Образец содержания годового отчета
ГОДОВОЙ ОТЧЕТ
Северо-Западное отделение
Российская ассоциация по связям с общественностью
Содержание
1. Краткая справка.
2. Состав членов.
2.1. Форма членства.
2.2. Членские взносы.
2.3. Состав членов.
3. Состав правления.
4. Работа с членами.
4.1. Протокол очередного собрания членов СЗ РАСО № 1.
4.2. Протокол очередного собрания членов СЗ РАСО № 2.
4.3. Протокол очередного собрания членов СЗ РАСО № 3.
4.4. Протокол очередного собрания членов СЗ РАСО № 4.
5. Реализованные проекты:
5.1. Межвузовский фестиваль СПбГЭТУ.
5.2. Интернет-сайт СЗ РАСО.
5.3. The Baltic PR Weekend.
5.4. PRоба.
6. Спонсорская поддержка.
7. Финансовая отчетность.
_______________________________________________________________
Информационный листок, ньюс-леттер, бюллетень
В последнее десятилетие в России во многих организациях стали регулярно выходить письменные довольно обширные материалы, предназначенные для внутреннего пользования. Дело в том, что руководство по разным причинам все больше начинает испытывать потребность в доведении до сотрудников разного рода сообщений о текущих событиях и о планах на будущее, касающихся как организации в целом, так и ее подразделений. И это при том, что в данной конкретной организации, например, продолжает выпускаться давно всем привычная и пользующаяся популярностью среди сотрудников газета. Однако газету издают и готовят журналисты (штатные или внештатные), а ньюс-леттер составляют специалисты по связям с общественностью, и цели у этих внутренних изданий совсем разные.
Что же касается названия письменных материалов, о которых идет речь (ньюс-леттер, информационный листок, бюллетень), то, как показывает анализ, единообразия в их наименовании в различных организациях нет. Разные организации используют разные термины для обозначения практически одинаковых материалов как по целевому назначению, так и по содержанию. В данный момент достаточно трудно сказать, какое из названий – ньюс-леттер, информационный листок или бюллетень – заменит в будущем в употреблении два других. Может быть, этого и не произойдет вовсе, а эти три термина останутся полноправными членами в одном синонимическом ряду. Для удобства изложения в данной книге в дальнейшем будет использован термин "ньюс-леттер", однако в разделе, где будут приведены образцы этих материалов, мы оставляем за собой право называть их так, как их называют в данной организации.
Итак, какие же цели преследует руководство организации, распространяя среди сотрудников материалы жанра "ньюс-леттер"?
Информирование о делах организации и о происходящих в ней событиях. Отдельные выпуски могут иметь в качестве главной темы рассказ о перспективах развития, или о финансовом положении, или о структурных изменениях в организации. Чем быстрее сотрудники получат сведения о вещах, которые напрямую затрагивают их интересы, тем лучше. И очень важно, что они получают такую информацию непосредственно от руководства, а не по слухам или из второстепенных источников.
Мотивация сотрудников. Очень важно дать понять сотрудникам, что они – интегральная составляющая часть организации, что их благосостояние и будущее всецело связаны с успешным функционированием всей организации. Показать сотрудникам, что руководство заботится о каждом из них, что трудности каждого из них небезразличны организации.
Получение обратной связи. Руководство хочет быть осведомленным о том, что думают сотрудники по поводу предстоящих изменений, какова их реакция, их идеи и предложения, чем они обеспокоены.
Основным составляющим элементом ньюс-леттера является новость, что и заключено в значении самого этого слова. Поэтому, как и в любом другом новостном материале, в ньюс-леттере должны присутствовать ответы на вопросы: кто? что? где? когда? почему? как? Поскольку объем ньюс-леттера часто ограничен 2–4 страницами формата А4, статьи в нем обычно короткие, стиль изложения нейтральный. В тех случаях, когда ньюс-леттер или информационный листок состоит из 4–8 полос, в некоторых организациях его называют "бюллетень", а в других еще – "вести".
