С их стороны к корпоративным системам в современных условиях предъявляются следующие требования:
• решение всего комплекса задач бизнеса;
• сбалансированная стоимость владения;
• широкие функциональные возможности;
• быстродействие и гибкость;
• безопасность.
Современный уровень развития информационных технологий, со своей стороны, позволяет обеспечить:
• функциональную полноту;
• масштабируемость – система должна учитывать растущие потребности предприятия;
• гибкость – система должна настраиваться на изменения бизнес-процессов и внешней среды;
• стандартизацию и мобильность – компоненты системы должны функционировать на различных аппаратных и системных платформах, а также быть взаимозаменяемыми компонентами аналогичной функциональности;
• информационную безопасность;
• экономическую эффективность;
• независимость – с одной стороны, предприятие не должно попадать в зависимость от поставщиков, с другой – не иметь собственного штата разработчиков.
Использование КИУС с точки зрения бизнеса обеспечивает увеличение доходности, повышение конкурентоспособности, улучшение качества обслуживания клиентов, снижение времени выпуска новых продуктов, полноту и непротиворечивость информации. С позиций технологии достигается консолидация данных и приложений, осуществляется естественная замена устаревших унаследованных систем. Однако эффективность системы в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности современного предприятия.
При создании КИУС единственно правильным решением для предприятия является четкая расстановка акцентов – не подгонка задач предприятия под возможности конкретного решения (то есть решение проблем производителей систем), а выбор решения, соответствующего задачам бизнеса (то есть достижение собственных целей). Такая постановка вопроса требует проведения целого комплекса трудоемких и длительных исследовательских работ, предваряющих покупку лицензий или выдачу заданий программистам, а именно:
• проверки соответствия существующего положения дел с уже имеющимися на предприятии информационными системами целям и задачам бизнеса;
• разработки концепции создания КИУС;
• выявления, формирования и анализа требований к КИУС;
• выбора компонентов КИУС, наиболее полно удовлетворяющих этим требованиям, и т. д.
Рассмотрим перечисленные задачи более подробно.
Проверка соответствия существующих программных систем задачам бизнеса. Целью этого мероприятия является оценка функциональности и техническая оценка имеющихся на предприятии программных комплексов на предмет перспектив дальнейшего развития и использования в составе КИУС. В ходе проверки должна быть получена характеристика состояния информатизации, включающая идентификацию существующих информационных систем и поддерживаемых ими бизнес-процессов, описание технологической архитектуры и используемых программно-технических средств, квалификацию пользователей и степень их удовлетворенности. Также должны быть рассмотрены вопросы взаимодействия со смежными системами, обеспечения информационной безопасности комплекса, аппаратного обеспечения, условий эксплуатации и состояния эксплуатирующей службы. В качестве ресурсной части необходимо рассмотреть квалификационный, численный состав всей ИТ-службы, а также ее структуру.
Текущее состояние информатизации должно быть проанализировано с точки зрения эффективности ее использования и перспектив развития. При этом должны быть идентифицированы пробелы в покрытии информационными системами наиболее существенных бизнес-процессов, а также оценена степень соответствия существующей системы управления развитием и использованием информационных технологий основным требованиям бизнеса.
Итоговый документ (отчет) должен содержать общую характеристику объекта и техническую оценку по каждой из анализируемых программных систем. Общая характеристика объекта должна включать:
• перечень имеющихся на предприятии прикладных программных комплексов и их общие описания;
• структуру ИТ-службы, ее цели и задачи, роли и численность персонала, обслуживающего каждую из программных систем;
• состояние и состав эксплуатируемого системного программного обеспечения;
• состояние и состав аппаратного обеспечения;
• информационную безопасность эксплуатируемых систем.
