• своевременное вынесение на утверждение инвестиционным комитетом комбината прогнозируемых изменений в содержании, стоимости, сроках реализации и целях проекта;
• обеспечение надлежащего делопроизводства по проекту;
• защита отчетов по реализации и завершению ключевых этапов (вех) проекта перед руководством и инвестиционным комитетом комбината.
Формирование рабочей группы (команды проекта) комбината
Рабочая группа является организационной формой, инструментом управления проектом, который осуществляет координацию и реализацию инвестиционных проектов.
Рабочая группа формируется руководителем проекта.
Руководитель проекта формирует персональный состав рабочей группы, который согласовывается с непосредственными руководителями функциональных подразделений привлекаемых работников.
В состав рабочей группы входят:
• руководитель проекта (руководитель рабочей группы);
• финансовый контролер проекта;
• секретарь проекта;
• ответственный за проектирование;
• ответственный за технические (технологические) аспекты проекта;
• ответственный за строительство;
• ответственный за снабжение.
Конкретный состав рабочей группы, т. е. наличие в ее составе всех перечисленных в данном пункте членов или их части, определяется руководителем проекта в зависимости от каждого конкретного проекта.
В состав рабочей группы могут входить специалисты других функциональных подразделений предприятия в зависимости от характера и сложности проекта.
Одним из основных требований к членам рабочей группы является возможность уделять достаточное время управлению проектом. При включении конкретного сотрудника в состав рабочей группы и определении его занятости в проекте (постоянной или частичной) должны приниматься во внимание его квалификация и опыт, а также сложность проекта.
Руководитель проекта имеет право включать в рабочую группу работников структурных подразделений комбината (по согласованию с непосредственными руководителями привлекаемых работников).
После согласования с руководителями функциональных подразделений персонального состава рабочей группы руководитель проекта готовит и утверждает у управляющего директора приказ о формировании рабочей группы для реализации проекта.
Основные обязанности членов рабочей группы
Финансовый контролер проекта:
• обеспечение финансирования проектов из соответствующих источников финансирования;
• обеспечение включения финансового плана проекта в ежемесячный финансовый план;
• ведение общего календарного (сетевого) графика реализации проекта;
• формирование плана освоения;
• составление ежемесячной заявки на финансирование проекта согласно утвержденному финансовому плану проекта;
• составление и контроль исполнения общего плана финансирования проекта;
• осуществление мониторинга исполнения целей, бюджета проекта, структурного плана проекта и календарного графика реализации проекта;
• контроль и визирование всех контрактов по проекту;
• подготовка отчетов по реализации проекта (освоение, финансирование, достижение запланированных значений ключевых показателей эффективности проекта);
• подготовка статуса – отчета о состоянии контрактов по проектам на основании представленных членами рабочей группы данных;
• представление подготовленных отчетов.
Ответственный за технические (технологические) аспекты проекта:
• контроль качества выполнения запланированных технических и технологических аспектов проекта;
• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).
Ответственный за строительство:
• своевременное обеспечение подрядных организаций проектно-сметной документацией;
• организация и осуществление строительно-монтажных работ в соответствии с утвержденным календарным графиком реализации проекта и проектно-сметной документацией;
• актуализация графика и стоимости строительно-монтажных работ по мере заключения контрактов;
• контроль качества выполнения строительно-монтажных работ по проекту;
• представление данных для формирования плана финансирования и освоения строительно-монтажных работ;
• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).
Ответственный за снабжение:
• координация деятельности поставщиков по проекту, органов таможенного контроля;
• участие в проведении процедур закупок товарно-материальных ценностей и оборудования по проекту;
• контроль за своевременной и качественной поставкой оборудования, товарно-материальных ценностей в соответствии со спецификациями проекта;
• контроль за соблюдением складирования оборудования и материалов с целью их корректного отнесения на проект, исключения их порчи и разукомплектования на складах;
• актуализация календарных планов поставок оборудования и товарно-материальных ценностей, а также актуализация их стоимости по мере заключения контрактов;
• формирование ежемесячных планов финансирования оплаты оборудования и товарно-материальных ценностей;
• планирование финансирования по оплате таможенных пошлин и НДС по заключенным импортным контрактам;
• подготовка и представление финансовому контролеру проекта ежемесячных данных по своему направлению для составления отчетов о реализации проекта (освоение, финансирование, достижение ключевых показателей эффективности).
Секретарь проекта:
• ведение делопроизводства по проекту, в том числе сбор и хранение всей необходимой информации, включая все версии структурных планов проектов, календарные графики реализации проекта, расчеты – обоснования целесообразности и экономической эффективности, протоколы совещаний рабочей группы, приказы и распоряжения, копии контрактов, отчеты о ходе реализации проекта;
• ведение реестра изменений в проекте, принятых в ходе реализации проекта;
• созыв заседаний рабочей группы, а также подготовка материалов к заседанию;
• ведение протоколов заседаний рабочей группы;
• ведение архива проекта;
• выполнение иных функций по делопроизводству и поручений руководителя проекта.
