Функции обобщенного планирования загрузки мощностей предоставляют возможность формирования обобщенных планов загрузки, а также просмотра запланированных потребностей в ресурсах и сравнения их с имеющимися ограничениями. "Обобщенность" означает, что ограничения по ресурсам учитываются на уровне групп оборудования, подразделений или предприятий, что гарантирует непревышение общего уровня загрузки. Это дает возможность сравнивать планируемую загрузку с доступными мощностями, быстро выявлять случаи неполной или избыточной загрузки мощностей и на этой основе повышать эффективность использования ресурсов. При этом обеспечиваются автоматическое выравнивание профилей загрузки, корректировка критических ресурсов и оценка эффективности их использования.
Функции оперативного планирования загрузки мощностей позволяют учитывать динамику и реальное состояние производства. Это дает возможность приводить производственные планы в соответствие с доступными мощностями. Таким образом, средства детального планирования загрузки производственных мощностей позволяют планировать работы в соответствии с основным производственным планом в рамках заданного периода планирования, с учетом производственных и эксплуатационных заданий.
Наконец, ERP-системы позволяют формировать и контролировать исполнение детальных объемно-календарных планов, которые формируются для отдельных производственных заказов, с учетом приоритетов их исполнения.
Управление продажами. В качестве основных функций управления продажами можно выделить ведение информационной базы о клиентах, оценку возможности принятия клиентских заказов к исполнению, обработку клиентских запросов, управление запасами готовой продукции и ее отгрузкой, а также расчеты цен заказов.
Ведение информационной базы о клиентах предусматривает заведение на каждого клиента электронной карточки, в которой регистрируется вся существенная информация, например наименование клиента, его принадлежность к той или иной категории, контактные данные, платежные реквизиты, типовые условия поставок и оплаты за отгруженную продукцию.
Оценка клиентских заказов служит основой для принятия решения о том, следует ли принять заказ к исполнению или отклонить его. Это первый логический шаг производственного процесса, поскольку именно он предваряет формирование портфеля реальных заказов. В этой части ERP-система дает возможность как обобщенной оценки потенциального заказа, так и его детального анализа.
В случае если речь идет о типовом заказе, можно ограничиться лишь общей оценкой. Такая оценка позволяет определить возможный срок исполнения заказа, а также необходимый объем материалов, который потребуется для его реализации. В случаях, требующих повышенной точности, можно воспользоваться детальной оценкой, позволяющей проанализировать каждую производственную операцию, включая детальный анализ материалов и их стоимости.
Формирование заказа сопровождается составлением комплектовочной ведомости, которая содержит информацию об объемах отгрузок, а также о складах, откуда будет производиться отгрузка готовой продукции. На основе таких ведомостей может быть организована автоматическая отгрузка с автоматическим формированием всех соответствующих документов. Для международных операций документы могут формироваться на языке заказчика и в определенной валюте. Система также предоставляет возможность начисления различных налогов, скидок и наценок в зависимости от заказчика или особенностей заказа.
ERP-система может полностью обеспечить процедуру ценообразования, включая определение цен и формирование прайс-листа. Также можно организовать процесс заключения договора, принятие его к исполнению и дальнейший контроль исполнения. При заключении договора определяются такие его условия, как номенклатура, размер партии, стоимость, условия и сроки поставки и оплаты. После этого договор регистрируется и ставится на контроль, а на его основе формируются заявки на изготовление продукции.
Многие современные ERP-системы позволяют организовать формирование заказов с использованием технологий электронной коммерции. В результате клиенты могут не только просматривать информацию о предлагаемых товарах, но и формировать конкретные заказы.
Еще один весьма полезный модуль ERP-системы – конфигуратор продукции. С его помощью можно организовать конфигурирование изделий в соответствии с требованиями конкретного заказчика, при этом возможен выбор из множества допустимых вариантов комплектации.
