Организация мероприятия включает в себя широкомасштабную предварительную подготовку. Тренер и организатор – это части целого. Хорошему тренеру никак не обойтись без опытного организатора. В этой книге авторы дают ответы на наиболее распространенные вопросы, возникающие как у новичков, так и у достаточно опытных участников процесса. Прочитав ее, вы сможете создавать мероприятия разного типа и уровня, иметь успех и хорошую прибыль. Издание предназначено как для психологов, организующих свои тренинги и семинары, так и для менеджеров, специалистов по связям с общественностью, ведущих интернет-вебинаров и других специалистов в области ивент-менеджмента.
Юрий Черников, Валерий Морозов, Денис Сыч
Как организовать, раскрутить и продать собственное мероприятие
Предисловие
Организация мероприятия включает в себя широкомасштабную закулисную подготовку. Тренер и организатор – это части целого. Хорошему тренеру не обойтись без опытного организатора, и наоборот, опытный организатор может реализовать свои способности в сотрудничестве с талантливым тренером. К счастью или к сожалению, гармоничный союз "двух половинок" – большая редкость. Обязательно найдутся причины, не позволяющие воплотить в жизнь грандиозное мероприятие и колоссальный потенциал причастных к его проведению лиц.
Так что же мешает вам организовать полноценный тренинг или конференцию? Вот пять наиболее распространенных причин:
♦ трудности с выбором спикера и темы мероприятия;
♦ проблемы с выбором места, технической поддержкой, необходимыми бумагами;
♦ сложности с продвижением и продажей мероприятия;
♦ отсутствие необходимых знаний и инструментов для организации прибыльного мероприятия;
♦ невозможность оценить финансовые риски.
В этой книге мы постараемся дать ответы на наиболее распространенные вопросы, возникающие как у новичков, так и у достаточно опытных участников организационного процесса.
Из первой главы вы узнаете, как организовать мероприятие: с чего начать, какой теме отдать предпочтение. Здесь же мы рассмотрим технические вопросы: аспекты подготовки зала для проведения мероприятия, нюансы сотрудничества тренера и организатора.
Вторая глава посвящена продвижению мероприятия. Реклама в социальных сетях, работа с партнерами, вирусный маркетинг и копирайтинг, а также моральная подготовка к проведению мероприятия.
Из третьей главы вы узнаете, что необходимо для успешного проведения продающего выступления.
Глава 1 Организация мероприятия
(Валерий Морозов)
Организатор – загадочный человек-невидимка, и если во время мероприятия о нем ни разу не вспомнили, значит, он выполнил свою работу хорошо.
Выбор темы для мероприятия
Новичков нередко терзают сомнения: какой теме посвятить мероприятие, как не прогадать и удовлетворить запросы целевой аудитории, какую тему купят? Чтобы точно ответить на все эти вопросы, необходимо провести тщательный анализ рынка. Однако опытные организаторы не склонны выбрасывать деньги на ветер и предпочитают ориентироваться на собственное чутье. И даже если чутье подвело, мудрому организатору под силу вытянуть бесперспективную тему из болота забвения и подать ее как самый вкусный, свежий и полезный материал.
Если вы только начали делать первые робкие шаги в этой профессии, отбросьте все предрассудки относительно того, как "надо" и как "правильно". Оглянитесь вокруг, обратите внимание на расхожие тренды, используйте модели и схемы, которые работают здесь и сейчас.
Существует несколько версий насчет того, какие темы сегодня лучше всего покупают. На основе собственной статистики мы составили рейтинг наиболее продаваемых мероприятий.
1. Первое место – бизнес-тренинги, а также тренинги, посвященные продажам. Примеры: "Как организовать собственный бизнес за неделю", "Как заработать на перепродаже недвижимости", "Как начать зарабатывать в Интернете" и т. п.
2. Второе место – профильные тренинги по таким темам, как "Постановка голоса", "Самодисциплина", "Красота", "Здоровье", "Иностранные языки", "Развитие памяти" .
3. Третье место – психологические тренинги и тренинги личностного роста: "Как удачно выйти замуж", "Ваше предназначение", "Тайм-менеджмент для "чайников"" .
Следует отметить, что решающую роль в продаже какого бы то ни было мероприятия играют хорошая упаковка и правильно проведенная рекламная кампания.
