Эффективный бизнес не терпит обсуждений. Особенно со стороны ничего не значащих "экспертов". Придумали – тут же взяли и сделали. Получили результат. Оценили его. Не понравилось – перешли к следующей идее. Понравилось – повторили, доработали. А не начали собирать бесконечные комитеты по обсуждению, построению планов и прочему интеллектуальному онанизму.
Это не значит, что не надо давать подчиненным свободу творчества, принятия некоторых решений и т. д. Но нельзя доводить демократизм до того уровня, когда на обсуждение и планирование уходит слишком много времени.
Примечание Андрея Парабеллума
Настоящее правило успеха: забудьте о демократии, возьмите принятие решений в свои руки и делайте это быстро и твердо. Даже ошибаться надо уверенно!
В моем бизнесе все иначе. – Только если вы торгуете атомными электростанциями оптом
Есть одна фраза, которую мы слышим от клиентов нашего консалтингового бизнеса чаще всего: "Но мой бизнес не такой… у меня другие клиенты… этот способ у меня не сработает".
И человек ничего не делает. Вместо того, чтобы попробовать применить ту или иную стратегию, "фишку" или метод развития своего бизнеса, оценить результат, подкорректировать, сделать еще раз – и потом принять решение о целесообразности. Ему достаточно отговорки, которую он с легкостью внушил сам себе: "У меня это не сработает". При этом он продолжает жаловаться на тяжкую судьбу и отсутствие денег и прогресса в бизнесе.
Как в том анекдоте про старого еврея:
Один правоверный иудей очень мечтал выиграть в лотерею. Двадцать пять лет он каждый день молился, чтобы бог послал ему выигрыш – но денег все не было.
Наконец он взмолился: "Господи! Все мои соседи хоть раз выигрывали в лотерею: и Хаим как-то выиграл двадцать рублей, и Сара пятьдесят, а Абрам даже тысячу. А я, который больше всех молился, – до сих пор без денег. Почему же ты не пошлешь мне хоть раз выигрыш?!"
И тут грянул громогласный голос с неба: "Ну ты хоть раз билетик лотерейный купи, а?"
Людям, которые отлично придумывают оправдания для того, чтобы что-то не делать, никогда не удается заработать приличных денег.
Ваш бизнес ничем не отличается от других! Как и любой другой. Все бизнесы процветают, прогорают или борются за свое существование, основываясь на небольшом перечне критических факторов. Быстрее снимите шоры со своих глаз и поймите, что ваш бизнес абсолютно такой же, как и десятки тысяч компаний вокруг. Тогда вы начнете замечать в других бизнесах кучу способов и работающих техник, которые сможете применить для улучшения собственной компании.
Это предоставит вам большое конкурентное преимущество, потому что все вокруг, включая всех ваших конкурентов, смотрят на мир сквозь очень узкую амбразуру собственного бизнеса. Считают его уникальным и обладающим исключительно ему присущими проблемами. Только у них проблема с грамотными адекватными сотрудниками. Только им особенно сложно найти клиентов. Только им постоянно не хватает времени. Только они мучаются с проблемой увеличения продаж (где весь процесс сводится к попытке раз за разом запустить одну и ту же неработающую рекламу).
Это одна и та же узкая перспектива. Когда вы расширите свое поле восприятия – сможете увидеть то, что не видят другие. Принять то, что они автоматически отвергают. Улучшить ваш бизнес теми методами, которые ваши конкуренты сами себе запрещают использовать.
К слову, это одна из ключевых задач бизнес-консультантов. Когда опытный профессионал приходит в компанию как консультант (по увеличению продаж, оптимизации бизнеса, работе с персоналом), то он, глядя на бизнес со стороны (и, конечно, имея опыт работы со множеством разных компаний), может с ходу ткнуть в 20-30 самых слабых звеньев.
Если слегка их подкрутить, можно быстро и существенно увеличить продажи или добиться иных серьезных изменений, которые до этого не получалось сделать годами.
Примечание Николая Мрочковского
Так что перестаньте хныкать по поводу "уникальности вашего бизнеса" – это не более чем просто уважительная отговорка для того, чтобы не делать ничего нового.
Настоящее правило успеха: высокие прибыли и оправдания несовместимы! Действуйте! Вы всегда сможете потом, если не получится, найти оправдания, почему это не получилось. Но не придумывайте их заранее.
