Кроме того, при предоставлении туроператору мягкого блока хотельеры, как правило, выдвигают следующее условие: поскольку в этом варианте у Отеля отсутствуют гарантии заполнения мест оператором и, соответственно, гарантии оплаты мест, Отель оставляет за собой право на самостоятельную продажу мест из мягкого блока. Это чаще всего возникает в пик сезона, когда заявок в Отель приходит много и он может продавать места существенно дороже, чем по договору платит ему наш оператор. В таких случаях Отель извещает держателя мягкого блока, до какого срока (dead line) тот должен или отказаться от блока мест на конкретный заезд или перевести его в жесткий блок со 100-процентной оплатой. Как правило, этот срок значительно превышает срок релиз-периода. Указанное условие призвано предотвратить ситуацию перебронирования мест "Overbooking" (дословно: сверх заказанного), когда одни и те же номера одновременно бывают проданы в нескольких местах, и в один и тот же номер приезжает в два раза больше туристов. Тем не менее, накладки и сбои наблюдаются ежегодно, особенно в таких странах как Египет, Турция и многие туристы попадают в тяжелую ситуацию.
Этот вариант получения мест удобен для небольших операторов, не обладающих достаточными финансовыми ресурсами, чтобы взять Отель в аренду или хотя бы блок мест на условиях комитмента.
На практике даже достаточно крупные операторы работают с Отелями по комбинированному варианту: часть мест они берут на условиях комитмента, а остальные на условиях элотмента. С одной стороны, при этом увеличивается себестоимость мест, зато с другой стороны, снижается риск неполной загрузки и заметно уменьшаются суммы предоплаты, которые надо вносить до начала сезона. Величина скидки в варианте элотмента сильно зависит от условий оплаты, величины блока мест, продолжительности и т. п. и может составлять примерно 25% – 35%.
4. Получение мест на условиях безотзывного бронирования.
Суть этого варианта получения мест в Отеле в том, что туроператор бронирует определенное, как правило, достаточно большое количество номеров на короткий промежуток времени. (Например, на встречу Нового года, на зимние школьные каникулы и т. п.). При этом оператор заранее производит, как правило, полную оплату всех номеров и отказаться от всех номеров или хотя бы от части номеров невозможно, отсюда и название.
В зависимости от условий договора в случае непродажи части номеров оператор теряет либо всю оплату этих номеров, либо ее часть.
Такой вариант очень удобен и выгоден для туроператора, поскольку позволяет ему бронировать номера только на тот период времени, в котором оператор абсолютно уверен в плане загрузки.
Такого рода бронирование применяется в экскурсионных турах, когда только в период тура надо на одну-две ночи забронировать определенное количество мест для туристов. Или при проведении конгресс-туров, когда необходимо иметь для участников конференции, конгресса, симпозиума необходимое количество мест в отеле на короткое время проведения заседаний.
Такой вид бронирования выгоден и Отелю, поскольку, пусть и на короткое время, но с гарантией будут оплачены определенные номера и, при этом, в силу краткости периода бронирования, величина скидки, которую дает хотельер, невелика, то есть Отель при таком виде бронирования получает повышенную прибыль. Величина скидки в нашем примере составляет 20%-25%.
Если все рассмотренные варианты получения мест в Отеле связаны с большим или меньшим финансовым риском для туроператора, то следующие варианты получения мест не несут в себе для него никакого финансового риска. Здесь все риски перекладываются на покупателя турпродукта.
5. Получение мест на условиях повышенной комиссии.
В предыдущих вариантах оператор бронировал и оплачивал места в Отеле еще не продав, быть может, ни одной путевки. То есть он вкладывал свои средства, надеясь с прибылью вернуть их. В рассматриваемом варианте работы оператор бронирует номер или несколько номеров под реального покупателя, который выбрал данный Отель или тур на базе этого Отеля и внес частичную или полную оплату.
Поскольку речь идет об одном или нескольких туристах и разовом бронировании, величина скидки, даваемой Отелем туроператору, в этом варианте еще меньше, чем в предыдущих и ее часто называют уже не скидкой, а комиссией или комиссионным вознаграждением.
