Если задача большая и ставки велики, имеет смысл запланировать периодические доклады о состоянии дел по ходу выполнения задачи, чтобы вы могли быть уверены, что все идет по плану. В случае небольших и менее важных задач, позвольте своим подчиненным заходить к вам тогда, когда им потребуется ваша помощь (если она вообще потребуется). Планируйте время для отчетов о проделанной работе таким образом, чтобы не чувствовать себя уставшим от постоянных перерывов для ответов на вопросы со стороны членов вашей команды.
ЭТАП 3: ОБЗОР ПРОДЕЛАННОЙ РАБОТЫ И ОЦЕНКА КОНЕЧНОГО РЕЗУЛЬТАТА. После того как порученная вами работа была выполнена, оцените, удовлетворяют ли ее результаты поставленной вами задаче. Если это так, сопротивляйтесь побуждению во всем стремиться к совершенству и не думайте о том, каким был бы результат, если бы вы все сделали сами: что поля документа могли бы быть немного шире, или что отутюженные рубашки могли бы быть сложены так, чтобы складки оказались на менее заметном месте. Радуйтесь тому, что вам только что удалось сэкономить свое драгоценное время. Затем посмотрите на навыки и способности того члена вашей команды, который выполнял это задание, чтобы в следующий раз, если это необходимо, вы могли дать ему дополнительные указания относительно этой работы, или делегируйте эту задачу кому-то другому, если вы не удовлетворены результатами.
Семилетний сын Доры только что закончил мыть посуду. Дора проверила качество работы и сказала: "Тарелки прекрасно вымыты. Отличная работа!" Поскольку она была больше озабочена тем, чтобы обучить сына новым навыкам, чем чистотой тарелок, она приберегла критические комментарии для следующего раза. На следующей неделе, когда она снова будет помогать ему готовиться к мытью посуды, она скажет: "На прошлой неделе ты очень хорошо поработал. На этой неделе ты можешь вымыть тарелки еще чище, если будешь пользоваться жидким мылом для мытья посуды!"
Если вы установили, что результаты работы вас удовлетворяют, скажите члену вашей команды о том, что он или она сделали хорошо, что вам понравилось, что, по вашему мнению, было сделано с особым талантом или стало поистине уникальным решением проблемы и каким образом работа этого человека помогла успеху всего проекта в целом. Если необходимы какие-то изменения, постарайтесь не решать эту проблему своими силами (для этого вам потребуется запланировать дополнительное время в своем расписании, чтобы успеть к сроку) и не старайтесь тут же подсказать своему сотруднику, как именно нужно исправить это. Напомните ему или ей о том, в чем состояла задача, и скажите: "Это очень близко, но не полностью соответствует поставленным требованиям. У вас есть идеи о том, что можно сделать, чтобы результат полностью удовлетворял поставленным требованиям?" Позвольте вашему сотруднику самому найти решение проблемы. Такой уважительный подход поможет члену вашей команды постоянно совершенствовать свои навыки, поддержит и вдохновит его.
Делегирование домашних дел.
Разница между делегированием задач на работе и дома состоит в том, что на работе люди занимают свои должности в соответствии со своими навыками и способностями и обладают определенной квалификацией и областью компетенции, что и определяет ваш выбор, кому и что нужно делегировать. В семье вы вовсе не собираетесь проводить собеседование со своими "сотрудниками" и нанимать их на работу в соответствии с их деловыми качествами и квалификацией - так же, как вы не можете уволить или заменить их. Это означает, что вы должны изучить всех членов вашей команды, выявить их сильные и слабые стороны и постараться развить их лучшие качества.
Очень важно, чтобы каждый из членов семьи держал в уме стратегические цели всей семьи в целом. Дети должны помнить, что они выносят мусор или моют машину не для того, чтобы сделать приятное маме или папе, и не потому, что боятся получить нагоняй, а потому, что они - члены одной семейной команды. Все вы справедливо разделяете общую работу с целью создания общего дома, который должен быть чистым, удобным и уютным местом для всех членов семьи. Действительно, некоторые семьи даже разрабатывают и составляют свою миссию, с которой согласен каждый член семьи и которая выражает общие семейные ценности и цели.
В домашней обстановке то, что вы не собираетесь менять членов своей команды, означает, что вы должны тратить больше времени на их обучение. Однако это очень ценное вложение своего времени. Когда вся семья участвует в работе по ведению домашнего хозяйства, это сближает ее членов. Ваши дети получают навыки, которые пригодятся им позже. Это также снимет с вас часть нагрузки. Если вы будете пытаться делать все самостоятельно, из-за чего будете постоянно чувствовать себя перегруженным и подавленным, у вас не останется достаточно энергии для того, чтобы вносить самый главный вклад в вашу семью - вкладывать свою любовь, заботу и внимание в каждого из ее членов.