Немаловажный момент в отношениях предприятия с его клиентами – возможность быстро и четко реагировать на клиентские запросы, касающиеся конкретных заказов. Для этого в ERP-системах предусматриваются специальные функции обработки клиентских запросов. Каждый раз, когда клиент интересуется состоянием своего заказа, менеджер может воспользоваться "экраном клиентских запросов", который позволяет получить оперативную информацию о всех заказах клиента и состоянии финансовых взаиморасчетов. При этом менеджер может получить всю необходимую информацию о конкретном клиенте, отсортировать заказы по датам, клиентам, номерам и статусам заказа, просмотреть детали по любому заказу и, если необходимо, внести изменения и дополнения, просмотреть бухгалтерские проводки по счетам дебиторов для определения кредитного статуса клиента, просмотреть детали переписки и контактов с клиентом, складские позиции и забронировать товар, просмотреть предварительные оценки заказов и сформировать заказ.
Управление запасами. ERP-системы позволяют управлять материальными потоками, синхронизируя их по времени, с учетом имеющихся запасов и их использования для производства каждого вида продукции. Соответствующие функции системы дают возможность оперативно выявлять проблемы, связанные с запасами. В частности, специальные отчеты позволяют контролировать наличие материалов на складах и в производственных цехах, а также формировать перечни всех материалов, необходимых для выполнения конкретных заказов-нарядов на производство, включая отсутствующие материалы, которые должны быть закуплены или произведены.
В ERP-системе каждый вид запасов подлежит описанию, которое может быть различным для разных категорий материалов. Кроме того, в зависимости от происхождения и роли в процессе производства запасы могут характеризоваться как закупаемые, производимые, перемещаемые, складируемые или нескладируемые.
Разные виды запасов могут оцениваться в различных единицах измерения. Для этого в системе поддерживается таблица единиц измерения и коэффициентов их взаимного преобразования. Это позволяет управлять запасами даже в таких сложных случаях, когда они поставляются поставщиками в одной единице измерения, учитываются на складах предприятия в другой единице измерения, а затем запрашиваются клиентами в третьей единице измерения.
ERP-системы содержат целый ряд функций для описания перемещения материально-производственных запасов между предприятиями, филиалами и складами. К таким функциям относятся: планирование перемещений, определение трансфертных цен, по которым происходит перемещение материалов внутри компании, контроль транзитных запасов, автоматическое формирование бухгалтерских проводок по каждому перемещению.
В части управления складами ERP-система позволяет контролировать состояние каждого склада в режиме реального времени. При этом менеджер может видеть каждую единицу материала или товара независимо от того, где именно она находится, даже если этот тип материала складируется в нескольких местах. Одна из наиболее важных функций – синхронное управление несколькими складами одновременно. При этом на разных складах могут храниться запасы с одинаковыми кодами, а также с одинаковыми или разными наборами счетов, по которым производится учет.
В дополнение к функциям управления складами многие ERP-системы позволяют организовать обработку складских операций с помощью считывателей штрих-кодов, что увеличивает скорость и точность ввода данных. При этом используется внутренняя маркировка, позволяющая полностью контролировать все движения запасов при их прохождении через рабочие центры, приход материала или отгрузку продукции, производить инвентаризацию. Штрих-кодами могут сопровождаться не только все стандартные складские операции, но и связанные с ними документы.
Функции управления запасами ERP-систем, как правило, дополняются набором стандартных отчетов. К их числу относятся отчеты по складским операциям, о запасах по местам складирования, о транзитных запасах и др.
Управление закупками. ERP-системы поддерживают функции, связанные с закупочной деятельностью предприятия. В частности, система позволяет инициировать закупочные операции на основе информации из разных источников. К числу документов, которые могут служить основанием для инициирования закупочных операций, относятся заказы на приобретение сырья и материалов, клиентские заказы, заказы-наряды на производство, заявки на перемещение материалов, план-график выпуска продукции. При этом система позволяет контролировать расход материально-производственных запасов и их пополнение в хронологическом порядке по каждому наименованию.
Система позволяет контролировать преобразование заявки на закупку в заказ поставщику, при этом заявка может иметь разные статусы, например "заявлено", "одобрено", "отклонено", "приостановлено", "преобразовано в заказ", "архив". При преобразовании заявки в заказ все позиции должны иметь статус "одобрено" и соответствующего поставщика.
После формирования заявок на закупку и одобрения заявленных позиций уполномоченное лицо формирует сводные заказы поставщикам. На базе одного заказа на закупку можно осуществить поставку одного и того же изделия по разным объектам управления – филиалам, предприятиям, складам и т. д.