Обычно величина комиссии составляет 10%-15%, достигая иногда 25% от базовой (стоечной) цены бронируемой услуги. Туроператор берет с клиента оплату в размере базовой (стоечной) цены Отеля – в нашем примере это 1320 руб/сутки/койко/место, а перечисляет Отелю сумму за вычетом комиссии, то есть на 10% – 25% меньше.
Но при определенных условиях туроператор может рассчитывать на повышенную комиссию от Отеля: при разовом бронировании Отель дает оператору комиссию, например, 10% от стоимости забронированных услуг. Если в течение определенного периода времени, например, в течение летнего сезона, оператор забронировал в сумме, скажем, 500 койко-дней, то на все последующие бронирования Отель дает ему комиссию уже 12%, если в течение этого периода времени оператор забронировал, скажем, 1000 койко-дней, то Отель на все последующие бронирования дает ему комиссию 15%). Такую комиссию называют прогрессивной.
На практике встречаются две формы предоставления такой комиссии:
• комиссия без обратной силы;
• комиссия с обратной силой.
В рассмотренном только что примере применяется комиссия без обратной силы – повышенная комиссия дается на бронирования сверх определенного норматива: 12% на 501-й койко-день и последующие, 15% на 1001-й койко-день и последующие.
В случае комиссии с обратной силой при достижении оператором определенного объема продаж, например, в 500 койко-дней, Отель производит перерасчет всех предыдущих бронирований по увеличенной ставке.
Ясно, что прогрессивная комиссия, особенно с обратной силой, имеет сильный стимулирующий эффект для туроператора.
В каких случаях используется вариант работы на условиях повышенной комиссии?
Когда отель имеет большую популярность среди туристов, и сам хотельер уверен в практически полной загрузке своими силами. В этом случае ему невыгодно идти на аренду или комитмент или элотмент, поскольку эти варианты предполагают большие скидки туроператору. В этом случае сам хотельер согласится только на работу с комиссионным вознаграждением.
6. Получение мест на условиях приоритетного бронирования.
Эту форму взаимодействия с туроператором хотельер применяет при работе с теми операторами, которые с его точки зрения хорошо зарекомендовали себя в работе с Отелем. В этом случае хотельер дает указание службе бронирования рассматривать и подтверждать заявки данного оператора в приоритетном порядке, то есть вне очереди.
Такой вариант получения мест заметно стимулирует деятельность оператора по загрузке именно этого Отеля, поскольку он знает, что практически любая его заявка будет подтверждена.
7. Работа по разовым заявкам.
Это наиболее простой вариант получения туроператором на комиссионной основе мест в том или ином Отелем. При этом оператор заключает с Отелем договор, в соответствии с которым предусмотрена следующая схема получения мест оператором:
• при получении от агентства (или собственного отдела продаж) запроса на конкретный отель и тип номера в конкретный период туроператор делает письменный запрос в Отель о наличии именно такого номера в указанный период;
• при наличии такого номера и возможности его бронирования Отель присылает оферту – ценовое предложение с указанием величины комиссионного вознаграждения; – если данное предложение устраивает покупателя, и он готов внести предоплату или полную оплату тура, то туроператор отправляет в Отель конкретную заявку с указанием фамилий туристов;
• в случае подтверждения Отелем заявки, он выставляет счет на оплату и по получении оплаты присылает письменное подтверждение определенной формы (подтверждением может служить ваучер, в котором кроме фамилий туристов вписываются все бронируемые услуги: трансфер, размещение (с указанием названия отеля и типа номера), тип питания, дата приезда и дата выезда туристов и т. п.);
• туроператор при получении от Отеля подтверждения оформляет другие документы, необходимые туристам (это могут быть проездные документы, страховые полисы, путевки, бухгалтерские документы) и выдает их вместе с полученным от Отеля подтверждением. Это подтверждение дает туристам право на получение вписанных в него услуг.
Оплату забронированных услуг туроператор производит в соответствии с условиями договора с Отелем.
В том случае, когда у Отеля есть современная система бронирования, процедура бронирования и оплаты существенно проще описанной выше. В этом случае туроператор заходя на сайт Отеля, сразу видит наличие свободных номеров и может в режиме on-line забронировать требуемый номер на нужные даты. Оплата производится в соответствии с условиями договора, – если он есть, либо в соответствии с условиями, определенными Отелем (к таким условиям может, например, относиться необходимость введения реквизитов кредитной карты туроператора, что позволяет системе бронирования Отеля немедленно списать с расчетного счета туроператора сумму, соответствующую стоимости бронируемых услуг).
