3. Сбор необходимых исходных данных и систематизация накопленной информации с использованием опыта последних периодов.
4. Решение о номенклатуре включаемых позиций и значении их цифровых показателей с учетом отличия целей и задач бюджета прошлого года от планируемых в настоящее время и изменений нынешних условий работы относительно соответствующих в прошлом.
5. Анализ и редактирование подготовленного проекта сметы с учетом проверки его реальности, сезонных колебаний предложения и спроса, срока оформления соответствующих документов и продвижения финансовых средств, соответствия принятым в организации требованиям и действующему законодательству.
6. Утверждение руководством окончательного варианта или его исправление по сделанным замечаниям.
7. Исполнение утвержденного бюджета и контроль над отклонениями или нарушениями. Этот важный этап предусматривает:
♦ тщательный учет фактических доходов и расходов;
♦ систематическое наблюдение за непредвиденными изменениями до того, как их количество перейдет в качество и создаст серьезную проблему;
♦ обеспечение сохранности документов первичных, бухгалтерского учета и отчетности, безналичных средств и наличности, балансового и забалансового имущества;
♦ выявление ошибок или упущений, которые не следует скрывать, а напротив, принципиально на них реагировать и оперативно устранять.
Источником снижения себестоимости может служить периодический анализ хозяйственной деятельности организации с целью изыскания резервов повышения производительности труда путем:
♦ совершенствования технологий и используемых технологических процессов производства продукции;
♦ рационализации организационной структуры, штатного расписания, системы управления и должностных обязанностей;
♦ повышения квалификации исполнителей на всех уровнях и их заинтересованности в результатах своего труда, а также личной ответственности;
♦ создания эффективной системы стимулирования сотрудников, как морального, так и материального.
Снижению себестоимости производимой компанией продукции способствует и исключение ненужных расходов путем грамотной организации делопроизводства на рабочих местах. Стремиться минимизировать расходы – не значит действовать в ущерб интересам дела, лишь бы избежать затрат. Эту задачу следует решать, отыскивая оптимально возможное соотношение доходов и расходов. Решение может находиться в следующих направлениях:
♦ прямое снижение издержек производства за счет поиска внутренних ресурсов (например, сокращение управленческих расходов и штатов, снижение материальных затрат, повышение производительности труда и т. п.);
♦ относительное снижение издержек производства (главным образом в части условно-постоянных затрат) за счет увеличения объемов производства продукции. При этом на единицу готовой продукции будут затрачиваться существенно меньшие средства;
♦ проведение маркетинговых исследований для формирования конкурентоспособных предложений с целью стимулирования повышения объема закупок постоянными клиентами и привлечения новых покупателей;
♦ установление в организации жесткой финансовой дисциплины, когда решение о расходах имеет право принимать одно лицо или несколько ответственных лиц, четко оговоренных приказом руководителя компании.
Предпринимателям необходимо выбирать оптимальное решение обязательно с учетом капитальных вложений и требуемых эксплуатационных расходов. Это особенно актуально для бизнесменов, у которых недостаточно продуманное и плохо просчитанное решение может оказаться непоправимым.
4.3. Направления снижения издержек производства на предприятии
Минимизация издержек производства на предприятии является одним из условий успеха на рынке.
Они находят свое выражение в показателях себестоимости продукции, которая характеризует сумму издержек производства и реализации, налогов, сборов и обязательных отчислений в целевые внебюджетные фонды.
В себестоимость продукции включаются:
♦ затраты на подготовку и освоение производства;
♦ затраты, непосредственно связанные с производством продукции, обусловленные технологией и организацией производства;
♦ затраты на оплату труда;
♦ затраты, связанные с использованием природного сырья;
♦ затраты некапитального характера, связанные с совершенствованием технологий и организацией производства, а также с улучшением качества продукции;
♦ затраты, связанные с подготовкой и переподготовкой кадров;
♦ отчисления на государственное социальное страхование и пенсионное обеспечение;
♦ отчисления по обязательному медицинскому страхованию;
♦ затраты на оплату процентов по краткосрочным ссудам банков;
♦ расходы, связанные со сбытом продукций;
♦ амортизация основных производственных фондов;
♦ потери от простоев по внутрипроизводственным причинам.
Величина этих затрат зависит от цен на ресурсы, необходимых для производства товара, а также от технологий их использования. Цена, по которой приобретаются ресурсы, независима от предприятия. Следовательно, для предпринимателя очень важен технологический аспект формирования издержек производства, определяющий с одной стороны, количество привлекаемых ресурсов и качество их использования, с другой стороны. То есть каждое предприятие стремится выбрать такой технически эффективный процесс производства, который обеспечивал бы наименьшие издержки производства.
Так как производство любого вида товара или услуги связано с использованием разнообразных видов ресурсов, то это разнообразие предполагает необходимость классификаций затрат.