Управление закупками в ERP-системах позволяет отслеживать такие данные, как состояние расчетов с поставщиками (график платежей), тарифы и возможные скидки. Каждая строка заказа на закупку может быть привязана к породившим ее операциям: заказу-наряду на производство, заказу клиента, складскому заказу, заказу на перемещение, проекту. При этом для одного и того же товара или запаса система позволяет использовать различные единицы измерения и обеспечивать их преобразование.
В части обработки операций получения (приходования) заказанных материалов ERP-система дает возможность регистрации всех деталей операций. К таким деталям, в частности, относятся: заказы клиентов, заказы-наряды на производство или проекты, для которых закупается данный товар, коммерческая информация, связанная с заказом на закупку, номера товаров и партий, местонахождение на складе и др.
Многие ERP-системы позволяют организовать так называемую массовую обработку прихода. Поскольку часто на предприятиях службы снабжения имеют дело с огромным количеством операций по приходу, система позволяет обрабатывать группу изделий одновременно, в виде одного общего пакета.
ERP-система поддерживает ведение истории контактов с поставщиками и расчетов с ними. Для этого в карточке поставщика содержится вся информация, необходимая для организации поставок и финансовых взаиморасчетов, включая контактные данные представителей компании-поставщика. По каждому поставщику можно заблокировать платежи в зависимости от различных условий, с указанием даты блокировки и лица, произведшего блокировку. Закупочная заявка может формироваться системой автоматически на основе других документов, например клиентского заказа, заказа-наряда на производство или заявки на перемещение материалов.
Управление производством. Современные промышленные предприятия должны иметь возможность применять различные методы производственного менеджмента в зависимости от особенностей производственных процессов и форм организации производства. Поэтому функциональность производственных модулей ERP-систем включает различные методы управления, позволяющие обеспечить необходимый уровень контроля производства. К таким методам, в частности, относятся метод заказов-нарядов на производство (для управления выпуском продукции под заказ), метод производственных графиков (для управления серийным производством), метод JIT/KANBAN.
При этом допускается одновременное использование разных методов на разных производственных участках, что способствует повышению гибкости управления производственным процессом в целом. Например, предприятие может использовать производственные графики на этапе конечной сборки, а узлы и комплектующие производить по методу KANBAN.
Каждая методика имеет свои преимущества в зависимости от уровня гибкости и желаемой глубины контроля. Управление по заказам-нарядам предлагает самый детальный уровень контроля, но взамен требует большого объема ввода данных. С другой стороны, метод KANBAN предполагает очень простое планирование и контроль операций, но накладывает очень жесткие требования на управление складами. В итоге, каким бы ни был выбранный метод производства, ERP-система предоставляет средства и аналитические данные, которые делают производство эффективным и гибким.
Учет и управление финансами
Учетные модули разных ERP-систем имеют много общего и обладают примерно одинаковой функциональностью, что объясняется высокой степенью стандартизации правил ведения бухгалтерского учета. В то же время эти модули являются информационной основой для управленческого учета, поэтому они, как правило, в той или иной степени включают не только учетную, но и аналитическую составляющую. Впрочем, некоторые ERP-системы содержат дополнительные специализированные модули управленческого учета, расширяющие стандартные аналитические возможности учетных модулей.
Типовая учетная функциональность ERP-систем охватывает такие области, как ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, денежных средств (банковские и кассовые операции), материально-производственных запасов, расчеты с персоналом, налоговый учет, формирование бухгалтерской отчетности, а также (что, пожалуй, наиболее важно с точки зрения управления) параллельный учет и аналитические возможности.
Главная книга. Центральное место в учетной системе занимает Главная бухгалтерская книга. Ее основное назначение – регистрация всех фактов производственно-хозяйственной деятельности предприятия и создание основы для их последующего анализа.
Основной элемент Главной книги – план счетов, который играет роль справочника для классификации активов и пассивов компании. Каждый счет определяется его номером. Логически номер счета, как правило, разбивается на главный счет и субсчет. Среди счетов можно выделить бухгалтерские и вспомогательные счета. Бухгалтерские счета соответствуют структуре рабочего плана счетов компании и используются в бухгалтерских проводках. Счета могут быть подразделены на типы в соответствии с методологией бухгалтерского учета: активы, обязательства, капитал, доходы, расходы. Вспомогательные счета служат для структурирования информации (например, в форме заголовков), а также для расчета итогов по группам счетов.