Вопросы, подлежащие обязательному рассмотрению рабочей группой:
• выполнение решений предыдущих совещаний рабочей группы;
• выполнение календарного графика реализации проекта;
• финансирование инвестиционного проекта;
• утверждение отчетов по проекту за предыдущий период;
• утверждение планов по графику реализации, бюджету освоения и финансирования на планируемый месяц/год;
• корректировка плановых графиков реализации проекта и бюджетов освоения и финансирования проекта в течение текущего месяца;
• обсуждение необходимости внесения корректировок в проект;
• обсуждение и принятие решений по возможным рискам, связанным с успешным осуществлением проекта.
Утвержденные решения рабочей группы оформляются протоколами и являются обязательными для исполнения всеми работниками комбината, упомянутыми в протоколе.
Как видим, состав команды проекта, обязанности участников прописаны достаточно подробно. Важной проблемой будет добиться безусловного выполнения разработанных правил и инструкций. В крупной компании основные виды деятельности, как правило, регламентированы, что облегчает использование новых документов, регулирующих управление проектами.
4.9
Планирование поставок проекта
Планирование поставок проекта включает в себя процессы покупки необходимых продуктов, услуг или результатов, которые производятся вне рамок исполняющей организации. Планирование поставок подразумевает определение того, что надо поставить, кто это может сделать, и администрирование контрактов, т. е. управление контрактом и взаимоотношениями между покупателем и продавцом. Процессы управления поставками включают в себя работу с юридическими документами и организацию работы с поставщиком продукта или услуги. Заключение контракта на поставку продукта или оказание услуг является одним из способов распределения ответственности и снижения рисков. Однако такое распределение приводит к появлению новых рисков. Так, передача какой-либо работы специализированной организации из-за отсутствия в компании квалифицированных исполнителей снижает риск некачественной работы, но ведет к появлению новых рисков, например риска срыва сроков из-за загрузки исполнителя другими работами.
В рамках этого процесса осуществляются подготовка тендерной документации, поиск возможных исполнителей (если это предусмотрено стратегическим планом), выбор подрядчиков, планирование работ с контрактами.
Ниже приведен фрагмент положения, регулирующего работу с контрактами на предприятии "Химкомбинат".
ПРИМЕР. Положение по заключению контрактов ОАО "Химкомбинат" (фрагмент)
Единым центром ответственности за заключение контрактов в рамках инвестиционного проекта являются руководитель проекта и рабочая группа. Учет всех заключенных контрактов и контроль за исполнением финансовых обязательств по контрактам осуществляет финансовый контролер проекта.
Выбор поставщиков оборудования и технологий
Председатель комиссии по выбору поставщиков оборудования и технологий направляет запросы в ООО "ТД АВС", коммерческое управление и техническое управление комбината о представлении предложений по включению поставщиков в список участников отбора.
После получения предложений комиссия по выбору поставщиков оборудования и технологий формирует и утверждает итоговый список участников отбора.
Комиссия также формирует программу проведения отбора поставщиков. Программа содержит календарный план мероприятий по проведению отбора с указанием ответственных исполнителей от комиссии.
Программа проведения отбора включает следующие этапы:
• направление участникам приглашений к участию в отборе ТЗ;
• получение от участников заявок, подтверждающих их участие в отборе;
• получение от участников отбора ТКП и составление предварительного конкурентного листа;
• организацию и проведение переговоров по рассмотрению технических аспектов представленных участниками ТКП;
• получение от участников отбора скорректированных ТКП и корректировку конкурентного листа;
• проведение окончательных переговоров по рассмотрению ТКП;
• определение схем поставки и вариантов финансирования;
• оценку представленных окончательных ТКП и принятие решения по выбору победителя отбора.
Проведение отбора поставщиков осуществляется в соответствии с программой проведения отбора поставщиков.
Заключение контракта с победителем отбора производится в соответствии с Положением о порядке заключения гражданско-правовых договоров в ОАО "Химкомбинат".
Требования к контрактам
В цену контракта необходимо включать оплату дополнительных расходов, связанных с обеспечением выполнения условий контракта и неотделимых от него, таких как: командировочные расходы подрядчика; расходы на транспортировку оборудования; транспортировку и монтаж специального оборудования (кранов и т. д.); расходы на таможенную очистку (в случае поставок импортного оборудования или услуг); шефмонтажные и пусконаладочные работы; расходы на оплату авторского надзора в связи с возложением на генподрядчика дополнительных функций; другие затраты, учитывающие конкретные условия и специфику строительства объекта, не предусмотренные сметными нормами и ценами.