В моем бизнесе все в порядке. – Наше корыто чудом удерживается на плаву
Удивительно, но многие бизнесмены искренне считают, что в их бизнесе все в порядке. Правда, он почему-то не приносит тех денег, которые хотелось бы, но это все происки конкурентов, кризис и прочие внешние причины.
Хотя на самом деле очень часто достаточно позвать кого-нибудь со стороны. Кто может трезво взглянуть на ситуацию. Кто, пройдя по пути клиента, покажет вам десяток серьезнейших ошибок, узких мест, в которых ваш бизнес теряет львиную долю денег.
Секретарь отвечает таким голосом, что клиент теряет всякое желание работать с вашей компанией, менеджеры обещают уточнить какой-либо вопрос и перезвонить, но забывают об этом, в рекламе телефон или сайт указаны мелким шрифтом в углу, где их никто не видит…
Обычно исправление этих ошибок приводит к резкому увеличению продаж. Даже без каких-либо секретных технологий.
Труба с переменным диаметром
Чтобы резко увеличить продажи и получить быстрый результат, нужно сначала найти узкое место, а потом компенсировать его. Но это не значит, что вы решите одну проблему и на этом остановитесь. На самом деле, убрав одно препятствие, вы перейдете к следующему.
Представьте себе трубу с переменным диаметром. Если вы возьмете самое узкое место и расширите его, узким местом станет уже другая точка. Нужно будет менять уже ее. Цель постоянно обновляется, постоянно движется! Для быстрого улучшения бизнеса нужно за несколько проходов найти самую узкую точку, отработать ее, улучшить. Затем найти следующую, отработать, улучшить. Найти следующую, отработать, улучшить… И так далее!
Это итерационный процесс, но он дает наибольшее количество положительных результатов за единицу времени. А в итоге ваш бизнес начинает расцветать – вместо того, чтобы чахнуть вялым цветком в плошке неграмотной организации.
Настоящее правило успеха: пусть кто-нибудь со стороны (ваш знакомый, родственник или сторонний консультант) пройдет по пути клиента и укажет на самые слабые звенья в вашей работе. Уверяем – их найдется отнюдь не мало! Просто исправив их, вы можете добиться колоссального эффекта.
Планы, которые мы составляем, хорошо соотносятся с реальностью. – Не считая маленькой пропасти размером с Большой Каньон
Одна из основных проблем многих компаний состоит в том, что даже при наличии реальных целей реализуется совсем не то, что было запланировано и зафиксировано на бумаге.
Перечислим основные кризисные моменты, с которыми сталкиваются организации. Существование какого-либо из них в вашей компании свидетельствует о кризисе. И чем больше подобных проблем, тем глубже кризис.
1. Обратите внимание, сколько времени вы или ваша компания тратите на планирование и сколько – на выполнение (о чем мы говорили ранее). Если не соблюдается соотношение 1:10 (на 1 единицу времени планирования – 10 единиц исполнения), значит, у вас потенциально есть большая проблема.
2. Если в вашей компании наблюдается "текучка талантов", – то есть вы обучаете сотрудника, и в течение года он от вас уходит, – это также один из признаков серьезных проблем в компании.
3. Если вы теряете прибыль (либо прибыльность в целом, либо прибыль по какому-то конкретному продукту, или, что еще хуже, продаете много товаров или сервисов, и не знаете, какие из них более прибыльны, а какие менее) – это еще один показатель наличия в компании проблем. Это означает, что в каждом конкретном случае вы не знаете точно, что именно приближает вас к вашей цели, а что отдаляет от нее.
4. Еще один важный момент: какой процент от принятых решений не реализуется, остается на столе у менеджмента. Если этот показатель выше 20-25%, это также свидетельствует о наличии в организации серьезной проблемы, которую нужно решать уже сегодня.
5. Обратите внимание, приходится ли вам и вашим менеджерам тратить слишком много времени на то, чтобы ваши распоряжения были исполнены. Сколько времени занимает не сама постановка задачи и получение результата, а именно гонка за результатами, выбивание результата из подчиненных? Если вы работаете в режиме такой гонки, значит, и ваша работа, и система контроля над выполнением проектов и задач неправильно организованы.
6. Если вы в сравнении с вашими конкурентами вдруг резко начали "проседать", ваша прибыль стала резко падать – это еще одна ключевая проблема, которую нельзя игнорировать.