По содержанию и назначению затраты группируются по экономическим элементам и калькуляционным статьям. Группировка затрат по экономическим элементам отражает их распределение по экономическому содержанию независимо от формы использования в производстве того или иного вида продукции и места осуществления этих затрат. Эта группировка применяется при составлении сметы затрат на производства всей выпускаемой продукции. Для предприятий всех отраслей промышленности установлена следующая обязательная номенклатура затрат на производство продукции по экономическим элементам:
♦ материальные затраты;
♦ затраты на оплату труда;
♦ отчисления на социальные нужды;
♦ амортизация основных фондов;
♦ отчисления в государственные специальные фонды;
♦ налоги, включаемые в издержки предприятия;
♦ прочие.
Классификация затрат по экономическим элементам дает возможность знать структуру себестоимости, но не позволяет определить себестоимость одной единицы продукции.
Возможности снижения издержек производства выделяются и анализируются по двум направлениям: по источникам и по факторам. Источники – это затраты, за счет экономии которых могут быть снижены издержки производства. Факторы – это технико-экономические условия, под влиянием которых изменяются издержки.
Основными источниками снижения издержек производства и реализации продукции являются:
♦ снижение расходов сырья, материалов, топлива и энергии на единицу продукции;
♦ уменьшение размера амортизационных отчислений, приходящихся на единицу продукции;
♦ снижение расхода заработной платы на единицу продукции;
♦ сокращение административно-управленческих расходов;
♦ ликвидация непроизводительных расходов и потерь.
На экономию ресурсов оказывает большое влияние число технико-экономических факторов. Наибольшее влияние имеют следующие группы внутрипроизводственных факторов:
♦ повышение технического уровня производства;
♦ совершенствование организации производства и труда;
♦ изменение объема производства.
Повышение технического уровня производства, совершенствование организации производства и труда приводит к снижению затрат сырья, материалов и заработной платы.
Снижение издержек производства предприятия обеспечивается за счет уменьшения затрат живого труда на единицу продукции и опережающих темпов роста его производительности по отношению к темпам роста средней заработной платы.
4.4. Управление затратами предприятия
В современных условиях перед российскими предприятиями все более остро возникает проблема эффективного управления затратами. По мере развития конкуренции на целевых рынках происходит снижение нормы прибыли до 10–15 %. В этой ситуации перспективы развития предприятия начинают во многом зависеть от поведения затрат, степени их управляемости.
Умение в периоды ухудшения конъюнктуры планомерно и рационально сокращать затраты повышает шансы на выживание. С другой стороны, при благоприятных экономических условиях становится важной задача оптимального распределения ресурсов между текущей и инвестиционной деятельностью. Все это возможно делать тогда, когда на предприятии внедрена продуманная система управления затратами.
Основные блоки технологии создания и внедрения такой системы характеризуются следующими пунктами:
♦ выделение основных понятий и процедур;
♦ выявление существующих проблем (диагностика);
♦ описание желательной модели управления затратами;
♦ построение информационной системы;
♦ адаптация документооборота к информационной системе;
♦ распределение ответственности за формирование затрат;
♦ создание механизма мотивации;
♦ внедрение системы и обучение персонала.
1. Выделение основных понятий и процедур. Основные понятия и процедуры в системе управления затратами выделяются по трем основным направлениям: планирование затрат; учет и план-фактный контроль затрат; корректирующие воздействия на процесс формирования затрат.
Планирование затрат подразумевает следующие действия:
♦ составление классификации затрат;
♦ определение норм расхода ресурсов исходя из планируемого объема выпуска продукции и необходимости поддержания оптимального режима работы технологического оборудования;
♦ расчет стоимости затрат на основе данных о планируемом расходе ресурсов и существующих цен на соответствующие виды ресурсов;
♦ определение условий, при которых возможна и целесообразна экономия ресурсов или допустим перерасход ресурсов в сравнении с нормами;
♦ составление программы ресурсосбережения;
♦ составление плана-сметы на выбранном горизонте планирования.
Следующим шагом в планировании затрат должна стать разработка норм и нормативов расходования ресурсов исходя из плановых заданий по производству продукции и необходимости нормального функционирования технологического оборудования. При этом должное внимание необходимо уделить привязке нормы или норматива, т. е. тому, нормируется ли расход ресурса на единицу производимой продукции, на единицу технологического оборудования, на условную единицу технологического оборудования, на единицу времени использования ресурса или на другую единицу в зависимости от содержания бизнес-процесса.
Расчет стоимости затрат в плановом периоде становится возможным, когда на основе плана выпуска продукции, норм и нормативов расходования ресурсов получены данные о необходимом использовании ресурсов. Тогда с помощью справочника действующих цен на виды ресурсов мы можем получить стоимостную оценку планируемых затрат. При этом следует иметь в виду, что далеко не всегда полученная стоимостная оценка затрат соответствует текущим возможностям предприятия или его долгосрочному плану развития.