В отличие от варианта работы с повышенной комиссией в данном варианте применяется постоянная ставка комиссионного вознаграждения.
Описанный вариант получения мест организационно самый простой и, наряду с двумя предыдущими вариантами, самый безопасный для туроператора с финансовой точки зрения. Он во всех этих случаях ничем не рискует, поскольку делает заявку в Отель только при наличии реального покупателя, и уже получив от него полную или частичную оплату. Договор с покупателем составляется так, что даже в случае отказа покупателя от забронированного и оплаченного тура, с него удерживается сумма штрафа, которая покрывает все возможные штрафные санкции со стороны Отеля.
Но, как известно, любая медаль имеет две стороны. И в прямом и в переносном смысле. И если одна сторона – это положительные для туроператора моменты, то другая сторона – это моменты отрицательные.
В последнем рассмотренном варианте получения мест по разовым заявкам есть определенные минусы:
• самая маленькая из всех вариантов величина скидки для туроператора со стороны средства размещения /5% – 10%/;
• полная зависимость туроператора от наличия мест в Отеле и от готовности Отеля выделить эти места данному оператору.
Для того, чтобы лучше представлять себе финансовую сторону различных вариантов получения туроператором мест в средстве размещения, приведем таблицу примерных цифр, соответствующих каждому из рассмотренных вариантов и отражающих общую закономерность изменения величины скидки с базовой цены Отеля в зависимости от варианта получения мест в этом Отеле /здесь в качестве отправной цифры – величины стоимости койко-дня при покупке в самом Отеле, то есть в качестве базовой цены Отеля взята величина 1320 руб/сутки и далее показано, как меняется стоимость койко-дня при различных вариантах получения туроператором мест в Отеле. Напомним, что 1320 руб/сутки за койко/место – это та цена, по которой сам отель продает услугу размещения конечному покупателю/.
Примерное соотношение расценок и величин скидок при разных вариантах бронирования мест в средстве размещения:
Видим, что при самых жестких для туроператора условиях – это условия аренды всего Отеля – он получает самую большую скидку и, соответственно, самые низкие, то есть самые выгодные цены. И дальше вниз по таблице видно, что любые улучшения условий для оператора сопровождаются снижением скидок, то есть повышением цены на услуги размещения. Мы уже говорили о том, что эта закономерность обусловлена тем, что в самых жестких для оператора финансовых и организационных условиях он вправе претендовать на самую большую скидку с базовой цены, поскольку снимает с Отеля все заботы и затраты на загрузку мест. /В нашем примере базовая цена 1320 руб/сутки за койко/место, а скидка для оператора, который берет весь Отель в аренду составляет 54,5%. Чем мягче для оператора условия получения мест, то есть чем меньше финансовая и организационная ответственность, тем меньшую скидку дает ему Отель/.
Таким образом, четко видна закономерность: "Выигрывая в одном, всегда проигрываешь в чем-то другом". Беря в аренду весь Отель и сильно выигрывая в себестоимости услуги размещения, а, следовательно, имея возможность много заработать, оператор вынужден брать на себя большой финансовый риск, связанный с незагрузкой Отеля, а также необходимость выплачивать Отелю большие суммы предоплат.
Не хочешь рисковать – получай места на условиях разовых заявок или на условиях повышенной комиссии. Риска никакого, зато нет и никаких гарантий получить нужные места и заработок минимальный.
БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ НА АВИАРЕЙСАХ
На практике используется несколько вариантов получения блоков мест на авиарейсах:
• работа по разовым индивидуальным или групповым заявкам;
• получение блока мест на регулярном авиарейсе;
• фрахт самолета для выполнения чартерных перевозок;
• получение блока мест на чартерном авиарейсе.
Получение мест по разовым индивидуальным или групповым заявкам.
В этом варианте туроператор посылает в компанию-перевозчик письменную заявку на определенные места на требуемый регулярный рейс. При подтверждении заявки и оплате, он получает требуемые билеты.
Блок мест на регулярных авиарейсах.