Пять рекомендаций начинающему организатору
1. Новичок, рьяный и целеустремленный начинающий организатор, может поступить в ученики к более опытному, помогая ему в работе безвозмездно или за символическую плату. К слову, это самый доступный способ взять старт в организаторском бизнесе.
2. Тема для организации первого мероприятия может быть любой. Помните: чем более востребована тема, тем сложнее отыскать хорошего спикера: слишком много непрофессионалов, работающих по принципу "авось прокатит".
3. Нередко довольно известные спикеры соглашаются выступить бесплатно (в рекламных целях). Таким образом, начинающий организатор может немало сэкономить на выплате гонорара. Однако для этого необходимо иметь наготове список известных спикеров с расписанием их выступлений и, конечно же, дар убеждать.
4. Оптимальная схема расчетов организатора с тренером – 50/50. При этом 50 % средств организатора могут быть частично или полностью (особенно на первых порах) использованы на организацию и рекламу, тренера эти растраты не касаются, он получает свои 50 %.
5. Если вы наработали какой-то опыт, завоевали репутацию, прославились организацией крупного мероприятия – самое время приступить к раскрутке себя. Заниматься продвижением можно через социальные сети, собственный сайт, посредством правильного взаимодействия с партнерами.
Как выбрать тренера для проведения мероприятия. Типы тренеров
Начинающие амбициозные организаторы нередко затевают масштабные мероприятия, пытаясь привлечь знаменитых тренеров и звезд. Разумеется, организация подобных крупных мероприятий приносит большие доходы, однако здесь очень важно просчитать риски и трезво оценивать собственные возможности.
Тренер класса "звезда"
Преимущества работы с известными тренерами и звездами неоспоримы. Такие люди популярны, билеты на их выступления легко продаются, они пользуются большим доверием. Помимо того, сотрудничая со знаменитостью, организатору значительно проще договориться о партнерской поддержке, спонсорстве, привлечь СМИ.
Всего одно успешно организованное крупное мероприятие послужит хорошей рекламой организатору в его дальнейшей работе, ведь именно от качества организации напрямую зависит успех мероприятия.
Однако во взаимодействии с известными персонами существуют и подводные камни. Это, прежде всего, большие финансовые риски, масса бумажной мороки, необходимость подстраиваться под график тренера, а также колоссальная ответственность для организатора, репутация которого будет испорчена в случае провала мероприятия. Кроме того, знаменитые тренеры, как правило, не работают с новичками.
При сотрудничестве с таким тренером в некоторых случаях вы можете рассчитывать на скидки при расчете гонорара. Например, если тренинг организуется в будний день, если тренер впервые в городе или проводит мероприятие в мертвый сезон (конец декабря и январь), если вы беретесь за организацию нескольких тренингов и речь идет о долгосрочном сотрудничестве.
Тренер средней популярности
У таких тренеров достаточно поклонников и своя сформировавшаяся аудитория. С ними легко договориться о дате проведения мероприятия и гонораре. Нет необходимости заводить бумажную волокиту, а в случае срыва мероприятия организатору достаточно выплатить неустойку и не беспокоиться о репутации.
К недостаткам работы с тренерами средней популярности относятся:
♦ необходимость проведения активной рекламной кампании;
♦ финансовые риски, связанные с малыми продажами билетов на мероприятие;
♦ отсутствие интереса к мероприятию у СМИ.
Малоизвестный тренер
Работу с малоизвестным тренером следует рассматривать как полигон для отработки собственных организаторских способностей. Все козыри в руках организатора: минимальные финансовые затраты, удобные даты, согласие тренера на бесплатные выступления (с целью саморекламы). А в случае успеха – перспектива роста с возможностью получить более крупные проекты.
К недостаткам работы с неизвестными тренерами относятся: малый гонорар или полное его отсутствие; риски, связанные с безответственностью тренера, его неумением продавать со сцены; слабое выступление и недовольная публика; отсутствие перспективы собрать большую аудиторию; отсутствие партнерской и информационной поддержки.
Темы и спикеры
Успешные бизнесмены (не бизнес-тренеры)
Такие люди, как правило, охотно идут на контакт и согласны попробовать себя в качестве тренера. Им зачастую просто хочется поделиться своими знаниями и идеями с аудиторией, поэтому они часто соглашаются выступить бесплатно или ради саморекламы.
Целевая аудитория бизнесмена-тренера:
♦ студенты, получающие бизнес-образование;
♦ начинающие предприниматели, желающие получить совет;
♦ бизнесмены, которые хотят стать партнерами.