Неконкретная постановка целей
Одна из критических проблем – это неконкретные цели. То есть цели, поставленные перед вами и вашей компанией или отделом, неконкретны и неизмеряемы.
Рассмотрим, например, цель "нам нужно улучшить качество работы". Эта цель неизмеряема, потому что невозможно измерить то, что ты делаешь сегодня, и определить, приближают ли эти действия тебя к цели или отдаляют от нее. Поэтому главные цели, которые вы перед собой ставите, должны быть:
а) фиксированы (должна быть возможность их измерить);
б) четко обозначены;
в) достижимы именно вами (достижение целей должно быть в вашей власти).
Например, вы хотите запустить космонавта на Луну. Для вас эта цель будет неправильно поставленной, так как ее реализация, скорее всего, никак от вас не зависит.
Аналогичная ситуация, если вы заведуете отделом технической поддержки, а цель вашей компании – увеличить объем продаж в 3 раза. Для вашего отдела эта цель не имеет никакого смысла. Ведь ваша техническая поддержка напрямую никак не может повлиять на достижение данной цели.
Соответственно, вы должны скорректировать цель таким образом, чтобы она была измеряема, четко поставлена, и чтобы у вас были ресурсы для ее достижения.
Как мы уже говорили, во многих организациях существует пропасть между планами менеджмента и реальным положением дел в компании. Руководство компании планирует одно, на бумаге зафиксировано совсем другое, а в действительности реализуется нечто третье.
Из-за того, что эти три сферы друг с другом зачастую никак не соприкасаются, возникает множество конфликтов. И многим организациям совершенно непонятно, что же все-таки с этим делать.
Вы, скорее всего, сами знаете много примеров, когда руководящую должность занимает человек, который больше других пообещал. Если через год или два результат не достигнут, этого человека увольняют, нанимают следующего – и так по кругу, пока не закончатся деньги.
Настоящее правило успеха: сократите пропасть между планами и реальностью. Как минимум, перестаньте ставить невыполнимые планы, либо все-таки добивайтесь их выполнения.
Для малого предприятия построение бизнес-процессов не имеет смысла – и так все ясно. Когда уходит очередной сотрудник, стихийное бедствие длится всего пару месяцев
Теперь давайте рассмотрим внутренние процессы в компании и развеем очередные мифы. Очень часто встречается мнение, что систематизировать бизнес не имеет смысла – и так все на виду и знают, что делать. Это только для крупных компаний надо или тем, кто iso 9001 получает, – да и то для галочки. А мы и так справимся.
Об этом уже говорили ранее – без построения систем владелец бизнеса обречен на постоянный стресс и нехватку времени. Прописывать все процессы необходимо.
Следующий этап, когда собственник понимает, что без выстраивания систем никуда, он обычно создает ряд документов, кое-как описывающих текущую деятельность. Проблема с этими документами в том, что как правило их никто не читает и в работе не использует. Получается, вроде как "бизнес-процессы прописал", а легче от этого не стало.
Прямо сейчас проверьте:
– Все ли ключевые процессы внутри компании у вас определены и зафиксированы на бумаге?
– Не являются ли эти бумаги просто папкой, которая стоит на полке и которую никто не читает?
– Получаете ли вы ежедневные или ежемесячные отчеты, посредством которых контролируете свой бизнес? Насколько они подробные?
– Есть ли у вас инструкции, по которым новый сотрудник может достаточно быстро вникнуть в суть работы, не отвлекая постоянно вас?
Важно, чтобы канва всех процессов была определена в блок-схемах, и сами процессы были запущены. В противном случае вы будете сильно проигрывать в эффективности конкурентам, которые это делают. А такие, естественно, рано или поздно появятся, даже если до сих пор их у вас нет.
Если вы получаете максимально подробные отчеты, вы можете столкнуться со следующей проблемой: от избытка информации скорость принятия решения резко падает. Соответственно, вам нужно оперировать правильными инструментами для того, чтобы суммировать информацию и отслеживать ключевые коэффициенты, которые у вас должны быть прописаны.
С чего начинать систематизацию бизнеса?
После осознания необходимости систематизации бизнеса нередко встречается следующая проблема: владелец с головой погружается в выстраивание системы и… внезапно заканчиваются деньги. Тут уже не до автоматизации – бизнесмен снова ныряет в текущую работу бизнеса, затыкая собой все дыры тонущего корабля: обзванивает лично всех клиентов, прожимает поставщиков, "пинает" сотрудников и т. д. В этот момент обычно приходит мысль: "Да ну их к черту, эти бизнес-процессы, без них как-то жили, а как только взялись – сразу катастрофа. Обойдемся".