В контракте не должно быть условий, допускающих оплату по предъявлению фактических затрат: все дополнительные затраты необходимо предварительно на этапе их возникновения согласовать с заказчиком.
В контракте должны быть указаны сроки исполнения контракта, обозначены ключевые вехи проекта (контрольные события), а также предусмотрено применение штрафных санкций в случае нарушения поставщиком/подрядчиком сроков контрольных событий и контракта в целом.
Условиями контракта закрепляется ответственность поставщика/подрядчика за достижение прописанных в техническом задании параметров. Набор параметров и величина штрафа в случае отклонения от заданной величины параметра определяется исходя из степени влияния данного параметра на достижение экономического эффекта от реализации контракта.
В условиях контракта необходимо предусмотреть разделение ответственности между заказчиком и подрядчиком и включить в контракт обязанность подрядчика застраховать основные риски, связанные с исполнением контракта и поставками оборудования.
Любые изменения контрактных условий (предмет и цена контракта, сроки, гарантии и т. д.) закрепляются дополнительными соглашениями, являющимися неотъемлемой частью контракта. Все изменения в контрактной документации регистрируются и визируются финансовым контролером.
В контракте должны быть предусмотрены обязательства поставщика/подрядчика по представлению необходимой отчетности, которая обеспечивает возможность эффективного контроля и управления контрактом.
В условиях контракта следует предусмотреть процедуры рассмотрения контрактных споров, возможность и условия прекращения контракта в случае неудовлетворительного исполнения контракта по качеству, срокам исполнения работ или в случае недостижения прописанных в ТЗ параметров.
Дополнительные требования, предъявляемые к контрактам на проектно-изыскательские работы:
– штрафные санкции за срыв сроков выдачи документации, ответственность контрагентов за ошибки проектирования и внесенные в проект изменения, повлекшие удорожание проекта;
– при разработке проектной документации ответственный за проектирование должен контролировать адекватность отражения цен на оборудование и товарно-материальные ценности (ТМЦ) в проектно-сметной документации;
– для обеспечения эффективного взаимодействия между различными проектными организациями в рамках одного проекта рекомендуется определение генподрядчика на проектирование.
Дополнительные требования к контрактам на строительно-монтажные работы (СМР):
– при заключении контрактов на СМР ответственный за строительство и ответственный за снабжение должны определить целесообразность включения в контракт поставок основных строительных материалов и оборудования подрядчиком;
– закупка ТМЦ для проекта через подрядчика в обязательном порядке согласовывается с руководителем проекта.
4.10
Планирование рисков проекта
Под планированием рисков проекта будем понимать часть процесса планирования, связанную с процедурами определения перечня возможных рисков, их оценки и разработки мер противодействия, т. е. реагирования. На этапе разработки плана проекта необходимо выполнить действия, заданные следующими процессами (рис. 4.6):
• идентификацией рисков;
• оценкой рисков;
• разработкой реагирования.
Под идентификацией рисков будем понимать определение перечня рисковых событий. Риски проекта существенно зависят от продукта проекта, сроков, стоимости и т. п., поэтому на входе процесса идентификации рисков должны быть заданы значения этих величин. Зависимость перечня рисков от предметной области проекта задается описанием продукта проекта. Сжатые сроки существенно повышают риски проекта – вспомним проект "Перевод", в котором по мере сокращения сроков проекта риски возрастали многократно. Недостаток средств может привести к тому, что не удастся нанять специалистов нужной квалификации и проект будет подвержен риску недостаточной компетенции персонала. На выходе процесса идентификации рисков получаем признаки рисков, источники рисков, потенциальные события рисков. Признаки рисков – это косвенные проявления рисковых событий, которые могут быть обнаружены по каким-либо признакам. Источники рисков, как следует из названия, это места возникновения рисковых событий. Определение потенциальных событий рисков дано выше.
Рассмотрим, что такое признаки рисков, на примере. Инновационная компания получила заказ от министерства сельского хозяйства разработать счетчик молока для фермерских хозяйств, используя конверсионные разработки. Специалисты-оборонщики спроектировали такой счетчик и передали его на завод для изготовления опытного образца. Счетчик молока необходимо было подготовить к конкретному сроку для представления на выставку конверсионной продукции. В какой-то момент во время телефонного разговора с представителем завода менеджер компании идентифицировал признак риска: представитель завода, обычно малоразговорчивый, вдруг стал необычайно говорливым. У менеджера проекта появилось ощущение тревоги, и он срочно поехал на завод. Так и оказалось: представитель завода решил самостоятельно сварить две детали из нержавеющей стали, не зная о том, что варить надо было в аргонной среде. Естественно, детали были испорчены. А не сообщал он о происшествии потому, что оттягивал неприятный момент объяснения. Поскольку рисковое событие было обнаружено своевременно, удалось изготовить новые детали и представить счетчик на выставку.