Регулярные рейсы, т. е. полеты, выполняемые в соответствии с опубликованным расписанием, имеют следующие характеристики:
• время и даты вылета устанавливаются заранее на весь сезон;
• маршрут полета строго фиксирован;
• вылет за редкими исключениями гарантируется вне зависимости от заполняемости самолета.
Туроператор, желающий получить блок мест на том или ином рейсе, вступает в договорные отношения с авиакомпанией-перевозчиком и получает места в соответствии с условиями договора, при этом оговаривается регулярность блока (например, еженедельно по четвергам), маршрут и рейсы, количество мест. Блок может быть "жестким" или "мягким", соответственно различаются цена авиабилета и условия снятия мест (например, типовым условием в "жестком" блоке является допущение снятия 1520% мест за 2 недели до вылета. При "мягком" блоке, как правило, можно отказаться от части или от всех мест, но с соблюдением согласованного релиз-периода).
Фрахт самолета для выполнения чартерных перевозок.
В отличие от четко регламентируемых регулярных рейсов, чартерные рейсы выполняются вне основного расписания аэропортов. Они выполняются по чьему-либо заказу, при этом заказчик обязуется полностью оплатить весь рейс туда и обратно. Маршрут полета, даты и время вылета определяются заказчиком, но требует согласования с авиакомпанией. Право продавать билеты на чартерный рейс принадлежит заказчику или его уполномоченным представителям. Ценовая политика полностью определяется заказчиком чартерного рейса. Весь финансовый риск недостаточной загрузки рейса ложится на заказчика рейса. Заказчиками чартерных рейсов чаще всего являются крупные туроператоры или же авиаброкеры, которые вступают в договорные отношения с авиаперевозчиком.
Получение блока мест на чартерном авиарейсе.
В том случае, когда величина требующегося туроператору блока мест не позволяет загрузить весь лайнер, он обращается к авиаброкеру – юридическому лицу, фрахтующему воздушное судно для последующей перепродажи его целиком или блоками мест. Сами авиакомпании также иногда выступают организаторами чартерных перевозок.
Иногда несколько туроператоров объединяются в пул для фрахта авиалайнера в ту или иную дестинацию. Один из них – инициатор чартерной программы и, как правило, держатель самого большого блока мест является консолидатором данного чартера.
БРОНИРОВАНИЕ МЕСТ ПРИ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ ПЕРЕВОЗКАХ
При планировании групповых перевозок туристов по железной дороге туроператор использует два варианта взаимодействия с железной дорогой.
Бронирование групповой перевозки по заявке.
Заранее спланировав этот вид перевозки, оператор заполняет заявку на бронирование определенного количества мест в конкретном поезде на конкретную дату и передает ее в специальный отдел предварительного бронирования.
По условиям бронирования, установленным Российскими железными дорогами, в заявке должны быть указаны фамилии всех членов каждой группы. Поскольку заявка передается в кассу как правило более, чем за 45 суток, когда путевки еще не выкуплены и, соответственно, фамилии реальных туристов неизвестны, оператор вписывает вымышленные фамилии. После приема заявки и оплаты брони оператор получает документ, подтверждающий бронирование заказанных мест. В подтверждении бронирования указан срок выкупа билетов. К этому сроку должны быть известны реальные фамилии туристов, едущих в составе данной группы. При выкупе билетов оператор предъявляет новые списки, согласно которым и выписываются билеты.
Если туроператор не выкупил билеты в указанный срок, заказ аннулируется и забронированные им места пускаются в свободную продажу.
Бронирование групповых перевозок на условиях фрахта.
Эта форма взаимодействия туроператора с железной дорогой используется при планировании многократных групповых перевозок. В этом случае между туроператором и железной дорогой заключается договор фрахта. Фрахт может быть двух видов: – фрахт отдельных вагонов в составе регулярных поездов, то есть поездов, движущихся по общему расписанию; – фрахт целого состава.
В первом случае туроператор оплачивает один или несколько вагонов, которые прицепляются к регулярному поезду. Во втором случае по договору формируется специальный состав, утверждается маршрут следования и расписание движения поезда, отвечающие целям тура. Как и в случае организации чартерных авиперевозок или бронировании блока мест в авиалайнере, при фрахте вагонов или целого состава все финансовые риски неполной загрузки зафрахтованных мест ложатся на туроператора. Условия обслуживания туристов в таких вагонах и поездах оговариваются договором.