Домашние обязанности, с выполнением которых могут справляться дети
В возрасте от 2 до 3 лет:
• Раскладывать на столе салфетки.
• Раскладывать игрушки по ящикам или корзинам, которые помечены картинками.
• Складывать одежду в одном месте.
В возрасте от 4 до 5 лет:
• Начать одеваться самостоятельно.
• Чистить зубы и причесываться.
• Убирать со стола и накрывать на стол (кроме острых ножей).
• Заправлять постель.
• Наводить порядок в комнате.
• Помогать в уходе за садом или огородом.
В возрасте от 6 до 7 лет:
• Выносить мусор.
• Составлять список необходимый покупок.
• Делать мелкие покупки в супермаркете.
• Подавать завтрак.
• Поливать цветы.
В возрасте от 8 до 10 лет:
• Гулять с собакой.
• Мыть посуду.
• Загружать белье в стиральную машину.
• Делать бутерброды.
• Убирать листья в саду граблями.
• Мыть машину.
В возрасте от 11 до 12 лет:
• Подметать, пылесосить и мыть пол.
• Косить газоны.
• Готовить салаты.
• Разогревать еду.
• Принимать телефонные звонки и сообщения для других членов семьи.
В возрасте от 13 и выше:
• Стирать свою одежду.
• Мыть ванну.
• Покупать продукты.
• Готовить несложные блюда.
По мере того как растут ваши дети, а характер вашей жизни и работы изменяется, вы можете пересмотреть как распределение ваших домашних обязанностей, так и ваши стратегические цели. Иногда у людей появляются общие интересы, и их повседневные заботы отражают это. Когда для одного из членов семьи наступает особенно ответственный период времени на работе или в учебе, другие могут временно разгрузить его. Однако позаботьтесь о том, чтобы восстановить равновесие как можно скорее, иначе эти временные изменения могут стать постоянными. Чтобы поддерживать свою жизнь и свое расписание в равновесии, вы должны время от времени отступать в сторону и возвращаться к своим стратегическим целям.
* * *
Когда вы завершили этап "зачистки" расписания, вы удалили из него все посторонние задачи и излишние дополнительные этапы отдельных задач и теперь готовы приступить к работе. Теперь вопрос в том, когда именно вы (или ваши сотрудники или помощники) будете делать свою работу? В следующей главе "Назначение времени" вы научитесь тому, как наметить конкретное время выполнения своих задач и встроить их в свою жизнь.
9. Выбор времени
Теперь, когда вы решили, что собираетесь делать и сколько времени это у вас займет, следующий вопрос, который вы должны себе задать - "Когда я собираюсь выполнять эту задачу? Я буду делать это на этой неделе или на следующей? Я собираюсь выполнять эту задачу именно в тот промежуток времени, который я выделил для соответствующего ей вида деятельности, или мне потребуется отклониться от своего плана распределения времени и пожертвовать чем-то другим ради ее выполнения?"
Точно так же, как вам приходится выбирать место для каждой вещи в физическом пространстве, вам придется определить в своем расписании отдельное место для каждой из тех задач, которые вы решили выполнить. На этом этапе процесса обработки задач вы должны взять в руки ваш планировщик и работать с ним. В идеале вы должны попытаться разместить свои задачи в пределах соответствующих зон времени, и вы действительно будете в состоянии распределить таким образом около 80 % ваших задач.
Возможно, сейчас вы думаете: "Да, в теории все это очень просто сделать, но я живу в реальном мире. Я не могу делать все свои дела в соответствии с планом распределения времени. Я сталкиваюсь с пожеланиями и требованиями других людей, которые хотят, чтобы события развивались в соответствии с их планами и с их расписанием, и поэтому мне приходится иметь дело с кризисами и препятствиями".
Тем не менее здесь очень важно понять, что на самом деле в большинстве случаев целиком в вашей власти решать, когда вы будете делать свои дела. Слишком часто мы чувствуем себя жертвой обстоятельств, немедленно реагируя на каждое пожелание или прихоть окружающих. Эта инстинктивная реакция - результат нашей вовлеченности в планы и приоритеты других людей, в то время как у нас нет генерального плана (читай - плана распределения времени) для нашей собственной жизни. Если у вас нет конкретного места, в которое вы помещаете определенные задачи, вам может показаться, что, если вы не сделаете это немедленно, вы, вероятно, никогда больше не приступите к этому. И поэтому вы тотчас же делаете это.
Если вы постоянно живете в "реактивном" режиме, вы не просто чувствуете, что ваша жизнь неуправляема и неорганизованна, вы теряете массу времени и значительно снижаете ее продуктивность. Делая дела в свое время, когда вы готовы к этому, вы почти всегда экономите время и силы, потому что соответствующим образом подготовились к этому и можете сразу приступить к тому, что для вас важно.