По каждой из анализируемых программных систем должно быть представлено:
• состав подсистем и перечень функций системы;
• схемы информационных взаимодействий с другими системами;
• степень покрытия бизнес-процессов предприятия функциональностью системы;
• направления и приоритетность развития функциональности системы;
• оценка методологии создания системы;
• оценка архитектурных решений, использованных в системе (общая оценка архитектуры, оценка информационной модели – схемы базы данных, оценка реализации базовых функциональных элементов);
• оценка характеристик системы (масштабируемость системы, устойчивость к внесению изменений, степень интегрируемости системы в комплексное решение, степень документированности и отчуждаемости системы);
• общая оценка системы и выводы о ее возможном использовании при построении КИУС.
Разработка концепции
При разработке концепции КИУС необходимо ориентироваться на итерационность процесса создания КИУС, речь идет о последовательном ее построении на базе стратегии развития информационных технологий и в соответствии с единым планом, который является составной и неотъемлемой частью общей стратегии развития предприятия.
Концепция КИУС должна включать:
• описание основных требований к системе со стороны функциональных подразделений;
• описание существующих решений, включая перспективные вырианты, а также общие принципы взаимодействия смежных систем;
• описание существующих проблем, связанных с эксплуатацией приложений и аппаратных средств;
• описание предлагаемых решений и их обоснование;
• план развития системы на 2–3 года.
Такая концепция должна предоставить руководству предприятия единую стратегию развития КИУС, информацию об обоснованности выбранных технических решений и вложений средств в информационную систему, в результате чего:
• руководители функциональных подразделений получат возможность сформулировать основные требования к КИУС;
• служба автоматизации получит описание существующей информационной системы, а также согласованный как с высшим руководством, так и с внутренними потребителями план создания КИУС;
• служба технической поддержки и внедрения получит поддержку при решении вопросов обучения и отвлечения специалистов функциональных подразделений при внедрении КИУС.
Концепция должна рассматривать создание КИУС как процесс взаимосогласованных изменений программного комплекса и предприятия, их сближающий, и базироваться на следующих основных принципах:
• предлагается не внедрение компонентов КИУС, а создание эффективной системы управления предприятием, гармонично обеспечивающей решение стоящих перед предприятием задач;
• внедряются не просто системы, а комплекс технологий учета и управления, подкрепленный соответствующими программными и техническими инструментами;
• состав этого комплекса определяется актуальными потребностями предприятия и его реальными возможностями.
Предлагаемые решения должны отвечать следующим требованиям:
• функциональность. Реализация принципа функциональности подразумевает непрерывное соответствие КИУС потребностям предприятия на протяжении жизненного цикла системы и обеспечивает возможность ее расширения и модернизации;
• комплексность. Принцип комплексности предполагает интеграцию и учет в системном проекте всех смежных функциональных задач, источников и пользователей информации, с которыми прямо или косвенно взаимодействует КИУС. Реализация данного принципа обеспечивает единство и целостность информационного пространства;
• стандартизация. Реализация принципа стандартизации подразумевает соответствие международным и национальным стандартам в области информатизации, отраслевым стандартам и нормативам, а также стандартам и нормативам, которые будут приняты в рамках создания КИУС. Реализация данного принципа обеспечит возможность интеграции каждой функциональной задачи в сложные иерархические системы;
• масштабируемость . Данный принцип обеспечивает возможность поэтапного наращивания КИУС путем подключения и ввода в действие новых функциональных модулей, расширяющих область применения системы, и пользователей (подразделений), включенных в совместную работу;
• преемственность. Предполагает эволюционное развитие всего комплекса информационно-технологических средств. На каждом новом этапе развития системы обеспечивается максимальное сохранение и использование действующих модулей, алгоритмов, правил, данных и их форматов, а также технических средств. В процессе развития системы ее элементы должны сохраняться, а их функциональность (эффективность использования) должна по возможности увеличиваться за счет повышения комплексности системы в целом и полноты использования ее возможностей;
• экономическая эффективность . Инвестиции в информационные технологии – это долгосрочные вложения в бизнес, которые не только его поддерживают, но и развивают, переводя на качественно новый уровень. Информатизация не только снижает затраты предприятия, но и создает дополнительную прибыль за счет повышения качества, управляемости, увеличения конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности.