Специалистам по связям с общественностью, отвечающим за подготовку ньюс-леттера, приходится выполнять роль репортеров, собирая сведения по отделам; им приходится работать с самыми разными материалами, касающимися работы целых отделов или отдельных сотрудников в связи с их особыми успехами, открытиями или достижениями либо в связи с календарными датами и т. п.
Именно через бюллетень к сотрудникам попадает своевременная (как правило, в сжатом виде) информация о событиях в организации. Бюллетень, сообщая конкретную информацию, всегда, хотя и неявными путями, объясняет сотрудникам миссию организации, цели и задачи, перед ней стоящие. Это делается посредством выбора тем для бюллетеня, путем освещения общего позитивного климата, господствующего в организации, посредством уважительной манеры доведения информации до сотрудников.
Бюллетень во многом похож на внутреннюю газету, его задача – дать важную информацию оперативно при небольших организационных расходах. Поэтому в бюллетене при описании событий преобладает использование стиля газетной журналистики с комментарием относительно отдельных частных вопросов, если это требуется. События всегда подаются с учетом взглядов и мнения руководства организации с целью объяснить их понимание вопроса и таким образом повлиять на отношение сотрудников к ситуации.
Ньюс-леттер (бюллетень для внутренней аудитории) обычно включает комбинацию сообщений следующего содержания:
• 50 % – информация о деятельности самой организации в настоящее время;
• 20 % – информация о деятельности, направленной на сотрудников (уровень профессионализма сотрудников, премии, надбавки);
• 20 % – информация о внешней среде и событиях (партнерах, конкурентах);
• 10 % – информация личностного характера (повышение в должности, переход сотрудников из отдела в отдел, уход на пенсию, увольнение).
Не существует единого, общепринятого формата для внутреннего издания подобного типа. Стиль и объем ньюс-леттера во многом зависят от размера организации; в крупной корпорации это может быть глянцевое издание на 8-10 страницах, а в компании небольшого размера он может состоять из 4 страниц и носить менее формальный характер. Тем не менее легко можно назвать элементы и разделы, которые, как правило, присутствуют в любом ньюс-леттере:
• содержание (для экономии места обычно размещается на первой странице);
• название организации, ее адрес, имя редактора (в колонке "содержание", над или под текстом);
• редакционная статья;
• письма читателей и ответы им;
• краткий обзор новостей об организации;
• статьи;
• объявления;
• календарь предстоящих событий и дат, важных для деятельности организации и ее сотрудников.
Образец оперативного бюллетеня
(предлагаемый вариант создан по подобию реального документа)
(печатается на бланке организации для внутреннего употребления)
Оперативный бюллетень по итогам совещания 03.10.2009.
1. Тема: Реформирование еженедельного совещания.
2. Тема: Методические рекомендации.
3. Тема: Обучение новых сотрудников.
4. Тема: Награждения.
(оперативный бюллетень не подписывается)
_______________________________________________________________
До недавнего времени во многих российских организациях информационный бюллетень носил однонаправленный характер и практически был посланием от руководства к сотрудникам. Но необходимость обратной связи стала ощущаться обеими сторонами, и на страницах бюллетеня появились заметки с выражением мнения сотрудников и их отношения ко всему происходящему в организации.
Некоторые организации издают параллельно с многополосным бюллетенем еще один, так называемый еженедельный оперативный бюллетень, предназначенный для менеджеров среднего звена. Обычно его размер не превышает одной страницы печатного текста, а его цель – информировать всех руководителей подразделений о принятых решениях и событиях прошлой недели, а также о предстоящих изменениях или нововведениях.
К сожалению, привести в виде иллюстрации материалы внутренней коммуникации какой-либо организации с упоминанием ее названия не представляется возможным из этических соображений. Такая информация если и не носит подлинно секретного характера, все же адресована конкретной группе лиц, сотрудникам организации, а не широкой общественности.