Каждый счет Главной книги содержит несколько аналитических кодов, которые позволяют группировать счета и проводки для различных аналитических и управленческих целей.
Поскольку многие компании нуждаются в ведении учета в многофилиальной среде, большинство ERP-систем предусматривает возможность выбора между унифицированным (общим для всей группы) планом счетов и ведением собственных планов счетов на каждом предприятии. В первом случае формируется единый план счетов, для которого необходимо разработать как можно более детализированную и одновременно оптимизированную структуру. Во втором случае каждая организация разрабатывает свой собственный план счетов и даже может вести учет в разных базовых валютах. В дополнение разрабатывается консолидирующий план счетов, позволяющий объединить бухгалтерские данные разных организаций.
Для формирования бухгалтерских проводок в ERP-системах, как правило, предусматриваются журналы, каждый из которых относится к определенной области деятельности, в частности журналы расчетов с дебиторами, расчетов с кредиторами, расчетов с банком, операций с основными средствами, складских операций, расчетов по заработной плате, закупок, производственных операций, операций по проектам. Данные об операциях накапливаются в бухгалтерских журналах до тех пор, пока они не будут проверены и проведены по счетам Главной книги.
Система позволяет гибко организовать процедуры закрытия учетных периодов. Как правило, для каждого года можно описать 13 учетных периодов: 12 реальных и один для заключительных оборотов по итогам года. Для каждого из них можно определить дату закрытия и контролировать проводки по счетам. При этом работу в следующем учетном периоде можно начинать до того, как будет полностью закрыт предыдущий.
Система позволяет описывать проводки, периодически повторяющиеся при закрытии учетных периодов. Для этого создаются специальные журналы, данные из которых автоматически проводятся по счетам Главной книге в конце каждого учетного периода.
Мультивалютность. Важное свойство ERP-систем – их мультивалютность, т. е. поддержка ведения счетов Главной книги, выполнения бухгалтерских проводок и формирования сводной отчетности в разных валютах. Это связано с тем, что даже на относительно небольших предприятиях ведение бизнеса требует представления операций в различных валютах, а также оценки экономической эффективности этих операций с разных точек зрения.
Каждый раз, когда имеет место инвалютная операция, система не только регистрирует ее в рублях, но и фиксирует код иностранной валюты, обменный курс и сумму операции в соответствующей иностранной валюте. Впоследствии эта информация становится доступной для анализа, расчета курсовых разниц и отчетности. Система также позволяет определить превалирующую валюту для каждого поставщика или потребителя, в этом случае именно в этой валюте будут составляться счета и другие финансовые документы.
Учет расчетов с дебиторами. Функции учета расчетов с дебиторами в ERP-системах тесно интегрированы с функциями клиентского обслуживания, которые предназначены для обработки всех операций с клиентами, включая выставление счетов и обработку входящих платежей. Возможности системы, в частности, включают ведение и контроль дебиторских лимитов, ведение прайс-листов и условий предоставления скидок, автоматическое и ручное выставление счетов, обеспечение расчетов с применением векселей, формирование напоминаний об оплате, выставление счетов на оплату пеней и штрафов, отчетность по срокам платежей.
Учет расчетов с кредиторами. Функции учета расчетов с кредиторами обеспечивают обработку всех операций с поставщиками и подрядчиками, у которых предприятие приобретает товары, работы и услуги. Система предусматривает автоматическую интеграцию бухгалтерии кредиторов с функциями снабжения и поддерживает выполнение таких операций, как формирование заказов, отражение поступающих к оплате счетов, проведение полных или частичных платежей (в том числе с использованием чеков и векселей), выполнение авансовых платежей, составление отчетов по срокам платежей.
Учет основных средств. Учет основных средств в ERP-системах обеспечивает отражение текущего состояния, движения и амортизации основных средств, к числу которых относятся здания, сооружения, оборудование, вычислительная техника и другие объекты. Возможности системы помогают принимать решения в отношении выбора методов амортизации, списания и замены основных средств.