Построение КИУС
Построение КИУС должно осуществляться с учетом базовых концепций:
• информационной безопасности;
• управления проектами;
• документационного обеспечения;
• управления качеством.
Внедрение концепции информационной безопасности позволяет защитить КИУС от несанкционированных внешних воздействий, а также построить систему регламентации и реализации прав доступа с целью обеспечения основных свойств безопасности (целостность, доступность, конфиденциальность) для каждого вида информации.
Система управления проектами существенно зависит от корпоративных стандартов в области выработки и принятия управленческих решений и требований к детальности сбора и анализа информации. Ее внедрение позволит предприятию получить конкурентные преимущества за счет обоснованного определения целей и объемов инвестирования, четкого планирования и контроля за ходом исполнения проектов, оптимального применения доступных ресурсов, поддержания оперативного взаимодействия между участниками проекта, накопления и использования опыта успешных проектов.
Концепция документационного обеспечения управления обеспечивает решение задач как офисного, так и производственного документооборота и предусматривает унификацию процедур документирования; внедрение современных методов работы с документами, хранящимися в электронном архиве; создание единой автоматизированной среды управления делопроизводственной деятельностью, включающей единые процедуры регистрации документов, движения документов по исполнителям, контроля исполнения документов и поручений; создание корпоративного архива электронных документов.
Ключевым моментом стратегии управления является взаимная увязка системы качества и КИУС. В современных условиях система качества предприятия, построенная в соответствии с требованиями стандартов серии ИСО 9000, выступает как определяющий компонент системы управления.
Функционирование КИУС должно обеспечиваться соответствующей инфраструктурой, включающей:
• сети и телекоммуникации;
• оборудование;
• операционные системы;
• инструментальные средства, поддерживающие работу КИУС.
Создание и поддержка функционирования КИУС должны базироваться на обучении персонала. Оно осуществляется по всем без исключения направлениям, необходимым в процессе создания и сопровождения КИУС.
Реализация всех вышеизложенных принципов и концепций обеспечивает в итоге построение эффективной КИУС, соответствующей потребностям и условиям работы предприятия, развивающейся вместе с ним и, в свою очередь, создающей условия для его дальнейшего развития.
В основе создания КИУС должна лежать методология поэтапной проблемно-ориентированной автоматизации, позволяющая строить систему на базе отдельных завершенных подпроектов, выполняемых в соответствии с перечисленными выше принципами, что обеспечивает следующие преимущества.
Внедрение осуществляется именно в тех областях деятельности предприятия, где это в первую очередь необходимо и где эксплуатация системы даст наибольший эффект из-за разрешения проблем, реализация которых поставлена в конкретном проекте.
Ввод системы в эксплуатацию (функциональных подсистем) может быть начат в сжатые сроки, особенно при исполнении пилотных проектов, реализующих базовую функциональность.
Развитие системы и расширение функциональности идет путем подключения и ввода в эксплуатацию новых модулей. При этом обеспечивается целостность системы и "бесшовность" стыковки.
Сокращаются единовременные затраты на создание КИУС, так как бюджет может быть распределен во времени.
Обеспечивается эффективная защита инвестиций, так как при таком подходе не требуется радикальной доработки или перепроектирования уже внедренных модулей при развитии системы и связанных с этим изменений бизнес-процессов предприятия.
Интегрирующим компоненты КИУС механизмом являются подсистемы управления потоками работ (workflow-системы). Подсистемы данного класса существуют на рынке в трех ипостасях:
• в виде самостоятельных систем (например, Staffware от Staffware Inc., Action Workflow от Action Technologies);
• в виде компонентов так называемых интеграционных платформ, таких как, например, решение компании BEA Systems – Weblogic E-Business Platform;
• в виде компонентов систем управления (прежде всего ERP-систем).
Подсистемы управления потоками работ оперируют с картами бизнес-процессов, описывающих, кто, когда, как, на каком рабочем месте, с помощью каких программ должен осуществлять информационную обработку. Такое описание позволяет автоматизировать формирование, активизацию, исполнение, контроль и т. п. различных заданий. Использование стандартных нотаций позволяет автоматически строить карты из моделей бизнес-процессов.