Комплекс документов, обеспечивающих успешную работу организации с СМК
В разделе 1 уже обсуждалась важность регулярной работы любой организации со средствами массовой коммуникации для эффективного обеспечения доставки информации целевой аудитории. Для того чтобы работа отделов по связям с общественностью была результативной, надо хорошо знать не только структуру и специфику работы каждого из видов средств массовой коммуникации, но и журналистов, с которыми придется работать. Для этих целей в организации создаются специальные документы. К их числу относятся база данных СМК, медиа-план и медиа-карта. В едином комплексе PR-материалов каждый входящий в этот комплекс документ служит определенным целям и выполняет свою собственную задачу.
База данных СМК. В базу данных СМК включаются все виды средств массовой коммуникации, с которыми работает организация. Это массовые, отраслевые и узкопрофессиональные газеты и журналы, каналы радио и телевидения с указанием наиболее интересных для организации программ, тиража, графика выхода и выпуска в свет, имен и фамилий главных редакторов, редакторов отделов, рубрик и направлений и т. д. В этом документе фиксируются все существенные сведения, необходимые для налаживания и поддержания взаимоуважительных, полезных и эффективных отношений.
Совершенно очевидно, что каждая организация составляет собственную базу данных СМК, поскольку отбор в список производится на основе специфики деятельности самой организации, а также с учетом приоритетного выбора СМК для получения информации основными целевыми аудиториями, с которыми регулярно работает организация. База данных СМК – документ регулярного использования и должен отражать реальную ситуацию на сегодняшний день, на текущий месяц, поэтому он требует пересмотра и обновления.
Конечно, у средств массовой информации появился мощный конкурент, также являющийся быстрым и надежным средством передачи информации, – Интернет. Но пока что, в России по крайней мере, он еще уступает СМИ в популярности и объеме пользователей; в частности, старшие слои населения далеко не всегда в поисках информации прибегают к помощи Интернета.
Ниже приводится пример базы данных СМК одного из рекламных агентств, успешно функционирующего на рынке рекламных услуг Санкт-Петербурга.
_______________________________________________________________
База данных каналов передачи информации в СМК
Список названий сайтов и e-mail-адресов организаций
…………………………………………
……………………………………….
…………………………………….
Дата составления базы данных: 10.10.2009
Дата последнего пересмотра и обновления базы данных: 10.01.2010
_______________________________________________________________
Медиа-план и медиа-карта. При планировании PR-кампаний одной из главных забот специалиста по связям с общественностью является выбор наиболее эффективных путей передачи информации целевым аудиториям. Анализ целевой аудитории (демографический и социо-графический) дает ответы на целый ряд вопросов относительно выбора конкретных средств массовой информации, которые предпочитает данная целевая аудитория.
Для принятия решения о стратегии и тактике достижения целевой аудитории учитывается так называемый список переменных, основанный на характеристиках целевой аудитории, а также список функциональных характеристик различных СМИ, имеющихся в базе данных организации.
Приведем в качестве примера некую схему, показывающую взаимосвязь различных элементов медиа-плана. Основная цель нашей воображаемой PR-кампании, проводимой администрацией Санкт-Петербурга, – информирование населения о мерах финансовой помощи пенсионерам города из городских средств.
Медиа-план и медиа-карту специалист по связям с общественностью составляет всякий раз, когда организация планирует какую-либо акцию, включающую необходимость оповещения потенциально или напрямую заинтересованных групп общественности. Из теории по связям с общественностью известно, что планированию любого PR-мероприятия всегда предшествует проведение исследования. Результаты исследования определяют целевые аудитории – как приоритетную, так и второстепенные. Для уверенности в том, что информация о планируемом мероприятии дойдет до выделенных в исследовании целевых аудиторий, необходимо составить медиа-план, определив последовательно цели, которые мы хотим достичь, обращаясь за помощью к СМК, а также стратегию и тактику их использования. Планирование всех отдельных мероприятий, входящих в PR-кампанию, обязательно строится на основе их логической последовательности, практической реализации и затем отражается в каледарном плане.