В этом случае на уровне подразделений (в зависимости от сложности инженерного решения – на уровне соответствующего подразделения) должна разрабатываться программа ресурсосбережения. И исходной ее точкой становится вопрос, что считать возможной и целесообразной экономией ресурсов. Основным принципом ресурсоэкономии является сокращение потерь в ходе осуществления технологической операции или повышение эффективности использования ресурса.
Учет и контроль затрат. Под оперативным учетом затрат понимается их единообразное отражение в цеховых учетных формах с заданной периодичностью и заданным сроком готовности данных. По своей структуре учетная форма должна строго совпадать с плановой формой (цеховой сметой), быть ее зеркальным отражением. Иными словами, учетная форма должна обеспечивать возможность прямого сравнения плановых и фактически достигнутых показателей. В этом состоит один из важных элементов всей системы управления затратами, а именно контроль с учетом планируемого и фактического периода.
Учет затрат с заданной периодичностью означает необходимость отражать в учетной форме все практически произведенные затраты за определенный интервал времени (например, за неделю). На практике некоторые виды затрат учитываются за более длительные промежутки времени. Так, акт приемки-передачи выполненных по капитальному ремонту работ может составляться в конце месяца. Следовательно, в системе оперативного учета затрат необходимо предусмотреть возможность поэтапной оценки выполненных работ с длительностью этапа в одну неделю.
С другой стороны, нужно единообразно определить и срок готовности данных для учета. Если учет осуществляется с недельной периодичностью, то сроком готовности данных может стать понедельник следующей за отчетной недели. Реализация названных принципов оперативного учета объективно требует введения некоторых дополнительных документов (недельных справок и актов), которые служат документальной основой введения данных в систему оперативного учета затрат.
Корректирующие воздействия. Корректирующие воздействия преследуют три основные цели:
1) поддержание соответствия между фактическим расходом ресурсов и их нормативно-плановым расходом;
2) достижение экономии за счет снижения расхода ресурсов по сравнению с нормативным расходом без снижения полезного эффекта затрат;
3) приведение объема и графика расходования ресурсов в соответствие с изменяющимися производственными и финансовыми возможностями предприятия.
2. Выявление существующих проблем (диагностика).
Как правило, на практике выявление существующих проблем сводится к определению причин:
♦ недостаточной оперативности учета;
♦ отсутствия надежных критериев оценки эффективности деятельности в области управления затратами;
♦ неразвитости системы мотивации.
3. Описание желательной модели управления затратами. Исходя из сказанного желательная модель управления затратами на предприятии основывается на следующих принципах:
♦ обычная классификация затрат на переменные и постоянные дополняется классификацией затрат на регулируемые и нерегулируемые данным центром ответственности;
♦ разрабатывается система норм и нормативов по конкретным позициям статей затрат;
♦ внедряется система планирования, расчета и факторного анализа отклонений фактических значений от плановых;
♦ устанавливается ответственность руководителя центра затрат за выполнение плановых заданий по регулируемым видам затрат;
♦ устанавливается порядок сбора и передачи данных;
♦ выстраивается система управленческого учета, обеспечивающая поступление данных в режиме реального времени по мере формирования первичных документов по затратам;
♦ разрабатывается и внедряется система поощрения за достижение экономии затрат.
4. Построение информационной системы. Основой модели управления затратами становится информационная система, обеспечивающая оперативный сбор, анализ и передачу данных. Такая система реализуется на компьютерах центров затрат в виде системы электронных таблиц в среде Excel. Система электронных таблиц называется "Форма оперативного учета и контроля" и включает два базовых элемента – сводный лист и поля ввода данных.
5. Адаптация документооборота к информационной системе. Адаптация документооборота заключается в дополнении существующих первичных документов новыми (вводимыми) и установлением графика движения документов в соответствии с периодичностью отчетов информационной системы.
Обычно используются следующие документы, отражающие произведенные в подразделениях затраты:
♦ акты на списание материалов;
♦ акты приемки-сдачи работ;
♦ справки о выполненных работах;
♦ путевые листы;
♦ ведомости и др.
Наряду с существующими документами в документообороте будут использоваться новые документы:
♦ форма оперативного учета и контроля затрат;
♦ недельная справка для заполнения формы.
График составления документов устанавливается исходя из одно-двухнедельного интервала подготовки отчетности в информационной системе.
6. Распределение ответственности за формирование затрат. Важным моментом является распределение ответственности за формирование затрат. За текущие затраты несет ответственность руководитель соответствующего подразделения (центра затрат) в части регулируемых затрат. За уровень долгосрочно прогнозируемых затрат отвечает руководитель центра инвестиционных затрат.