Проблема в том, что самое главное – это прибыльность. Если нет денег, нет прибыли, то сколько ни оптимизируй и ни автоматизируй – результата не будет. Поэтому автоматизация и оптимизация бизнеса должны осуществляться в три этапа:
1. Проработка всех участков продаж и резкое увеличение прибыльности.
2. Оптимизация бизнеса на вырученную прибыль.
3. Последующая автоматизация бизнес-процессов.
Если автоматизировать "бардак", получится "очень быстрый бардак". И чем хуже организованы бизнес-процессы внутри компании, тем быстрее автоматизация ее погубит.
Автоматизация, по сути, это увеличение скорости движения. Образно говоря, сначала нужно залить бензин. То есть, увеличить прибыльность компании, заработать деньги, на которые впоследствии можно усовершенствовать работу.
Затем следующий шаг – оптимизация внутренних процессов, чтобы компания могла двигаться в правильном направлении. И только потом уже необходимо увеличивать скорость.
Пошаговый план систематизации бизнеса
Если необходимо автоматизировать работу "сферической фирмы в вакууме" (некой абстрактной компании), сначала необходимо сделать описание этого бизнеса "как есть".
Второй этап – построение модели бизнеса "как есть".
Третий этап – построение модели бизнеса "как надо".
Четвертый этап – составление плана по переходу из модели "как есть" к модели "как надо".
Пятый этап – реализация подготовленного плана.
Описание бизнеса "как есть" можно проиллюстрировать на примере бизнеса планеты Земля. Мы рассылаем путешественников по разным материкам, островам, морям и океанам, они там рисуют, фотографируют и приезжают с материалами обратно.
Затем составляется модель бизнеса "как есть" – это глобус. На третьем этапе составляется модель бизнеса "как надо". Допустим, мы живем в Сибири, где холодно. А вот в Африке жарко. Давайте подтянем Африку к Сибири и будем жить в тепле.
На четвертом этапе решается, как же это сделать. Нужно позвать Василия Ивановича, он все может. Дадим денег депутатам, чтобы они нам разрешили перестановки. И дадим команду – пусть передвигают.
Предложенное описание выглядит абсурдно. Но в институтских схемах зачастую именно так и происходит. Проходят три этапа, но, поскольку модель по определению нереальна, пятый этап не выполняется. То есть даже если доходит до составления плана, как правило, не находится ресурсов для его реализации.
Настоящее правило успеха: сначала проработайте продажи, добейтесь увеличения прибыли и на эти деньги начинайте систематизировать свой бизнес.
Бизнес будет обеспечивать меня стабильным доходом, – в крайнем случае, я его продам. – Странно, что не видно толпы желающих купить
Мечты о стабильном бизнесе с пассивным доходом мы уже развеяли. Теперь поговорим о следующем варианте, который предполагает собственник, – возможности продать свой бизнес. В принципе, идея хороша – если все пойдет не так (а почему-то постоянно многое идет не так) или мне перестанет нравиться то, чем я занимаюсь, я просто продам этот бизнес.
Однако когда дело доходит до попытки продать тот хаос, который построил вокруг себя владелец, желающих почему-то находится мало. Чтобы разобраться, откуда растут проблемы, разберем два принципиально разных подхода к построению бизнеса.
"Дойная корова"
"Дойная корова" – бизнес, который будет приносить стабильный доход ее владельцу; обычно люди строят его для себя и не жалеют ни денег, ни времени, вложенных в дело.
Большие средства тратятся на рекламу проекта (в том числе брендовую), разработку фирменного стиля, покупку мебели в офис и т. д. Клиенты обрабатываются очень тщательно, их может быть немного, но они должны приносить деньги. Это дело, которое организуется для себя и рассчитывается на продолжительное время.
Одина из характеристик бизнеса, построенного как "дойная корова", – это получение максимального дохода, что фактически означает минимизацию налогообложения всеми доступными законными, околозаконными и совсем незаконными методами. В результате создается неразбериха в бухгалтерии (операции с наличными, "белая", "серая" и "черная" бухгалтерии, иногда – закрытие компании и создание нового юридического лица и т. д.). То есть владелец-то, конечно, отлично во всем разбирается, но потенциальных покупателей такое положение дел справедливо пугает.