Календарный план включает следующие данные:
• тактическая задача (приводится наименование конкретных действий, предпринимаемых PR-службой для реализации целей PR-кампании);
• временные параметры (указывается период, отводимый на выполнение задачи);
• имя и должность ответственного исполнителя.
Также до начала осуществления всех мероприятий, включенных в PR-кампанию, составляется прайс-лист расходов, необходимых для ее реализации, и согласовывается с руководством организации.
Рассмотрим роль и место медиа-планирования в подготовке и реализации конкретной PR-акции.
_______________________________________________________________
Пример
Уменьшение спроса на дизайнерскую одежду в услових кризиса заставляет фирмы искать новые рынки. Московский модный дом "Русский стиль", успешно работающий во многих городах России, планирует предложить свою продукцию на петербургском рынке. В активе фирма имеет: хорошую репутацию, привлекательные цены, высокое качество. К минусам следует отнести: высокую конкуренцию и недостаточную осведомленность потенциальных клиентов в Санкт-Петербурге о модном доме "Русский стиль".
В связи с открытием 1 июня 2010 г. первого опытного бутика этой фирмы в Санкт-Петербурге планируется проведение презентации этого магазина, которой будет предшествовать PR-кампания с обширной информационной программой. Информационными поводами для создания PR-материалов будут включенные в план PR-кампании следующие мероприятия: участие в нескольких выставках с показом мод, специальная демонстрация тканей с участием их производителей, "Дефиле на Неве" и другие. Временные параметры PR-акции – три месяца, с 1 февраля до 1 июня 2010 г Целевые аудитории:
• потенциальные клиенты;
• партнеры, производители тканей;
• оптовые байеры;
• СМК.
Для каждой из упомянутых групп общественности по необходимости составляются отдельные PR-тексты.
Медиа-план
Медиа-задача. Привлечь внимание СМК и повысить осведомленность постоянных и потенциальных клиентов; проинформировать 70 % целевой аудитории.
Медиа-стратегия. Использование:
• сайтов модных и гламурных изданий;
• печатных изданий (журналы мод и петербургские ежедневные газеты и еженедельники);
• радио.
Медиа-тактика. Подготовить 60 материалов для освещения мероприятий:
• 10 анонс-релизов;
• 8 пресс-релизов для сайтов и печатных изданий;
• 10 пост-релизов для сайтов и печатных изданий;
• 16 статей для печатных СМК;
• 8 фоторепортажей по четырем конкретным событиям;
• 8 радиотекстов для молодежных радиостанций.
Медиа-карта
Пресс-дайджест
Пресс-дайджест представляет собой подборку или перепечатку статей и заметок из печатных изданий, прямо или косвенно затрагивающих деятельность и имидж организации, а кроме того, информацию обо всех случаях упоминания об организации в эфире с указанием даты и времени передачи, а также с изложением ее краткого содержания. На основании контент-анализа собранных материалов регулярно (еженедельно или ежемесячно) составляется отчет для ознакомления с ним руководства и принятия оперативных мер, если они могут потребоваться.
В тех случаях, когда опубликована негативная информация, не соответствующая действительности и наносящая ущерб организации, реакция службы по связям с общественностью (по указанию руководства) должна быть незамедлительной.
До того как в организациях стали использоваться высокие технологии, пресс-дайджесты обычно выглядели как пухлые альбомы с вклеенными материалами из разных СМИ, причем последовательность расположения материалов могла быть разной. В одной организации может соблюдаться так называемый календарный подход, т. е. сверху всегда находится последний из опубликованных материалов. Помимо календарного принципа может применяться разделение материалов по видам СМК.