директор
С. М. Лихачева
_______________________________________________________________
_______________________________________________________________
Образец письма-просьбы № 2
БОЛЬШАЯ МЕДВЕДИЦА
Центр поддержки ветеранов силовых структур и семей сотрудников, погибших при исполнении служебного долга
№…..от……
Генеральному директору
ООО "Букет"
Зайцевой М. Л.
Уважаемая Марина Леонидовна!
Организационный комитет РОБД "Большая Медведица" совместно с ГУВД Санкт-Петербурга и Ленинградской области, ЛенВО, ЛенВМБ и СЗРЦ МЧС России проводит серию мероприятий для ветеранов силовых структур и детей сотрудников, погибших при исполнении воинского и служебного долга.
Планируются следующие мероприятия:
1. Неделя милосердия, посвященная Международному дню инвалидов. Посещение инвалидов и раненых военнослужащих, находящихся на излечении в отделениях Военно-медицинской академии 442-го окружного клинического военного госпиталя. Вручение подарков 1-10 декабря 2003 г.
2. Организация новогоднего праздника в Гигант-холле для детей сотрудников силовых структур, погибших при исполнении воинского и служебного долга. Концерт, конкурсы, эстафеты, призы, подарки от Деда Мороза (16 декабря 2003 г.).
3. Участие в проведении мероприятий, посвященных 13-й годовщине образования чрезвычайной службы спасения "День спасателя", проводимых в гарнизонном клубе УГПС. Торжественное собрание, поздравление ветеранов, вечер отдыха, фуршет, подарки (27 декабря 2003 г.).
4. Проведение лыжного праздника на спортбазе пос. Токсово для семей сотрудников силовых структур, погибших при исполнении воинского и служебного долга. Конкурсы, эстафеты, вручение призов, чаепитие (5 января 2004 г.).
Прошу Вас принять участие в благотворительной деятельности РОБД "Большая Медведица" и рассмотреть вопрос о выделении 2000–4000 рублей для проведения данных мероприятий.
Акт об использовании целевых средств представляется в течение месяца.
Надеемся на сотрудничество.
С уважением,
Генеральный директор РОБД "Большая Медведица"
Зимин А. В.
Наши реквизиты……………
Контактные телефоны………
Вниманию бухгалтеров! Назначение платежа следует излагать так: "Благотворительный взнос по письму №……..НДС не облагается".
_______________________________________________________________