Когда вы отводите задаче свое место, вы решаете, когда делать те или иные дела, и таким образом именно вы - а не кто-то другой, - управляете своей жизнью. Вы вполне можете отложить свою реакцию на определенные задачи до тех пор, пока не будете готовы к их выполнению. Вам не придется заставлять людей (включая и себя самого) ждать, когда вы приступите к выполнению задачи, потому что вы точно знаете, когда каждая задача может быть выполнена, и уверены в том, что она будет выполнена "без сучка, без задоринки" и точно в срок.
Каждой вещи - свое место, каждой задаче - своя зона времени
Если вы коллекционировали музыкальные аудиозаписи и организовывали "музыкальный уголок" в своей комнате, вы, возможно, отвели в нем место для полок или стоек под компакт-диски: одну для записей джазовой музыки, другую - для классики, третью - для регги. Вы не расставляли компакт-диски беспорядочно. Таким же образом вы должны отвести определенные места на своем плане распределения времени для всех ваших дел. "Назначение времени" означает, что для каждой конкретной задачи вы отводите область времени внутри соответствующей зоны деятельности - другими словами, выбираете день и час, когда будете заниматься ею. Вспомните модель "детского сада": каждая зона деятельности (и соответствующая ей область времени) включает в себя задачи, имеющие отношение к этому виду деятельности.
Например, Зоя, будучи писателем, установила для себя ежедневное время для работы над своими текстами с семи до одиннадцати часов утра. На этапах сортировки задач и "зачистки" расписания она решила, какие именно рассказы и статьи она будет писать. На этапе "назначения времени" она определила, в какой день недели она будет работать над каждым из этих произведений. В понедельник и вторник с семи до девяти утра она пишет статьи для Broadway Review. С девяти до одиннадцати в те же дни недели она работает над статьями для Чарли Паркера. В пятницу с семи до одиннадцати она начинает работать над романом.
Зоя не просто назначает время для каждого из этих литературных проектов, она записывает его в своем органайзере, и поэтому, садясь за работу, она уже точно знает, над чем она будет сегодня работать. Если ей в голову приходит идея для новой статьи, она сразу может сказать, что на этой неделе для этого в ее расписании нет места. Чтобы найти место для этой новой литературной задачи, она должна отказаться от написания какой-нибудь другой статьи или отложить эту идею на следующую неделю. Таким образом, ее внимание не отвлекают новые возможности. Ей ясно, что она будет писать и когда.
Для каждой задачи, которую решили выполнять, вы должны зарезервировать время в своем планировщике. Если это короткий телефонный звонок, достаточно просто отметить его в списке задач на соответствующий день. Однако, если задача требует пятнадцати минут или более длительного времени для выполнения, выберите конкретный период времени, когда вы будете заниматься ее выполнением. Другими словами, я прошу вас планировать свои дела так, будто вы планируете деловые встречи - встречи с самим собой.
Держитесь в рамках отведенного времени.
Некоторые люди чувствуют себя скованно, когда пытаются планировать свои дела вплоть до мельчайших подробностей; другие же чувствуют себя более уверенно и не выбиваются из графика, если заранее знают, что они будут делать, с точностью до тридцати минут и планируют свои действия в каждом из тридцатиминутных блоков времени. Ваши зоны деятельности могут быть подобраны и установлены индивидуально, как и ваш шкаф для одежды. Некоторым людям удобно отдельно складывать каждую пару носков, отделяя их друг от друга специальными перегородками; других вполне устраивает то, что они просто знают, что все их носки лежат в одном месте. Помните, ваш план распределения времени составлен с учетом вашего стиля и ваших особенностей и предпочтений.
Если результаты тестов по определению ваших естественных ритмов и предпочтений в главе 3 показали, что вам удобно работать в хорошо структурированной и упорядоченной среде, вам, по всей видимости, понравится выделять специальное время для каждого телефонного звонка, для каждого ответа на письмо - для любого проекта или дела.
Если, напротив, тест показал, что вы эффективнее работаете в условиях гибкого графика, вы, возможно, просто захотите сказать себе: "Я буду делать телефонные звонки с девяти до одиннадцати утра. Вот список из восьми звонков, которые мне нужно сделать, и я буду делать их в любом порядке, который покажется мне удобным в то время".
Я настоятельно рекомендую вам установить для каждой задачи свой лимит времени, когда вы только начнете пользоваться этим методом. Это поможет вам точнее вычислять необходимое вам время и заставит вас определять относительную ценность каждой задачи, - сколько же времени вы все-таки готовы потратить на нее? Позже, овладев этой технологией, адаптируйте ее к своему стилю работы. Вам нужна система планирования, которая будет достаточно жесткой, чтобы поддерживать заданную структуру времени для достижения ваших целей, но в то же время достаточно гибкой, чтобы не быть обременительной и нереалистичной.