Формат встречи: вечерний мастер-класс. Организацию такого рода мероприятий может взять на себя новичок, вообще не имеющий опыта.
Бизнес-тренеры
Работают для В2В– и В2С-сегмента.
Целевая аудитория:
♦ собственники крупного бизнеса;
♦ топ-менеджеры;
♦ менеджеры-карьеристы;
♦ предприниматели.
Формат встречи: тренинг (один – три дня).
Тренеры личностного роста
Востребованные направления: самодисциплина, личная эффективность, развитие творческих способностей, самооборона, успешность, сила воли и т. п.
Тренеры продают личные истории, достижения, впечатляющие результаты учеников.
При продаже большого мероприятия по одной из таких тем обязательно проведение бесплатного мастер-класса.
Тренеры по здоровому образу жизни
Востребованные направления: похудение, уход за телом, улучшение зрения, дыхательные упражнения.
Тренеры продают титул, награды, большой опыт, фотографии и отзывы.
Тренеры по отношениям
Востребованные направления: искусство соблазнения, сексуальная притягательность, любовная энергетика, поиск брачного партнера. В данной сфере очень высокая конкуренция, необходимо выделяться, набирать сообщество.
Тренеры продают книги, видео– и аудиоматериалы. Информация о тренере обязательно должна быть в сети Интернет.
Тренеры-психологи, эзотерики, астрологи
Востребованные направления: развитие осознанности, предназначение, раскрытие творческого потенциала, тайны сновидений и т. д.
Данная тема сложно продается, уровень продаж напрямую зависит от качества рекламы.
Фокусники, шоумены, музыканты, артисты, йоги, необычные люди, радиоведущие
В данном случае продаются уникальные возможности этих людей.
Формат – творческий вечер.
Звезды массмедиа
Телеведущие, звезды реалити-шоу и все, кто постоянно мелькает на экранах телевизоров.
Мероприятия с участием звезд экрана продаются хорошо.
Формат мероприятий может быть любым: творческий вечер, семинар, тренинг, конференция.
Допустим, знаменитый тренер класса "звезда" приезжает в ваш город. Не упускайте возможность, попробуйте договориться с ним о проведении бесплатного мастер-класса. Удивительно, но некоторые знаменитости соглашаются на участие в подобных мероприятиях!
Если вам повезет использовать такой шанс, вы можете смело рассчитывать на дальнейший успех. Именно поэтому важно, чтобы у вас всегда были под рукой данные с афиш города и рекламных площадок, а также список фамилий знаменитых тренеров.
Основные затраты организатора
Основные затраты организатора таковы:
♦ гонорар тренера или процент от прибыли;
♦ трансфер: самолет или поезд;
♦ проживание;
♦ организация самого тренинга: конференц-зал, раздаточные материалы и т. д.;
♦ реклама мероприятия.
На чем можно сэкономить?
♦ Райдер. Нередко спикеры предъявляют весьма обширный райдер, многие пункты из которого исполнять совсем не обязательно. В райдере должны быть прописаны условия проживания тренера: обычно это гостиница или квартира. Иногда бывает уместен бартер: участие на мероприятии в обмен на предоставление квартиры или комнаты тренеру. Во избежание недоразумений обязательно обсудите этот вопрос с самим тренером.
♦ Гонорар. В зависимости от уровня квалификации и популярности спикера, сезонности планируемых мероприятий и прочих факторов можно добиться значительного снижения запрашиваемого изначально гонорара.
♦ Трансфер. Основной способ уменьшения затрат на перелет – это покупка билетов заранее, за несколько месяцев. Необходимо также отслеживать акции и спецпредложения, дающие возможность приобрести авиабилеты едва ли не за полцены. Менее популярный, но от этого не менее эффективный вариант – попросить у тренера контакты потенциальных организаторов из соседних городов, договориться с ними о совместной оплате перелета тренера и организации тренингов одного за другим в близлежащих городах. Кроме того, в этом случае можно получить скидку за организацию двух мероприятий подряд.
Письменный договор с тренером
Формат договора зависит от характера взаимоотношений с тренером. Если вы берете его на постоянную работу и платите зарплату, то здесь можно обойтись договором трудоустройства.
Если же вы намерены продавать его выступления и инфопродукты, выплачивая процент от прибыли, – необходим договор о партнерстве. Этот вариант подходит для продюсирования тренера, особенно если вы на уровне стартапа.