В ходе разработки концепции должны быть также определены:
• укрупненная структура и классификация групп пользователей системы;
• необходимая и достаточная полнота функциональных возможностей;
• необходимая и достаточная структура и интенсивность информационных потоков;
• требования к структуре программ и распределению функций обработки данных;
• требования к операционным средам функционирования прикладных программных средств;
• требования к сетевым программным средствам;
• требования к технической среде обработки данных системы;
• требования к техническому обеспечению системы передачи данных.
Необходим набор альтернативных вариантов в рамках перспективного развития КИУС и рассмотрены укрупненные архитектурные решения по каждому из предложенных альтернативных вариантов. Для предложенных вариантов решений составляются ориентировочные сметы затрат и разбиваются на этапы с ориентировочными сроками реализации. Этапы реализации проектов должны основываться на приоритетности стоящих перед предприятием задач.
В концепции необходимо предусмотреть создание подразделения методологического направления внутри предприятия с проработкой эффективного механизма его деятельности. Должны быть приведены и обоснованы технические, программные и организационные ресурсы для осуществления данного проекта.
Наконец, в концепции нужно определить основные этапы построения КИУС:
• определение целей проекта;
• анализ опыта похожих предприятий по созданию КИУС;
• определение целей проекта в контексте системы управления;
• формирование критериев успешности проекта;
• формирование финансового плана;
• подготовка к созданию КИУС;
• организация тендера, выбор генерального подрядчика и поставщика консалтинговых услуг;
• подготовка персонала к неизбежности изменений;
• формирование плана-графика проведения работ на этапе;
• анализ, выбор и утверждение проектных методологий и методик по этапу;
• формирование и обучение рабочей группы аналитиков;
• проведение обследования предприятия;
• моделирование "как есть" и "как должно быть" и, по необходимости, реорганизация бизнес-процессов;
• утверждение бизнес-модели "как должно быть";
• уточнение целей и критериев успешности проекта создания КИУС;
• разработка требований к КИУС;
• разработка технических заданий (общего и частных по каждому из компонентов);
• анализ рынка и выработка предложений по компонентам КИУС (включая собственную разработку);
• выбор поставщиков компонентов КИУС;
• формирование требований к поставщику;
• организация презентаций поставщиков;
• выбор поставщиков;
• определение форм сотрудничества и заключение контрактов с поставщиками;
• создание КИУС;
• разработка и утверждение плана-графика создания КИУС;
• формирование и обучение рабочей группы;
• разработка системного проекта;
• настройка и тестирование тиражируемых компонентов;
• разработка уникальных компонентов;
• интеграция компонентов в опытную версию КИУС;
• опытная эксплуатация КИУС;
• разработка методик работы с КИУС;
• обучение и сертификация пользователей и администраторов;
• переход к промышленной эксплуатации КИУС.
Формирование, документирование и анализ требований позволяет реализовать следующие цели:
• достижение взаимопонимания между всеми участниками разработки относительно функций и характеристик КИУС;
• обеспечение возможности "видения" и корректировки будущей системы до того, как она будет реализована физически;
• уменьшение затрат на разработку и внедрение системы;
• обеспечение базиса для планирования, оценки стоимости и времени создания системы.
Фактически на данном этапе дается ответ на вопрос "Что будет делать перспективная система?". Именно здесь лежит ключ к успеху всего проекта по созданию КИУС, в практике известно немало примеров провала подобных проектов именно из-за неполноты или нечеткости определения системных требований.
Задача формирования требований является наиболее трудной частью процесса создания КИУС, при их определении возникают следующие проблемы:
• сложно получить исчерпывающую информацию от заказчика для оценки требований;
• требования от различных заинтересованных лиц могут быть противоречивыми;
• требования не всегда ясны и имеют много источников происхождения;
• заказчик, как правило, не является ИТ-специалистом и может формулировать требования вне возможностей информационных технологий;
• число требований может быть огромным (и разной степени детализации) и вследствие этого неуправляемым;
• требования изменяются и т. д.