В договоре должны быть прописаны такие пункты, как:
♦ порядок организации мероприятий в различных регионах;
♦ гонорар;
♦ тема мероприятия, объем выдаваемой информации и запрет на ее распространение по иным каналам, вне мероприятия;
♦ место и время проведения занятий;
♦ условия, на которых спикер имеет право предоставлять индивидуальные консультации;
♦ обязанности сторон.
Желательно составить универсальный общий договор, который вы сможете заключить с любым тренером.
Как выбрать надежного организатора?
Важно, чтобы тренер и организатор мероприятий находили общий язык и имели схожие позиции относительно организационных моментов. Условно всех организаторов, берущихся устраивать мероприятие, можно разделить на три типа, и каждый тренер самостоятельно определяет, кто ему подходит более всего:
♦ организатор-новичок;
♦ организатор среднего звена;
♦ организатор-звезда.
Организатор-новичок
Начинающий организатор и начинающий тренер – идеальная пара, они понимают друг друга с полуслова и при этом не понимают ничего. Впрочем, это нисколько не мешает им добиваться успеха.
Начинающий организатор смел и дерзок. Возможно, он имеет опыт в организации одного-двух мероприятий или не имеет опыта вообще. Трудолюбие и упорство начинающего организатора могут сыграть решающую роль, и ваше мероприятие пройдет на ура, главное, чтобы тренер не подкачал.
Организатор среднего звена В данную категорию попадают организаторы, имеющие опыт в реализации десяти и более мероприятий. Это золотая середина. Работать с такими организаторами легко и приятно, они достаточно опытны, чтобы все делать правильно, но недостаточно популярны, чтобы отказываться от небольших проектов.
Организатор-звезда
Сложный тип. Берется за организацию трудных крупных мероприятий. Его рекомендуют другие, он знает себе цену и сам решает, кого и как организовывать. Начинающий тренер едва ли может рассчитывать на поддержку такого организатора.
При выборе организатора прислушайтесь к отзывам коллег, но помните о том, что хороший менеджер буквально горит желанием сделать выдающееся мероприятие и приложит все усилия, чтобы оно состоялось. Кстати, для этого вовсе не обязательно искать крутого парня. Амбиции, находчивость и целеустремленность способны творить чудеса.
Оптимальное время для проведения мероприятия
При организации какого-либо мероприятия важно учитывать время суток.
Лучшие дни для проведения мероприятий – вторник и четверг. Почему? Практика показывает, что эти дни недели наиболее свободные у большинства людей. Понедельник – день, как известно, тяжелый. Вторник – человек включается, активирует деятельность. Среда – человек начинает думать о выходных, четверг – он уже не выкладывается на работе и планирует следующую неделю, а в пятницу, особенно вечером, – полный релакс.
Если речь идет об организации какого-либо грандиозного мероприятия, лучше выбрать субботу.
Для живых мероприятий предпочтительное время – с 13:00 до 18:00, для онлайн-мероприятий – 19:00 или 19:30. Время проведения онлайн-мероприятий зависит от местоположения и города, из которого происходит вещание. В Санкт-Петербурге, например, мы начинаем в 19:00, в Москве – в 19:30 либо 20:00. Виной всему пробки на дорогах. Важно правильно рассчитать, когда люди приезжают домой, чтобы им не приходилось бежать сломя голову на тренинг.
Форматы мероприятий
Вечерний или субботний семинар
Вечерний семинар проводят с 18:00, 19:00 или 20:00 с понедельника по четверг, в субботу – в 13:00 (лучшие дни – вторник и четверг).
Вечерний семинар – формат для известного спикера (тренера) и большого количества слушателей (от 100 человек).
Семинар – это небольшое мероприятие продолжительностью 2–4 часа, посвященное разбору конкретной темы. Задача спикера – дать исчерпывающую информацию по определенному вопросу. Теоретический материал дополняется схемами, пошаговыми инструкциями, алгоритмами. Чаще всего семинары проводятся с целью привлечения клиентов на крупные дорогостоящие мероприятия. Семинар – это своего рода дегустация. Он может быть платным и бесплатным (полуплатным).
Тренинг
Тренинг проводят с 10:00, 11:00 или 12:00. Продолжительность – 6, 8, 10, 12 часов. Суббота, воскресенье – ВИП-пакеты.